उत्पादकता योजनाकार (भाग 2)

सारांश

क्या कभी आपने सोचा है कि जेफ बेजोस या ईलॉन मस्क इतने उत्पादक कैसे रहते हैं? गूगल, आसाना, या लिंक्डइन अपनी उत्पादकता की योजना कैसे बनाते हैं? इस विवरण में, हम शीर्ष कंपनियों द्वारा अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के तकनीकों की समीक्षा करने जा रहे हैं। आप दुनिया के शीर्ष व्यापार नेताओं की तरह बैठकों को संचालित करना, अपना दिन योजना बनाना, अपने सप्ताह को अनुसूचित करना, और माह-दर-माह परियोजनाओं का प्रबंधन करना सीखेंगे।

परिणाम

इस ढांचे के साथ, आप उत्पादकता प्रबंधन के शीर्ष उपकरणों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करेंगे और उत्पादकता योजनाकारों का आपके दिन पर कैसे प्रभाव पड़ सकता है। तिमाही या वार्षिक लक्ष्यों के विपरीत, ये उत्पादकता योजनाकर उपकरण तत्काल कार्रवाई के लिए हैं, चाहे वह प्रति दिन, प्रति सप्ताह, या प्रति माह हो। ये उपकरण न केवल आपके लिए उपयोग किए जा सकते हैं, बल्कि टीमों के बीच साझा किए जा सकते हैं ताकि सभी लोग अपने दिनों की योजना कर सकें, विशेष रूप से जबकि दूरस्थ कार्य और डिजिटल नोमैड कार्य शैलियाँ और अधिक सामान्य होती जा रही हैं।

उपकरण की विशेषताएं

दिन योजनाकार

तो आप दिन-दर-दिन कैसे उत्पादक रहते हैं? दो प्रमुख कंपनियों के सीईओ के रूप में, ईलॉन मस्क को अपने समय प्रबंधन को अधिकतम करने की आवश्यकता होती है, इसलिए वह एक ढांचा उपयोग करते हैं जिसे MIT कहा जाता है।

MIT, या सबसे महत्वपूर्ण कार्य, आपसे मांगता है कि आप दिन की शुरुआत सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से करें। फिर, आप कम महत्वपूर्ण कार्यों को एक साथ करने का काम करते हैं जो एक साथ किए जा सकते हैं।2018 में, टेस्ला कर्मचारियों के लिए एक लीक हुई ईमेल ने उत्पादकता पर कुछ अतिरिक्त सलाह प्रकट की। मस्क ने टेस्ला कर्मचारियों को अत्यधिक या बार-बार होने वाली बैठकों से बचने की सलाह दी और यहां तक कि उन्होंने यह सुझाव भी दिया कि जैसे ही बैठक मूल्यवान नहीं रहती, उसे छोड़ दें।

अपने दिन की योजना बनाने के लिए, इस दिन की योजना विज्युअलाइजेशन का उपयोग करें जो आपके दिन की समय सारणी को सूची स्वरूप में दिखाता है। अपनी जिम्मेदारियों और बैठकों को घंटा-दर-घंटा स्वरूप में सूचीबद्ध करें और किसी भी नोट को जोड़ने के लिए एक खंड जो कार्य से संबंधित हो। इलॉन मस्क का पालन करने के लिए, अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य के साथ दिन की शुरुआत करें। (स्लाइड 3)

साइडबार पर, आप अपने दिन के लक्ष्य के लिए एक संक्षिप्त सारांश लिख सकते हैं ताकि आप अपने मुख्य उद्देश्य पर केंद्रित रहें, भले ही आप अक्सर असंबंधित कार्यों का सामना करें।

साप्ताहिक योजना

तो आपने अपने दिन-दर-दिन की योजना तैयार कर ली है, लेकिन सप्ताह-दर-सप्ताह के बारे में क्या? आप दैनिक कार्यों और साप्ताहिक बैठकों को कैसे संभालते हैं? जेफ बेजोस के पास एक विचार है...

