Download and customize this and hundreds of business spreadsheet templates for free
OR
با استفاده از قالب برنامه ریز رویداد ما، یک رویداد موفق را برگزار کنید. بودجه ای تعیین کنید، فهرست مهمانان را با تخصیص میز و گزینه های فروش بلیت تهیه کنید، برنامه رویداد را ساختاردهی کنید و نتیجه رویداد را از طریق داشبورد ارزیابی کنید. چه شما بخواهید یک عروسی برنامه ریزی کنید، کارگاهی را اجرا کنید یا یک مهمانی راه اندازی برگزار کنید، ابزارها قابل سفارشی سازی هستند تا به جزئیات رویداد مناسب شوند. این قالب برای هر دو Microsoft Excel و Google Sheets موجود است.
Voila! You can now download this spreadsheet
Download
اصطلاح "Bridezilla" به اندازه کافی در فرهنگ مردم جا افتاده است تا جایی در فرهنگ لغت شهری داشته باشد. حتی یک برنامه تلویزیونی کامل به آن اختصاص یافته است. عابران ممکن است بپرسند چرا این عروس های آینده این مراسم شاد را به این حد پیچیده و شدید می کنند؟ خوب، چون برنامه ریزی رویداد پیچیده و شدید است و کابوس های لجستیکی فراوان هستند. اما تا زمانی که راهنمایی منظمی وجود دارد که بتوانید آن را دنبال کنید، برنامه ریزی رویداد بعد از همه چیز بدی نیست. برخی افراد در نهایت برای حل سردردها، هزینه های بزرگی را برای برنامه ریزان رویداد حرفه ای پرداخت می کنند، اما ما چیزی حتی ساده تر در اینجا داریم: یک قالب برنامه ریز رویداد spreadsheet.
همراه باشید تا کلیه مراحل برگزاری یک رویداد موفق را بیاموزید: از مرحله برنامه ریزی و بودجه بندی اولیه، تا روز برگزاری رویداد. با استفاده از برنامه ریز رویداد spreadsheet، ما آن را سفارشی می کنیم تا نشان دهیم چگونه فرآیند با دو سناریو کار می کند: یک عروسی و یک کنفرانس. امیدواریم که این کار زندگی شخصی و حرفه ای شما را پوشش دهد.
برای نشان دادن چگونگی استفاده از این برنامه ریز رویداد، ما بخش های مختلف آن را پوشش خواهیم داد:
برای آموختن بیشتر در مورد ویژگی ها و عملکرد برنامه ریز رویداد ما، ادامه مطلب را بخوانید. ما راهنمای کامل قالب را با نکات اضافی در مورد چگونگی برنامه ریزی و سازماندهی رویداد با ابزارهای موجود به اشتراک می گذاریم.
قالب یک زبانه را برای سازماندهی خدمات ضروری برای رویداد فراهم می کند. در جدول 'خدمات'، تمام گزینه های موجود را لیست کنید و مناسب ترین یکی را برای نیازهای خود تعیین کنید.علاوه بر این، این جدول امکان طبقه بندی خدمات بر اساس دسته بندی، مراحل مذاکره، اولویت ها و سایر معیارها را فراهم می کند.
به عنوان مثال، سازماندهی یک عروسی که نیاز به مکان خوبی دارد. برای ثبت این، "مکان" را در فیلد 'خدمت' وارد کنید همراه با شرکت مورد علاقه و جزئیات تماس آن. سپس، دسته بندی، مرحله مذاکره فعلی، اولویت خدمات، و هزینه کل را انتخاب کنید. فیلدهای بعدی تسهیل مقایسه خدمات مختلف را فراهم می کند. اگر در مورد استخدام یک خدمت خاص مردد هستید، وضعیت 'قرارداد' را به 'باز' تغییر دهید. حالا، اگر تصمیم گرفته اید که با خدمت ادامه دهید، وضعیت 'قرارداد' را به 'بسته' تغییر دهید. پس از پرداخت، از فیلد 'وضعیت پرداخت' برای علامت زدن آن به عنوان پرداخت شده استفاده کنید.
