इवेंट प्लानर

परिचय

शब्द "Bridezilla" सांस्कृतिक रूप से पर्याप्त महत्वपूर्ण हो गया है कि इसे Urban Dictionary में एक स्थान मिला है। इसके लिए एक पूरा टीवी शो समर्पित है। दर्शकों को हैरानी हो सकती है कि ये दुल्हन क्यों एक आनंददायक अवसर को इतना जटिल और इतना तीव्र बना रही हैं? खैर, क्योंकि इवेंट प्लानिंग जटिल और तीव्र होती है और तार्किक दुःस्वप्न सामान्य होते हैं। लेकिन जब तक कि आपके पास संगठित मार्गदर्शन हो, तब तक इवेंट प्लानिंग बिल्कुल भी बुरी नहीं होती। कुछ लोग पेशेवर इवेंट प्लानर्स को सिरदर्द सुलझाने के लिए बड़े पैसे खर्च करते हैं, लेकिन हमारे पास यहां एक और अधिक सरल चीज है: एक इवेंट प्लानर स्प्रेडशीट टेम्पलेट।

एक सफल इवेंट को संगठित करने के लिए पूरे नौ यार्ड की जानकारी प्राप्त करने के लिए हमारे साथ चलें: प्रारंभिक योजना और बजट तैयार करने की चरण से लेकर, इवेंट के दिन तक। इवेंट प्लानर स्प्रेडशीट का उपयोग करते हुए, हम इसे दो परिस्थितियों के साथ कस्टमाइज़ करेंगे: एक शादी और एक सम्मेलन। यह आशा है कि यह आपके व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन दोनों को कवर करेगा।

टेम्पलेट

इस इवेंट प्लानर का उपयोग कैसे करना है, इसे दर्शाने के लिए, हम इसके विभिन्न खंडों को कवर करेंगे:

1. बजट। टेम्पलेट में आपके बजट को बनाने और प्रबंधित करने के लिए एक समर्पित खंड शामिल है। विभिन्न सेवाओं की सूची बनाएं और तुलना करें ताकि सर्वश्रेष्ठ विकल्पों का पता चल सके और ट्रैक करें कि किन विक्रेताओं का भुगतान किया गया है या नहीं।
2. मेहमान प्रबंधन। यह टेम्पलेट मेहमानों को श्रेणीबद्ध करने, उनकी RSVP स्थिति की निगरानी करने और यहां तक कि सीटिंग का आवंटन करने में मदद करता है, जिसे एक अलग तालिका चार्ट टैब में मूल्यांकन किया जा सकता है। टिकट बिक्री वाले इवेंट्स के लिए, टेम्पलेट मेहमानों को टिकट प्रकार निर्दिष्ट करने और परिणामस्वरूप राजस्व में हिसाब करने की सुविधा प्रदान करता है।
3. इवेंट का दिन। टेम्पलेट इवेंट के कार्यक्रम और कार्यों को संरचित करने के लिए तालिकाएं प्रदान करता है। उनका उपयोग सफल इवेंट परिणाम के लिए सभी गतिविधियों की निगरानी करने के लिए करें।
4. डैशबोर्ड। टेम्पलेट सभी खंडों से डेटा संग्रहित करता है ताकि आपको इवेंट संगठन और योजना बनाने की प्रक्रिया में मदद मिल सके। दृश्य बजट की निगरानी करने, सेवाओं की तुलना करने, मेहमानों की उपस्थिति की निगरानी करने आदि में मदद करते हैं। यह खर्च, राजस्व, और लाभ के संबंध में इवेंट के परिणाम का मूल्यांकन करने के लिए पूरा सेट चार्ट्स भी प्रदान करता है।

हमारे इवेंट प्लानर की सुविधाओं और कार्यक्षमता के बारे में अधिक जानने के लिए, पढ़ते रहें। हम टेम्पलेट के लिए पूरी ट्यूटोरियल को साझा करेंगे, जिसमें उपलब्ध उपकरणों के साथ इवेंट की योजना और संगठन कैसे करें, इस पर अतिरिक्त युक्तियां भी होंगी।

