Planejador de Eventos

Introdução

O termo "Bridezilla" tornou-se culturalmente relevante a ponto de ter um lugar no Urban Dictionary. Há até mesmo um programa de TV inteiro dedicado a isso. Os espectadores podem se perguntar por que essas noivas estão tornando uma ocasião tão alegre tão complicada e tão intensa? Bem, porque o planejamento de eventos é complicado e intenso e os pesadelos logísticos são comuns. Mas, desde que haja uma orientação organizada que você possa seguir, o planejamento de eventos não é tão ruim assim. Algumas pessoas acabam pagando muito dinheiro para planejadores de eventos profissionais para resolver as dores de cabeça, mas temos algo ainda mais simples aqui: um modelo de planilha Planejador de Eventos.

Siga conosco para aprender todo o processo de organização de um evento bem-sucedido: desde a fase inicial de planejamento e orçamento, até o dia do evento. Usando a planilha Planejador de Eventos, personalizaremos para ilustrar como o processo funciona em dois cenários: um casamento e uma conferência. Isso, esperamos, cobrirá tanto sua vida pessoal quanto profissional.

O modelo

Para ilustrar como usar este Planejador de Eventos, abordaremos diferentes seções dele:

1. O orçamento. O modelo inclui uma seção dedicada para criar e gerenciar seu orçamento. Liste e compare vários serviços para determinar as melhores opções e acompanhe quais fornecedores foram pagos ou não.
2. A gestão de convidados. O modelo ajuda a categorizar os convidados, monitorar o status de suas confirmações de presença (RSVP) e até mesmo alocar assentos, que podem ser avaliados em uma aba separada de tabela de gráficos. Para eventos que envolvem venda de ingressos, o modelo oferece um recurso para designar tipos de ingressos aos convidados e calcular o resultado em receita.
3. O dia do evento. O modelo oferece tabelas para estruturar a agenda e as tarefas do evento. Use-as para supervisionar todas as atividades para um resultado de evento bem-sucedido.
4. O painel. O modelo agrega dados de todas as seções para auxiliar você durante o processo de organização e planejamento do evento. As visualizações ajudam a acompanhar o orçamento, comparar serviços, rastrear a presença de convidados e muito mais. Ele também fornece um conjunto completo de gráficos para avaliar o resultado do evento em termos de despesas, receita e lucro.

Para saber mais sobre os recursos e funcionalidades do nosso Planejador de Eventos, continue lendo. Compartilharemos o tutorial completo para o modelo com dicas extras sobre como planejar e organizar o evento com as ferramentas disponíveis.

Conteúdo

Organização do evento

O modelo fornece uma aba para organizar os serviços essenciais para o evento. Na tabela 'Serviços', liste todas as opções disponíveis e determine a mais adequada para suas necessidades.Além disso, esta tabela permite a classificação de serviços por categoria, estágios de negociação, prioridades e outros critérios.

Por exemplo, a organização de um casamento que precisa de um bom local. Para registrar isso, insira "Local" no campo 'Serviço' junto com a Empresa de interesse e seus detalhes de contato. Em seguida, escolha a categoria, estágio atual de negociação, prioridade do serviço e custo total. Os campos subsequentes facilitam a comparação de vários serviços. Se você está indeciso sobre contratar um determinado serviço, altere o 'Status do contrato' para 'Aberto'. Agora, se você optou por prosseguir com o serviço, altere o 'Status do contrato' para 'Fechado'. Após o pagamento ser feito, use o campo 'Status do pagamento' para marcá-lo como pago.

Liste todos os serviços que você considerou ou contatou para o seu evento. A comparação também se integra ao painel com um componente crucial – o orçamento.

Orçamento do evento

Também é vital diferenciar os custos estimados dos custos reais. Desta forma, cria-se um roteiro financeiro claro para garantir que o evento permaneça dentro do seu orçamento estabelecido. O modelo permite que você designe um orçamento para cada categoria de serviço essencial para o evento. Na aba 'Campos', estabeleça as categorias que o evento requer, como "Alimentos & Bebidas", "Entretenimento" ou "Aluguéis". Em seguida, especifique o orçamento para cada categoria.

Quando você adiciona um serviço na aba 'Serviços', o modelo automaticamente contrasta a despesa com o orçamento pré-estabelecido. Esta comparação, que exibe o orçamento geral contra o custo real do evento, aparece no painel - que abordaremos em detalhes mais tarde.

Prioridades do orçamento

Como mencionado, o modelo permite a priorização de serviços, o que facilita a comparação e distribuição do orçamento. Selecione a prioridade do serviço na aba 'Serviços', e o modelo atribui uma cor por meio de 'formatação condicional'. Você pode modificar essas cores para personalização.

