Meeting & Agenda

Synopsis

Selon "CNBC", 67% des travailleurs estiment qu'ils passent trop de temps en réunion. En conséquence, ils se sentent distraits, ont du mal à définir l'objectif, à éliminer les distractions, à encourager la participation et, surtout, à terminer avec un plan d'action. Pour épargner à votre équipe ce stress, utilisez la présentation Meeting & Agenda, qui est conçue pour aider à formaliser les pensées, à élaborer un ordre du jour optimal et à amener votre équipe à un niveau de performance supérieur.

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Points forts de la diapositive

Avec cette diapositive, indiquez clairement ce qui est attendu à la fin de la réunion. S'il y a des décisions à prendre - exposez-les de manière directe et soyez prêt à souligner pourquoi elles doivent être prises le plus tôt possible. C'est votre chance de clarifier le but et les objectifs et de décrire les actions clés qui doivent se produire lors de la réunion.

Avec cette diapositive, vous pouvez créer une liste de contrôle pour votre présentation. Elle peut inclure différents éléments, tels que des projets, des tâches, des jalons, des revues, la livraison de feedback, des mesures de succès, des indicateurs de performance et plus encore. Cocher des éléments sur la liste donnera probablement à tous les participants le sentiment d'avoir accompli quelque chose et les inspirera.

Utilisez cette diapositive pour tirer des conclusions, déterminer les prochaines étapes et attribuer des tâches à la fin de chaque réunion.N'oubliez pas de modifier et de distribuer les notes de réunion peu de temps après la réunion et de marquer chaque personne responsable d'une tâche en conséquence pour éviter la confusion, le retard et les choses qui tombent à travers les fissures.

Aperçu

Il existe quatre principaux types d'ordre du jour de réunion:

1. Informatif – cet ordre du jour implique une brève présentation qui fournit des informations de base aux participants. Il est normalement utilisé lorsqu'une décision a déjà été prise par le haut. Dans ce cas, les participants à la réunion sont là pour s'informer, comprendre et suivre.
2. Consultatif – cet ordre du jour est utile lorsqu'une décision n'a pas encore été prise. Le responsable de la réunion peut demander des suggestions, des commentaires ou des contributions des participants. Cet ordre du jour permet aux participants d'exprimer leurs préoccupations, opinions et idées sur les points de discussion.
3. Résolution de problèmes – cet ordre du jour est utilisé pour trouver une solution à un problème. Dans ce cas, l'objectif du présentateur est de recueillir les idées et l'expertise des participants. Ces réunions sont parfaites pour les séances de brainstorming.
4. Demande d'aide – cet ordre du jour est idéal pour demander de l'aide à d'autres sur une question personnelle ou professionnelle.

Application

Roger Schwarz, un psychologue organisationnel, conférencier, consultant en équipe de direction et président et PDG de Roger Schwarz & Associates recommande les étapes suivantes pour concevoir un ordre du jour pour une réunion efficace:

• Solliciter les contributions des membres de l'équipe
• Sélectionner des sujets qui concernent toute l'équipe
• Lister les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions que l'équipe doit répondre
• Indiquer si le but du sujet est de partager des informations, de solliciter des contributions pour une décision ou de prendre une décision
• Estimer un temps réaliste pour chaque sujet
• Proposer un processus pour traiter chaque point de l'ordre du jour
• Spécifier comment les membres doivent se préparer pour la réunion
• Identifier qui est responsable de la conduite de chaque sujet
• Faire du premier sujet "examiner et modifier l'ordre du jour si nécessaire"
• Terminer la réunion avec une évaluation "Plus Delta" ("Plus Delta" est une technique d'évaluation qui fournit des commentaires sur une expérience ou un événement afin de générer et de recueillir des idées pour des modifications et des améliorations futures).

Qui le fait bien

Google

Dans son livre, "Work Rules!" le vice-président senior des opérations humaines de Google, Laszlo Bock, partage la technique utilisée dans l'entreprise pour organiser les réunions les plus efficaces.

La technique est assez simple, en fait : en tant que leader, faites répondre à vos membres d'équipe à la question de comment ils prévoient de rendre la réunion la plus efficace avant celle-ci et demandez ensuite quels ont été les principaux points à retenir pour eux juste après la réunion.

Bock écrit : "Cela [...] forme vos gens à se servir d'eux-mêmes comme de leurs propres expériences, posant des questions, essayant de nouvelles approches, observant ce qui se passe, puis essayant à nouveau."