الگوی نقل قول

خلاصه

آیا تا به حال برای مشتری خود باید به صورت دستی دستمزد و تخفیفات را محاسبه کرده و یک نقل قول را تهیه کرده اید؟ برای متخصصان در هر زمینه، محاسبه قیمت ها، هزینه ها و تخفیفات، همچنین سازماندهی این اطلاعات در یک طرح واضح، می تواند فرایندی زمان بر و خطا آمیز باشد. برای حل این مشکل، ما الگوی نقل قول را توسعه دادیم که ایجاد تا پنج طرح نقل قول متفاوت بر اساس محصولات و خدمات ارائه شده توسط شما را اتوماتیک می کند، به شما امکان می دهد که یکی ایده آل را انتخاب کنید و آن را با چند کلیک به مشتری خود ارسال کنید.

قبل از استفاده از الگو، مفید است که بدانید چگونه آن را تنظیم کرده اید. فیلدهای برجسته آبی - یا متن آبی - جایی هستند که باید اطلاعات خود را وارد کنید و برای کار درست الگو ضروری هستند. فیلدهای سیاه دارای فرمول ها و محاسبات خاصی هستند. مراقب باشید که فیلدهایی با اعداد سیاه را حذف نکنید یا تغییرات بزرگی ایجاد نکنید، زیرا آنها برای کار درست الگو مهم هستند.

محتوا

چگونه از الگو استفاده کنیم

برای شروع با الگو، مهم است که تفاوت بین گروه "زبانه های ورودی" و "زبانه های گزارشات و PDF ها" را درک کنید. "زبانه های ورودی"، که با آبی مشخص شده اند، برای کاربران برای ثبت و ورود داده ها اختصاص داده شده اند. این شامل اطلاعات شرکت، جزئیات مشتری، ثبت خدمات، و کاتالوگ محصولات، در میان سایر مؤلفه های ضروری برای ایجاد نقل قول ها است.

از طرف دیگر، برگه های "گزارشات و PDF ها" که با رنگ خاکستری شناسایی می شوند، بخش هایی هستند که به صورت خودکار ایجاد شده اند و نیازی به ورود دستی به آنها نیست. آنها از داده های برگه های "ورودی" استفاده می کنند تا گزینه های طرح بندی متفاوتی ایجاد کنند که کاربران می توانند آنها را به صورت اسناد PDF صادر کنند و مستقیما به مشتریان ارسال کنند. این ساختار اطمینان می دهد که داده ها فقط یک بار وارد شده و قالب بندی نهایی گزارش را به صورت خودکار انجام می دهد تا حاشیه خطا را کاهش دهد.

چگونگی ثبت جزئیات نقل قول

جزئیات شرکت

برگه "فیلدها" به عنوان نقطه شروع برای سفارشی سازی الگو عمل می کند. در اینجا، شما می توانید داده های شرکت خود را مانند نام، آدرس، شماره تلفن، ایمیل و وب سایت وارد کنید که در سربرگ نقل قول هایی که ایجاد می کنید ظاهر می شوند. یکی از ویژگی های مهم این برگه امکان انتخاب است، از طریق جعبه های تیک، که چه اطلاعاتی را در طرح بندی های نهایی نمایش دهید، که به شما کنترل بر آنچه می خواهید به اشتراک بگذارید را می دهد.

این برگه همچنین جایی است که شما مشخصات مشتری را که می خواهید ثبت و در نقل قول ها شامل کنید، تعریف می کنید، چه این نام شرکت، آدرس، رسانه های اجتماعی یا هر جزئیات دیگری باشد. این انعطاف پذیری کمک می کند تا الگو را به روش های تجاری مختلف و ترجیحات ارتباطی تنظیم کند. به طور مشابه، جعبه های تیک به شما امکان می دهد تصمیم بگیرید که آیا این جزئیات در سند نهایی قابل مشاهده خواهند بود یا فقط برای ثبت داخلی استفاده خواهند شد.

