Caja de Herramientas Definitiva para la Gestión de Proyectos

Sinopsis

¿Alguna vez has querido dirigir un proyecto como Elon Musk? ¿Qué tal la capacidad de predecir el éxito de un proyecto como un analista financiero de Goldman Sachs? Aquí está el Caja de Herramientas Definitiva para la Gestión de Proyectos que todo líder de proyecto necesita en su caja de herramientas para garantizar el éxito desde el principio. Aprenderás cómo calcular la tasa interna de retorno, realizar un análisis de Monte-Carlo, gestionar equipos con una matriz RACI, redactar una carta de proyecto, seguir el estado del proyecto con paneles de control y gráficos de Gantt y realizar una encuesta post mortem.

Resultado

Con este marco, aprenderás las diversas etapas de la gestión de proyectos, desde cómo evaluar la viabilidad de tu proyecto, gestionar tu equipo, seguir tu progreso y completar con éxito tu proyecto con valiosas lecciones para el próximo. Utilizaremos ejemplos del mundo real de empresas como SpaceX, Instagram, Microsoft, y también compartiremos un fracaso de gestión de proyectos a menudo olvidado de Amazon y cómo puedes evitar errores similares.

Destacados de las herramientas

Marco de asignación RACI

Una vez que conoces los riesgos y las posibles recompensas de tu proyecto, es hora de asignar roles y responsabilidades.

En 2015, el jefe de ingeniería de Instagram tenía un problema: la empresa tenía una baja puntuación de transparencia en una encuesta de satisfacción de los empleados. Descubrió que el problema era la falta de claridad en cómo se tomaban las decisiones. El problema no era la comunicación sobre las decisiones, sino la comunicación sobre por qué se tomaban las decisiones. ¿Cómo resolvió Instagram su problema de claridad? Un marco llamado Roles y Responsabilidades del Equipo RACI. (Diapositiva 23)

RACI significa Responsable, Responsable, Consultado e Informado. Bajo el marco RACI, los roles se asignan en función de quién es responsable de una decisión, quién es responsable de esa decisión, quién es consultado antes de que se finalice la decisión y quién es informado de las decisiones cuando se toman. El propósito de RACI es asegurar que todos los interesados conozcan sus responsabilidades, confirmar que los recursos están correctamente asignados y crear transparencia para que todos estén en la misma página y se hagan responsables de lo que les corresponde.

En el caso de Instagram, menos tomadores de decisiones y más transparencia en torno a quién tomaba las decisiones permitieron a los equipos moverse más rápido. Los líderes fueron más responsables y el marco RACI se escaló en toda la empresa.

Carta del proyecto

Has asignado roles al equipo y todos conocen su responsabilidad en el proyecto, pero ¿cómo mantienes al equipo enfocado en el objetivo principal del proyecto, especialmente en plazos largos?

En 2002, Elon Musk quería comprar un cohete para comenzar su sueño de enviar humanos a Marte. Sin embargo, el precio para comprar uno costaba hasta 65 millones de dólares. Musk utilizó un concepto llamado "primeros principios" para pensar en cómo podría reducir los costos lo suficiente para resolver el problema de financiación. Resulta que las materias primas solo costaban alrededor del dos por ciento del precio de un cohete, así que compró las materias primas y construyó uno él mismo. Musk no solo pudo reducir el costo de lanzar un cohete en 10 veces, sino que lo hizo con beneficios. Como resultado, SpaceX ahora vale aproximadamente 74 mil millones de dólares a partir de septiembre de 2021.

Para aplicar el concepto de primeros principios a tus propios proyectos, puedes usar una carta de proyecto para unir a todos los interesados internos y externos en torno a un propósito común. Una carta de proyecto no solo es el "discurso de ascensor" para los objetivos de tu proyecto, sino que también describe el alcance del proyecto, así como sus requisitos técnicos, riesgos, limitaciones, suposiciones y dependencias. Estos principios fundamentales de un proyecto establecen las expectativas a medida que el proyecto se desarrolla y pueden usarse como la fuente de verdad que mantiene a todos los interesados apegados al plan.

La carta del proyecto también describe el cronograma y el presupuesto del proyecto, los principales interesados a cargo y los criterios de éxito, para que todos los involucrados sepan quién es responsable de qué y cómo debería ser la realización del proyecto.(Diapositivas 29-31)

Paneles de control de proyectos y gráficos de Gantt

Entonces, ahora que tienes un plan que se basa en una base sólida, ¿cómo va ese plan?

Los gestores de proyectos exitosos necesitan una herramienta de panel de control de estado del proyecto para seguir el estado de su proyecto a través de las fases e indicadores clave de rendimiento. Este panel ayuda a comunicar las actualizaciones del proyecto a los interesados externos y a los miembros del equipo interno. Puedes medir tu tiempo versus la fase del producto y el cronograma versus la capacidad de recursos para medir tu estado actual contra los objetivos descritos en la carta del proyecto. (Diapositivas 39-43)

Para seguir tu progreso a lo largo del tiempo, utiliza un gráfico de Gantt para esbozar el progreso de tu actividad contra múltiples cronogramas, con diferentes visualizaciones para vistas mensuales, trimestrales, semestrales o anuales. (Diapositivas 44-50)

Reunión post mortem

Con las herramientas para seguir el progreso y mantenerse en el cronograma, deberías tener todos los recursos que necesitas para completar tu próximo proyecto, ¿entonces qué haces cuando el proyecto ha terminado?

