Productivity Planner

Synopsis

La concentration aiguë est insaisissable, c'est pourquoi vous avez besoin d'une routine de productivité solide. Que vous travailliez à domicile ou que vous partagiez des tâches au sein de l'équipe, notre jeu de cartes Productivity Planner aide à maintenir votre emploi du temps discipliné et à vérifier les progrès. Utilisez cette ressource dans des thèmes de couleur claire ou sombre et trouvez des conseils (que nous avons inclus dans les points forts de la présentation ci-dessous) des experts en productivité chez Asana et Vox Media.

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Points forts de la diapositive

Utilisez cette diapositive pour communiquer votre plan pour une stratégie d'amélioration de la productivité. Vous pouvez inclure : prendre des pauses régulières, tenir des réunions debout, travailler par intervalles de 90 minutes, minimiser les interruptions et éviter le multitâche.

Avec cette diapositive, partagez votre calendrier de gestion de projet avec l'équipe. De cette façon, il sera plus facile pour tout le monde de visualiser le calendrier et de comprendre les échéances, et pour vous - de surveiller et de suivre les progrès.

Notez que notre jeu de cartes offre des diapositives pour les planificateurs de productivité quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Profitez de chacun d'eux pour optimiser le flux de travail 27/7. Et pour la planification de la productivité annuelle, utilisez notre tout dernier 2021 Calendar.

Statistiques

Voici quelques statistiques importantes sur la productivité à garder à l'esprit ou même à inclure dans votre présentation:

• La productivité s'améliore de 20 à 25% dans les organisations avec des employés connectés, selon les consultants de McKinsey & Company
• Les employés performants ont trois points communs : le talent, un fort engagement et plus de 10 ans d'expérience au sein de l'entreprise, selon Gallup
• Les employés engagés ont 27% de chances en plus de montrer une performance "excellente", selon Gallup
• 95% des responsables RH disent que l'épuisement professionnel est "un sabotage de la rétention de la main-d'œuvre", selon un rapport de Kronos Incorporated et Future Workplace
• Les employés qui utilisent leurs forces quotidiennement sont 8% plus productifs et six fois plus susceptibles d'être engagés, selon Gallup
• Les organisations avec un processus d'intégration solide améliorent la productivité de plus de 70%, selon Glassdoor

Application

Jim Whitehurst, le président et PDG de Red Hat, un fournisseur de logiciels open source à succès, a partagé ses conseils pour une productivité maximale dans son article pour "Inc."

• Planifiez votre semaine – "Le dimanche soir, je m'assois avec ma liste d'objectifs importants pour l'année et pour chaque mois. Ces objectifs informent chaque semaine et m'aident à rester sur la bonne voie", partage Whitehurst.
• Bloquer du temps pour les tâches – réservez du temps pour accomplir des tâches spécifiques. Par exemple, prévoyez des périodes pour "Rédiger une nouvelle proposition", ou "Préparer une présentation" ou "Examiner et approuver les matériaux de marketing".
• Suivez une liste de tâches réaliste – attribuez des temps à chaque tâche. Si vous avez six heures de réunions prévues aujourd'hui et huit heures de tâches, il y a de fortes chances que ces tâches ne soient pas réalisées.
• Préférez les réunions de 30 minutes – "Celui qui a inventé la durée par défaut d'une heure dans les logiciels de calendrier a gaspillé des millions d'heures de travail. [...] Ne soyez pas esclave des paramètres par défaut de l'outil de calendrier. Ne programmez une heure que si vous savez absolument que vous en avez besoin", dit Whitehurst.
• Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois – le problème avec le multitâche est qu'une concentration divisée vous rend moins productif. Même si vous ne faites que des choses sans importance, vous n'êtes toujours pas à 100% présent.
• Exploitez le temps marginal – Whitehurst dit : "Mes plus grands temps morts pendant la journée de travail surviennent lorsque je conduis pour aller travailler, lorsque je rentre chez moi, et lorsque je suis dans les aéroports. Alors je me concentre vraiment sur la façon d'utiliser ce temps. Je programme presque toujours des appels pour mon trajet vers le travail. C'est facile : j'emmène les enfants à l'école et je les dépose à une heure précise ; puis je peux faire un appel de 8h00 à 8h30. Je ne programme généralement pas d'appels pour le trajet du retour afin de pouvoir rappeler, surtout aux personnes sur la côte Ouest.
• Suivez votre temps – suivez votre temps et vous serez étonné de la quantité que vous passez à faire des choses qui ne sont pas productives. Note : les informations que vous enregistrez peuvent être directionnelles, pas précises.
• Soyez réfléchi à propos du déjeuner – quel que soit le temps que vous prenez pour le déjeuner, soyez réfléchi sur la façon dont vous le passez. "Si vous aimez manger à votre bureau et continuer à travailler, très bien. Mais si vous bénéficiez de la pause pour vous ressourcer, le déjeuner est un moment où le multitâche peut être formidable : Vous pouvez réseauter, socialiser et aider à construire la culture de votre entreprise--mais pas si vous sortez déjeuner avec les mêmes personnes tous les jours," dit Whitehurst.
• Commencez chaque journée correctement – faites de l'exercice dès le matin car l'exercice est énergisant. Les recherches montrent que l'exercice aérobique modéré peut améliorer votre humeur jusqu'à 12 heures.

Conseils d'experts

Les experts d'Asana – un outil de gestion de projet, ont compilé une liste de citations des gourous de la gestion de la productivité que les gestionnaires d'entreprise, les producteurs, les chefs de projet et autres professionnels peuvent utiliser.

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations at Classpass

"Mon premier conseil en matière de gestion du travail est de toujours réfléchir après un projet.Ensuite, vous pouvez prendre tout ce que vous avez appris et créer un guide de procédures afin d'être prêt la prochaine fois que vous devrez planifier et gérer un projet similaire."

Joshua Zerkel, Responsable de la communauté chez Asana

"Traitez votre calendrier comme une partie de Tetris : retirez tout ce qui n'est pas urgent et inutile de votre liste de tâches. Y a-t-il des choses que vous pouvez revoir à une date ultérieure ou y a-t-il quelque chose qui peut être supprimé entièrement ? N'ayez pas peur d'aller plus loin en bloquant du temps "occupé" dans votre calendrier pour le travail."

Jamie Berger, Assistante exécutive du Président chez Mercy for Animals

Reliez tout aux objectifs organisationnels. La première question à toujours se poser est : "Ce projet nous aidera-t-il à progresser vers nos objectifs organisationnels ? Est-ce le meilleur usage de notre temps en ce moment ?"

Dana Barrett, Responsable du marketing produit chez Asana

"Lorsque votre équipe travaille dur pour atteindre un objectif, la dernière chose dont elle a besoin est d'être ralentie par une autre réunion de mise à jour du statut. Bien sûr, parfois des réunions sont nécessaires, mais dans la mesure du possible, je recommande de partager les mises à jour via l'onglet Progression de votre projet. "

Corri Skinner, Directrice senior des opérations créatives chez Vox Media

"Pour gérer un projet avec succès, vous devez prioriser. Vous n'aurez jamais autant de temps et de ressources que nous l'espérerions tous, donc pour tout faire, vous devez vous concentrer sur les éléments qui auront le plus d'impact.Assurez-vous ensuite que ces priorités sont claires pour les parties prenantes afin que vous puissiez définir les attentes et pour votre équipe afin qu'ils se concentrent sur le bon travail.