सामग्री

इवेंट संगठन

टेम्पलेट इवेंट की आवश्यक सेवाओं को संगठित करने के लिए एक टैब प्रदान करता है। 'सेवाएं' तालिका में, सभी उपलब्ध विकल्पों की सूची बनाएं और अपनी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त एक का निर्धारण करें।इसके अतिरिक्त, यह तालिका सेवाओं के वर्गीकरण की अनुमति देती है श्रेणी, समझौता चरणों, प्राथमिकताओं, और अन्य मापदंडों के आधार पर।

उदाहरण के लिए, एक शादी का आयोजन जिसे एक अच्छा स्थल चाहिए। उसे दर्ज करने के लिए, 'सेवा' फ़ील्ड में "Venue" दर्ज करें साथ ही दिलचस्प कंपनी और उसके संपर्क विवरण। अगले, श्रेणी, वर्तमान समझौता चरण, सेवा की प्राथमिकता, और कुल लागत चुनें। आगामी फ़ील्ड विभिन्न सेवाओं की तुलना को सुगम बनाते हैं। यदि आप एक विशेष सेवा को किराए पर लेने के बारे में अनिश्चित हैं, तो 'अनुबंध स्थिति' को 'खुला' पर बदलें। अब, यदि आपने सेवा के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लिया है, तो 'अनुबंध स्थिति' को 'बंद' पर बदलें। भुगतान के बाद, इसे भुगतान किया गया के रूप में चिह्नित करने के लिए 'भुगतान स्थिति' फ़ील्ड का उपयोग करें।

अपने इवेंट के लिए आपने जो सेवाएं विचार की हैं या संपर्क किया है, उन सभी की सूची बनाएं। तुलना डैशबोर्ड में एक महत्वपूर्ण घटक - बजट के साथ भी एकीकृत होती है।

इवेंट बजट

यह भी महत्वपूर्ण है कि अनुमानित लागतों को वास्तविक लागतों से अलग किया जाए। इस तरह, यह एक स्पष्ट वित्तीय रोडमैप बनाता है जो सुनिश्चित करता है कि इवेंट अपने निर्धारित बजट के भीतर रहे। टेम्पलेट आपको इवेंट के लिए प्रत्येक महत्वपूर्ण सेवा श्रेणी के लिए एक बजट निर्धारित करने की अनुमति देता है। 'फ़ील्ड्स' टैब में, इवेंट की आवश्यकताओं के अनुसार श्रेणियाँ स्थापित करें, जैसे कि "खाद्य और पेय", "मनोरंजन", या "किराए पर लेने"। अगले, प्रत्येक श्रेणी के लिए बजट निर्दिष्ट करें।

जब आप 'सेवाएं' टैब में एक सेवा जोड़ते हैं, तो टेम्पलेट स्वचालित रूप से खर्च को पूर्वनिर्धारित बजट के साथ तुलना करता है। यह तुलना, जो कुल बजट के खिलाफ वास्तविक इवेंट की लागत दिखाती है, डैशबोर्ड में दिखाई देती है - जिसे हम बाद में विस्तार से कवर करेंगे।

बजट प्राथमिकताएं

जैसा कि उल्लेख किया गया है, टेम्पलेट सेवा प्राथमिकता की अनुमति देता है, जो बजट तुलना और वितरण को सुगम बनाता है। 'सेवाएं' टैब में सेवा प्राथमिकता का चयन करें, और टेम्पलेट 'संदिग्ध फॉर्मैटिंग' के माध्यम से एक रंग निर्धारित करता है। आप इन रंगों को अनुकूलन के लिए संशोधित कर सकते हैं।

एक्सेल फॉर्मेट में:

