Il tuo flusso di lavoro è travolgente? Vuoi aumentare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi? Tutti noi lottiamo con la produttività, ma 'Fare le Cose: L'Arte della Produttività Senza Stress' presenta al lettore un sistema semplice ma dettagliato per aumentare la produttività. Scritto dal più grande esperto mondiale in organizzazione personale e professionale, i metodi in questo libro sono utilizzati da milioni di persone in tutto il mondo.

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Sinossi

Il tuo flusso di lavoro è travolgente? Vuoi aumentare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi? Tutti lottiamo per essere produttivi, ma Fare le Cose presenta al lettore un sistema semplice ma dettagliato per aumentare la produttività. Scritto dal principale esperto mondiale in organizzazione personale e professionale, i metodi in questo libro sono utilizzati da milioni di persone in tutto il mondo, così come da aziende come Microsoft e Lockheed.

Questo sistema può aiutarti a ridurre lo stress e a diventare migliore nell'organizzare tutto il tuo lavoro, sia personale che professionale, perché fornisce istruzioni dettagliate su come semplificare la tua vita, padroneggiare il flusso di lavoro, organizzare i compiti e mantenere la prospettiva nella tua vita. Quindi, se sei stanco di essere sopraffatto, questo sistema integrato per una produttività senza stress può fornirti tranquillità, permettendoti di completare efficacemente i tuoi compiti.

Riassunto

Fare le Cose presenta al lettore un sistema semplice ma dettagliato per aumentare la produttività. Il sistema, spesso indicato come GTD, stimola la produttività attraverso una semplice domanda - "Qual è il prossimo passo concreto che mi avvicinerà al mio obiettivo?". GTD è un sistema brillante perché mantiene i compiti abbastanza semplici in modo che il rinvio e la procrastinazione siano ridotti al minimo.Spingendo un individuo a trovare e svolgere costantemente l'azione immediata successiva, GTD fornisce chiarezza e concentrazione, che a loro volta aumentano la produttività in modo molto concreto e visibile.

Elaborazione, non archiviazione

Nel mondo di oggi, gli ambienti di lavoro e i compiti sono diventati sempre più complessi. Con la grande quantità di cose da fare, è facile per una persona perdersi semplicemente. Per evitare di annegare in questa complessità, è necessario tenere a mente vari compiti in ogni momento. Ma ciò, a sua volta, causa l'accumulo di dati nel cervello. Quindi, invece di utilizzare il cervello come un processore, tende ad essere utilizzato come un dispositivo di archiviazione. Poiché i nostri cervelli sono intrinsecamente cattivi nel multitasking, cercare di tenerlo pieno di compiti in sospeso spreca risorse preziose e impedisce di concentrarsi sulle azioni - lo impedisce di ottenere effettivamente le cose fatte. Per raggiungere la massima efficienza, il cervello deve essere in grado di concentrarsi al 100% sul compito a portata di mano, senza soffermarsi su progetti in sospeso o altre cose non correlate.

Padroneggiare il flusso di lavoro

Per aumentare la concentrazione del cervello, deve diventare libero da ingombri. Il modo per farlo è registrare tutto in modo che il cervello possa concentrarsi sulle azioni. La sfida qui è sapere come trasferire questa idea in un atto concreto. I compiti e i progetti ambigui sono particolarmente problematici.Il modo semplice per gestire l'impostazione dei limiti e la definizione dei compiti è raccogliendo i dati di cui hai bisogno, chiarificando il prossimo compito azionabile e rivedendo tutto. Ci sono 5 semplici passaggi che aiutano a padroneggiare il flusso di lavoro:

  1. Raccolta — Raccogliere significa utilizzare cestini, note, metodi elettronici, ecc. per annotare tutto. Il 100% di tutti i compiti, progetti e vari dati dovrebbe essere raccolto e scritto.
  2. Elaborazione – Dopo aver scritto i dati, elaborali. Questo significa fare domande come "Che cos'è?", "È azionabile?", "È vitale?", ecc.
  3. Organizzazione — I dati elaborati dovrebbero poi essere scritti su una lista di prossime azioni, gettati via, salvati per dopo o altrimenti organizzati.
  4. Revisione — L'obiettivo della revisione è assicurarsi che il sistema sia pulito, aggiornato e completo.
  5. Esecuzione — Quando tutti i passaggi precedenti sono completati, è il momento di iniziare a eseguire le varie azioni e passaggi.

