Piano di Progetto

Sinossi

Cos'è un piano di progetto? Di seguito, spiegheremo come scrivere un piano di progetto, come utilizzare i migliori strumenti di pianificazione del progetto per completare il vostro progetto in tempo, come personalizzare il nostro Piano di Progetto per aiutarvi a iniziare e, se leggete fino alla fine, imparerete alcuni esempi di piani di progetto su come i pianificatori di progetto alla Diga di Hoover hanno completato la produzione del più grande progetto di muratura del mondo da quando sono state costruite le grandi piramidi, ben due anni prima del previsto.

Per scrivere il vostro piano di progetto, è necessario rispondere a cinque domande chiave. Per rispondere a queste domande critiche, abbiamo raccolto una serie di strumenti di punta dal nostro modello di piano di progetto, come un Diagramma PERT, un Diagramma del percorso critico, un Diagramma di suddivisione del lavoro, un'Analisi dei rischi del progetto e un Tracker dei problemi, che sono solo alcuni dei numerosi slide disponibili nel nostro modello di piano di progetto.

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Piano di Progetto

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Evidenza degli strumenti

Diagramma PERT

Il primo passo in qualsiasi piano di progetto è chiedersi, "Qual è l'ambito del progetto?" L'ambito del progetto è un resoconto dettagliato di tutti gli elementi del progetto, come le attività correlate, le risorse, i tempi e i risultati. Senza un ambito accurato, potreste ritrovarvi ad aggiungere attività a un progetto, che poi estende i tempi, mettendovi in ritardo, e all'improvviso capite perché i progetti governativi richiedono così tanto tempo! Tranne la Diga di Hoover - di cui parleremo alla fine di questo articolo.

Tuttavia, anche le attività che pianifichi possono rallentare il tuo progetto. Questo perché molte attività dipendono l'una dall'altra - anche quelle che non avvengono in ordine. Un Diagramma PERT è una visualizzazione che traccia queste varie attività in un flusso di lavoro libero per mostrare la loro dipendenza l'una dall'altra con frecce. Invece di un Diagramma GANTT che fluisce da sinistra a destra in un formato temporale, le attività potrebbero non dipendere esclusivamente in sequenza, poiché potresti dover tornare indietro e ripetere il lavoro su un'attività che cambia un'attività futura e viceversa. Le frecce indicano anche se qualcosa è direttamente connesso rispetto a dipendente senza risorse. Dipendente senza risorse si riferisce a quando le attività non sono collegate tra loro ma sono comunque correlate. (Diapositiva 5)

Ad esempio, pensa a come il lancio di un prodotto dipenda direttamente da un test di funzionalità ma sia indirettamente correlato a un sito web del prodotto. Hai ancora bisogno di un sito web per vendere il tuo prodotto, ma non hai bisogno di un sito web per creare il tuo prodotto - a meno che il tuo prodotto non sia un sito web. Un ottimo esempio di ciò è effettivamente ciò che è accaduto quando la società Six companies ha avviato il progetto della diga di Hoover. Non solo dovevano costruire una diga, ma dovevano costruire un'intera città per ospitare tutti i lavoratori per costruire la diga. Maggiori dettagli alla fine dell'articolo!

Percorso critico

Il tempo necessario per completare un progetto è la seconda domanda più importante da rispondere.Le tempistiche sono fondamentali per il successo di un progetto. Per rispettare queste tempistiche, è necessario creare un percorso critico. I percorsi critici mostrano la dipendenza e la connessione tra le attività più importanti di un progetto. Il modello che abbiamo creato ha molteplici slide per aiutarti a strutturare il tuo percorso critico, sia con un diagramma di flusso (Slide 6), sia con una tabella (Slide 7), o con una tabella e un Diagramma di Gantt.

Questa visualizzazione tabellizza il tuo percorso critico attraverso le attività, il membro del team responsabile, la data di inizio e di fine, la durata dell'attività e il suo stato attuale. Il Diagramma di GANTT in basso divide queste attività in SPRINT con le sotto-attività sottostanti. Poiché questo diagramma di Gantt si correla al percorso critico, le frecce possono essere utilizzate per mostrare le dipendenze tra queste attività. Questo può essere utilizzato per determinare quale (se presente) singola decisione può fare o disfare un'altra. (Slide 8)

Grafico di suddivisione del lavoro

Il compito successivo in un piano di progetto è determinare quali risorse sono disponibili. La struttura di suddivisione del lavoro affronta l'allocazione delle risorse, la gestione del tempo e la pianificazione del budget tutto in uno, in modo che le risorse corrispondano all'ambito del progetto che hai appena creato.

