Project Plan

خلاصه

نیاز به حفظ حالت فعال تیم و رعایت برنامه زمانی پروژه ها دارید؟ ما یک قالب Project Plan برای جدول پروژه ایجاد کرده ایم که همه چیزی را که برای سازماندهی، هماهنگی، مدیریت و برنامه ریزی پروژه بعدی خود نیاز دارید، در اختیار شما قرار می دهد. قالب Project Plan ما شامل یک نامه پروژه، ثبت ذینفعان، لیست وظایف، ماتریس های تریاژ، داشبورد ریسک و تصویرسازی ها برای پیگیری پیشرفت خود، چه با استفاده از Kanban یا چارچوب مدیریت پروژه Agile است. بدون توجه به سبک مدیریتی و ترجیحات طرح برنامه پروژه شما، این قالب می تواند دانلود و برای نیازهای شما کاملا سفارشی شود. بیایید حالا بررسی کنیم چگونه از این جدول برای نیازهای مدیریت پروژه خود استفاده کنیم.

ساخت و سفارشی کردن قالب مدیریت پروژه خود

با زبانه Fields شروع کنید، جایی که فیلدهای ضروری بر اساس زبانه هایی که به آنها ارجاع می دهند، سازماندهی شده اند. تحت Kanban، اولویت و مراحلی را که پروژه شما به آنها ارجاع می دهد تعریف کنید. تحت Charter، اعضای تیم و سطوح علاقه و تأثیرگذاری که توسط آنها ارزیابی می شوند را لیست کنید. تحت Risk، سطوح احتمال و شدتی را که سازمان شما استفاده می کند تعریف کنید، که همچنین در زیر در ماتریس ریسک ظاهر می شوند. و تحت Triage، سطوح فوریت و اهمیت، همچنین تأثیر و تلاشی را که در ماتریس های تریاژ استفاده می شوند، شامل می شوند، می توانند سفارشی شوند.

ساختار مناسب و شروع پروژه را تنظیم کنید

منشور پروژه به مدیران پروژه اجازه می دهد تا تمام جزئیات خاص مربوط به محدوده، رهبری، بودجه، محدودیت ها، نقاط عطف و مهلت های این پروژه را اضافه کنند. در زیر منشور پروژه، ثبت نام ذینفعان پروژه تمام نقش های مربوطه، اطلاعات تماس آنها، آیا آنها داخلی یا خارجی هستند، سطح علاقه و تأثیر آنها در پروژه و هر گونه انتظارات خاص یا نیازهای ارتباطی را فهرست می کند. آیا می دانستید که مدیران پروژه 90٪ از زمان خود را در ارتباط با دیگران می گذرانند؟

با این حال، 47٪ از تیم ها جلسات را بزرگترین مضرب زمان خود نامیدند، بنابراین جدی برخورد کنید با نیازهای ارتباطی مورد علاقه آنها. در پایین، محاسبات بودجه پروژه شامل هزینه کل، هزینه برنامه ریزی شده و واقعی، بودجه باقی مانده و درصد استفاده شده تا به امروز است. این محاسبات از لیست وظایف داده می گیرند.

لیست وظایف

در برگه لیست وظایف، تمام وظایفی را که یک پروژه خاص را تشکیل می دهند وارد کنید. با ورودی های کلی وظیفه شروع کنید، از جمله یک شناسه سفارشی، عنوان وظیفه، اعضای تیم مسئول، و نوارهای پیشرفت کار. این نوارهای پیشرفت قابل ویرایش هستند، بنابراین مدیران پروژه می توانند پیشرفت کار را به محض اتمام آن در زمان واقعی ردیابی کنند. سپس، تاریخ شروع، تاریخ سررسید و تاریخ پایان نهایی را وارد کنید.بخش های کانبان و چابک اختیاری هستند برای نمایش زمان برنامه ریزی پروژه شما.

حالا، مالیات هر کار را وارد کنید. این شامل هزینه پایه، ارزش بازار منصفانه مورد انتظار برای کار؛ بودجه برنامه ریزی شده، مقدار پولی که برای این کار اختصاص داده شده است؛ هزینه واقعی، یا مقدار بودجه صرف شده تا کنون. در نهایت، بودجه باقی مانده، یا مقدار پولی که از بودجه برنامه ریزی شده شما باقی مانده است.

این با کسر هزینه واقعی از بودجه برنامه ریزی شده محاسبه می شود. و اگر منفی باشد، یعنی بودجه شما بیش از حد است. درصد استفاده شده به طور خودکار با تقسیم هزینه واقعی بر بودجه برنامه ریزی شده محاسبه می شود. و هزینه پیش بینی شده خطی با تقسیم هزینه واقعی بر درصد پیشرفت کار برای تعیین هزینه کل پروژه محاسبه می شود. داده های مالی برای همه کارها جمع شده تا بودجه کلی را تعریف کند. این فیلدها باید به طور زنده به روز شوند. برای هر 1 میلیارد دلار سرمایه گذاری شده در ایالات متحده، 122 میلیون دلار به دلیل عدم عملکرد پروژه از دست رفت.

