Team Scheduling

خلاصه

چگونه می توان تیم ها را در مکان های مختلف و مناطق زمانی مختلف برنامه ریزی و همکاری کرد؟ با توجه به اینکه کار ترکیبی به یک استاندارد جدید تبدیل شده است، بسیار حیاتی است که یک ساختار قوی برای برنامه های تیمی و تخصیص وظایف وجود داشته باشد. ارائه ما Team Scheduling الگوهایی را برای هماهنگ کردن همه افراد در یک صفحه و جلوگیری از ارتباطات اضافی فراهم می کند. از این اسلایدها برای ایجاد یک محیط کاری بیشتری استفاده کنید، حتی در غیاب ملاقات های حضوری.

سازگاری زمانی

مناطق زمانی تیم

حتی قبل از افزایش اخیر کار نوادگی، برای شرکت هایی که دارای چندین مکان دفتر کار هستند، معمول بود که در مورد هماهنگی تیم کمی بیشتر فکر کنند، به خصوص وقتی مناطق زمانی مختلف درگیر هستند. یک تصویر واضح که نشان می دهد کدام اعضای تیم در چه مکان های دفتر کار در دسترس هستند، می تواند مشکل حساب کردن ذهنی را برطرف کند. (اسلاید 6)

این اسلاید ساعات کاری در مناطق زمانی مختلف تیم را نشان می دهد. در اینجا چگونگی تفسیر آن آمده است: بگذارید بگوییم دفتر بروس در ایلینوی قرار دارد که زمان روشنایی مرکزی را رعایت می کند و ساعت کاری از ساعت 9 صبح شروع می شود. او ممکن است بخواهد تماس با همکارش آلیس در کالیفرنیا را در ابتدای صبح به تعویق بیندازد، زیرا هنوز ساعت 7 صبح برای او است و او در غیاب است. از طرف دیگر، لین می تواند تماس را بپذیرد زیرا روزش در نیویورک او را در ساعت 10 صبح قرار می دهد.برای تغییر دیدگاه این اسلاید به عنوان مثال، دیدگاه لین، کافی است نوار عمودی را به زمانی که دفتر نیویورک روز را شروع می کند، حرکت دهید. سپس زمان های دیگر مکان های دفتر را ویرایش کنید.

توزیع منطقه زمانی

در مورد مناطق زمانی صحبت کنیم، این اسلاید به تصویر کشیدن اعضای تیمی که در یک منطقه زمانی قرار دارند کمک می کند. فقط با یک نگاه، واضح است که دیوید ساعات کاری نزدیک تری به ایمی دارد، در مقایسه با مارینا. در واقع، قاعده گشتالت نزدیکی به اعضای تیم اجازه می دهد به سرعت محاسبه کنند که با چه کسی می توانند به طور واقعی در زمان ارتباط برقرار کنند. این نمودار همچنین می تواند ویرایش شود تا تیم ها یا دپارتمان های کامل را به جای کارمندان فردی نشان دهد. (اسلاید 24) برای تصویرسازی ساده تر اگر سازمان شما فقط نیاز به در نظر گرفتن دو یا سه منطقه زمانی دارد، از این اسلاید برای برجسته کردن ساعات دفتر هر تیم در خط زمان استفاده کنید. (اسلاید 25)

سازگاری زمان های جلسه

همه ما تجربه ایمیل ها و پیام های بی انتها را برای تعیین زمان جلسه ای که برای همه، در همه جا، همزمان کار می کند، داشته ایم. نموداری که به صراحت فهرست سازگاری جلسات دفتری را نشان می دهد، می تواند به طور قابل توجهی این فرآیند را آسان کند و زمان را در این تبادلات جزئی صرفه جویی کند. بیایید فرض کنیم که این نمودار از دیدگاه شعبه دفتر 2 خوانده می شود.در حالی که یک جلسه برنامه ریزی شده برای ساعت 5 عصر به وقت آنها در یک مکان خوشبختانه قرار دارد، کارمندان شعبه اصلی ممکن است از این تصمیم کمتر خوشحال باشند، زیرا تقریباً ساعت 7 عصر به وقت آنها خواهد بود. (اسلایدهای 11 تا 13)

ساعات کاری

الگوی شیفت

برای عملیاتی که به پاسخ های زمان واقعی یا وظایف مواجه با مشتری در سراسر ساعت نیاز دارند، برنامه شیفت ضروری است به عنوان منبع حقیقت برای تمام اعضای تیم. الگوهای شیفت اغلب بر اساس طبیعت و نیازهای کسب و کار متفاوت هستند، اما اهداف آنها یکسان است: تعیین کننده مسئولیت کیست برای کدام شیفت در طول دوره شیفت، و اطمینان حاصل کردن از اینکه تمام شیفت های برنامه ریزی شده، نیازهای ساعتی را برآورده می کنند.

این مثال الگوی شیفتی را نشان می دهد که هر شش روز در طول مدت یک ماه تغییر می کند. در این مورد، تیم 1 با شیفت اول برای دوره شیفت اول که از روز 1 تا روز 6 کشیده می شود، مامور شده است. از روز 7 تا روز 10، یک وقفه دریافت می کند، که سپس توسط شیفت سوم در روزهای 11 و 12 پیگیری می شود. هر نقطه می تواند پر یا خالی شود به میزان تغییر نیازهای برنامه ریزی. (اسلاید 22)

اجرای کار ترکیبی

از آنجا که امکان کار ترکیبی می تواند یک مزیت جذاب برای کارمندان باشد، شفاف بودن شرکت ها در مورد سیاست کار ترکیبی خود و چگونگی تحول آن در طول زمان، می تواند برای هر دو طرف مفید باشد.این اسلاید به سه ردیف تقسیم شده است که درصد نیروی کاری که کاملاً از راه دور، بخشی از راه دور و بخشی در محل کار، و کاملاً در محل کار هستند را نشان می‌دهد. (اسلاید 30)

ستون‌ها تغییرات در این اعداد در طول زمان را نشان می‌دهند. و در نهایت، آنچه کارگران واقعاً ترجیح می‌دهند. در این مورد، احتمال یک نیروی کار هیبریدی غالب به نظر می‌رسد چون با ترجیحات اکثریت مطابقت دارد. این نمودارهای دایره‌ای می‌توانند بر اساس داده‌های واقعی تولید شده توسط سازمان شما ویرایش شوند.

برنامه کاری هیبریدی

پس از اینکه یک برنامه کاری هیبریدی تعیین شده است، فراموش نکنید تصمیم را به تمام تیم اطلاع دهید. نقش‌ها می‌توانند به بخش‌ها، یا عملکردها، یا نام‌های فردی تغییر کنند. و هر نقطه می‌تواند تغییر کند تا یک روز از راه دور، یک روز در دفتر، یا یک روز که می‌تواند هر دو طرفه باشد را نشان دهد.(اسلاید 26)