برنامه ریزی بهره وری (بخش 2)

خلاصه

همیشه فکر می‌کردید چگونه جف بزوس یا الون ماسک به این حد بهره‌وری می‌رسند؟ چگونه گوگل، آسانا یا لینکدین برنامه‌ریزی بهره‌وری خود را انجام می‌دهند؟ در این توضیحات، ما قصد داریم تکنیک‌هایی را که شرکت‌های برتر برای افزایش بهره‌وری خود استفاده می‌کنند، مرور کنیم. شما یاد خواهید گرفت چگونه جلسات را برگزار کنید، روز خود را برنامه‌ریزی کنید، هفته خود را زمانبندی کنید و پروژه‌ها را بر اساس ماه به ماه مدیریت کنید، دقیقاً مانند رهبران تجاری برتر جهان.

نتیجه

با این چارچوب، شما بینش‌هایی در مورد ابزارهای برتر مدیریت بهره‌وری و تأثیر برنامه‌ریزان بهره‌وری بر روز شما کسب خواهید کرد. بر خلاف اهداف فصلی یا سالانه، این ابزارهای برنامه‌ریز بهره‌وری برای اقدام فوری هستند، چه برای روزانه، هفتگی یا ماهانه. این ابزارها نه تنها می‌توانند برای خود شما استفاده شوند، بلکه در تیم‌ها به اشتراک گذاشته شوند تا همه بتوانند روزهای خود را مطابق برنامه برنامه‌ریزی کنند، به خصوص هنگامی که کار از راه دور و سبک کار دیجیتال نوماد رایج‌تر می‌شود.

برجسته‌های ابزار

برنامه‌ریز روزانه

پس چگونه می‌توانید در پایه‌ای روزانه بهره‌ور بمانید؟ به عنوان مدیرعامل دو شرکت بزرگ، الون ماسک نیاز دارد تا مدیریت زمان خود را به حداکثر برساند، که این دلیلی است که او از چارچوبی به نام MIT استفاده می‌کند.

MIT یا وظیفه مهم‌ترین، نیاز دارد که شما روز را با وظایف بحرانی‌ترین شروع کنید. سپس، شما وظایف کم اهمیت‌تر را که می‌توان همزمان انجام داد، چند وظیفه‌ای کنید. در سال 2018، یک ایمیل نشتی به کارمندان تسلا برخی از مشاوره‌های اضافی در مورد بهره‌وری را فاش کرد. ماسک به کارمندان تسلا توصیه کرد تا از جلسات بیش از حد یا مکرر اجتناب کنند و حتی پیشنهاد کرد که لحظه‌ای که جلسه دیگر ارزش ارائه نمی‌دهد، از جلسه خارج شوند.

برای برنامه‌ریزی روز خود، از این تصویر برنامه‌ریز روزانه استفاده کنید تا برنامه روز خود را در قالب لیست مشاهده کنید. مسئولیت‌ها و جلسات خود را در قالب ساعت به ساعت با بخشی برای افزودن هر یادداشتی که مربوط به وظیفه است، فهرست کنید. برای پیروی از الون ماسک، روز خود را با وظیفه مهم‌ترین شروع کنید. (اسلاید 3)

در نوار کناری، شما می‌توانید خلاصه‌ای کوتاه برای هدف خود برای روز بنویسید تا حتی هنگامی که شما در حال مقابله با سری از وظایف اغلب بی‌ربط هستید، روی هدف اصلی خود متمرکز بمانید.

برنامه هفتگی

پس شما برنامه روز به روز خود را در نظر گرفته‌اید، اما چه باره هفته به هفته؟ چگونه می‌توانید هنگامی که وظایف روزانه و جلسات هفتگی را مدیریت می‌کنید، بهره‌ور بمانید؟ جف بزوس یک ایده دارد...

