لیست کارهای قابل انجام

چکیده

بازدهی مشکل است؟ از مجموعه قالب های جدول لیست کارهای قابل انجام ما برای مجموعه ای از لیست های کاری و داشبوردها برای مدیریت پروژه ها در سطح هفتگی، ماهانه یا نمایش زیر وظایف استفاده کنید. وظایف شخصی را بر اساس نوع، وضعیت و تاریخ سررسید مدیریت کنید. با استفاده از لیست کاری وضعیت، پیشرفت در وظایف فردی را پیگیری کنید. از آنجا که مهمترین عنصر هر لیست کاری اولویت بندی وظایف است، لیست اولویت وظایف را بر اساس اهمیت آنها تقسیم می کند. برای پیگیری دستاوردهای روزانه کار، از گزارش روزانه که پیشرفت را به سمت اهداف فرکانس روزانه، هفتگی یا ماهانه انباشته می کند، استفاده کنید.

در زیر، برخی از بهترین روش های بهره وری از برترین اجراکنندگان دنیای تجارت را به اشتراک می گذاریم، چگونه این بهترین روش ها می توانند به ابزارهای بهره وری شخصی شما اضافه شوند و چگونه می توانید مدل جدول لیست کارهای قابل انجام را که ما برای کمک ایجاد کرده ایم، دانلود و سفارشی کنید.

هدف اینجا این است که توضیح دهیم چگونه می توان در محل کار یا هنگام کار از راه دور بهره ورتر بود. شرکت ها و کارآفرینان به طور مشابه با چگونگی ارزیابی بهره وری در محیط کار ترکیبی مبارزه کرده اند. اما با اینکه اکنون بیش از همیشه افرادی کار می کنند که به صورت از راه دور یا برای خودشان کار می کنند، مدیریت برنامه ها و انجام همه کارها می تواند سخت باشد. اگر می خواهید مستقیماً به توضیحات جدول بروید، همین حالا این کار را انجام دهید.

وضعیت بهره وری در سال 2022

وضعیت بهره وری در محل کار در سال 2022 در همه جا متفاوت است. بر اساس گزارش اخیر آمار کار وزارت کار برای Q2، بهره وری کل کار تجاری 4.6٪ نسبت به سه ماه گذشته کاهش یافته است. بر اساس گزارش اخیر آمار کار وزارت کار برای Q2 سال 2022، بهره وری کل کار تجاری 4.6٪ نسبت به سه ماه گذشته کاهش یافته است. در نظرسنجی اخیر از مدیران اجرایی فدرال نیویورک در ماه اوت 2022، 30٪ از شرکت هایی که کار از راه دور را گسترش دادند، کاهش بهره وری گزارش کردند، در حالی که 50٪ تغییری گزارش نکردند.

یک مقاله دیگر در ماه ژوئیه یافت که بخش هایی که کار از راه دور داشتند، 3.3٪ افزایش سالانه در خروجی بر ساعت گزارش کردند. بخش هایی که کار از راه دور را اجازه ندادند، کاهش یا تغییری نداشتند. و یک مطالعه در ماه می 2022 از کارگران یافت که کسانی که حداقل بخشی از زمان را به صورت از راه دور کار می کردند، 9٪ بهره ورتر از کسانی بودند که از دفتر کار کار می کردند. پس کدام یک است؟

ممکن است که انعطاف پذیری به کارکنان امکان بهینه سازی برای آنچه برای آنها بهتر کار می کند را فراهم کند. این یکی از دلایلی است که محیط کار ترکیبی محبوب تر شده است. اپل اخیراً از کارکنان خواسته است که سه روز در هفته به دفتر برگردند به عنوان "یک آزمایش" از سیاست دفتر ترکیبی خود برای ایجاد همکاری بیشتر حضوری که آن را برای توسعه محصولات سخت افزاری با کیفیت بالا لازم می بیند.اما همانطور که گزارشات بیشتری از کارگران نشان می‌دهد که پس از شیوع بیماری کرونا به صورت خودکار مشغول به کار شده‌اند و تعداد افرادی که در بازار کار فشرده به دنبال کارهای پروژه‌ای هستند به بالاترین سطح خود رسیده است، سوال واقعی این است: پس چگونه می‌توانید بهره‌وری خود را مدیریت کنید، چه از راه دور کار کنید یا برای خودتان کار کنید؟

بهترین روش‌های بهره‌وری از افراد برتر

اینجا برخی از نکاتی است که دو نفر بسیار بهره‌ور، جک دورسی از توییتر و الان ماسک، که هر دو سال‌ها شرکت‌های متعددی را اداره کردند، می‌دهند. دورسی هفته خود را بر اساس روتین‌ها برنامه‌ریزی می‌کند، با اینکه هر روز به یک وظیفه مختلف اختصاص دارد. حتی اگر وظایف متعددی دارید که باید انجام شوند، این روش حداکثر بهره‌وری را در حالت جریان کار فراهم می‌کند تا وظایف دسته‌بندی و به زیر مجموعه‌ها تقسیم شوند و قطع نشوند. الان ماسک به شهرت خود جلسات را اجتناب می‌کند و پیشنهاد می‌کند اگر ارزشمند نیستند از آنها خارج شوید. این به معنی این نیست که او به ارتباطات اعتقاد ندارد: او می‌گوید افراد بهترین کار را انجام می‌دهند وقتی می‌دانند هدف چیست و چرا.