مشتریان

زبانه 'مشتریان' چگونگی مدیریت و دسترسی به جزئیات مشتری را ساده می کند و نیاز به جستجو برای اطلاعات پراکنده هر زمان که شما یک نقل قول جدید ایجاد می کنید را از بین می برد. پس از اینکه شما فیلدها در زبانه "Fields" را برای مطابقت با نیازهای ورود داده های خود سفارشی کردید، زبانه "مشتریان" به نمایش تنظیمات انتخاب شده تغییر می کند. تمام چیزی که شما نیاز دارید این است که مشتریان مورد نظر را اضافه کنید، و اطلاعات آنها فورا در سایر زبانه ها برای هر نقل قول آینده قابل دسترسی می شود.

خدمات

در زبانه "خدمات"، شما خدماتی را که شرکت شما یا شما به عنوان یک فریلنسر ارائه می دهید، کاتالوگ می کنید. هر خدمت می تواند قیمت ثابت داشته باشد یا بر اساس ساعت محاسبه شود، بسته به ماهیت کار. این گزینه ها می توانند در منوی کشویی "نوع قیمت گذاری" جدول خدمات انتخاب شوند و مستقیما بر محاسبات هزینه تأثیر می گذارند. خدماتی که بر اساس ساعت محاسبه می شوند، مقدار واحد را در تعداد ساعات ضرب می کنند، در حالی که آنهایی که دارای قیمت ثابت هستند، مقدار خود را حفظ می کنند، بدون توجه به مدت زمان. این زبانه همچنین فضایی را برای شامل کردن توضیحات دقیق هر خدمت فراهم می کند. این کمک می کند تا سوء تفاهم ها را جلوگیری کند و به عنوان راهنمای مرجع برای محدوده خدمات ارائه شده عمل می کند.

محصولات

زبانه "محصولات" به طور مشابه به زبانه "خدمات" عمل می کند و برای کسب و کارها و متخصصانی که محصولات فیزیکی یا دیجیتال ارائه می دهند مفید است.در این بخش از قالب، امکان ثبت و سازماندهی کاتالوگ محصولات وجود دارد، از جمله قیمت هر واحد و در صورت نیاز، توضیح مختصری از هر مورد. هنگام ایجاد یک نقل قول، کاربر امکان تعیین تعداد هر محصول درخواستی توسط مشتری را دارد. قالب به طور خودکار هزینه های کلی را بر اساس قیمت واحد تعیین شده محاسبه می کند.

چگونه یک نقل قول ایجاد کنیم

زبانه "جزئیات نقل قول" جایی است که نقل قول شکل می گیرد. در اینجا، کاربر تمام اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری می کند، از جمله گیرنده، تخفیفات، هزینه ها، حمل و نقل، و انتخاب محصولات و خدمات. فرآیند ساخت نقل قول با انتخاب مشتری شروع می شود، که اطلاعات آن به صورت خودکار از زبانه "مشتریان" وارد می شود.

مراحل بعدی شامل ورود جزئیاتی مانند تاریخ نقل قول، اعتبار آن، ارز، و فردی که آن را اداره می کند، که در مدیریت کمک می کند وقتی چندین فرد برای نقل قول ها مسئول هستند.

این زبانه همچنین امکان اعمال تخفیفات را می دهد، چه با اضافه کردن درصد یا مقادیر ثابت، از جمله هزینه های اضافی، هزینه های حمل و نقل، و زمان تحویل تخمینی محصول. این تنظیمات به طور خودکار در نقل قول کلی منعکس می شوند.

در نهایت، در بخش "Quote items"، کاربر می تواند هر مورد را در نقل قول، چه این یک "Service" باشد یا "Product"، از یک منوی کشویی تفصیل کند. این الگو همچنین اجازه می دهد تا مقدار مورد نیاز را مشخص کنید. به این ترتیب، هزینه ها بر اساس ارزش واحد هر مورد به طور خودکار محاسبه می شوند.