En julio de 2014, Amazon lanzó su propio teléfono inteligente, llamado Amazon Fire phone. Pero dos meses después del lanzamiento, Amazon ya comenzó a ofrecer descuentos masivos para hacer que el teléfono fuera prácticamente gratis con un contrato. Un mes después de eso, Amazon dio de baja casi 170 millones de dólares en inventario de Fire Phone como pérdida, eventualmente descontinuando el producto por completo. Mientras que el lector de libros electrónicos Kindle de Amazon fue un gran éxito que permitió la lectura en movimiento, el Fire Phone fue un fracaso desde su llegada. ¿Dónde se equivocó Amazon? Amazon probablemente se hizo la misma pregunta en una reunión (Diapositiva 54)

Para asegurar el éxito futuro en tu próximo proyecto, asegúrate de realizar una reunión post mortem donde puedas realizar una encuesta al equipo para obtener información sobre dónde tu equipo sintió que el proyecto tuvo éxito o dónde hay margen de mejora. Puedes encuestar el proyecto en su conjunto o sus logros individuales. También puedes encuestar la colaboración y productividad del equipo, o incluso encuestar tu propio estilo de gestión para aprender cómo puedes mejorar tu gestión de proyectos. Estas encuestas post mortem recopilan comentarios de todos para que puedas convertir tu próximo proyecto en un éxito aún mayor.

En el caso de Amazon, un post mortem reveló que en lugar del énfasis típico de Amazon en lo que quiere el consumidor, construyeron un teléfono que nadie quería cuando todo lo que el consumidor necesitaba era una nueva aplicación o dos.

Cálculo del IRR

Antes de que comience un proyecto, necesitas averiguar cuánto va a costar.

Según Goldman Sachs, se emitieron más de 504 mil millones de dólares en recompras de acciones en 2021, la mayor cantidad en más de 22 años. Microsoft hizo titulares cuando anunció su propio programa de recompra de acciones de 60 mil millones de dólares en septiembre. Entonces, ¿cómo deciden empresas como Microsoft desplegar tanto capital en recompras de acciones? La respuesta es un cálculo de (Diapositiva 8)

Para calcular el costo de un proyecto, los gestores de proyectos utilizan una herramienta llamada fórmula de tasa interna de retorno, o IRR. Las calculadoras de IRR se utilizan para ponderar el gasto de un proyecto contra sus posibles ganancias. Las corporaciones utilizan IRR para evaluar los programas de recompra de acciones. En el caso de Microsoft, Microsoft utilizó cálculos de IRR para determinar que poseer más de sus propias acciones sería una mejor inversión a largo plazo que una adquisición de otra empresa.

Normalmente, el IRR se calcula a través de Microsoft Excel, ya que los cálculos manuales requieren mucho ensayo y error. Para determinar el IRR de tu proyecto, estima el costo inicial de la inversión y cuánto aportará en flujos de efectivo futuros. Utilizas estas suposiciones y las introduces en la fórmula de IRR para ver si los flujos de efectivo de entrada anulan la salida de la inversión inicial para hacer que el valor presente neto del proyecto sea igual a cero. (Diapositiva 7)

Como gestor de proyectos, siempre debes elegir un proyecto con el valor presente neto más alto, no el IRR más alto. Esto se debe a que el IRR es el nivel más bajo de retorno para recuperar una inversión, mientras que un valor presente neto más alto apunta al valor a largo plazo de un proyecto.

Análisis de Monte-Carlo

Después de conocer el costo y el beneficio de un proyecto, también necesitarás calcular los riesgos asociados. Muchos gestores de proyectos necesitan realizar un análisis de riesgo de proyecto para determinar las preocupaciones potenciales a la baja antes de emprender una nueva empresa masiva.

Goldman Sachs tiene una nueva tecnología que planea usar para realizar su análisis de riesgo: computadoras casi cuánticas. Los modelos actuales de análisis de riesgo utilizados por los analistas de Goldman requieren una gran cantidad de potencia informática y a menudo se realizan durante la noche. Mientras que una computadora completamente cuántica podría realizar estas simulaciones mil veces más rápido, esta tecnología aún está a diez años de distancia. Sin embargo, las computadoras casi cuánticas podrían ejecutar estas simulaciones 100 veces más rápido y podrían estar listas en cinco años o menos.

La fórmula que ejecutan estas simulaciones se llama análisis de Monte-Carlo, que se utiliza para predecir la probabilidad de diferentes resultados a medida que se agregan variables aleatorias. Para usar un análisis de Monte-Carlo, asigna múltiples valores a una variable incierta para obtener un rango de resultados. Toma el promedio para obtener una estimación, que generalmente toma la forma de una curva de campana.El rendimiento promedio se convierte en el resultado más probable, con una igual probabilidad de que el rendimiento pueda ser mayor o menor.

Debido a la forma en que funciona Monte-Carlo, se puede asumir que hay un 95% de probabilidad de que el resultado final termine dentro de dos desviaciones estándar del promedio.(Diapositiva 12)

Para obtener más herramientas sobre lo que hace exitosos a los gerentes de proyectos, descargue este marco de trabajo. Obtendrá herramientas adicionales como tablas de estimación de costos, calculadoras de valor presente neto, mapas de beneficios de proyectos, matrices de estructura de diseño de proyectos, estructuras de desglose de trabajo, diagramas de ruta crítica, tableros kanban y mucho más.¡Disfruta!