2018 में, अमेज़न के सीईओ ने बैठकों के आसपास कंपनी संस्कृति के कुछ अंतर्दृष्टि साझा की। सबसे पहले, वह "दो-पिज़्ज़ा नियम" का उपयोग करते हैं बैठकों को छोटा रखने के लिए। अगर दो पिज़्ज़ा कमरे को नहीं खिला सकते, तो बैठक में बहुत सारे लोग हैं। बेजोस यह भी चाहते हैं कि सभी बैठकों में एक छह पृष्ठ का मेमो हो जिसे सभी लोग बैठक की शुरुआत में चुपचाप पढ़ते हैं, उसके बाद विषय की गहराई में चर्चा करते हैं।यह एक उच्च-गुणवत्ता वाली बातचीत प्रदान करने के लिए है जहां सभी के पास काम करने के लिए समान महत्वपूर्ण विवरण होते हैं, जैसे कि एक अध्ययन हॉल।

अमेज़न अपने अधिकारियों को इन मेमो को लिखने और पुन: लिखने का अध्यापन करता है, जब तक वे प्रस्तुत करने के लिए तैयार नहीं हो जाते। नैरेटिव प्रस्तुति ध्यान को महत्वपूर्ण चीजों पर केंद्रित करती है, और मेमो का उच्च मानक एक संस्कृति बनाता है जहां बैठकें केवल सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए ही आयोजित की जाती हैं।

अपने सप्ताह की योजना बनाने के लिए, आप बेज़ोस की तरह अपने ध्यान को केंद्रित करने के लिए साप्ताहिक योजना का उपयोग कर सकते हैं। अपने दिन के चार सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हाइलाइट करें और उन पर काम करने के लिए आपकी योजना बताएं। आप बेज़ोस की बैठक की तकनीक का उपयोग करके केवल सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए ही बैठकें सीमित कर सकते हैं। (स्लाइड 18)

उदाहरण के लिए, यदि चर्चा का विषय आपके दिन के चार सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से संबंधित नहीं है, तो यह शायद बैठक की अनुसूची में जोड़ने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण नहीं हो सकता। यह आपकी ध्यान और समय को आपके व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों से दूर ले जाने में मदद करेगा।

साप्ताहिक समयरेखा

तो आपके पास आपका दिन और आपकी साप्ताहिक योजना है। आप सप्ताह का सबसे अधिक उपयोग कैसे करते हैं ताकि आपकी प्रोडक्टिविटी को अधिकतम कर सकें?

Google ने पांच दिन की स्प्रिंट की अवधारणा का अविष्कार किया था, जिसका उद्देश्य डिजाइन, प्रोटोटाइप और विचारों का परीक्षण करने का एक तेजी से और कुशल प्रक्रिया है।पांच दिन की स्प्रिंट का उपयोग उत्पाद प्रबंधकों और उत्पाद विकासकर्ताओं द्वारा एक प्रोटोटाइप बनाने और लॉन्च करने के लिए किया जाता है, जो साधारणतः एक MVP के रूप में विकसित करने में महीनों लगते हैं, बजाय इसके कि पांच दिन की अवधि में। सोमवार को, आप समस्या का नक्शा बनाते हैं जिसे आप हल करना चाहते हैं। मंगलवार को, आप एक विचार के साथ आते हैं। बुधवार को, आप परीक्षण के साथ आगे बढ़ने का फैसला करते हैं। गुरुवार को आप इसे विकसित करते हैं, और शुक्रवार को आप इसे ग्राहक साक्षात्कारों के साथ प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए एक परीक्षण के रूप में लॉन्च करते हैं।

हालांकि Google ने इस प्रक्रिया को एक सप्ताह में एक उत्पाद लॉन्च करने के आसपास डिज़ाइन किया, आप SCRUM Sprint प्रक्रिया का उपयोग भी कर सकते हैं एक सप्ताह से सप्ताह की अवधि में बैकलॉग विशेषताओं या कार्यों को संभालने के लिए।

एक साप्ताहिक समयरेखा दृश्य प्रत्येक दिन की शीर्ष प्राथमिकता को हाइलाइट करने में मदद करता है। स्प्रिंट ढांचा का उपयोग करके, आप प्रत्येक दिन की प्राथमिकता को एक उप-शीर्षक के साथ हाइलाइट कर सकते हैं जो कार्य को विस्तारित करने की आवश्यकता होती है। यह दृश्य आपकी टीम के लिए सत्य का स्रोत हो सकता है जब आप स्प्रिंट प्रक्रिया निभा रहे होते हैं। (स्लाइड 10)

गैंट चार्ट

साप्ताहिक स्प्रिंट्स एक सप्ताह से सप्ताह की आधार पर उत्पादकता को अधिकतम करने का एक शानदार तरीका हैं। तो आप लंबी अवधि के कार्यों पर अपनी प्रगति कैसे ट्रैक करते हैं?