پس مطمئن شوید که لیست کارهای خود را به روز نگه دارید، بنابراین بودجه کل پروژه شما نیز به روز است. در آخر، شما می توانید هرگونه ریسک مرتبط با کار را تعریف کنید، و سطوح اهمیت، فوریت، تأثیر بر کل پروژه.

این ورودی‌ها به تمام ذینفعان اجازه می‌دهند تا مناطق خطر بالقوه را برای برنامه‌ریزی و تقسیم وظایف بر اساس اهمیت و تأثیر آن‌ها ارزیابی کنند. فراموش نکنید، شما می‌توانید همین حالا این الگوی برنامه پروژه را دانلود و سفارشی کنید!

خطرات را در نظر بگیرید و وظایف را برای اولویت‌بندی تقسیم کنید.

در زیر برگه Triage، وظایف را تقسیم کنید و تعیین کنید کدام یک از آن‌ها مهم‌تر هستند. ابتدا، از یک ماتریس اولویت عملیات برای تجزیه و تحلیل تأثیر یک وظیفه در مقابل تلاش مورد نیاز برای اولویت‌بندی کار استفاده کنید. هر وظیفه‌ای که در چهارچوب تأثیر بالا و تلاش کم قرار دارد، پیروزی سریع است و باید ابتدا و بالاترین اولویت انجام شود. هر وظیفه‌ای که تأثیر بالا و تلاش بالا دارد، پروژه‌های عمده‌ای هستند که باید بر وظایف پر کننده و بی‌سپاس زیر اولویت قرار گیرند.

اگر هدف اولویت‌بندی وظایف بر اساس درجه فوریت آن‌ها است چه؟ ماتریس زیر ایزنهاور وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها طبقه‌بندی می‌کند. به عنوان مثال، هر وظیفه‌ای که هم فوریت دارد و هم مهم است، در جعبه سبز نمایش داده شده و باید "بلافاصله" انجام شود. در حالی که کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند باید به طور مناسب برای آن‌ها برنامه‌ریزی شود، و کارهایی که فوری اما مهم نیستند باید به دیگران واگذار شوند تا انجام شوند. هر چیزی که نه فوری است و نه مهم؟ حذف کنید.

[text]این برگه تجزیه و تحلیل ریسک احتمال، شدت و سطح ریسک را در هر کار مشخص می کند. نمودارها ریسک های فردی را که احتمال دارد مشکلاتی ایجاد کنند و سطح کلی ریسک این پروژه را نشان می دهد.[text]

هر ریسک با شناسه کار مرتبط با هر کار در لیست کارها برچسب گذاری شده است. برای تعریف این ریسک ها، جزئیات آنها را در ستون توصیف ریسک وارد کنید، بنابراین اعضای تیم می دانند که بیشترین ریسک با هر کار چیست. تجزیه و تحلیل قدرت است و این برگه قرار است برای پیش بینی گلوگاه ها باشد تا شما بتوانید در اقدامات تجویزی خود پیشگیرانه باشید تا از گلوگاه ها، خروج از محدوده یا حتی نتایج بدتر قبل از وقوع آنها جلوگیری کنید.

کانبان یا چابک

برای مشاهده زمان بندی مدیریت پروژه در زمان واقعی، ما هر دو نمای کانبان و چابک را فراهم کرده ایم. تخته کانبان از یک سیستم مرحله ای استفاده می کند که کارت ها را بر اساس سطح اولویت رنگ می کند و شامل یک نوار پیشرفت است که نشان می دهد هر کار چقدر پیشرفت کرده است. یک محدودیت کار در حال انجام در بالا جلوگیر می کند که هر مرحله خاصی بیش از حد بارگیری شود. اگر یک مرحله خاص تعداد کارهای مجاز در آن مرحله را تجاوز کند، کارهای اضافی به ستون صف مربوط به آن مرحله اضافه می شوند. موارد در صف سپس وقتی کارهای دیگر انجام شده اند، دوباره به مرحله بارگیری می شوند.

در حالی که کانبان با چارچوب مدیریت Agile کار می کند، برگه Agile نمایش ساده ای از نمودار گانت را برای نمایش وظایف بر اساس اسپرینت های آنها فراهم می کند. اسپرینت ها در لیست وظایف تعریف شده اند و ابتدا به ترتیب عددی، سپس به ترتیب الفبایی ظاهر می شوند. با تمام این ابزارهای مدیریت پروژه، شما همه چیزی را که برای تکمیل هر پروژه در هر زمان نیاز دارید، در اختیار خواهید داشت. به یاد داشته باشید، شما می توانید هم اکنون این برنامه پروژه را دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعتهای کاری را صرفه جویی کنید. حالا، اگر شما می خواهید ابزارهای بیشتری برای مدیریت پروژه برای ارائه بینش های مرتبط با پروژه خود به ذینفعان داخلی یا خارجی داشته باشید، به بررسی الگوی ارائه ما Project Plan بروید و آن را بررسی کنید.