मुद्दा ट्रैकर

सारांश

क्या आपको प्रतिस्पर्धी मुद्दों को प्रबंधित और सुलझाने का एक तरीका चाहिए? हमारे मुद्दा ट्रैकर स्प्रेडशीट टेम्पलेट का उपयोग करके योजना बनाएं, आवंटित करें, प्रबंधित करें, रिपोर्ट करें, और कई मुद्दों की प्रगति का ट्रैक करें। एक मुद्दे की सूची सभी खुले कार्यों को संकलित करती है, जिसे फिर कानबान, डैशबोर्ड, और गैंट चार्ट दृश्यों के माध्यम से दर्शाया जाता है। मुद्दे के प्रकार रंग-कोडित होते हैं और पूरी तरह से अनुकूलनीय होते हैं ताकि सबसे महत्वपूर्ण आवर्ती मुद्दे क्षेत्रों का ट्रैक किया जा सके। संभावित मुद्दे नए विशेषताओं का विकास, बग्स को हल करना, आवर्ती कार्य या उपयोगकर्ता अनुभव के पुनर्वितरण हो सकते हैं।

Excel में "issue tracker" टेम्पलेट कैसे बनाएं

तो आप Excel में अपना खुद का issue tracker कैसे बना सकते हैं? Jira की तरह काम करने वाले एक issue tracker के लिए, आपको नई विशेषताओं, बग्स, आवर्ती साप्ताहिक कार्यों या उपयोगकर्ता अनुभव के पुनर्वितरण जैसे प्रतिस्पर्धी मुद्दों की योजना बनाने, आवंटन, प्रबंधन, रिपोर्टिंग, और प्रगति ट्रैक करने की आवश्यकता होती है। Issue trackers किसी भी उद्योग के लिए महत्वपूर्ण होते हैं, जैसा कि हाल ही में Gartner के सर्वेक्षण में पाया गया कि बोर्ड्स का अठासी प्रतिशत मानते हैं कि साइबर सुरक्षा एक व्यावसायिक जोखिम है बजाय केवल तकनीकी IT समस्या के। (स्रोत)

लेकिन आपको अपने कार्यप्रवाहों को प्रबंधित करने के लिए फैंसी issue tracker सॉफ्टवेयर की आवश्यकता नहीं होती है।नीचे, हम आपको दिखाने जा रहे हैं कि आप कैसे Excel या Google Sheets में अपना स्वयं का issue tracker टेम्पलेट बना सकते हैं और किन घटकों को शामिल करना है ताकि आप इसे Jira जैसे मौजूदा issue tracker प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर उपकरण के साथ उपयोग कर सकें, या इसे बदल सकें। समय बचाने के लिए, आप हमारे मुद्दा ट्रैकर टेम्पलेट को भी डाउनलोड करके अनुकूलित कर सकते हैं।

अपनी टीम को समन्वित करें

यह एक Issue Tracker स्प्रेडशीट टेम्पलेट है जिसे हमने बनाया है और इसका उद्देश्य आपके द्वारा उपयोग की जाने वाले किसी भी issue tracker सॉफ़्टवेयर सिस्टम को पूरा करना है। हमने अपना बनाने के लिए एक issue सूची बनाई जिसमें खुले टिकटों का पता लगाया गया, फिर उस सूची को एक रिपोर्टर खंड में विभाजित किया जो टिकट खोलता है और एक resolver खंड के लिए जिसे टिकट सौंपा जाता है। रिपोर्टर या तो आंतरिक टीम के सदस्य हो सकते हैं या बाहरी ग्राहक जो समस्याओं का सामना करते हैं। शीर्ष पर एक चार्ट resolver की उपलब्धता दिखाता है ताकि प्रबंधक जान सकें कि किसका अनुसूची सबसे अधिक खुली है जिसे नई समस्याओं को सौंपा जा सके। प्रत्येक टिकट का अपना खुद का ID कुंजी होती है, जिसे हम या हमारे द्वारा उपयोग की जाने वाले टिकटिंग सॉफ़्टवेयर द्वारा परिभाषित किया जा सकता है।

फिर, समस्याओं का प्रकार सूचीबद्ध होता है, चाहे वह एक बग हो, नई सुविधा, कार्य, उप-कार्य, कहानी, या महाकाव्य, जो एक issue टिकट होता है जो एक व्यापक परियोजना का प्रतिनिधित्व करता है जिसे विशिष्ट कार्यों में तोड़ा जाता है जिन्हें user stories कहा जाता है।"Epics" टीम लीड्स की मदद करते हैं उपयोगकर्ता की यात्रा को प्रबंधित करने में और संबंधित कार्यों को बकेट में रखने में, जबकि "user stories" ग्राहक की उपयोगकर्ता यात्रा में अनुरोध और आवश्यकताएं होती हैं। तो यदि आप एक PM हैं जिसे एक विशाल परियोजना को प्रबंधित करने की आवश्यकता है, तो आप इसे एक एपिक में रखते हैं, जो कहानियों, कार्यों, और उप-कार्यों में तोड़ दिया गया है।

अपने शीर्ष मुद्दों को परिभाषित करें

आपकी समस्या ट्रैकर समस्या सूची को प्रकार के आधार पर समस्याओं को क्रमबद्ध करना चाहिए। हमारे उदाहरण में, हम इन इनपुट्स को यहां Fields टैब में परिभाषित करते हैं। आपका fields टैब आपकी समस्याओं के प्राथमिकता स्तरों को भी परिभाषित करना चाहिए, कौन एक टिकट खोल सकता है, आपके कार्यप्रवाह के चरण, और टिकटों की स्थिति। हमारे संस्करण में, प्रत्येक समस्या प्रकार को रंगीन किया गया है, और प्रकार के नाम Fields टैब में संपादन योग्य हैं।