لیست تمام خدماتی را که برای رویداد خود در نظر گرفته اید یا با آنها تماس گرفته اید. مقایسه همچنین با یک جزء حیاتی - بودجه - در داشبورد ادغام می شود.
همچنین حیاتی است که هزینه های تخمینی را از هزینه های واقعی تمایز دهیم. به این ترتیب، یک نقشه مالی شفاف ایجاد می کند تا اطمینان حاصل شود که رویداد در حدود بودجه تعیین شده خود باقی می ماند. این الگو به شما امکان می دهد برای هر دسته خدمات اساسی برای رویداد، یک بودجه تعیین کنید. در تب 'فیلدها'، دسته بندی هایی را که رویداد نیاز دارد، مانند "غذا و نوشیدنی"، "سرگرمی"، یا "اجاره ها" را برقرار کنید. سپس، بودجه هر دسته را مشخص کنید.
وقتی شما یک سرویس را در برگه 'Services' اضافه می کنید، قالب به طور خودکار هزینه را با بودجه از پیش تعیین شده مقایسه می کند. این مقایسه، که بودجه کلی را در مقابل هزینه واقعی رویداد نشان می دهد، در داشبورد ظاهر می شود - که ما در ادامه به طور جزئی به آن خواهیم پرداخت.
همانطور که اشاره شد، قالب امکان اولویت بندی سرویس را فراهم می کند، که توزیع و مقایسه بودجه را تسهیل می کند. اولویت سرویس را در برگه 'Services' انتخاب کنید، و قالب با استفاده از 'conditional formatting' یک رنگ اختصاص می دهد. شما می توانید این رنگ ها را برای سفارشی سازی تغییر دهید.
در فرمت اکسل:
در نسخه Google Sheets:
امکان اعمال این فرآیند بر روی سایر فیلدهایی که از conditional formatting استفاده می کنند وجود دارد.
ما قبلاً چگونگی دسته بندی هزینه های رویداد را پوشش دادیم. اما، بیشتر هم وجود دارد. برای مثال، در یک سناریوی عروسی، بسیار حیاتی است که وضعیت RSVP هر مهمان و تخصیص میز را بدانیم. برای یک کنفرانس، فروش بلیت ممکن است ضروری شود. این الگو هر دو موقعیت را در زیر برگه 'لیست مهمانان' می پوشاند.
برای عروسی ها، با وارد کردن نام و جزئیات تماس یک مهمان را اضافه کنید. از این نقطه، جزئیات بر اساس نوع رویداد متفاوت است. مهمانان را بر اساس 'نوع مهمان'، 'گروه سنی' و 'مشارکت در رویداد' مرتب و دسته بندی کنید - این زمینه ها در صورت نیاز قابل سفارشی سازی هستند. اگر رویداد نیاز به دسته بندی های متفاوت داشته باشد، امکان تنظیم آنها در برگه 'زمینه ها' وجود دارد.
بازگشت به الگو، شما می توانید وضعیت RSVP مهمان را به روز کنید (یعنی، نه، شاید، بله، یا بدون پاسخ) تا حضور و غیاب را مدیریت و نظارت کنید. ویژگی 'تخصیص یک میز' به تخصیص صندلی برای عروسی ها یا رویدادهای مشابه کمک می کند. میزی را که مهمانان باید در آن نشسته باشند انتخاب کنید و آنها را بر اساس دسته بندی های مختلف، هر کدام با یک رنگ منحصر به فرد، سازماندهی کنید. شما می توانید میزهایی برای خانواده، دوستان، همکاران کار، یا هر گروه دیگری که رویداد نیاز دارد ایجاد کنید. این ویژگی برای نمای 'نمودار میز'، که بعداً در مورد آن بحث خواهیم کرد، ضروری خواهد بود.