1. किसी भी प्राथमिकता फ़ील्ड पर क्लिक करें और मेनू बार में 'होम' पर जाएं;
2. कंडीशनल फॉर्मेटिंग > नियामकों का प्रबंधन > नियम का चयन करें > नियम संपादित करें पर क्लिक करें
3. आप जिस रंग को प्रदर्शित करना चाहते हैं, उसे चुनें और 'ठीक' पर क्लिक करें।

गूगल शीट्स संस्करण में:

1. मेनू बार में 'फॉर्मेट' पर नेविगेट करें
2. कंडीशनल फॉर्मेटिंग > कलर स्केल चुनें
3. साइडबार में नियम का चयन करें
4. वांछित रंग चुनें और 'डन' पर क्लिक करें

यह संभव है कि आप इस प्रक्रिया को कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करने वाले अन्य फ़ील्डों पर लागू कर सकें।

अतिथि सूची

हमने पहले ही इवेंट लागतों को श्रेणीबद्ध करने का तरीका समझाया है। हालांकि, इसमें और भी बहुत कुछ है। उदाहरण के लिए, शादी की परिस्थिति में, प्रत्येक अतिथि की RSVP स्थिति और मेज़ आवंटन जानना महत्वपूर्ण होता है। एक सम्मेलन के लिए, टिकट बिक्री महत्वपूर्ण हो सकती है। यह टेम्पलेट 'अतिथि सूची' टैब के तहत दोनों स्थितियों को संबोधित करता है।

शादियों के लिए, अतिथि का नाम और संपर्क विवरण दर्ज करके एक अतिथि जोड़ें। इस बिंदु से, विवरण इवेंट प्रकार के आधार पर अलग होते हैं। 'अतिथि प्रकार', 'आयु समूह', और उनके 'इवेंट सहभागिता' के आधार पर अतिथियों को वर्गीकृत और श्रेणीबद्ध करें - यदि आवश्यक हो, तो इन क्षेत्रों को अनुकूलित किया जा सकता है। यदि इवेंट को अलग श्रेणियाँ चाहिए, तो 'फ़ील्ड्स' टैब में उन्हें समायोजित करना संभव है।

टेम्पलेट पर वापस जाते हुए, आप अतिथि RSVP स्थिति (अर्थात्, नहीं, शायद, हां, या कोई प्रतिक्रिया नहीं) को अपडेट करके उपस्थिति का प्रबंधन और निरीक्षण कर सकते हैं। 'मेज़ आवंटन' सुविधा शादियों या समान इवेंट्स के लिए सीटिंग का आवंटन करने में मदद करती है। अतिथियों को बैठाने के लिए मेज़ का चयन करें और उन्हें विभिन्न श्रेणियों के आधार पर संगठित करें, प्रत्येक का प्रतिनिधित्व एक अद्वितीय रंग द्वारा किया जाता है। आप परिवार, दोस्तों, कार्य सहयोगियों, या इवेंट की अन्य आवश्यकताओं के लिए मेज़ बना सकते हैं। हम इस सुविधा की चर्चा 'मेज़ चार्ट' दृश्य में बाद में करेंगे।

अब, सम्मेलन की परिस्थिति में, आप पहले के समान अतिथि को जोड़ सकते हैं।उन्हें वर्गीकृत करने के लिए, उसी श्रेणियों का उपयोग करें या उन्हें बेहतर रूप से इवेंट को दर्शाने के लिए समायोजित करें, जैसे कि एक अतिथि के पेशेवर क्षेत्र को निर्दिष्ट करना। यदि टिकट बिक्री सम्मेलन का हिस्सा है, तो चुनें कि प्रत्येक अतिथि ने किस प्रकार का टिकट खरीदा। टिकट प्रकार 'Fields' टैब में अनुकूलित किए जा सकते हैं, और प्रत्येक को एक पूर्वनिर्धारित मूल्य के साथ सेट किया जा सकता है। एक बार जब टिकट सौंपा जाता है, उसे 'paid' के रूप में चिह्नित करें, और टेम्पलेट स्वचालित रूप से इसे इवेंट की आय में शामिल करेगा।

