Productivity Planner

Sinopse

O foco aguçado é difícil de alcançar, por isso você precisa de uma rotina de produtividade sólida. Seja trabalhando em casa ou compartilhando tarefas com a equipe, nosso Productivity Planner deck ajuda a manter sua agenda disciplinada e o progresso sob controle. Use este recurso em temas de cores claras ou escuras e encontre conselhos (que incluímos nos destaques da apresentação abaixo) de especialistas em produtividade da Asana e Vox Media.

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Destaques do slide

Use este slide para comunicar seu plano para uma estratégia de melhoria de produtividade. Você pode incluir: fazer pausas regulares, realizar reuniões em pé, trabalhar em intervalos de 90 minutos, minimizar interrupções e evitar multitarefas.

Com este slide, compartilhe seu calendário de gerenciamento de projetos com a equipe. Desta forma, será mais fácil para todos visualizarem a agenda e entenderem os prazos, e para você - monitorar e acompanhar o progresso.

Observe que nosso deck oferece slides para planejadores de produtividade diários, semanais e mensais. Aproveite cada um deles para otimizar o fluxo de trabalho 27/7. E para o planejamento de produtividade anual, use nosso mais novo 2021 Calendar.

Estatísticas

Aqui estão algumas estatísticas importantes sobre produtividade para manter em mente ou até mesmo incluir em sua apresentação:

• A produtividade melhora em 20-25% em organizações com funcionários conectados, dizem consultores da McKinsey & Company
• Funcionários de alto desempenho têm três coisas em comum: talento, alto engajamento e mais de 10 anos de experiência na empresa, de acordo com a Gallup
• Funcionários engajados têm 27% mais chances de mostrar um desempenho "excelente", de acordo com a Gallup
• 95% dos líderes de RH dizem que o esgotamento dos funcionários está "sabotando a retenção da força de trabalho", segundo um relatório da Kronos Incorporated e Future Workplace
• Funcionários que exercem suas forças diariamente são 8% mais produtivos e seis vezes mais propensos a se engajar, de acordo com a Gallup
• Organizações com um forte processo de integração melhoram a produtividade em mais de 70%, segundo relatórios do Glassdoor

Aplicação

Jim Whitehurst, o Presidente e CEO da Red Hat, um bem-sucedido provedor de software de código aberto, compartilhou suas dicas para máxima produtividade em seu artigo para a "Inc."

• Planeje sua semana – "Nas noites de domingo, eu me sento com minha lista de objetivos importantes para o ano e para cada mês. Esses objetivos informam todas as semanas e me ajudam a manter o foco", compartilha Whitehurst.
• Reserve tempo para tarefas – reserve um tempo para concluir tarefas específicas.Por exemplo, reserve períodos para "Escrever nova proposta", ou "Elaborar apresentação" ou "Revisar e aprovar materiais de marketing."
• Siga uma lista de tarefas realista – atribua tempos a cada tarefa. Se você tem seis horas de reuniões agendadas hoje e oito horas de tarefas, é provável que essas tarefas não sejam concluídas.
• Padrão de reuniões de 30 minutos – "Quem inventou o padrão de uma hora no software de calendário desperdiçou milhões de horas de pessoas. [...] Não seja escravo dos padrões das ferramentas de calendário. Agende uma hora apenas se você absolutamente sabe que precisa dela", diz Whitehurst.
• Pare de fazer várias tarefas ao mesmo tempo – o problema com a multitarefa é que um foco dividido torna você menos produtivo. Mesmo que você esteja apenas fazendo coisas sem importância, ainda assim – você não está 100% presente.
• Aproveite o tempo ocioso – Whitehurst diz: "Meus maiores períodos de inatividade durante o dia de trabalho ocorrem quando dirijo para o trabalho, quando volto para casa e quando estou nos aeroportos. Então, me concentro muito em como usar esse tempo. Quase sempre agendo ligações para a minha ida ao trabalho. É fácil: levo as crianças para a escola e as deixo em um horário específico; então posso fazer uma ligação das 8:00 às 8:30. Normalmente não agendo ligações para a volta para casa, para que eu possa retornar ligações, especialmente para pessoas na Costa Oeste."
• Controle seu tempo – controle seu tempo e você ficará surpreso com quanto dele você gasta fazendo coisas que não são produtivas. Nota: as informações que você registra podem ser direcionais, não precisas.
• Seja consciente sobre o almoço – qualquer tempo que você reserve para o almoço, seja consciente sobre como você o gasta. "Se você gosta de comer na sua mesa e continuar trabalhando, tudo bem. Mas se você se beneficia de usar a pausa para recarregar as energias, o almoço é um momento em que a multitarefa pode ser ótima: você pode fazer networking, socializar e ajudar a construir a cultura da sua empresa - mas não se você estiver saindo para almoçar com as mesmas pessoas todos os dias", diz Whitehurst.
• Comece todos os dias da maneira certa – faça exercícios logo pela manhã porque o exercício é energizante. Pesquisas mostram que o exercício aeróbico moderado pode melhorar seu humor por até 12 horas.

Conselho de especialista

Especialistas da Asana – uma ferramenta de gerenciamento de projetos, reuniram uma lista de citações dos gurus da gestão de produtividade que gerentes de negócios, produtores, gerentes de projetos e outros profissionais podem empregar.

Kerry Anne Hoffman, Gerente Sênior de Produto, Operações de Marketing na Classpass

"Minha principal dica de gerenciamento de trabalho é sempre refletir após um projeto. Então você pode levar tudo o que aprendeu e criar um manual para estar pronto na próxima vez que precisar planejar e gerenciar um projeto semelhante."

Joshua Zerkel, Chefe de Comunidade na Asana

"Trate seu calendário como um jogo de Tetris: Remova qualquer coisa não urgente e desnecessária da sua lista de tarefas. Existem coisas que você pode revisitar em uma data posterior ou há algo que pode ser removido completamente? Não tenha medo de dar um passo adiante, bloqueando algum tempo "ocupado" no seu calendário para trabalhar."

Jamie Berger, Assistente Executiva do Presidente na Mercy for Animals

Amarre tudo aos objetivos organizacionais. A primeira pergunta a sempre fazer é, "Este projeto nos ajudará a avançar em direção aos nossos objetivos organizacionais? Este é o melhor uso do nosso tempo agora?"

Dana Barrett, Chefe de Marketing de Produto na Asana

"Quando sua equipe está trabalhando duro em direção a um objetivo, a última coisa que eles precisam é ficar atolados por outra reunião de atualização de status. Claro, às vezes as reuniões são necessárias, mas sempre que possível, eu recomendo compartilhar atualizações através da aba de Progresso do seu projeto. "

Corri Skinner, Diretora Sênior de Operações Criativas na Vox Media

"Para gerenciar com sucesso um projeto, você precisa priorizar. Você nunca terá tanto tempo e recursos como todos nós esperamos, então para fazer tudo, você precisa se concentrar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estejam claras para os stakeholders para que você possa definir expectativas e para sua equipe para que eles se concentrem no trabalho certo."