در نهایت، داده های وارد شده در طرح های الگو منعکس می شود، به مشتری تمام اطلاعات لازم را ارائه می دهد.

چگونه نقل قول را سفارشی کنیم

این الگو دارای پنج گزینه طرح بندی است که به کاربران اجازه می دهد مدلی را انتخاب کنند که بهترین تطابق را با سبک پیشنهاد و انتظارات مشتری دارد. طرح بندی ها برای نمایش تمام عناصر ضروری بر اساس برگه 'Quote details' پیکربندی شده اند، مانند اطلاعات شرکت و مشتری، فهرست خدمات یا محصولات با هزینه های مربوطه، مجموع محاسبه شده، تخفیف های اعمال شده، مالیات، و حمل و نقل. برای ویرایش هر اطلاعاتی، به برگه های قبلی بازگردید و به دلخواه سفارشی کنید.

سفارشی کردن سبک ها و رنگ های فونت

کاربران می توانند رنگ ها و فونت های الگوها را به دلخواه سفارشی کنند، بنابراین سطحی از شخصی سازی را ارائه می دهد که هویت بصری برند را تقویت می کند. این سفارشی سازی به راحتی در ابزارهای قالب بندی خود اکسل انجام می شود.اینجا چگونگی انجام آن را می‌بینید:

1. فیلدهایی که می‌خواهید تغییر دهید را انتخاب کنید؛
2. از منوی بالایی اکسل، روی "Home" کلیک کنید؛
3. در بخش "Font"، ابزارهای سفارشی سازی که می‌خواهید استفاده کنید را انتخاب کنید، چه این سبک فونت، اندازه، رنگ، پس زمینه، حاشیه یا هر چیز دیگری باشد.

سفارشی سازی لوگو

1. به برگه "Insert" در نوار بروید.
2. در گروه "Illustrations" روی "Pictures" کلیک کنید.
3. انتخاب کنید "Over cells" > "This Device" > جستجو برای فایل تصویر، آن را انتخاب کنید و روی "Insert." کلیک کنید.

پس از وارد کردن، تصویر بر فراز سلول‌ها ظاهر می‌شود. می‌توانید روی تصویر کلیک کرده و آن را به هر جایی که می‌خواهید بکشید. برای تغییر اندازه تصویر، روی آن کلیک کنید و سپس هر یک از دسته‌های گوشه یا کنار را بکشید.

چگونگی صادر کردن نقل قول به عنوان PDF

پس از سفارشی سازی نقل قول خود به دلخواه، می‌توانید آن را به PDF تبدیل کنید تا با مشتری خود به اشتراک بگذارید. اینجا چگونگی انجام آن را می‌بینید:

1. روی برگه "File" در گوشه بالا سمت چپ اکسل کلیک کنید. از منوی نوار کناری، "Save As." را انتخاب کنید.
2. در کادر گفتگوی "Save As"، به محلی که می‌خواهید فایل را ذخیره کنید، مرور کنید.
3. در منوی کرکره‌ای "Save as type"، "PDF." را انتخاب کنید.
4. پس از تنظیم ترجیحات خود، روی "Save." کلیک کنید."

و در نهایت، با چند کلیک ساده، شما می توانید یک PDF آماده چاپ یا قابل اشتراک الکترونیکی ایجاد کنید، که طرح بندی، ساختار و کیفیت بصری تعریف شده را حفظ می کند.

نتیجه گیری

قالب نقل قول، که در مایکروسافت اکسل و گوگل شیت موجود است، یک ابزار ضروری برای متخصصان در زمینه های مختلف است، زیرا با حذف محاسبات دستی، زمان را صرفه جویی می کند و خطاها را کاهش می دهد. هم اکنون قالب را دانلود کنید تا مدیریت پیشنهادات را بهینه سازی کنید و دقت نقل قول های خود را افزایش دهید.