План Проекта

Краткое содержание

Хотите поддерживать вовлеченность вашей команды и соблюдать график проектов? Мы создали План Проекта шаблон таблицы, который содержит все необходимое для организации, координации, управления и планирования вашего следующего проекта. Наш План Проекта шаблон включает в себя устав проекта, реестр заинтересованных сторон, список задач, матрицы триажа, панель управления рисками и визуализации для отслеживания вашего прогресса, будь то с помощью Kanban или Agile-фреймворка управления проектами. Независимо от вашего стиля управления и предпочтений в оформлении плана проекта, этот шаблон можно скачать и полностью настроить под ваши потребности. Давайте теперь рассмотрим, как использовать эту таблицу для ваших потребностей в управлении проектами.

Создайте и настройте свой шаблон управления проектами

Начните с вкладки Поля, где основные поля организованы в соответствии с теми вкладками, которые на них ссылаются. В разделе Kanban определите приоритеты и этапы, которые будут использоваться в вашем проекте. В разделе Устав перечислите членов команды и уровни интереса и влияния, по которым они будут оцениваться. В разделе Риск определите уровни вероятности и серьезности, которые использует ваша организация, которые также отображаются ниже в матрице рисков. А в разделе Триаж включите уровни срочности и важности, а также воздействия и усилий, используемых в матрицах триажа, которые можно настроить.

Установите правильную структуру и начало проекта

Устав проекта позволяет менеджерам проектов добавлять все конкретные детали, связанные с областью применения этого проекта, руководством, бюджетом, ограничениями, вехами и сроками. Ниже устава проекта регистр заинтересованных сторон проекта перечисляет все соответствующие роли, их контактную информацию, являются ли они внутренними или внешними, их уровень интереса и влияния на проект, а также любые конкретные ожидания или требования к коммуникации. Знаете ли вы, что менеджеры проектов тратят 90% своего времени на общение?

Однако 47% команд назвали собрания своей #1 тратой времени, поэтому серьезно относитесь к их предпочтительным требованиям к коммуникации. Внизу расчеты бюджета проекта включают общую стоимость, планируемую и фактическую стоимость, оставшийся бюджет и процент использования на текущую дату. Эти расчеты получают свои данные из списка задач.

Список задач

На вкладке Список задач введите все задачи, составляющие данный проект. Начните с общих вводных данных задачи, включая пользовательский ID, название задачи, ответственных членов команды и индикаторы прогресса работы. Эти индикаторы прогресса можно редактировать, поэтому менеджеры проектов могут отслеживать прогресс работы в реальном времени. Затем введите дату начала, срок выполнения и окончательную дату завершения.Разделы канбан и agile являются необязательными полями для визуализации вашего проектного планирования.

Теперь введите финансовые данные для каждой задачи. Они включают базовую стоимость, ожидаемую рыночную стоимость задачи; планируемый бюджет, сумма денег, выделенная на эту задачу; фактическая стоимость, или сумма бюджета, потраченная на сегодняшний день. Наконец, остается оставшийся бюджет, или сумма денег из вашего планируемого бюджета.

Это рассчитывается путем вычитания фактической стоимости из планируемого бюджета. И если он отрицательный, это означает, что вы превысили бюджет. Процент использования рассчитывается автоматически путем деления фактической стоимости на планируемый бюджет. А линейная прогнозируемая стоимость делит фактическую стоимость на процент выполнения работы, чтобы определить, сколько в целом обойдется проект. Финансовые данные по всем задачам суммируются для определения общего бюджета. Эти поля предназначены для обновления в реальном времени. На каждый инвестированный в США миллиард долларов, 122 миллиона долларов были потрачены впустую из-за недостатка проектной эффективности.

Поэтому убедитесь, что ваш список задач всегда актуален, чтобы и ваш общий бюджет проекта был актуален. Наконец, вы можете определить любые риски, связанные с задачей, и уровни важности, срочности, влияния на общий проект.

Эти входные данные позволяют всем заинтересованным сторонам оценить потенциальные риски, чтобы планировать и распределять задачи в зависимости от их важности и влияния. Не забывайте, вы можете скачать и настроить этот шаблон плана проекта прямо сейчас!

Учет рисков и приоритетное выполнение задач.

Во вкладке Triage вы можете распределить задачи и определить, какие из них наиболее важны. Сначала используйте матрицу приоритетов действий для анализа влияния задачи по сравнению с затратами усилий для ее выполнения. Любые задачи в квадранте высокого влияния и низких затрат являются быстрыми победами и должны быть выполнены в первую очередь. Любая задача, которая находится в квадранте высокого влияния и больших затрат, является крупным проектом, который должен быть приоритетным по сравнению с заполнением и неблагодарными задачами ниже.

Что, если цель состоит в том, чтобы распределить задачи в зависимости от их срочности? Матрица Эйзенхауэра ниже классифицирует задачи на основе их срочности и важности. Например, любые задачи, которые являются одновременно срочными и важными, представлены в зеленом поле и должны быть "выполнены" немедленно. Те, которые важны, но не срочны, должны быть запланированы соответствующим образом, а те, которые срочны, но не важны, должны быть делегированы другим для выполнения. Что касается задач, которые не срочны и не важны? Удалите.

[text]Эта вкладка Анализ рисков детализирует вероятность, серьезность и уровень риска по каждой задаче. Диаграммы визуализируют отдельные риски, которые наиболее вероятно могут вызвать проблемы, и общий уровень риска для этого проекта.[text]

Каждый риск помечен в соответствии с идентификатором задачи, связанной с каждой задачей в списке задач. Чтобы определить эти риски, введите их подробности в столбец описания риска, чтобы члены команды знали, что наиболее важно в каждой задаче. Анализ - это сила, и эта вкладка предназначена для прогнозирования узких мест, чтобы вы могли предварительно предпринять корректирующие действия, чтобы избежать узких мест, увеличения объема работы или еще худших результатов до их возникновения.

Канбан или Agile

Чтобы визуализировать хронологию управления проектом в реальном времени, мы предоставили оба вида - канбан и agile. Доска Канбан использует систему этапов, которая кодирует карточки по цвету в зависимости от их уровня приоритета и включает в себя индикатор прогресса, который показывает, насколько продвинута каждая задача. Лимит работы в процессе в верхней части не позволяет любому конкретному этапу стать слишком перегруженным. Если конкретный этап превышает лимит по количеству задач, разрешенных на этом этапе, лишние задачи добавляются в соответствующую очередь этого этапа. Задачи из очереди затем загружаются обратно на этап при завершении других задач.

Хотя Канбан работает с Agile-фреймворком управления, вкладка Agile предоставляет простую визуализацию диаграммы Ганта для отображения задач по их спринтам. Спринты определяются в списке задач и сначала отображаются в числовом порядке, затем в алфавитном. Со всеми этими инструментами управления проектами у вас будет все, что вам нужно, чтобы завершить любой проект вовремя, каждый раз. Помните, вы можете скачать и настроить эту таблицу плана проекта прямо сейчас, чтобы сэкономить время и часы работы. Теперь, если вам нужны дополнительные инструменты управления проектами для представления ваших проектных инсайтов внутренним или внешним заинтересованным сторонам, ознакомьтесь с нашим шаблоном презентации План Проекта explainer прямо сейчас.