Planificador de Productividad

Sinopsis

El enfoque agudo es esquivo, por eso necesitas una sólida rutina de productividad. Ya sea que trabajes desde casa o compartas tareas en el equipo, nuestro Planificador de Productividad mazo ayuda a mantener tu horario disciplinado y el progreso bajo control. Utiliza este recurso en temas de color claro u oscuro y encuentra consejos (que incluimos en los aspectos destacados de la presentación a continuación) de expertos en productividad de Asana y Vox Media.

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Aspectos destacados de la diapositiva

Utiliza esta diapositiva para comunicar tu plan para una estrategia de mejora de la productividad. Puedes incluir: tomar descansos regulares, realizar reuniones de pie, trabajar en intervalos de 90 minutos, minimizar las interrupciones y evitar la multitarea.

Con esta diapositiva, comparte tu calendario de gestión de proyectos con el equipo. De esta manera, será más fácil para todos visualizar el horario y entender los plazos, y para ti, supervisar y seguir el progreso.

Observa que nuestro mazo ofrece diapositivas para planificadores de productividad diarios, semanales y mensuales. Aprovecha cada uno de ellos para optimizar el flujo de trabajo 27/7. Y para la planificación de productividad anual, utiliza nuestro más reciente Calendario 2021.

Estadísticas

Aquí tienes algunas estadísticas importantes sobre la productividad para tener en cuenta o incluso incluir en tu presentación:

• La productividad mejora en un 20-25% en las organizaciones con empleados conectados, según los consultores de McKinsey & Company
• Los empleados de alto rendimiento tienen tres cosas en común: talento, alto compromiso y más de 10 años de experiencia dentro de la empresa, según Gallup
• Los empleados comprometidos tienen un 27% más de probabilidades de mostrar un rendimiento "excelente", según Gallup
• El 95% de los líderes de RRHH dicen que el agotamiento de los empleados está "saboteando la retención de la fuerza laboral", según un informe de Kronos Incorporated y Future Workplace
• Los empleados que ejercen sus fortalezas a diario son un 8% más productivos y seis veces más propensos a estar comprometidos, según Gallup
• Las organizaciones con un fuerte proceso de incorporación mejoran la productividad en más del 70%, según informes de Glassdoor

Aplicación

Jim Whitehurst, el Presidente y CEO de Red Hat, un exitoso proveedor de software de código abierto, compartió sus consejos para maximizar la productividad en su artículo para "Inc."

• Planifica tu semana – "Los domingos por la noche, me siento con mi lista de objetivos importantes para el año y para cada mes. Esos objetivos informan cada semana y me ayudan a mantenerme en el camino", comparte Whitehurst.
• Bloquea el tiempo de tarea – bloquea el tiempo para completar tareas específicas. Por ejemplo, asigna períodos para "Escribir nueva propuesta", o "Elaborar presentación" o "Revisar y aprobar materiales de marketing".
• Sigue una lista de tareas realista – asigna tiempos a cada tarea. Si tienes seis horas de reuniones programadas hoy y ocho horas de tareas, es probable que esas tareas no se realicen.
• Predetermina reuniones de 30 minutos – "Quien inventó la predeterminación de una hora en el software de calendario desperdició millones de horas de personas. [...] No seas esclavo de las predeterminaciones de las herramientas de calendario. Solo programa una hora si absolutamente sabes que la necesitas", dice Whitehurst.
• Deja de hacer varias cosas a la vez – el problema con hacer varias cosas a la vez es que un enfoque dividido te hace menos productivo. Aunque solo estés haciendo cosas sin importancia, aún así, no estás 100% presente.
• Aprovecha el tiempo de borde – Whitehurst dice: "Mis mayores tiempos muertos durante la jornada laboral vienen cuando conduzco al trabajo, cuando vuelvo a casa, y cuando estoy en aeropuertos. Así que me enfoco mucho en cómo usar ese tiempo. Casi siempre programo llamadas para mi viaje al trabajo. Es fácil: llevo a los niños a la escuela y los dejo a una hora específica; entonces puedo hacer una llamada de 8:00 a 8:30. Normalmente no programo llamadas para el viaje a casa para poder devolver llamadas, especialmente a personas en la Costa Oeste."
• Lleva un registro de tu tiempo – rastrea tu tiempo y te sorprenderá cuánto de él pasas haciendo cosas que no son productivas. Nota: la información que registres puede ser orientativa, no precisa.
• Piensa en el almuerzo – sea cual sea el tiempo que tomes para almorzar, piensa en cómo lo gastas. "Si te gusta comer en tu escritorio y seguir trabajando, está bien. Pero si te beneficia usar el descanso para recargarte, el almuerzo es un momento en el que hacer varias cosas a la vez puede ser genial: puedes hacer networking, socializar y ayudar a construir la cultura de tu empresa, pero no si sales a almorzar con las mismas personas todos los días", dice Whitehurst.
• Empieza cada día bien – haz ejercicio a primera hora de la mañana porque el ejercicio es energizante. Las investigaciones muestran que el ejercicio aeróbico moderado puede mejorar tu estado de ánimo hasta por 12 horas.

Consejos de expertos

Los expertos de Asana, una herramienta de gestión de proyectos, han recopilado una lista de citas de los gurús de la gestión de la productividad que los gerentes de negocios, productores, gerentes de proyectos y otros profesionales pueden emplear.

Kerry Anne Hoffman, Gerente Senior de Producto, Operaciones de Marketing en Classpass

"Mi principal consejo de gestión de trabajo es siempre reflexionar después de un proyecto. Luego puedes tomar todo lo que aprendiste y crear un manual de juego para que estés listo la próxima vez que necesites planificar y gestionar un proyecto similar."

Joshua Zerkel, Jefe de Comunidad en Asana

"Trata tu calendario como un juego de Tetris: Elimina cualquier cosa no urgente e innecesaria de tu lista de tareas. ¿Hay cosas que puedes revisar en una fecha posterior o hay algo que se puede eliminar por completo? No tengas miedo de dar un paso más allá bloqueando algo de tiempo "ocupado" en tu calendario para trabajar."

Jamie Berger, Asistente Ejecutiva del Presidente en Mercy for Animals

Relaciona todo con los objetivos organizacionales. La primera pregunta que siempre debes hacer es, "¿Este proyecto nos ayudará a avanzar hacia nuestros objetivos organizacionales? ¿Es este el mejor uso de nuestro tiempo en este momento?"

Dana Barrett, Jefa de Marketing de Producto en Asana

"Cuando tu equipo está trabajando duro hacia un objetivo, lo último que necesitan es verse agobiados por otra reunión de actualización de estado. Por supuesto, a veces se necesitan reuniones, pero donde sea posible recomiendo compartir actualizaciones a través de la pestaña de Progreso de tu proyecto. "

Corri Skinner, Directora Senior de Operaciones Creativas en Vox Media

"Para gestionar con éxito un proyecto, necesitas priorizar. Nunca tendrás tanto tiempo y recursos como todos esperamos, así que para hacerlo todo necesitas centrarte en los elementos que tendrán más impacto. Luego asegúrate de que esas prioridades estén claras para los interesados para que puedas establecer expectativas y para tu equipo para que se centren en el trabajo correcto."