در سال 2018، مدیرعامل آمازون برخی از بینش‌ها در مورد فرهنگ شرکت در اطراف جلسات را به اشتراک گذاشت. برای شروع، او از یک "قاعده دو پیتزا" برای نگه داشتن جلسات کوچک استفاده می‌کند. اگر دو پیتزا اتاق را نتواند تغذیه کند، در جلسه افراد زیادی حضور دارند. بزوس همچنین از همه جلسات می‌خواهد که یک ممو سه صفحه‌ای را فراهم کنند که همه آن را در ابتدای هر جلسه با هم در سکوت می‌خوانند، قبل از اینکه در مورد موضوع به طور عمیق بحث کنند.این برای ارائه یک گفتگوی با کیفیت بالا است که همه از جزئیات کلیدی یکسانی برای کار استفاده می کنند، مانند یک سالن مطالعه.

آمازون مدیران خود را آموزش می دهد تا این بیانیه ها را برای هفته ها نوشته و بازنویسی کنند تا آماده ارائه شوند. ارائه داستانی توجه را بر روی چیزهای مهم بر روی چیزهای غیرمهم متمرکز می کند و استاندارد بالای بیانیه یک فرهنگی را ایجاد می کند که در آن جلسات فقط برای موضوعات مهم برگزار می شوند.

برای برنامه ریزی هفته خود، می توانید از یک برنامه هفتگی برای متمرکز کردن توجه خود مانند Bezos استفاده کنید. چهار وظیفه مهمترین خود را در هر روز مشخص کنید همراه با زمان مرتبطی که قرار است روی هر کدام کار کنید. شما می توانید از روش جلسه Bezos برای محدود کردن جلسات فقط به موضوعات مهمترین استفاده کنید. (اسلاید 18)

برای مثال، اگر موضوع مورد بحث مرتبط با 4 وظیفه مهمترین شما برای روز نباشد، ممکن است کافی نباشد تا یک جلسه برنامه ریزی کنید. این به شما کمک می کند تا توجه و زمان خود را از چیزهای مهمتر برای کسب و کار خود کاهش دهید.

زمان بندی هفتگی

پس شما روز و برنامه هفتگی خود را دارید. چگونه بیشترین استفاده را از هفته برای افزایش بهره وری خود ببرید؟

Google مفهوم پنج روزه را به عنوان راهی برای طراحی، نمونه سازی و تست ایده ها در یک فرآیند سریع و کارآمد راه اندازی کرد. پنج روزه برای مدیران محصول و توسعه دهندگان محصول برای ساخت و راه اندازی یک نمونه که معمولا ماه ها طول می کشد تا به عنوان MVP در یک دوره پنج روزه توسعه یابد استفاده می شود. در روز دوشنبه، شما مشکلی را که می خواهید حل کنید نقشه برداری می کنید. در روز سه شنبه، شما با یک ایده می آید. در روز چهارشنبه، شما تصمیم می گیرید که با تست ادامه دهید. در روز پنج شنبه شما آن را توسعه می دهید و در روز جمعه آن را به عنوان یک تست با مصاحبه با مشتریان برای دریافت بازخورد راه اندازی می کنید.

در حالی که Google این فرآیند را برای راه اندازی یک محصول در یک هفته طراحی کرد، شما همچنین می توانید از فرآیند SCRUM Sprint برای مقابله با ویژگی های باقیمانده یا تکالیف در یک دوره از هفته به هفته استفاده کنید.

یک نمای زمانی هفتگی کمک می کند تا اولویت برتر هر روز را برجسته کند. با استفاده از چارچوب اسپرینت، شما می توانید اولویت هر روز را با یک زیرعنوان برای توسعه وظیفه ای که باید انجام شود برجسته کنید. این تصویرسازی می تواند منبع حقیقت برای تیم شما باشد هنگامی که شما فرآیند اسپرینت را پیمایش می کنید. (اسلاید 10)

نمودارهای گانت

اسپرینت های هفتگی راه خوبی برای بیشترین بهره وری در یک دوره از هفته به هفته است. پس چگونه پیشرفت خود را در وظایف بلند مدت تر ردیابی می کنید؟