इस सुविधा का एक रोचक पहलु शादियों के लिए इसकी अनुकूलना है। हालांकि टिकट बिक्री शादियों के लिए आम नहीं होती है, दान और उपहार प्रचलित हैं। टिकट बिक्री कार्य का उपयोग इन योगदानों को प्रबंधित और निगरानी करने के लिए करें। टिकट श्रेणियाँ सेट करते समय, दान या उपहार के विकल्पों को शामिल करें ताकि जब अतिथियों को आवंटित किया जाता है, तो कुल योगदानों का हिसाब लगाया जा सके।

टेबल चार्ट

हमारे इवेंट प्लानर में टेबल असाइनमेंट्स के साथ इवेंट्स के लिए एक विशेष टैब है। 'Table chart' टैब में मेजों और उनके संबंधित अतिथियों का पूरा लेआउट प्रस्तुत करता है। प्रत्येक रंग अलग-अलग मेज श्रेणियाँ दर्शाता है। लेआउट अपने RSVP स्थिति के आधार पर अतिथियों को हाइलाइट करता है: लाल अपुष्ट अतिथियों को दर्शाता है, जबकि काला पुष्ट अतिथियों को दर्शाता है।

टेम्पलेट इस लेआउट को पिछले टैब्स से प्राप्त जानकारी के आधार पर स्वचालित रूप से बनाता है, जैसे कि जब हमने 'Guest list' टैब में एक अतिथि जोड़ा और उन्हें एक मेज सौंपी। 'Assign a table' क्षेत्र में मूल्यों को 'Fields' टैब में समायोजित किया जा सकता है।आप विभिन्न तालिका श्रेणियाँ बना सकते हैं, प्रत्येक के साथ अपना रंग कोड, और उन्हें विशिष्ट तालिकाओं के लिए आवंटित कर सकते हैं। यदि अधिक अनुकूलन की आवश्यकता हो, तो तालिका नामों में संपादन करना भी संभव है।

तालिका सेटिंग को संगठित करने के बाद, 'गेस्ट लिस्ट' टैब में फीचर उपयोग करने के लिए उपलब्ध होगा। जैसे-जैसे तालिकाएं आवंटित होती हैं, 'टेबल चार्ट' टैब में दृश्य स्वचालित रूप से पिछले टैब्स से समान रंग समन्वय के साथ बनाया जाता है।

यह फीचर बैठने की व्यवस्था और कौन कौन अपनी उपस्थिति की पुष्टि कर चुका है, इसे देखने के लिए एक शादी की परिस्थिति के लिए वास्तव में उपयोगी है। हालांकि, इसे अन्य उद्देश्यों के लिए भी उपयोग किया जा सकता है। एक सम्मेलन सेटिंग में, उदाहरण के लिए, यह संभव है कि इस फीचर का उपयोग अतिथियों को विशिष्ट कक्षों, ऑडिटोरियम, और अन्य स्थलों में आवंटित करने के लिए किया जाए। जरूरत के अनुसार तालिका नामों और श्रेणियों को समायोजित करें, और तालिका चार्ट का उपयोग ठीक उसी तरह किया जा सकता है। रचनात्मक बनें, और संभावनाएं अनंत हैं।

लेआउट को इसे साझा करने में मदद करने के लिए PDF में निर्यात करने के लिए भी अनुकूलित किया गया है।

एक्सेल में:

1. मेनू बार में 'फ़ाइल' पर जाएं।
2. 'निर्यात' चुनें, फिर 'PDF/XPS दस्तावेज़ बनाएं' का चयन करें।
3. 'PDF/XPS बनाएं' पर क्लिक करें और अपनी फ़ाइल को सहेजने का स्थान चुनें।

गूगल शीट्स में:

