Team Scheduling

Синопсис

Как поддерживать работу команды организованной и совместной в разных местах и часовых поясах? Поскольку гибкая работа становится новым стандартом, крайне важно иметь надежную структуру для расписания команды и назначения задач. Наша Team Scheduling презентация предлагает шаблоны, чтобы все были на одной волне и избегать излишних обратно-прямых коммуникаций. Используйте эти слайды для создания более продуктивной рабочей среды, даже в отсутствие личного общения.

Совместимость по времени

Часовые пояса команды

Даже до недавнего роста номадской работы, было обычным делом для компаний с несколькими офисами уделять дополнительное внимание координации команды, особенно когда задействованы разные часовые пояса. Ясная визуализация, которая показывает, какие члены команды доступны в каких офисах, может избавить от проблемы умственных вычислений. (Слайд 6)

Этот слайд показывает рабочие часы в разных часовых поясах команды. Вот как это можно интерпретировать: Допустим, офис Брюса находится в штате Иллинойс, который соблюдает Центральное летнее время, и рабочий день начинается в 9 утра. Он, возможно, захочет отложить звонок своей коллеге Алисе в Калифорнии с самого утра, потому что для нее все еще 7 утра и она не работает. С другой стороны, Линн была бы рада звонку, поскольку ее день в Нью-Йорке уже подходит к 10 утра.Чтобы изменить перспективу этого слайда, например, на Линн's, просто переместите вертикальную полосу к началу рабочего дня офиса в Нью-Йорке. Затем отредактируйте время для других офисных местоположений.

Распределение по часовым поясам

Говоря о часовых поясах, этот слайд помогает визуализировать членов команды, которые находятся в одном и том же часовом поясе. С одного взгляда становится ясно, что у Давида ближе рабочие часы к Эми, а не к Марине. В сущности, гештальт-правило близости позволяет членам команды быстро вычислить, с кем они могут реально общаться вовремя. Эта диаграмма также может быть отредактирована для отображения целых команд или отделов, а не отдельных сотрудников. (Слайд 24) Для более простой визуализации, если вашей организации нужно учитывать только два или три часовых пояса, используйте этот слайд, чтобы выделить рабочие часы каждой команды на временной шкале. (Слайд 25)

Совместимость времени встреч

Мы все сталкивались с бесконечными электронными письмами и сообщениями только для того, чтобы договориться о времени встречи, которое подходит всем, везде и сразу. Диаграмма, которая четко показывает совместимость межофисных встреч, может значительно облегчить этот процесс и сэкономить время на этих мелких обменах. Допустим, что диаграмма читается с точки зрения филиала офиса 2.Хотя собрание, запланированное на 17:00 по их времени, попадает в удобное время, сотрудники главного офиса могут быть менее восторженны решением, так как это будет почти 19:00 по их времени. (Слайды 11-13)

Рабочие часы

Сменный график

Для операций, требующих мгновенного реагирования, или задач, связанных с обслуживанием клиентов круглосуточно, сменный график является неотъемлемым элементом для всех членов команды. Сменные графики часто отличаются в зависимости от характера и требований бизнеса, но их цели одинаковы: определить, кто отвечает за какую смену в течение какого периода, и гарантировать, что все запланированные смены соответствуют требованиям по часам.

Этот пример иллюстрирует сменный график, который меняется каждые шесть дней в течение месяца. В этом случае, команда 1 отвечает за первую смену в течение первого периода, который длится с 1 по 6 день. С 7 по 10 день она отдыхает, а затем следует третья смена в дни 11 и 12. Каждая точка может быть заполнена или не заполнена в зависимости от изменения потребностей в планировании. (Слайд 22)

Внедрение гибкой работы

Поскольку возможность гибкой работы может быть привлекательным бонусом для сотрудников, это выгодно для компаний быть прозрачными в отношении своей политики гибкой работы и того, как она может меняться со временем.Этот слайд разделен на три строки, которые показывают процент сотрудников, работающих полностью удаленно, частично удаленно и частично на месте, а также полностью на месте. (Слайд 30)

Столбцы иллюстрируют изменения этих чисел со временем. И, наконец, что на самом деле предпочитают сотрудники. В данном случае, возможность преобладания гибкого рабочего графика кажется обещающей, поскольку она соответствует предпочтениям большинства. Эти круговые диаграммы можно редактировать на основе реальных данных, сгенерированных вашей организацией.

Гибкий рабочий график

После определения гибкого рабочего графика не забудьте сообщить об этом решении всей команде. Роли можно редактировать по отделам, функциям или индивидуальным именам. И каждую точку можно изменить, чтобы показать удаленный день, день в офисе или день, который может быть любым.(Слайд 26)