Secchi

Come abbiamo precedentemente menzionato, prevenire l'ingombro nel cervello è vitale, e GTD offre una soluzione concreta – i secchi. I secchi sono usati per conservare qualsiasi informazione o idea che sia abbastanza importante da poter essere una potenziale distrazione. Questi secchi non devono essere scatole fisiche – possono essere situati in un quaderno, app o laptop. La cosa più importante è che siano abbastanza vicini da poter essere facilmente accessibili.Ad esempio, se una fattura deve essere pagata, invece di tenerla a mente, dovrebbe essere messa in un secchio. Ci sono 7 tipi principali di secchi che aiutano a mantenere il sistema pulito e chiaro. Essi sono:

  • Prossime azioni
  • Progetti
  • Supporto ai progetti
  • In attesa di
  • Forse/un giorno
  • Calendario
  • Materiali di riferimento

Ma, come dovrebbero essere utilizzati questi secchi? Ecco le spiegazioni per ogni categoria:

Prossime azioni

Questo secchio è per elementi concreti e azionabili. Il vantaggio di avere una lista di prossime azioni invece di una lista di cose da fare è che le liste di cose da fare non sono ottimali quando si tratta di compiti che possono richiedere un tempo imprevedibile. Le prossime azioni dovrebbero essere organizzate per contesto (casa, lavoro, riunioni, ecc.). Se un compito è legato a una certa data o ora, dovrebbe andare nel calendario, non nel secchio delle prossime azioni. Se il compito è complesso, trasformalo in un progetto e trasferiscilo nel secchio dei progetti.

Progetti

Questo secchio è per i progetti in corso - compiti complessi che richiedono più di un passo per essere completati. Esempi di progetti sono la pianificazione di un evento o l'organizzazione di un viaggio. Per essere efficaci nella pianificazione dei progetti, è importante avere chiarezza sull'obiettivo desiderato di un progetto. Ad esempio "quando questo progetto sarà terminato, saremo in grado di partire per il viaggio." Questo tipo di pensiero centrato sui risultati rende più facile la formulazione di compiti concreti, rendendo il progetto più realizzabile.

Ci sono 5 passaggi per gestire con successo un progetto:

  1. Definire lo scopo - di cosa tratta il progetto
  2. Prevedere un risultato - qual è l'esito desiderato del progetto
  3. Brainstorming - quali passaggi devono essere intrapresi per raggiungere tale risultato
  4. Organizzare - categorizzare e organizzare i passaggi
  5. Identificare le prossime azioni - selezionare elementi azionabili concreti e trasferirli nel cestino delle prossime azioni

Con questa gestione naturale del progetto, ogni progetto diventa una semplice lista di passaggi concreti da intraprendere.

  • Supporto ai progetti — Il cestino di supporto ai progetti è per varie risorse che vengono utilizzate per supportare le azioni di un progetto.
  • In attesa di — Il cestino in attesa di è per le azioni che stanno aspettando un trigger. Il trigger può essere qualsiasi cosa, dall'input di qualcuno, un tasso da parte di un'azienda, un pagamento, ecc. Se c'è una data nota per ottenere il trigger, utilizzare il calendario, ma se non c'è una data nota, la lista di attesa diventa utile.
  • Un giorno/magari — Il cestino un giorno/magari è per gli elementi che non devono essere fatti subito, cioè non hanno una scadenza specifica, ma dovrebbero essere fatti in qualche momento.Se c'è una scadenza, utilizza il secchio del calendario. Questo è anche un secchio per le cose che non sono state ancora condensate in un'idea o un compito concreto.
  • Calendario — Il calendario è utile per le cose che hanno un orario e/o una data specifici. Questi possono essere eventi, riunioni, scadenze, ecc. I calendari vengono utilizzati anche per gli elementi che non sono azioni - possono essere cose che richiederanno attenzione in un momento specifico.
  • Materiali di riferimento — Questo elenco non è per le azioni, ma per varie informazioni importanti.

Con gli elementi organizzati ordinatamente nei rispettivi secchi, ogni compito diventa più facile da completare. Ma c'è un ulteriore passo per utilizzare in modo efficiente il sistema GTD.

Eliminare il superfluo

Il sistema di secchi GTD è estremamente efficiente, ma solo mentre contiene informazioni utili e aggiornate. Questo significa che i secchi devono essere puliti regolarmente - almeno una volta alla settimana. Il contenuto dei secchi deve essere rivisto, riordinato per priorità, e qualsiasi elemento irrilevante o obsoleto deve essere eliminato.

Struttura nel luogo di lavoro

L'ultima cosa importante da notare è che la struttura nel luogo di lavoro è estremamente importante per la produttività. Oltre a organizzare regolarmente i secchi, anche lo spazio di lavoro stesso deve essere organizzato. Questo significa che tutti i materiali rilevanti sono a portata di mano e che la persona che lavora lì è a suo agio.

Quando si segue questo sistema GTD, l'efficienza e la produttività vengono massimizzate. Se le idee sono organizzate, diventa più facile trovare passaggi concreti e realizzarli, il che ti avvicina al raggiungimento del tuo obiettivo.

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