1. मेनू बार में 'फ़ाइल' पर नेविगेट करें।
2. 'डाउनलोड' पर होवर करें, फिर 'PDF दस्तावेज़' का चयन करें।
3. आवश्यकतानुसार सेटिंग्स को समायोजित करें और 'डाउनलोड' पर क्लिक करें।

इन चरणों का पालन करके, टेबल चार्ट PDF भेजने और साझा करने के लिए तैयार हो जाएगा।

इवेंट दिवस

इवेंट दिवस वह होता है जब सब कुछ योजनानुसार काम करना चाहिए। टेम्पलेट में इवेंट दिवस के कार्यक्रम को व्यवस्थित और योजना बनाने के लिए एक समर्पित टैब होता है। आप कार्यों की सूची बना सकते हैं, उन्हें विभिन्न लोगों को सौंप सकते हैं, शुरुआत और समाप्ति का समय निर्धारित कर सकते हैं, और उन्हें प्राथमिकता दे सकते हैं।

हमारा इवेंट प्लानर यदि अधिक विस्तृत सूची की आवश्यकता होती है तो प्रतिघंटा कार्यक्रम विभाजन भी प्रदान करता है। कार्यों को व्यक्तियों को सौंपें और दिन की गतिविधियों, स्थानों, और जिम्मेदारियों का नक्शा बनाएं। टेम्पलेट में छह अलग-अलग कार्यक्रमों के लिए स्थान होता है ताकि आप ट्रैक कर सकें और नियंत्रण कर सकें कि सब कुछ कैसे खेलता है।

ये उपकरण विभिन्न इवेंट परिस्थितियों में सहायक हो सकते हैं। सम्मेलनों के लिए, यह सुविधा सुनिश्चित करती है कि वक्ताओं, सत्रों, और ब्रेक्स का समय सही से हो। विशेष सत्रों के लिए कमरों को आवंटित करें, नेटवर्किंग के लिए समय निर्धारित करें, और सुनिश्चित करें कि सभी तार्किक पहलुओं, पंजीकरण से लेकर समापन टिप्पणियों तक, क्रम में हों। अब, शादियों के लिए, दिन का ताल उतना ही महत्वपूर्ण है। समारोह के शुरुआती समय से, फोटो सत्रों, और भोजन ब्रेक्स से लेकर अंतिम नृत्य तक, हर पल महत्वपूर्ण है। कार्यों को सौंपकर और स्पष्ट समयरेखाएं निर्धारित करके, आप सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ योजनानुसार होता है।

इसके अतिरिक्त, जैसे कि टेबल चार्ट लेआउट को PDF में निर्यात किया जा सकता है, इसी तरह इवेंट डे एजेंडा को भी PDF प्रारूप में परिवर्तित किया जा सकता है। पहले के चरणों का पालन करें, और PDF छापने, भेजने या साझा करने के लिए उपलब्ध होगा।

इवेंट डैशबोर्ड

हमने एक इवेंट की योजना के हर पहलू को संबोधित किया, बजट आवंटन से लेकर घंटेवार विभाजन तक। यह टेम्पलेट इस डेटा को एक डैशबोर्ड में संग्रहीत करता है, जो इवेंट परिणामों को प्रदर्शित करता है और बजट का पालन सुनिश्चित करने में निर्णय लेने में मदद करता है। डैशबोर्ड में लक्षित इवेंट लागत, बिक्री, या लाभ विश्लेषण के लिए फ़िल्टर भी शामिल हैं।

सेवाएं और खर्च

डैशबोर्ड का पहला खंड "सेवाएं और खर्च" है। इस खंड में 'सेवाएं' टैब में विस्तृत सेवाओं से संबंधित सभी जानकारी और प्रारंभिक बजट शामिल है। चार्ट आपको विभिन्न सेवाओं के खर्च को ट्रैक करने और सेट बजट के साथ तुलना करने की सुविधा देते हैं, जिसमें विभिन्न प्राथमिकताएं और श्रेणियां शामिल होती हैं। उदाहरण के लिए, एक शादी की परिस्थिति में, आप वेन्यू या कैटरिंग खर्चों को प्राथमिकता दे सकते हैं, जबकि एक सम्मेलन में, वक्ता की फीस या प्रौद्योगिकी खर्च प्रमुख हो सकते हैं।

