Lista de Tarefas

Sinopse

Problemas de produtividade? Use nossa coleção de modelos de planilhas Lista de Tarefas para uma série de listas de tarefas e painéis para gerenciar projetos em visualizações semanais, mensais ou de subtarefas. Gerencie tarefas pessoais por tipo, status e data de vencimento. Acompanhe o progresso em tarefas individuais com uma lista de tarefas de status. Como o elemento mais importante de qualquer lista de tarefas é priorizar as tarefas, a lista de prioridades divide as tarefas por sua importância. Para acompanhar as realizações diárias de tarefas, use o registro diário que acumula progresso em direção a metas de frequência diária, semanal ou mensal.

Abaixo, compartilhamos algumas das melhores práticas de produtividade do mundo dos negócios, como essas melhores práticas podem ser adicionadas às suas ferramentas de produtividade pessoal e como você pode baixar e personalizar o modelo de planilha Lista de Tarefas que criamos para ajudar.

O objetivo aqui é ajudar a explicar como ser mais produtivo no trabalho ou trabalhando remotamente. Empresas e empreendedores têm lutado para avaliar a produtividade em um ambiente de trabalho híbrido. Mas com mais pessoas do que nunca trabalhando remotamente OU trabalhando por conta própria, pode ser difícil gerenciar horários e fazer tudo. Se você quiser ir direto para a explicação da planilha, faça isso agora.

O estado da produtividade em 2022

O estado da produtividade no local de trabalho está em todos os lugares em 2022. De acordo com um relatório recente do Bureau of Labor Statistics para o segundo trimestre, a produtividade do trabalho empresarial como um todo caiu 4,6% em relação ao último trimestre. De acordo com um relatório recente do Bureau of Labor Statistics para o segundo trimestre de 2022, a produtividade do trabalho empresarial como um todo caiu 4,6% em relação ao último trimestre. Em uma pesquisa do Federal Reserve de Nova York com executivos de agosto de 2022, 30% das empresas que expandiram o trabalho remoto relataram menor produtividade, enquanto 50% não relataram mudanças.

Outro artigo de julho descobriu que setores com trabalho remoto relataram um aumento anual de 3,3% na produção por hora. Aqueles que não permitiram o trabalho remoto viram declínios ou nenhuma mudança. E um estudo de maio de 2022 com trabalhadores descobriu que aqueles que trabalhavam pelo menos parte do tempo remotamente relataram ser 9% mais produtivos do que aqueles que trabalhavam no escritório. Então, qual é a realidade?

Pode ser que a flexibilidade ofereça aos funcionários a opção de otimizar o que funciona melhor para eles. Esta é uma das razões pelas quais o ambiente de trabalho híbrido se tornou mais popular. A Apple recentemente pediu aos funcionários que voltassem ao escritório três dias por semana como um "piloto" de sua política de escritório híbrido para promover mais colaboração presencial que considera necessária para desenvolver produtos de hardware de alta qualidade. Mas como mais trabalhadores relatam ser autônomos do que antes da pandemia, e aqueles que buscam trabalho autônomo atingiram recordes mesmo em um mercado de trabalho apertado, a questão realmente é: Então, como você gerencia sua produtividade, seja trabalhando remotamente ou trabalhando por conta própria?

Melhores práticas de produtividade dos melhores desempenhos

Aqui estão alguns conselhos de dois caras muito produtivos: Jack Dorsey do Twitter e Elon Musk, que dirigiram várias empresas por anos. Dorsey organiza sua semana em torno de rotinas, com cada dia dedicado a uma tarefa diferente. Mesmo que você tenha várias tarefas que precisam ser realizadas, isso maximiza o estado de fluxo para que as tarefas sejam categorizadas e agrupadas em subtarefas e não sejam interrompidas. Elon Musk é famoso por evitar reuniões e sugere sair se elas não forem valiosas. Isso não significa que ele não acredita em comunicação: ele diz que as pessoas trabalham melhor quando sabem qual é o objetivo e por quê.

Isso é chamado de priorização, outra chave para ser mais produtivo. Steve Jobs recomenda dizer não para as "cem outras boas ideias" em favor da melhor ideia. Warren Buffett acrescenta, "pessoas realmente bem-sucedidas dizem não para quase tudo." Buffett tem um truque chamado estrutura de "Duas Listas". Ele recomenda que você escreva seus vinte e cinco principais objetivos. Em seguida, circule suas cinco maiores prioridades e evite as outras vinte a todo custo.

Agora que você tem sua lista de "a fazer", é hora de começar seu trabalho. O co-fundador do Instagram, Kevin Systrom, diz para começar o que quer que seja que você precise fazer por pelo menos cinco minutos. Se você puder trabalhar nisso por cinco minutos, provavelmente o terminará. Além disso, a ciência mostra que exercícios regulares, dormir o suficiente, ouvir música sem letras enquanto trabalha e fazer pausas suficientes ajudarão você a ser mais eficiente no geral. Se você quiser mais dicas sobre como criar uma cultura de execução em seu local de trabalho, confira nosso resumo do livro Execution: The Discipline of Getting Things Done.