No formato Excel:

1. Clique em qualquer campo de prioridade e vá para 'Home' na barra de menu;
2. Clique em Formatação condicional > Gerenciar regras > Selecionar a regra > Editar regra
3. Escolha a cor que você deseja exibir em vez e clique em 'OK'.

Na versão do Google Sheets:

1. Navegue até 'Formatar' na barra de menu
2. Escolha Formatação condicional > Escala de cores
3. Selecione a regra na barra lateral
4. Escolha a cor desejada e clique em 'Concluído'

É possível aplicar este processo a outros campos que utilizam formatação condicional.

Lista de convidados

Já abordamos como categorizar os custos do evento. No entanto, há mais. Por exemplo, em um cenário de casamento, é crucial saber o status de RSVP de cada convidado e a atribuição de mesa. Para uma conferência, as vendas de ingressos podem se tornar essenciais. Este modelo aborda ambas as situações na aba 'Lista de convidados'.

Para casamentos, adicione um convidado inserindo seu nome e detalhes de contato. A partir deste ponto, os detalhes variam com base no tipo de evento. Classifique e categorize os convidados por 'Tipo de convidado', 'Grupo etário' e sua 'Participação no evento' - esses campos são personalizáveis se necessário. Se o evento exigir diferentes categorias, é possível ajustá-las na aba 'Campos'.

Voltando ao modelo, você pode atualizar o status de RSVP do convidado (ou seja, não, talvez, sim ou sem resposta) para gerenciar e supervisionar a presença. O recurso 'Atribuir uma mesa' ajuda a alocar assentos para casamentos ou eventos semelhantes. Selecione a mesa onde os convidados serão acomodados e organize-os por diferentes categorias, cada uma representada por uma cor única. Você pode criar mesas para família, amigos, colegas de trabalho ou quaisquer outros grupos que o evento exija. Este recurso será necessário para a visualização 'Gráfico de mesas', que discutiremos mais tarde.

Agora, em um cenário de conferência, você pode adicionar o mesmo convidado de antes.Para categorizá-los, use as mesmas categorias ou ajuste-as para refletir melhor o evento, como especificar a área profissional de um convidado. Se a venda de ingressos faz parte da conferência, selecione o tipo de ingresso que cada convidado comprou. Os tipos de ingressos podem ser personalizados na aba 'Campos', e cada um pode ser definido com um preço pré-determinado. Uma vez que um ingresso é atribuído, marque-o como 'pago', e o modelo irá automaticamente incluí-lo na receita do evento.

Um aspecto interessante desta funcionalidade é a sua adaptabilidade para casamentos. Embora a venda de ingressos não seja típica para casamentos, doações e presentes são prevalentes. Use a função de venda de ingressos para gerenciar e monitorar essas contribuições. Ao configurar categorias de ingressos, inclua opções para doações ou presentes para rastrear as contribuições totais quando alocadas aos convidados.

Gráfico de mesa

Nosso Planejador de Eventos tem uma aba especial para eventos com atribuições de mesa. A aba 'Gráfico de mesa' apresenta um layout completo de mesas e seus convidados correspondentes. Cada cor representa diferentes categorias de mesa. O layout também destaca os convidados com base em seu status de RSVP: vermelho indica convidados não confirmados, enquanto preto representa os confirmados.

O modelo constrói este layout automaticamente com base nas informações das abas anteriores, como quando adicionamos um convidado na aba 'Lista de convidados' e atribuímos a eles uma mesa. Os valores no campo 'Atribuir uma mesa' podem ser ajustados na aba 'Campos'.Você pode criar diferentes categorias de tabelas, cada uma com seu código de cor, e atribuí-las a tabelas específicas. Também é possível editar os nomes das tabelas se for necessária mais personalização.

Após organizar a configuração da tabela, a funcionalidade na aba 'Lista de convidados' estará disponível para uso. À medida que as tabelas são atribuídas, a visualização na aba 'Gráfico de tabelas' é automaticamente criada com a mesma coordenação de cores das abas anteriores.

Esta funcionalidade é realmente útil para um cenário de casamento para visualizar a disposição dos assentos e quem já confirmou sua presença. No entanto, também pode ser usada para outros fins. Em uma configuração de conferência, por exemplo, é possível usar esta funcionalidade para alocar convidados em salas específicas, auditórios e outros espaços. Ajuste os nomes e categorias das tabelas conforme necessário, e o gráfico de tabelas pode ser usado da mesma forma. Seja criativo, e as possibilidades são infinitas.

O layout também é otimizado para ser exportado em um PDF para ajudar a compartilhá-lo.

No Excel:

1. Vá para 'Arquivo' na barra de menu.
2. Escolha 'Exportar', depois selecione 'Criar Documento PDF/XPS'.
3. Clique em 'Criar PDF/XPS' e escolha onde salvar seu arquivo.