این روش به نام اولویت‌بندی شناخته می‌شود، یکی دیگر از راه‌های مهم برای افزایش بهره‌وری. استیو جابز توصیه می‌کند به "صد ایده خوب دیگر" نه بگویید به نفع بهترین ایده. وارن بافت اضافه می‌کند، "افراد واقعا موفق به تقریبا همه چیز نه می‌گویند." بافت در واقع یک ترفند به نام "چارچوب دو لیست" دارد. او توصیه می‌کند بیست و پنج هدف برتر خود را بنویسید. سپس، پنج اولویت بالای خود را دایره بزنید و از بیست مورد دیگر به هر قیمتی اجتناب کنید.

حالا که لیست "کارهایی که باید انجام دهید" را دارید، وقت آن است که کار خود را شروع کنید. کوفندر اینستاگرام، کوین سیستروم می‌گوید هر کاری که باید انجام دهید، حداقل برای پنج دقیقه شروع کنید. اگر می‌توانید برای پنج دقیقه روی آن کار کنید، احتمالا آن را تمام خواهید کرد. فراتر از این، علم نشان می‌دهد که ورزش منظم، دریافت خواب کافی، گوش دادن به موسیقی بدون کلمات در حین کار، و گرفتن استراحت‌های کافی به شما کمک می‌کند تا در کل بهتر و بهره‌ورتر باشید. اگر می‌خواهید نکات بیشتری در مورد چگونگی ایجاد فرهنگ اجرای کار در محل کار خود بدست آورید، خلاصه کتاب ما را در Execution: The Discipline of Getting Things Done بررسی کنید.

توضیح دهنده

مدیریت کارهایی که باید انجام دهید

پس چگونه می‌توانید تمام این نکات را بگیرید و به کار خود اعمال کنید؟ شما به یک لیست کارهایی که باید انجام دهید نیاز دارید که برای شما کار کند. لیست کارهای ما در صفحه اکسل یک سری از لیست‌های کارهایی که باید انجام دهید را با داشبوردهایی که می‌توانید دانلود و برای هر نیاز تجاری یا شخصی سفارشی کنید، ارائه می‌دهد. چه بخواهید پروژه‌ها را در نمایش هفتگی، ماهانه یا زیر وظایف مدیریت کنید یا کارهای شخصی خود را بر اساس نوع، وضعیت و تاریخ سررسید مدیریت کنید، این الگو لیست‌هایی آسان برای استفاده برای شما دارد. حتی می‌توانید پیشرفت هر وظیفه فردی را با یک لیست وضعیت کارهایی که باید انجام دهید ردیابی کنید. و از آنجا که مهمترین عنصر هر لیست کاری اولویت‌بندی است، مدل لیست کارهای ما تجسم‌سازی‌های خاصی را ارائه می‌دهد که بر اساس اولویت تقسیم شده است. علاوه بر این، اگر تنها نیاز شما یک ردیاب وظایف روزانه است، لیست گزارش روزانه ما پیشرفت شما را به سوی اهداف فرکانس روزانه، هفتگی یا ماهانه جمع می‌کند.

مدیریت زمان خود را انجام دهید

مهمترین وظیفه برای هر لیست کارهای قابل انجام، کمک به شما برای مدیریت زمان به صورت موثر است. این لیست هفتگی کارهای قابل انجام به شما اجازه می دهد تا بودجه کلیه وظایف یک هفته را در سراسر تیم های مختلف و نقش های مسئول ردیابی کنید و ساعات تخمینی اختصاص یافته برای هر کار را در مقابل ساعات واقعی که طول می کشد تا کامل شود، ردیابی کنید. برای مشاهده یک ماه کامل، همان تصویر شکسته است در سراسر هفته های یک ماه. می توان ردیف های بیشتری را اضافه کرد تا کلیه وظایف یک هفته را جای دهد. داشبورد در بالا هزینه تخمینی و ساعات در مقابل هزینه واقعی و ساعات را در سراسر هر کار ردیابی می کند.