Asana एक उत्पादकता SaaS उपकरण है जिसका उपयोग कई व्यापारों द्वारा टीम प्रबंधन के लिए किया जाता है, और इसकी टीम द्वारा प्रदान की गई उत्पादकता युक्तियों के साथ एक ब्लॉग प्रकाशित करता है।कंपनी के इंजीनियरिंग मैनेजर ग्रेग साबो की सलाह है कि आपको किसी काम को करने से पहले उसके लिए कोई कार्य निर्धारित करना चाहिए, जिसमें आपका इनबॉक्स चेक करना शामिल है। उनका कहना है कि आपको हर कार्य के लिए हमेशा एक निर्धारित तारीख सेट करनी चाहिए। कार्य की निर्धारित तारीख के दिन या उससे पहले, आपको या तो उसे पूरा करना चाहिए या एक नई निर्धारित तारीख निर्धारित करनी चाहिए। इस चेतन ध्यान की वजह से आप निर्धारित तारीखों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जो आपको कार्यों को समय पर पूरा करने में सक्रिय और केंद्रित रखता है।

इन कई कार्यों और कार्यान्वयनों में अपनी प्रगति को ट्रैक करने के लिए, मासिक गैंट चार्ट प्रगति बार के साथ मदद कर सकता है। ट्रैकर बार को एक निर्धारित समयावधि के दौरान प्रगति बढ़ने के साथ बढ़ाया जा सकता है, इसलिए अगर आप खुद को निर्धारित तारीख बदलते हुए पाते हैं, तो आप अधूरे बार को उचित रूप से बढ़ा सकते हैं। (स्लाइड 21)

मासिक कार्यान्वयन

तो आपने अपनी मासिक प्रगति को निपटा लिया है। लेकिन जब आप अपनी प्रगति को लंबी अवधि के, अधिक आकांक्षी लक्ष्यों की ओर ट्रैक करना चाहते हैं, तो?

1999 में, गूगल वेब पर आने वाला 18वां सर्च इंजन था। कंपनी को कठिन चुनाव करने, अपनी टीम को ट्रैक पर रखने, और महत्वपूर्ण चीजों को मापने की आवश्यकता थी; गूगल ने OKRs, या उद्देश्य और महत्वपूर्ण परिणाम, नामक एक उपकरण का उपयोग किया, जो कंपनी को कई बार 10x वृद्धि की ओर ले गया, जैसा कि सह-संस्थापक लैरी पेज ने बताया।

2017 तक, Google ने सात उत्पाद बनाए, प्रत्येक के पास एक बिलियन या अधिक उपयोगकर्ता थे - खोज, क्रोम, एंड्रॉयड, मानचित्र, YouTube, GooglePlay, और Gmail.

आप गांट चार्ट का उपयोग केवल पूर्णता की प्रगति को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं, आप अपने OKRs को ट्रैक करने के लिए इस मासिक कार्य दृश्यीकरण का उपयोग कर सकते हैं। इस संदर्भ में, आपकी प्रगति आपके उद्देश्य के खिलाफ अपने मुख्य परिणाम मापदंडों द्वारा सफलता के लिए निर्धारित बेंचमार्क के खिलाफ मापी जाती है।(स्लाइड 24)

जैसा कि LinkedIn के CEO Jeff Weiner कहते हैं, ये उद्देश्य "कुछ ऐसी हैं जिन्हें आप एक निश्चित समयावधि के दौरान पूरा करना चाहते हैं जो एक निर्धारित योजना की बजाय एक स्ट्रेच लक्ष्य की ओर झुकती हैं।" हालांकि लक्ष्य आकांक्षी होते हैं, उन्हें "अधिक जल्दबाजी और अधिक मनोविज्ञान को बनाने के लिए" छोटे अवधि के समयरेखाएं होनी चाहिए।

अतिरिक्त उपकरण

अपनी कार्यक्षमता को बढ़ाने के लिए अधिक उपकरणों के लिए, इस उत्पादकता योजनाकार (भाग 2) प्रस्तुति को डाउनलोड करें। आपको हर प्रकार की कार्यक्षमता की योजना बनाने में मदद करने के लिए अधिक विभिन्नता और दृश्यीकरण मिलेंगे, रोजाना, साप्ताहिक, और मासिक दृश्यों के साथ।