Достижение Целей

Синопсис

Ваш рабочий процесс перегружен? Хотите повысить свою продуктивность и достичь своих целей? Мы все сталкиваемся с трудностями в повышении продуктивности, но Достижение Целей представляет читателю простую, но подробную систему для увеличения продуктивности. Написанная ведущим мировым экспертом в области личной и профессиональной организации, методы в этой книге используются миллионами людей по всему миру, а также компаниями, такими как Microsoft и Lockheed.

Эта система может помочь вам снизить стресс и стать лучше в организации всей вашей работы, как личной, так и профессиональной, потому что она предоставляет подробные инструкции о том, как упростить свою жизнь, овладеть рабочим процессом, организовать задачи и сохранить перспективу в своей жизни. Так что если вы устали от чувства перегрузки, эта интегрированная система для повышения продуктивности без стресса может обеспечить вам спокойствие, позволяя вам эффективно выполнять свои задачи.

Резюме

Достижение Целей представляет читателю простую, но подробную систему для увеличения продуктивности. Система, которую часто называют GTD, стимулирует продуктивность через один простой вопрос - "Какой следующий конкретный шаг приблизит меня к моей цели?". GTD - это блестящая система, потому что она делает задачи достаточно простыми, чтобы откладывание и прокрастинация сведены к минимуму.Побуждая человека постоянно искать и выполнять следующее непосредственное действие, GTD обеспечивает ясность и концентрацию, которые в свою очередь повышают производительность труда очень конкретным и заметным образом.

Обработка, а не хранение

В современном мире рабочие среды и задачи становятся все более сложными. При большом количестве дел, которые нужно сделать, человеку легко заблудиться. Чтобы не утонуть в этой сложности, различные задачи нужно держать в голове постоянно. Но это, в свою очередь, приводит к перегрузке мозга информацией. Таким образом, вместо того чтобы использовать мозг как процессор, он часто используется как устройство хранения. Поскольку наш мозг по своей природе плохо справляется с многозадачностью, попытки забить его ожидающими задачами тратят ценные ресурсы и мешают ему сосредоточиться на действиях - он мешает ему действительно делать дела. Для достижения максимальной эффективности мозг должен быть способен сосредоточиться на 100% на текущей задаче, не задумываясь о ожидающих проектах или других несвязанных вещах.

Овладение рабочим процессом

Чтобы увеличить концентрацию мозга, его нужно освободить от лишнего. Способ сделать это - записывать все, чтобы мозг мог сосредоточиться на действиях. Здесь проблема в том, как перевести эту идею в конкретное действие. Особенно проблематичными являются неоднозначные задачи и проекты.Простой способ установить границы и определить задачи - это собрать необходимые данные, уточнить следующую конкретную задачу и просмотреть все. Существует 5 простых шагов, которые помогают освоить рабочий процесс:

1. Сбор — Сбор означает использование корзин, заметок, электронных методов и т.д. для записи всего. 100% всех задач, проектов и различных данных должны быть собраны и записаны.
2. Обработка – После записи данных обработайте их. Это означает задавать вопросы вроде "Что это?", "Это выполнимо?", "Это важно?" и т.д.
3. Организация — Обработанные данные затем должны быть записаны в список следующих действий, выброшены, сохранены на потом или организованы иным образом.
4. Обзор — Цель обзора - убедиться, что система чиста, актуальна и полна.
5. Выполнение — Когда все предыдущие шаги выполнены, пришло время начать выполнять различные действия и шаги.