Asana یک ابزار SaaS بهره وری است که بسیاری از کسب و کارها برای مدیریت تیم استفاده می کنند و یک وبلاگ با نکات بهره وری ارائه شده توسط تیم خود را منتشر می کند. مدیر مهندسی شرکت Greg Sabo توصیه می کند که هیچ کاری را قبل از اینکه برای آن وظیفه ای اختصاص داده شود انجام ندهید، که شامل بررسی صندوق ورودی شما می شود.او همچنین می‌گوید که شما باید همیشه برای هر کاری تاریخ انجام نهایی تعیین کنید. در تاریخ انجام یا قبل از آن، شما باید یا کار را انجام دهید یا تاریخ انجام جدیدی را تعیین کنید. این تمرکز آگاهانه بر روی تاریخ‌های انجام کمک می‌کند تا شما به صورت پیوسته محصولاتی تولید کنید و بر روی انجام کارها در یک بازه زمانی مناسب تمرکز کنید.

برای ردیابی بهره‌وری شما در این کارها و وظایف چندگانه، یک نمودار گانت ماهانه با نوارهای پیشرفت می‌تواند کمک کند. نوارهای ردیابی می‌توانند با افزایش پیشرفت در یک بازه زمانی معین گسترش یابند، بنابراین اگر شما خود را در حال جابجایی تاریخ انجام یافتید، می‌توانید نوار ناقص را متناسب با آن گسترش دهید. (اسلاید 21)

وظایف ماهانه

پس شما بهره‌وری ماه به ماه خود را در دست دارید. اما چه موقعی که می‌خواهید پیشرفت خود را در راستای اهداف بلندمدت و بیشتر از حد آرزومندی ردیابی کنید؟

در سال 1999، گوگل هجدهمین موتور جستجو برای ورود به وب بود. این شرکت نیاز به انتخاب‌های سخت، حفظ تیم خود در مسیر و اندازه‌گیری آنچه مهم بود داشت؛ گوگل از ابزاری به نام OKRs یا اهداف و نتایج کلیدی استفاده کرد، به عنوان ابزار کلیدی که به شرکت کمک کرد تا رشد 10 برابری را بارها و بارها تجربه کند، بر اساس اظهارات لری پیج، موسس همکار.

تا سال 2017، گوگل هفت محصول ساخته بود، هر یک با یک میلیارد کاربر یا بیشتر - جستجو، کروم، اندروید، نقشه‌ها، یوتیوب، گوگل‌پلی و جیمیل.

در حالی که شما می‌توانید از نمودارهای گانت برای ردیابی ساده پیشرفت به سمت اتمام استفاده کنید، شما می‌توانید از این تصویرسازی وظیفه ماهانه برای ردیابی OKRs خود استفاده کنید. در این مورد، پیشرفت شما نسبت به هدف خود با استانداردهای موفقیت که توسط معیارهای نتایج کلیدی شما تعیین شده است، اندازه‌گیری می‌شود.(اسلاید 24)

همانطور که جف واینر، مدیرعامل LinkedIn می‌گوید، این اهداف "چیزی هستند که شما می‌خواهید در یک بازه زمانی خاص به آن دست یابید که به سمت یک هدف کشیده شده تمایل دارد تا یک برنامه اعلام شده." حتی اگر اهداف آرزومندی باشند، آنها باید دارای زمان‌های کوتاه مدت باشند تا "فوریت بیشتر و ذهنیت بیشتری" ایجاد کنند

ابزارهای اضافی

برای ابزارهای بیشتر برای افزایش بهره‌وری خود، این ارائه برنامه ریزی بهره وری (بخش 2) را دانلود کنید. شما تنوع‌ها و تصویرسازی‌های بیشتری را برای برنامه‌ریزی هر نوع بهره‌وری با دیدگاه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه کسب خواهید کرد.