Piano del Progetto

Sinossi

Hai bisogno di mantenere il tuo team impegnato e i progetti in programma? Abbiamo creato un modello di foglio di calcolo Piano del Progetto che ha tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare, coordinare, gestire e pianificare il tuo prossimo progetto. Il nostro modello Piano del Progetto include una carta del progetto, un registro delle parti interessate, un elenco di compiti, matrici di triage, un cruscotto dei rischi e visualizzazioni per monitorare i tuoi progressi, sia con Kanban che con il framework di gestione dei progetti Agile. Indipendentemente dal tuo stile di gestione e dalle preferenze di layout del piano del progetto, questo modello può essere scaricato e completamente personalizzato per le tue esigenze. Ora esaminiamo come utilizzare questo foglio di calcolo per le tue esigenze di gestione del progetto.

Costruisci e personalizza il tuo modello di gestione del progetto

Inizia con la scheda Campi, dove i campi essenziali sono organizzati in base alle schede che li fanno riferimento. Sotto Kanban, definisci la priorità e le fasi che il tuo progetto farà riferimento. Sotto Charter, elenca i membri del team e i livelli di interesse e influenza che saranno valutati. Sotto Rischio, definisci i livelli di probabilità e gravità che la tua organizzazione utilizza, che appaiono anche in basso nella matrice dei rischi. E sotto Triage, includi i livelli di urgenza e importanza, così come l'impatto e lo sforzo utilizzati nelle matrici di triage, possono essere personalizzati.

Imposta la struttura corretta e l'avvio del progetto

La Carta del Progetto permette ai Project Manager di aggiungere tutti i dettagli specifici relativi all'ambito di questo progetto, alla leadership, al budget, ai vincoli, alle pietre miliari e alle scadenze. Sotto la carta del progetto, il registro degli stakeholder del progetto elenca tutti i ruoli pertinenti, le loro informazioni di contatto, se sono interni o esterni, il loro livello di interesse e influenza nel progetto, e qualsiasi aspettativa o requisito di comunicazione specifico. Sapevi che i Project Manager trascorrono il 90% del loro tempo a comunicare?

Tuttavia, il 47% dei team ha definito le riunioni come la loro principale perdita di tempo, quindi prendi sul serio i loro requisiti di comunicazione preferiti. In fondo, i calcoli del budget del progetto includono il costo totale, il costo previsto e quello effettivo, il budget rimanente e la percentuale utilizzata fino ad oggi. Questi calcoli ottengono i loro dati dall'elenco delle attività.

Elenco delle attività

Nella scheda Elenco delle attività, inserisci tutte le attività che compongono un determinato progetto. Inizia con gli input dell'attività generale, tra cui un ID personalizzato, il titolo dell'attività, i membri del team responsabili e le barre di avanzamento del lavoro. Queste barre di avanzamento sono modificabili, quindi i Project Manager possono monitorare l'avanzamento del lavoro man mano che viene completato in tempo reale. Successivamente, inserisci la data di inizio, la data di scadenza e la data di fine finale.Le sezioni kanban e agile sono campi opzionali per visualizzare la timeline di pianificazione del tuo progetto.

Ora, inserisci i dati finanziari per ogni task. Questi includono il costo di base, il valore di mercato equo previsto per il task; il budget pianificato, la somma di denaro riservata per questo task; il costo effettivo, ovvero l'importo del budget speso fino ad oggi. Infine, c'è il budget rimanente, ovvero la quantità di denaro rimasta dal tuo budget pianificato.

Questo viene calcolato sottraendo il costo effettivo dal budget pianificato. E se è negativo, significa che hai superato il budget. La percentuale utilizzata viene calcolata automaticamente dividendo il costo effettivo per il budget pianificato. E il costo previsto lineare divide il costo effettivo per la percentuale di progresso del lavoro per determinare quanto costerà probabilmente l'intero progetto. I dati finanziari per tutti i task vengono sommati per definire il budget complessivo. Questi campi sono destinati ad essere aggiornati in tempo reale. Per ogni $1 miliardo investito negli Stati Uniti, $122 milioni sono stati sprecati a causa di una mancanza di performance del progetto.