Questa slide presenta una suddivisione del lavoro visualizzata come un organigramma e mostra le attività principali e le sotto-attività per raggiungere l'obiettivo.Mentre questa visualizzazione ha ogni budget elencato sotto il nome del suo compito, potrebbe anche essere modificato per monitorare il ruolo del membro del team responsabile. Per monitorare il progresso di ogni compito verso il completamento, il centro di ogni compito mostra barre di stato basate sulla percentuale. Ad esempio, se il tuo compito era imparare come fare un piano di progetto, congratulazioni, sei al 50% del lavoro fatto! (Diapositiva 11)

Analisi del rischio del progetto

Questa tabella di analisi del rischio suddivide i rischi associati al tuo progetto e poi li classifica in base all'impatto e alla probabilità di occorrenza. Moltiplica questi insieme per calcolare un valore di rischio, o una stima del costo del rischio. (Diapositiva 18)

Informa la tua analisi del rischio con questa matrice di rischio per monitorare la probabilità di rischio rispetto al livello di conseguenza. Se un rischio ha un livello catastrofico di impatto e certezza, deve essere gestito con cura. (Diapositiva 19)

Tracker dei problemi

Ecco un ultimo strumento per aiutare con la gestione del rischio - un tracker dei problemi, che è utile per valutare se il tuo progetto è in linea con quello che pensavi all'inizio o se hai bisogno di spostare indietro la tua timeline. Questo si abbina bene con il grafico PERT, poiché se i compiti dipendenti diventano problemi, potrebbe essere un segnale di allarme per spostare indietro la timeline del tuo progetto.Questo è utile per progetti complessi, di medie e grandi dimensioni - come, ad esempio, la Diga Hoover! (Diapositiva 16)

Studio di caso: Diga Hoover

Come ha fatto la Diga Hoover a terminare due anni prima del previsto? Sebbene la Diga fosse il più grande progetto governativo della storia all'epoca, per vincere l'appalto, il gruppo Six Companies ha dovuto mettere in gioco i primi 5 milioni di dollari. Poi, hanno dovuto affrontare multe per ogni giorno di ritardo. Questo incentivo ha imposto loro di trovare modi per rimanere in programma - un'ottima motivazione per qualsiasi piano di progetto.

Uno dei modi in cui il progetto ha risparmiato tempo è stato quello di non aspettare che la città fosse costruita prima di iniziare i lavori sulla diga. *Se questo fosse stato visualizzato su un Diagramma PERT, i pianificatori del progetto avrebbero potuto vedere che i due compiti erano dipendenti senza risorse, come indicato dalle frecce blu nella visualizzazione sopra. Poiché uno richiedeva calcestruzzo e acciaio e l'altro richiedeva legname e cibo. Poiché hanno iniziato nel 1931, due anni dopo l'inizio della Grande Depressione, avevano accesso a una ricchezza di lavoratori in cerca di lavoro. Così i lavoratori hanno iniziato sei mesi prima del previsto e hanno vissuto in una "città di stracci" mentre aspettavano che le utenze fossero condotte da 500 miglia di distanza.

Per rimanere in pista, i pianificatori del progetto hanno anche dovuto aggirare un altro problema critico: la diga richiedeva così tanto calcestruzzo che se lo avessero versato tutto in un blocco, ci sarebbero voluti oltre 125 anni per raffreddarsi.Questo era il percorso critico necessario da superare per terminare in tempo. Avrebbero dovuto suddividere questo grande compito in molteplici, più piccoli compiti per raggiungere la loro data di fine prevista. La soluzione: versare il calcestruzzo in blocchi di cinque piedi, poi utilizzare tubi per pompare acqua fredda attraverso ogni blocco per raffreddarlo abbastanza da versare il prossimo blocco sopra di esso. Mentre l'80% dei progetti non stabilisce programmi di base, questa estrema attenzione alla tempistica ha fatto la differenza.

Conclusione

Se gli strumenti per creare un solido piano di progetto sono un ostacolo, hai bisogno di questa presentazione. Scarica il Piano di Progetto per ulteriori slide sull'Impact and Effort matrix, Project Portfolio, Status Reports, Stakeholder Registers, Task Prioritization, e molti altri per risparmiare tempo e ore di lavoro.