این همچنین به مدیر پروژه اجازه می دهد تا وظایف، بخش ها و نقش ها را بر اساس وضعیت آنها ردیابی کند. مدیر پروژه سپس می تواند تعداد وظایف انجام شده، در حال انجام یا شروع نشده را در یک بازه زمانی مشخص ردیابی کند تا ببیند آیا پروژه برنامه ریزی شده است یا خیر. اگر وظایف بیشتری نسبت به برنامه عقب افتاده باشند، این داشبورد به پروژه اطلاع می دهد که کدام وظایف و اعضای تیم بیشترین حمایت را برای بازگشت به برنامه نیاز دارند.

مدیریت پروژه های خود را انجام دهید

حالا فرض کنید یک مدیر پروژه می خواهد چندین پروژه را با این لیست کارهای قابل انجام مدیریت کند. لیست کارهای قابل انجام پروژه می تواند یک سری زیر پروژه ها را به عنوان بخشی از پروژه اصلی در اینجا ردیابی کند. این داشبورد به همان صورت که لیست هفتگی و ماهانه کارهای قابل انجام کار می کند، کار می کند، با یک استثنا: مدیر پروژه می تواند هر زیر پروژه را در سراسر یک سری از معیارها شکسته کند تا ارزیابی کند که هر پروژه چگونه نسبت به دیگران است. از آنجا که شکستن وظایف پیچیده به زیر وظایف ساده تر مفید است، این لیست کارهای قابل انجام برای مدیریت تیم های بزرگ و مدیریت وظایف طولانی مدت مفید است.

مدیریت خود را انجام دهید

حالا، اگر شما می خواهید کارهای شخصی خود را مدیریت کنید یا وظایف تکی را انجام دهید؟ یک لیست ساده کارهای قابل انجام به شما اجازه می دهد تا کارهای خود را اضافه کنید، تاریخ سررسید آنها و اولویت آنها. وقتی یک کار انجام شد، به سادگی آن را علامت بزنید. اگر وظایف جدیدی اضافه شوند که مهمتر هستند، به سادگی آنها را به بالای لیست بکشید. داشبورد در بالا وظایف انجام شده و غیر انجام شده را بر اساس سطح اولویت آنها، همچنین بر اساس تاریخ سررسید آنها نشان می دهد. همانطور که وظایف علامت زده می شوند، داشبورد به روز می شود و به شما آرامش می دهد که وظایف شما در هدف هستند و تجمع نمی کنند.

برای وظایف پیچیده تر که زمان برای انجام آنها می برد، از لیست وضعیت کارهای قابل انجام استفاده کنید و نوار تکمیل را به میزان پیشرفت به روز کنید. نمودار درصد کامل کل وظایف، درصد کلی را به سمت انجام تمام وظایف محاسبه می کند، بنابراین همانطور که پیشرفت در سراسر چندین کار قابل انجام انجام می شود، حتی اگر وظایف به طور کامل انجام نشوند، به صورت بصری نمایش داده می شود.

در نهایت، یک لیست کارهای روزانه هر وقوعی از یک فعالیتی را که می خواهید هر روز، هر هفته یا هر ماه بر اساس ستون فرکانس انجام دهید، ثبت می کند. همانطور که فعالیت های بیشتری ثبت می شوند، پیشرفت انباشته رشد می کند و رنگ تغییر می کند تا شما بتوانید پیشرفت خود را به سوی اهداف خود را بر طول زمان افزایش دهید.

چون اولویت بندی بیشترین عامل بین شما و اهداف شماست، هر لیست کارها و داشبورد در این جدول اکسل به نوعی به اولویت بندی حساب می کند. با این حال، اگر واقعاً می خواهید اولویت بندی کنید، لیست اولویت کارها وظایف را به صورت بصری ساده می شکند، بنابراین وظایف با اولویت بالا ابتدا می آیند، پس از آن وظایف با اولویت متوسط و کم. این کمک می کند تا روش 5/25 وارن بافت را انجام دهید... پنج برتر خود را در بخش با اولویت بالا بنویسید و بقیه لیست کارها را حذف کنید.

وقتی به تعادل کار و زندگی در امروز می رسیم که دشوار است، شما نیاز به لیست های کاری دارید که برای شما کار کنند به جای اینکه علیه شما کار کنند. با آنها، شما می توانید بیشتر کار کنید و تیم های خود، سطح استرس و سلامت روان کلی خود را بهتر مدیریت کنید. شما می توانید این لیست کارهای قابل انجام جدول اکسل را دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعت های کاری را صرف این کار کنید. حالا، برای بهترین استراتژی ها برای ناوبری و تعادل بین اولویت های رقابتی زندگی، خلاصه کتاب ما را از کتاب چگونه زندگی خود را اندازه گیری خواهید کرد نوشته کلیتون کریستنسون بررسی کنید.