यह एक श्रेणी के भीतर सेवा विवरण की तुलना करने की अनुमति भी देता है। वांछित श्रेणी का चयन करें और 'सेवाएं' टैब से संबंधित सेवाएं स्वचालित रूप से सूचीबद्ध हो जाएंगी।सारणी दृश्य और चार्ट एक स्पष्ट लागत-लाभ दृष्टिकोण प्रदान करते हैं जो सूचित निर्णयों का समर्थन करते हैं ताकि आप बजट को पार न करें।

टिकट बिक्री

अगला खंड 'टिकट बिक्री' को संबोधित करता है। आय स्रोतों वाले इवेंट्स, जैसे कि कार्यशालाएं, के लिए, यह भाग 'गेस्ट लिस्ट' टैब के डेटा का उपयोग करके टिकट बिक्री से कुल कमाई को यहां संग्रहित करता है। एक शादी के संदर्भ में, जैसा कि उल्लेख किया गया है, जबकि पारंपरिक टिकट बिक्री लागू नहीं हो सकती है, इस खंड को उपहारों या दानों की ट्रैकिंग के लिए अनुकूलित किया जा सकता है और परिणामों को यहां ठीक उसी तरह प्रदर्शित किया जा सकता है। यह आरएसवीपी स्थितियों का वितरण भी प्रस्तुत करता है और उपस्थितियों की संख्या की गणना करता है।

इसके अतिरिक्त, आप 'गेस्ट लिस्ट' टैब से चार्ट में निगरानी के लिए एक वांछित क्षेत्र का चयन कर सकते हैं। वे क्षेत्र वे हैं जो इवेंट की आवश्यकताओं के आधार पर अनुकूलित किए जा सकते हैं। डैशबोर्ड फिर, प्रत्येक क्षेत्र के लिए कुल राजस्व प्रदर्शित करता है और यदि भुगतान हुआ है तो इसका संकेत देता है।

लाभ विश्लेषण

अंत में, डैशबोर्ड का अंतिम खंड इवेंट का लाभ निर्धारित करता है। लागत और राजस्व डेटा के आधार पर, यह खंड चार्ट प्रस्तुत करता है जो इवेंट की कमाई को दर्शाते हैं, यहां तक कि प्रति-अतिथि के आधार पर इसे तोड़ देते हैं। यह इवेंट की पूरी यात्रा को दर्शाता है। प्रारंभिक योजना चरणों से लेकर अंतिम लाभ गणना तक, यह एक स्पष्ट चित्र प्रदान करता है कि आपने कहां उत्कृष्टता प्रदर्शित की और कहां विकास के लिए स्थान है।यह एक सीखने का उपकरण भी है, जिससे सुनिश्चित होता है कि आपकी हर योजना आपकी पिछली योजना से बेहतर हो।

निष्कर्ष

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक सफल इवेंट सिर्फ बड़े क्षणों के बारे में नहीं होता, बल्कि उसके आगे के जटिल विवरणों के बारे में भी होता है। मान्यता है, विचार करने के लिए बहुत सारे विवरण हैं: बजटिंग, अतिथि प्रबंधन, इवेंट एजेंडा, सीटिंग असाइनमेंट्स, केवल कुछ नाम लेने के लिए। लेकिन आशा है, अब आप इस टेम्पलेट के साथ अपने अगले इवेंट को अधिक सीमरेसली आयोजित कर सकते हैं, जिसे Excel या Google Sheets में डाउनलोड किया जा सकता है।

हमें कमेंट्स में बताएं अगर आपके पास कोई इवेंट प्लानिंग के टिप्स और ट्रिक्स हैं, ताकि हम सभी आपके अनुभव से कुछ या दो चीजें सीख सकें।