Ведра

Как мы уже упоминали, предотвращение беспорядка в голове жизненно важно, и GTD предлагает конкретное решение - ведра. Ведра используются для хранения любой информации или идей, которые достаточно важны, чтобы стать потенциальным отвлекающим фактором. Эти ведра не обязательно должны быть физическими коробками - они могут быть расположены в блокноте, приложении или ноутбуке. Самое важное, чтобы они были достаточно близко, чтобы их можно было легко получить.Например, если счет нужно оплатить, вместо того чтобы держать это в голове, его следует поместить в категорию. Существует 7 основных типов категорий, которые помогают поддерживать систему чистой и ясной. Они таковы:

• Следующие действия
• Проекты
• Поддержка проектов
• Ожидание
• Возможно/когда-нибудь
• Календарь
• Справочные материалы

Но как использовать эти категории? Вот объяснения каждой категории:

Следующие действия

Эта категория предназначена для конкретных, подлежащих выполнению задач. Преимущество списка следующих действий перед списком дел в том, что списки дел не оптимальны, когда речь идет о задачах, которые могут занять непредсказуемое количество времени. Следующие действия должны быть организованы по контексту (дом, работа, встречи и т.д.). Если задача связана с определенной датой или часом, она должна попасть в календарь, а не в категорию следующих действий. Если задача сложная, превратите ее в проект и перенесите в категорию проектов.

Проекты

Эта категория предназначена для текущих проектов - сложных задач, требующих более одного шага для выполнения. Примеры проектов - планирование мероприятия или организация поездки. Для эффективного планирования проектов важно четко представлять себе желаемый результат проекта. Например "когда этот проект будет завершен, мы сможем отправиться в поездку." Такой подход, основанный на ориентации на результат, облегчает формулирование конкретных задач, что делает проект более осуществимым.

Существует 5 шагов для успешного выполнения проекта:

1. Определение цели – о чем проект
2. Визуализация результата – каков желаемый итог проекта
3. Мозговой штурм – какие шаги нужно предпринять, чтобы достичь этого результата
4. Организация – категоризация и организация шагов
5. Определение следующих действий – выбор конкретных действий и перенос их в корзину следующих действий

С этим естественным управлением проектами, каждый проект становится простым списком конкретных шагов, которые нужно предпринять.

• Поддержка проектов — Корзина поддержки проектов предназначена для различных ресурсов, которые используются для поддержки действий проекта.
• Ожидание — Корзина ожидания предназначена для действий, которые ожидают триггера. Триггером может быть что угодно, от ввода кого-то, до тарифа от компании, платежа и т.д. Если известна дата получения триггера, используйте календарь, но если дата неизвестна, список ожидания будет полезен.
• Когда-нибудь/возможно — Корзина когда-нибудь/возможно предназначена для элементов, которые не обязательно нужно делать сразу, т.е. у них нет конкретного срока, но они должны быть выполнены в какой-то момент.Если есть срок, используйте календарь. Это также место для вещей, которые еще не были сформулированы в конкретную идею или задачу.
• Календарь — Календарь полезен для вещей, которые связаны с конкретным временем и/или датой. Это могут быть события, встречи, сроки и т.д. Календари также используются для элементов, которые не являются действиями - это могут быть вещи, которые потребуют внимания в определенное время.
• Справочные материалы — Этот список не предназначен для действий, а для различной важной информации.

С элементами, аккуратно организованными по соответствующим категориям, каждая задача становится легче выполнимой. Но есть еще один шаг для эффективного использования системы GTD.

Уборка мусора

Система GTD крайне эффективна, но только пока она содержит полезную, актуальную информацию. Это означает, что категории нужно регулярно очищать - минимум раз в неделю. Содержимое категорий должно быть пересмотрено, переупорядочено по приоритету, а все неактуальные или устаревшие элементы должны быть удалены.

Структура на рабочем месте

Последнее важное замечание - структура на рабочем месте крайне важна для продуктивности. Помимо регулярной организации категорий, само рабочее пространство также должно быть организовано. Это означает, что все необходимые материалы под рукой, и человек, работающий там, чувствует себя комфортно.

Когда следуют этой системе GTD, эффективность и продуктивность максимизируются. Если идеи организованы, поиск конкретных шагов и их выполнение становится проще, что приближает вас к достижению вашей цели.