حالا، در یک سناریوی کنفرانس، شما می توانید همان مهمان را که قبلاً اضافه کردید، اضافه کنید.برای دسته بندی آنها، از همان دسته بندی ها استفاده کنید یا آنها را تنظیم کنید تا بهتر رویداد را بازتاب دهند، مانند مشخص کردن حوزه حرفه ای یک مهمان. اگر فروش بلیت بخشی از کنفرانس است، نوع بلیتی را که هر مهمان خریده است را انتخاب کنید. انواع بلیت می توانند در زبانه 'Fields' سفارشی شوند و هر کدام می توانند با قیمت از پیش تعیین شده تنظیم شوند. هنگامی که یک بلیت اختصاص داده شد، آن را به عنوان 'paid' علامت گذاری کنید و الگو به طور خودکار آن را در درآمد رویداد در نظر می گیرد.
جنبه جالب این ویژگی، قابلیت تطبیق آن برای عروسی ها است. در حالی که فروش بلیت برای عروسی ها معمول نیست، اهدا و هدایا شایع هستند. از عملکرد فروش بلیت برای مدیریت و پیگیری این مشارکت ها استفاده کنید. هنگام تنظیم دسته بندی های بلیت، گزینه هایی برای کمک های مالی یا هدایا را شامل شوید تا مجموع مشارکت ها را هنگام تخصیص به مهمانان پیگیری کنید.
برنامه ریز رویداد ما یک زبانه خاص برای رویدادها با تخصیص جدول دارد. زبانه 'Table chart' یک طرح کامل از میزها و مهمانان مربوطه را ارائه می دهد. هر رنگ نمایانگر دسته بندی های میز مختلف است. طرح همچنین مهمانان را بر اساس وضعیت RSVP آنها برجسته می کند: قرمز، مهمانان تایید نشده را نشان می دهد، در حالی که سیاه، مهمانان تایید شده را نشان می دهد.
الگو این طرح را بر اساس اطلاعات از زبانه های قبلی، مانند زمانی که ما یک مهمان را در زبانه 'Guest list' اضافه کردیم و یک میز را به آنها اختصاص دادیم، به طور خودکار می سازد. مقادیر در فیلد 'Assign a table' می توانند در زبانه 'Fields' تنظیم شوند.شما می توانید دسته بندی های مختلف جدول را ایجاد کنید، هر کدام با کد رنگ خود، و آنها را به جداول خاص اختصاص دهید. همچنین امکان ویرایش نام های جدول در صورت نیاز به سفارشی سازی بیشتر وجود دارد.
پس از سازماندهی تنظیمات جدول، ویژگی در زبانه 'لیست مهمان' قابل استفاده خواهد بود. همانطور که جداول اختصاص داده می شوند، نمایش در زبانه 'نمودار جدول' به صورت خودکار با همان هماهنگی رنگ از زبانه های قبلی ایجاد می شود.
این ویژگی برای سناریوی عروسی بسیار مفید است تا چیدمان صندلی ها و کسانی که حضور خود را تأیید کرده اند را تصویرسازی کند. با این حال، می توان از آن برای اهداف دیگر نیز استفاده کرد. به عنوان مثال، در تنظیمات کنفرانس، می توان از این ویژگی برای اختصاص دادن مهمانان به اتاق های خاص، سالن ها و فضاهای دیگر استفاده کرد. نام های جدول و دسته بندی ها را به نیاز خود تنظیم کنید و نمودار جدول می تواند به همان صورت استفاده شود. خلاق باشید و امکانات بی نهایت است.
چیدمان نیز بهینه سازی شده است تا به صورت PDF صادر شود تا در اشتراک گذاری آن کمک کند.
در اکسل:
در گوگل شیتز:
با دنبال کردن این مراحل، جدول نمودار PDF آماده ارسال و به اشتراک گذاشتن خواهد بود.
روز رویداد زمانی است که همه چیز باید طبق برنامه پیش برود. این قالب یک برگه اختصاصی برای سازماندهی و برنامه ریزی دستور کار روز رویداد دارد. شما می توانید وظایف را لیست کنید، آنها را به افراد مختلف واگذار کنید، زمان شروع و پایان را تنظیم کنید و آنها را اولویت بندی کنید.
