Solicitud de Propuesta (RFP)

Sinopsis

¿Cómo consiguió Microsoft un contrato de $22 mil millones con el Ejército? Respondieron a una solicitud de propuesta. ¿Cómo puede recibir las mejores solicitudes posibles para su negocio? Esta presentación incluye Solicitud de Propuesta (RFP) plantillas personalizables que le guiarán a través de cada paso del proceso de propuesta, desde la definición de expectativas hasta la evaluación y puntuación.

En promedio, una RFP del sector público tiene ciento dieciséis páginas de longitud, mientras que una propuesta resultante tiene ciento cuarenta y cuatro páginas de longitud. Las respuestas a las RFPs requieren mucho tiempo y esfuerzo por parte de las empresas, por lo que crear RFPs bien escritas y concisas es una señal de respeto que atraerá a proveedores de alta calidad y minimizará los tiempos de espera para que sus proyectos se puedan realizar más pronto. Utilice estas plantillas para eliminar lo superfluo de sus RFPs y destacar los aspectos más importantes de su proyecto y los objetivos que deben cumplirse, para que los proveedores conozcan sus expectativas y puedan planificar en consecuencia.

Destacados de la herramienta

Entregables y expectativas

Es importante definir los objetivos y necesidades de su proyecto desde el principio. ¿Cuáles son los entregables clave y qué espera su organización? Proporcione una breve descripción general del proyecto, incluyendo estrategias, miembros importantes del equipo, el costo y el presupuesto. Asegúrese de referirse a este gráfico mientras trabaja en el resto de la RFP para garantizar que contiene toda la información clave de su proyecto.(Diapositiva 6)

Requisito de calificación

Igualmente importantes son las calificaciones que deben tener los oferentes. Presente esta lista a los oferentes para que sepan qué documentación u otra prueba de experiencia deben proporcionar a su organización. Esta prueba puede venir en forma de un certificado físico o digital, que puede especificarse en la lista. Esta es una excelente manera de evaluar las competencias esenciales y filtrar a los oferentes que pueden no tener las calificaciones necesarias para completar el proyecto. (Diapositiva 12)

Evaluación y puntuación

Proporcione un desglose de puntuación para que los oferentes sepan exactamente lo que desea. Este sistema de puntuación ayuda tanto a los oferentes como a los evaluadores a estar en un campo de juego nivelado y conduce a un proceso de evaluación optimizado. Cuando los oferentes saben de antemano que se les puntuará en función de si sus propuestas están formateadas correctamente, les incentiva a hacer propuestas en el formato que solicita, lo que acelera la evaluación. Las puntuaciones pueden separarse según la ronda en la que se realicen. Muchas propuestas pasan hasta por cuatro rondas de puntuación. (Diapositiva 14)

Costo de la propuesta

Aquí es donde los oferentes pueden proporcionar sus desgloses de costos. Esta plantilla puede suministrarse como un ejemplo dentro de la RFP.Aquí es donde ocurre la licitación literal y los posibles proveedores presentan sus finanzas a lo largo de la vida del proyecto. Cada fila es un entregable separado, y el gráfico permite comparar rápidamente los costos de las propuestas entre los licitadores. (Diapositiva 18)

Cronograma de presentación

Los licitadores deben conocer las fechas límite clave del proceso de RFP, como las fechas de entrega y cuándo finalizará el proceso de revisión. Asegúrese de que los plazos dejen suficiente tiempo para que los proveedores planifiquen una respuesta, y cuanto más detallado sea su RFP, más tiempo debería darles. (Diapositiva 20)

Conclusión

Las RFP deben establecer una visión clara para una posible asociación, desde la implementación hasta el soporte continuo. Y recuerde: puede descargar y personalizar esta presentación de RFP para todas sus necesidades de propuesta para ahorrar tiempo y horas de trabajo. Ahora, vaya a revisar nuestra presentación del Plan de Proyecto para las herramientas para construir un plan de proyecto, con diapositivas adicionales e ideas sobre cómo incorporar costos y cronogramas en su RFP.