Quindi assicurati di mantenere aggiornata la tua lista di task, in modo che anche il tuo budget di progetto complessivo sia aggiornato. Infine, puoi definire eventuali rischi associati al task, e i livelli di importanza, urgenza, impatto sul progetto complessivo.

Questi input permettono a tutti gli stakeholder di valutare le potenziali aree di rischio da pianificare e di triage dei compiti in base alla loro importanza e impatto. Non dimenticate, potete scaricare e personalizzare questo modello di piano di progetto proprio adesso!

Prendere in considerazione i rischi e fare il triage dei compiti per stabilire le priorità.

Nella scheda Triage, fare il triage dei compiti e determinare quali sono i più importanti. Prima, utilizzare una matrice di priorità delle azioni per analizzare l'impatto di un compito rispetto allo sforzo richiesto per stabilire le priorità del lavoro. Qualsiasi compito che si trova nel quadrante ad alto impatto e basso sforzo rappresenta una vittoria rapida e dovrebbe essere completato prima di tutto. Qualsiasi compito che si trova nel quadrante ad alto impatto e ad alto sforzo rappresenta un progetto importante che dovrebbe essere prioritario rispetto ai compiti di riempimento e ingrati sotto.

E se l'obiettivo è di stabilire le priorità dei compiti in base al loro livello di urgenza? La matrice di Eisenhower qui sotto classifica i compiti in base alla loro urgenza e importanza. Ad esempio, qualsiasi compito che sia sia urgente che importante è rappresentato nel box verde e dovrebbe essere "fatto" immediatamente. Mentre quelli che sono importanti ma non urgenti dovrebbero essere pianificati di conseguenza, e quelli nel quadrante urgente ma non importante dovrebbero essere delegati ad altri per essere completati. Qualsiasi cosa che non sia urgente e non importante? Eliminare.

[text]Questa scheda Analisi dei rischi suddivide la probabilità, la gravità e il livello di rischio per ogni compito. I grafici visualizzano i rischi individuali che sono più probabili a causare problemi e il livello di rischio complessivo per questo progetto.[text]

Ogni rischio è etichettato secondo l'ID del compito associato a ciascun compito nell'elenco dei compiti. Per definire questi rischi, inserisci i loro dettagli nella colonna di descrizione del rischio, in modo che i membri del team sappiano cosa è più a rischio con ogni compito. L'analisi è potere, e questa scheda è destinata a prevedere i colli di bottiglia in modo da poter essere preventivo nelle tue azioni prescrittive per evitare colli di bottiglia, espansione del campo di applicazione, o risultati ancora peggiori prima che si verifichino.

Kanban o Agile

Per visualizzare la timeline di gestione del progetto in tempo reale, abbiamo fornito sia la vista kanban che agile. La Lavagna Kanban utilizza un sistema di fasi che colora le carte in base al loro livello di priorità e include una barra di avanzamento che mostra quanto è avanzato ogni compito. Un limite di lavoro in corso in cima impedisce a qualsiasi fase specifica di diventare troppo sovraccarica. Se una fase specifica supera il limite del numero di compiti consentiti in quella fase, i compiti in eccesso vengono aggiunti alla colonna di coda rispettiva di quella fase. Gli elementi nella coda vengono quindi caricati di nuovo nella fase quando altri compiti sono completati.

Mentre Kanban funziona con il framework di gestione Agile, la scheda Agile fornisce una semplice visualizzazione del diagramma di Gantt per mostrare i compiti per i loro sprint. Gli sprint sono definiti nell'elenco dei compiti e appaiono prima in ordine numerico, poi in ordine alfabetico. Con tutti questi strumenti di gestione del progetto, avrai tutto ciò di cui hai bisogno per terminare qualsiasi progetto in tempo, ogni volta. Ricorda, puoi scaricare e personalizzare questa tabella di pianificazione del progetto proprio ora per risparmiare tempo e ore di lavoro. Ora, se desideri più strumenti di gestione del progetto per presentare le tue intuizioni relative al progetto con stakeholder interni o esterni, vai a controllare il nostro template di presentazione Piano di Progetto ora.