برنامه ریز رویداد ما همچنین یک تفکیک ساعتی از دستور کار ارائه می دهد اگر لیستی با جزئیات بیشتر لازم باشد. وظایف را به افراد اختصاص دهید و فعالیت های روز، مکان ها و مسئولیت ها را برنامه ریزی کنید. این قالب فضایی برای تا شش دستور کار مختلف در نظر گرفته است تا شما بتوانید پیگیری و کنترل چگونگی اجرای همه چیز را انجام دهید.
این ابزارها می توانند در سناریوهای مختلف رویداد مفید باشند. برای کنفرانس ها، این ویژگی اطمینان می دهد که سخنرانان، جلسات و وقفه ها بدون مشکل انجام می شوند. اتاق ها را برای جلسات خاص اختصاص دهید، زمانی را برای شبکه سازی در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید که همه جنبه های لجستیکی، از ثبت نام تا نظرات پایانی، به ترتیب هستند. حالا، برای عروسی ها، ریتم روز به همان اندازه حیاتی است. از زمان شروع مراسم، جلسات عکاسی، وقفه های غذا تا رقص نهایی، هر لحظه مهم است. با واگذاری وظایف و تنظیم زمانبندی های واضح، شما اطمینان حاصل می کنید که همه چیز طبق برنامه انجام می شود.
علاوه بر این، همانطور که طرح جدول را می توان به PDF تبدیل کرد، امکان تبدیل دستور کار روز رویداد به فرمت PDF وجود دارد. همان مراحل قبلی را دنبال کنید و PDF برای چاپ، ارسال یا به اشتراک گذاری در دسترس خواهد بود.
ما به هر جنبه ای از برنامه ریزی یک رویداد پرداختیم، از تخصیص بودجه تا تفکیک ساعتی. این الگو این داده ها را در یک داشبورد جمع آوری می کند که نتایج رویداد را نمایش می دهد و در تصمیمات برای اطمینان از رعایت بودجه کمک می کند. داشبورد شامل فیلترهایی برای هزینه های رویداد هدفمند، فروش یا تجزیه و تحلیل سود نیز می باشد.
بخش اول داشبورد "خدمات و هزینه ها" است. این بخش شامل تمام اطلاعات مربوط به خدمات مفصل در برگه 'خدمات' و بودجه اولیه است. نمودارها به شما امکان پیگیری هزینه ها در سراسر خدمات مختلف را می دهد و مقایسه با بودجه تعیین شده را تسهیل می کند، با توجه به اولویت ها و دسته بندی های مختلف. برای مثال، در یک سناریوی عروسی، شما ممکن است هزینه های مکان یا پذیرایی را اولویت دهید، در حالی که در یک کنفرانس، هزینه های سخنران یا هزینه های فناوری ممکن است اولویت داشته باشند.
همچنین امکان مقایسه جزئیات خدمات در یک دسته را فراهم می کند. دسته مورد نظر را انتخاب کنید و خدمات مربوطه از برگه 'خدمات' به صورت خودکار فهرست خواهد شد.نمای جدول و نمودار یک دیدگاه واضح هزینه-سود را برای حمایت از تصمیمات آگاهانه ارائه می دهد تا شما بودجه را از دست ندهید.
بخش بعدی به 'فروش بلیت' می پردازد. برای رویدادهایی که دارای جریان درآمد هستند، مانند کارگاه ها، این بخش مجموع درآمدها از فروش بلیت را با استفاده از داده های برگه 'لیست مهمانان' خلاصه می کند. در یک متن مربوط به عروسی، همانطور که اشاره شد، در حالی که فروش بلیت سنتی ممکن است کاربردی نداشته باشد، این بخش می تواند برای ردیابی هدایا یا کمک های مالی تطبیق یابد و نتایج را همانطور نمایش دهد. همچنین توزیع وضعیت های RSVP را ارائه می دهد و تعداد شرکت کنندگان را محاسبه می کند.
علاوه بر این، شما می توانید یک زمینه مورد نظر را برای نظارت در نمودارها از برگه 'لیست مهمانان' انتخاب کنید. این زمینه ها همان هایی هستند که می توانند بر اساس نیازهای رویداد سفارشی شوند. سپس داشبورد، درآمد کلی برای هر زمینه را نمایش می دهد و اگر پرداخت انجام شده باشد، این را نشان می دهد.