No Google Sheets:

1. Navegue até 'Arquivo' na barra de menu.
2. Passe o mouse sobre 'Download', depois selecione 'Documento PDF'.
3. Ajuste as configurações conforme necessário e clique em 'Download'.

Seguindo esses passos, o PDF do gráfico de tabela estará pronto para ser enviado e compartilhado.

Dia do evento

O dia do evento é quando tudo deve funcionar conforme planejado. O modelo possui uma aba dedicada para organizar e planejar a agenda do dia do evento. Você pode listar tarefas, delegá-las a diferentes pessoas, definir horários de início e término e priorizá-las.

Nosso Planejador de Eventos também oferece uma divisão da agenda por hora, se uma lista mais detalhada for necessária. Atribua tarefas a indivíduos e mapeie as atividades, locais e responsabilidades do dia. O modelo reserva espaço para até seis agendas diferentes, para que você possa acompanhar e controlar como tudo se desenrola.

Essas ferramentas podem ser úteis em diferentes cenários de eventos. Para conferências, esse recurso garante que palestrantes, sessões e intervalos ocorram sem problemas. Atribua salas para sessões específicas, aloque tempo para networking e garanta que todos os aspectos logísticos, desde o registro até as observações finais, estejam em ordem. Agora, para casamentos, o ritmo do dia é igualmente crucial. Desde o horário de início da cerimônia, sessões de fotos e intervalos para refeições até a última dança, cada momento conta. Ao delegar tarefas e definir cronogramas claros, você garante que tudo seja feito conforme planejado.

Além disso, assim como o layout do gráfico de tabela pode ser exportado para PDF, é possível converter a agenda do dia do evento para um formato PDF. Siga os mesmos passos de antes, e o PDF estará disponível para imprimir, enviar ou compartilhar conforme desejado.

Painel do evento

Abordamos todos os aspectos de como planejar um evento, desde a alocação de orçamento até as divisões horárias. O modelo consolida esses dados em um painel, que exibe os resultados do evento e auxilia nas decisões para garantir a aderência ao orçamento. O painel também inclui filtros para análise direcionada de custos, vendas ou lucros do evento.

Serviços & Despesas

A primeira seção do painel é "Serviços & Despesas". Esta seção contém todas as informações relacionadas aos serviços detalhados na aba 'Serviços' e ao orçamento inicial. Os gráficos permitem acompanhar os custos em vários serviços e facilitam a comparação com o orçamento estabelecido, levando em consideração diferentes prioridades e categorias. Por exemplo, em um cenário de casamento, você pode priorizar despesas de local ou de catering, enquanto em uma conferência, as taxas de palestrantes ou os custos de tecnologia podem ter precedência.

Também permite a comparação de detalhes de serviço dentro de uma categoria. Selecione a categoria desejada e os serviços correspondentes da aba 'Serviços' serão automaticamente listados.A visualização em tabela e o gráfico oferecem uma clara perspectiva de custo-benefício para apoiar decisões informadas, para que você não ultrapasse o orçamento.

Vendas de Ingressos

A próxima seção aborda 'Vendas de ingressos'. Para eventos com fontes de receita, como workshops, esta parte resume os ganhos totais com a venda de ingressos usando dados da aba 'Lista de convidados'. Em um contexto de casamento, como mencionado, embora as vendas tradicionais de ingressos possam não se aplicar, esta seção pode ser adaptada para rastrear presentes ou doações e exibir os resultados aqui da mesma forma. Também apresenta a distribuição de status de RSVP e calcula o número de participantes.

Além disso, você pode selecionar um campo desejado para monitorar nos gráficos da aba 'Lista de convidados'. Esses campos são os que podem ser personalizados com base nos requisitos do evento. O painel, então, exibe a receita total para cada campo e indica se o pagamento ocorreu.

Análise de Lucro

Finalmente, a última seção do painel determina o lucro do evento. Com base nos dados de custo e receita, esta seção apresenta gráficos que retratam os ganhos do evento, até mesmo detalhando-os por convidado. Reflete a jornada completa do evento. Desde as etapas iniciais de planejamento até os cálculos finais de lucro, oferece uma imagem clara de onde você se destacou e onde há espaço para crescimento.Também é uma ferramenta de aprendizado, para garantir que cada evento que você planeja seja melhor que o último.

Conclusão

Como você pode ver, um evento de sucesso não é apenas sobre os grandes momentos, mas também sobre os detalhes intrincados que levam a ele. Admitidamente, há muitos detalhes a considerar: orçamento, gestão de convidados, agendas de eventos, atribuições de assentos, apenas para citar alguns. Mas, esperamos que agora você possa organizar seu próximo evento de maneira mais eficiente com este modelo, que pode ser baixado no Excel ou Google Sheets.

Deixe-nos saber nos comentários se você tem alguma dica e truque de planejamento de eventos, para que todos possamos aprender algo com sua experiência.