Explicação

Gerencie suas tarefas

Então, como você pode pegar todos esses conselhos e aplicá-los ao seu trabalho? Você precisa de uma lista de tarefas que funcione para você. Nossa Planilha de Lista de Tarefas oferece uma série de listas de tarefas com painéis que você pode baixar e personalizar para qualquer necessidade de negócios ou pessoal. Se você deseja gerenciar projetos em visualizações semanais, mensais ou de subtarefas ou gerenciar suas tarefas pessoais por tipo, status e data de vencimento, este modelo tem listas fáceis de usar para você. Você pode até acompanhar o progresso de cada tarefa individual com uma lista de tarefas de status. E como o elemento mais essencial de qualquer lista de tarefas é priorizar, nosso modelo de lista de tarefas fornece visualizações específicas divididas por prioridade. Além disso, se tudo que você precisa é de um rastreador de tarefas diárias, nossa lista de registro diário acumula seu progresso em direção a metas de frequência diária, semanal ou mensal.

Gerencie seu tempo

A tarefa mais crucial para qualquer lista de tarefas é ajudá-lo a gerenciar seu tempo da maneira mais eficiente possível. Esta lista de tarefas semanal permite que você orçamente uma semana inteira de tarefas em várias equipes e funções responsáveis e acompanhe as horas estimadas atribuídas para cada tarefa contra as horas reais que leva para concluir. Para uma visão completa do mês, a mesma visualização é dividida ao longo das semanas de um mês. Mais linhas podem ser adicionadas para acomodar uma semana inteira de tarefas. O painel no topo rastreia o custo estimado e as horas versus o custo real e as horas em cada tarefa.

Ele também permite que o gerente de projeto rastreie tarefas, departamentos e funções por seu status. O PM pode então rastrear quantas tarefas são concluídas, em andamento ou não iniciadas por um intervalo de datas especificado para determinar se o projeto está no cronograma. Se mais tarefas estão atrasadas do que não, este painel informará ao projeto quais tarefas e membros da equipe precisam do maior apoio para voltar ao cronograma.

Gerencie seus projetos

Agora, digamos que um gerente de projeto queira gerenciar vários projetos com esta lista de tarefas. A lista de tarefas do projeto pode rastrear uma série de subprojetos como parte do projeto geral aqui. Este painel funciona da mesma forma que as listas de tarefas semanais e mensais, com uma exceção: O gerente de projeto pode dividir cada subprojeto em uma série de métricas para avaliar como cada projeto se compara a outro. Como é útil dividir tarefas complicadas em subtarefas mais simples, esta lista de tarefas é útil tanto para gerenciar grandes equipes quanto para gerenciar tarefas de longo prazo.

Gerencie a si mesmo

Agora, e se você quiser gerenciar suas tarefas pessoais ou tarefas únicas? Uma lista de tarefas simples permite que você adicione suas tarefas, a data de vencimento e a prioridade. Quando uma tarefa é concluída, basta marcá-la como concluída. Se novas tarefas forem adicionadas que são mais importantes, basta arrastá-las para o topo da lista. O painel no topo visualiza tarefas concluídas e não concluídas por seu nível de prioridade, bem como por sua data de vencimento. À medida que as tarefas são marcadas como concluídas, o painel é atualizado de acordo, dando a você alívio de que suas tarefas estão no alvo e não estão se acumulando.

Para tarefas mais complicadas que levam tempo para serem concluídas, use a lista de tarefas de status e atualize a barra de conclusão à medida que o progresso é feito. O gráfico de porcentagem total completa soma a porcentagem total em direção à conclusão de todas as tarefas, então à medida que o progresso é feito em várias tarefas, ele é visualmente representado mesmo que as tarefas não sejam concluídas de imediato.

Por último, uma lista de tarefas diárias registra cada ocorrência de uma atividade que você deseja realizar todos os dias, todas as semanas ou todos os meses com base na coluna de frequência. À medida que mais atividades são registradas, o progresso acumulado cresce e muda de cor para que você possa ver seu progresso em direção aos seus objetivos aumentar ao longo do tempo.

Como a priorização é o fator mais crítico entre você e seus objetivos, cada lista de tarefas e painel nesta planilha leva em conta a prioridade de alguma forma. No entanto, se você realmente deseja priorizar, a lista de tarefas de prioridade divide as tarefas de uma maneira visualmente simples, para que suas tarefas de alta prioridade venham primeiro, seguidas por suas tarefas de média e baixa prioridade. Isso ajuda a realizar o método 5/25 de Warren Buffett... escreva seus cinco principais na seção de alta prioridade e delete o resto da lista de tarefas.

Quando se trata do difícil equilíbrio entre trabalho e vida pessoal de hoje, você precisa de listas de tarefas que funcionem para você em vez de trabalhar contra você. Com eles, você pode realizar mais e gerenciar melhor suas equipes, níveis de estresse e saúde mental geral. Você pode baixar e personalizar esta Planilha Lista de Tarefas para economizar tempo e horas de trabalho fazendo exatamente isso. Agora, para as principais estratégias para navegar e equilibrar todas as prioridades concorrentes da vida, confira nosso resumo do livro Como Você Medirá Sua Vida de Clayton Christenson.