در نهایت، بخش نهایی داشبورد سود رویداد را تعیین می کند. بر اساس داده های هزینه و درآمد، این بخش نمودارهایی را ارائه می دهد که درآمد رویداد را نشان می دهد، حتی آن را بر اساس هر مهمان شکسته می شود. این مسیر کامل رویداد را بازتاب می دهد. از مراحل اولیه برنامه ریزی تا محاسبات نهایی سود، تصویر واضحی از جایی که شما برتر بوده اید و جایی که فضای رشد وجود دارد را ارائه می دهد.این همچنین یک ابزار آموزشی است، تا مطمئن شوید که هر رویدادی که برنامه ریزی می کنید بهتر از آخرین باشد.
همانطور که می بینید، یک رویداد موفق فقط درباره لحظات بزرگ نیست، بلکه درباره جزئیات دقیقی است که منجر به آن می شود. بدون شک، جزئیات زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفت: بودجه بندی، مدیریت مهمان، دستور کار رویداد، تعیین مکان نشست، فقط برای نام بردن چند مورد. اما امیدواریم که حالا بتوانید رویداد بعدی خود را با این الگو که می توانید در اکسل یا گوگل شیت ها دانلود کنید، بی نقص تر سازماندهی کنید.
در نظرات اگر نکات و ترفندهایی در برنامه ریزی رویداد دارید، به ما اطلاع دهید، تا همه ما بتوانیم چیزی یا دو چیزی از تجربه شما یاد بگیریم.
Voila! You can now download this spreadsheet
Download
با مشکلات بهره وری مواجه هستید؟ از مجموعه اسپرد شیت لیست کارهای قابل انجام ما استفاده کنید برای مجموعه ای از لیست های کار و داشبوردها برای مدیریت پروژه ها در سطوح هفتگی، ماهانه یا زیر وظایف. کارهای شخصی قابل انجام را بر اساس نوع، وضعیت و تاریخ سررسید مدیریت کنید. پیشرفت را در وظایف فردی با یک لیست کار با وضعیت ردیابی کنید. از آنجا که مهمترین عنصر هر لیست کار اولویت بندی وظایف است، لیست اولویت ها کارهای قابل انجام را بر اساس اهمیت آنها تقسیم می کند. برای ردیابی دستاوردهای روزانه کار، از گزارش روزانه استفاده کنید که پیشرفت را به سوی اهداف فرکانس روزانه، هفتگی یا ماهانه انباشت می کند.
نیاز به ایجاد عادت های جدید دارید؟ برای اینکه یک عادت در شخصیت شما جا بیفتد، بین دو تا هشت ماه زمان نیاز است. عادت های خود را با مقادیر پاداش سفارشی برای هر عادت انجام شده، بازی کنید و پیشرفت را از ماه به ماه یا سال به سال برای هر سالی بین 2023 و 2033 ردیابی کنید. از 400 عادت روزانه، هفتگی و ماهانه در سراسر انواع مختلف عادت ها پشتیبانی می کند.
Need to complete projects on time, every time? Use our Project Plan spreadsheet to triage tasks, define risks, and manage timelines with kanban or agile visualizations. Define the scope of a project with a project charter and list important team members with a stakeholder register.
به دنبال یک گردش کار ساده اما موثر برای مدیریت پروژه ها هستید؟ از جدول کانبان ما برای ردیابی و سازماندهی بصری وظایف مهم پروژه استفاده کنید. به راحتی وظایف رنگی را بر اساس اولویت آنها هنگامی که از طریق مراحل گردش کار سفارشی با نمایش کانبان پیش می روند، مشاهده کنید. محدودیت های کار در حال انجام را تنظیم کنید و موانعی که باعث می شوند هیچ مرحله ای فراگیر نشود، نشان داده می شوند. با نمایش تقویم 12 ماهه رنگی، بر روی مهلت های آینده نگه داری کنید. و یک داشبورد پیشرفت کلی و وظایف تاخیری را ردیابی می کند، همچنین تعداد وظایف بر اساس اولویت، بر اساس وضعیت، و اختصاص داده شده به هر ذینفع.