स्टेज के आधार पर मुद्दों को प्राथमिकता दें

अब जब आपने सभी मुद्दों को एक समस्या सूची पर लोड कर दिया है, तो आपको इन सभी मुद्दों को दृश्य रूप से ट्रैक करने का एक तरीका चाहिए। हमारे उदाहरण में, हम तीन दृश्यीकरण प्रदान करते हैं: एक बग बोर्ड, एक डैशबोर्ड, और एक Gantt चार्ट - जो पूरी तरह से अनुकूलनीय है।

तो, मान लीजिए कि आप Jira का उपयोग करने वाले एजाइल ढांचे का पालन करना चाहते हैं। यह बग बोर्ड एक कानबान दृश्यीकरण का उपयोग करता है जो एजाइल प्रबंधन शैली के साथ काम करता है ताकि कार्यप्रवाह स्टेज के आधार पर मुद्दों को क्रमबद्ध किया जा सके। कानबान शैली का पालन करते हुए, वे प्राथमिकता के आधार पर रंगीन किए गए हैं।एजाइल में, सबसे सरल कार्य प्रवाह प्रारूप में एक बैकलॉग स्टेज, एक प्रगति में स्टेज, एक कोड समीक्षा या गुणवत्ता आश्वासन स्टेज, और फिर एक पूर्ण स्टेज होना चाहिए। आपको ऊपर के रूप में हमने कुछ फ़िल्टर भी प्रदान करने चाहिए, खासकर अगर आप एक प्रबंधक हैं या कई टीम सदस्यों के साथ काम कर रहे हैं ताकि व्यक्तियाँ अपने सबसे महत्वपूर्ण मापदंडों के लिए फ़िल्टर कर सकें।

मुख्य मापदंडों को दृश्यमान करें

मुख्य प्रदर्शन सूचकांकों की बात करते हुए, आपको मुद्दे ट्रैकिंग को आसान बनाने के लिए किसी प्रकार का डैशबोर्ड बनाना चाहिए। हमारे टेम्पलेट में, हमने मुद्दों को उनकी स्थिति और प्राथमिकता के आधार पर ट्रैक करने के लिए पाई चार्ट बनाए, साथ ही मुद्दे की उम्र, कितने प्रत्येक मुद्दे प्रकार खुले हैं, और PMs के लिए अन्य सहायक मापदंडों को ट्रैक करने के लिए चार्ट।

ये मापदंड महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि Gartner ने भविष्यवाणी की है कि कम से कम 50% C-स्तरीय कार्यकारी अपने रोजगार अनुबंधों में साइबर सुरक्षा जोखिम से संबंधित प्रदर्शन आवश्यकताओं को 2026 तक बनाएंगे। इसलिए इन KPIs को ट्रैक करना महत्वपूर्ण नहीं सिर्फ आपके लिए बल्कि आपके बॉस, आपके बॉस के बॉस के लिए... और शायद आपके बॉस के बॉस के लिए भी! (स्रोत)

अपने टाइमलाइन को दृश्यमान करें

कानबान के विकल्प के रूप में एक गैंट चार्ट दृश्यमान हो सकता है।गैंट चार्ट समय के अग्रसर होने पर आपके कार्यप्रवाह की प्रगति को विज्वली ट्रैक करते हैं, केवल चरणों के अग्रसर होने पर नहीं, ताकि हर मुद्दे को प्रत्येक चरण में कितना समय लगता है, यह मूल्यांकन किया जा सके। हमारे मुद्दे ट्रैकर टेम्पलेट में, प्रत्येक मुद्दे का प्रकार रंगीन कोड किया गया है, और प्रकार के नाम फ़ील्ड्स टैब में संपादन योग्य हैं। जैसे-जैसे टीम के सदस्य अपने व्यक्तिगत मुद्दों पर प्रगति करते हैं, वे बार के बगल में पूर्णता के प्रतिशत को बदलकर सक्रिय चरण की प्रगति बार संपादित कर सकते हैं। यह पूरी टीम के लिए जिम्मेदारी प्रदान करता है, ताकि सक्रिय टिकटों पर प्रगति हो (और दस्तावेज़ीकृत हो) वास्तविक समय में।

यहां हमारे मुद्दे डैशबोर्ड में शामिल कुछ और चार्ट हैं, जिनमें "मुद्दों के प्रकार द्वारा," पाई चार्ट शामिल हैं, ताकि देखा जा सके कि आपके पास प्रत्येक मुद्दे का कितना काम करना है, "मुद्दे के बाद का समय," के लिए एक बार चार्ट, साथ ही "समाधान समय" के लिए एक जो ट्रैक करता है कि औसत मुद्दे को हल करने में कितना समय लगता है, और बार चार्ट जो प्राथमिकता, चरण, या जो कोई भी अन्य मापदंड हो, उसके अनुसार मुद्दे को क्रमबद्ध करते हैं।

और यही सब कुछ है जो आपको Google Sheets या Excel में अपना खुद का मुद्दे ट्रैकर टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता है। यदि आप अपने समय और काम के घंटों को बचाना पसंद करते हैं, तो बस हमारे टेम्पलेट का मुफ्त संस्करण डाउनलोड करें और इसे आजमाएं। अपनी टीम-व्यापी कार्यक्षमता को बढ़ाने के लिए और अधिक उपकरणों के लिए, हमारे करने के लिए सूची स्प्रेडशीट टेम्पलेट को अभी देखें।