करने के लिए सूची

सारांश

उत्पादकता एक समस्या है? हमारे करने के लिए सूची स्प्रेडशीट टेम्पलेट संग्रह का उपयोग करें जो तो-डू लिस्ट्स और डैशबोर्ड्स की एक श्रृंखला के लिए है जो साप्ताहिक, मासिक, या उप-कार्य दृश्यों में प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करते हैं। व्यक्तिगत तो-डू को प्रकार, स्थिति, और नियत तारीख के आधार पर प्रबंधित करें। एक स्थिति तो-डू सूची के साथ व्यक्तिगत कार्यों में प्रगति का ट्रैक करें। चूंकि किसी भी तो-डू सूची का सबसे महत्वपूर्ण तत्व कार्यों को प्राथमिकता देना होता है, इसलिए प्राथमिकता सूची तो-डू को उनके महत्व के आधार पर विभाजित करती है। दैनिक कार्य संपन्नता का ट्रैक करने के लिए, दैनिक लॉग का उपयोग करें जो दैनिक, साप्ताहिक, या मासिक फ़्रीक्वेंसी लक्ष्यों की ओर प्रगति इकट्ठा करता है।

नीचे, हम व्यापार जगत के शीर्ष कार्यकर्ताओं से कुछ उत्पादकता की सर्वश्रेष्ठ प्रथाएं साझा करते हैं, उन सर्वश्रेष्ठ प्रथाओं को आपके व्यक्तिगत उत्पादकता उपकरण किट में कैसे जोड़ा जा सकता है, और हमने कैसे करने के लिए सूची स्प्रेडशीट मॉडल डाउनलोड और अनुकूलित करने में मदद करने के लिए बनाया है। यहां का लक्ष्य यह समझाने में मदद करना है कि काम पर या दूरस्थ रूप से काम करते समय अधिक उत्पादक कैसे हो सकते हैं। कंपनियां और उद्यमी दोनों ने हाइब्रिड कार्यस्थल में उत्पादकता का मूल्यांकन कैसे करें, इस पर संघर्ष किया है। लेकिन जब से अधिक से अधिक लोग दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं या स्वयं के लिए काम कर रहे हैं, तो अनुसूचियों को प्रबंधित करना और सब कुछ करना कठिन हो सकता है। यदि आप सीधे स्प्रेडशीट विवरणकार की ओर जाना चाहते हैं, तो अब करें।

2022 की उत्पादकता की स्थिति

शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं से प्रगति की सर्वश्रेष्ठ प्रथाएं

यहाँ ट्विटर के जैक डॉर्सी और इलॉन मस्क, जोने कई सालों तक कई कंपनियों का संचालन किया, से कुछ सलाह है: डॉर्सी अपने सप्ताह को नियमों के आसपास मानचित्रित करते हैं, प्रत्येक दिन एक अलग कार्य के लिए समर्पित होता है। यदि आपके पास कई कार्य हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, तो यह प्रवाह स्थिति को अधिकतम करता है ताकि कार्य श्रेणीबद्ध हों और उप-कार्यों में समूहीकृत हों और विच्छेदित न हों। इलॉन मस्क प्रसिद्ध रूप से बैठकों से बचते हैं और सुझाव देते हैं कि यदि वे मूल्यवान नहीं हैं तो बाहर चले जाएं। इसका मतलब यह नहीं है कि उन्हें संचार में विश्वास नहीं है: वह कहते हैं कि लोग तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब उन्हें लक्ष्य क्या है और क्यों, इसका ज्ञान होता है।

इसे प्राथमिकता निर्धारण कहा जाता है, जो अधिक उत्पादक होने के लिए एक और महत्वपूर्ण हैक है। स्टीव जॉब्स का सुझाव है कि "सौ अन्य अच्छे विचारों" को नकारने के पक्ष में सर्वश्रेष्ठ विचार को कहें। वॉरेन बफ़ेट जोड़ते हैं, "वास्तव में सफल लोग लगभग सब कुछ को नकारते हैं।" बफ़ेट के पास वास्तव में "दो सूचियाँ" ढांचा नामक एक चाल है। उनका सुझाव है कि आप अपने पच्चीस शीर्ष लक्ष्यों को लिखें। फिर, अपनी पांच सबसे उच्च प्राथमिकताओं को घेरें, और अन्य बीस से हर हाल में बचें।

अब जब आपके पास आपकी "करने के लिए" सूची है, तो यह समय है कि आप अपना काम शुरू करें। इंस्टाग्राम के सह-संस्थापक केविन सिस्ट्रॉम कहते हैं कि जो कुछ भी आपको करने की आवश्यकता है, उसे कम से कम पांच मिनट के लिए शुरू करें।यदि आप इस पर पांच मिनट काम कर सकते हैं, तो आप शायद इसे समाप्त कर देंगे। इसके अलावा, विज्ञान दिखाता है कि नियमित व्यायाम, पर्याप्त नींद लेना, काम करते समय गीतों के बिना संगीत सुनना, और पर्याप्त ब्रेक लेना आपको कुल मिलाकर अधिक कुशल बनाएगा। यदि आप अपने कार्यस्थल में कार्यान्वयन की संस्कृति बनाने के बारे में अधिक सुझाव चाहते हैं, तो हमारी पुस्तक Execution: The Discipline of Getting Things Done का सारांश देखें।

व्याख्याता

अपने कार्यों को प्रबंधित करें

तो आप सभी सलाह को कैसे अपने काम में लागू कर सकते हैं? आपको एक ऐसी कार्य सूची की आवश्यकता होती है जो आपके लिए काम करे। हमारी To Do List Spreadsheet आपको ऐसी कार्य सूचियाँ प्रदान करती है जिनके डैशबोर्ड्स आप किसी भी व्यावसायिक या व्यक्तिगत आवश्यकता के लिए डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं। चाहे आप साप्ताहिक, मासिक, या उपकार्य दृश्यों में प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करना चाहते हों या प्रकार, स्थिति, और नियत तिथि के अनुसार अपने व्यक्तिगत कार्यों को प्रबंधित करना चाहते हों, इस टेम्पलेट में आपके लिए सरल तो डू सूचियाँ हैं। आप प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य की प्रगति को भी एक स्थिति कार्य सूची के साथ ट्रैक कर सकते हैं।

और चूंकि किसी भी कार्य सूची का सबसे महत्वपूर्ण तत्व प्राथमिकता निर्धारित करना है, हमारी कार्य सूची मॉडल प्राथमिकता के अनुसार विभाजित विशिष्ट दृश्य प्रदान करती है। साथ ही, यदि आपको केवल एक दैनिक कार्य ट्रैकर की आवश्यकता है, तो हमारी दैनिक लॉग सूची आपकी दैनिक, साप्ताहिक, या मासिक फ़्रीक्वेंसी लक्ष्यों की ओर प्रगति को संचित करती है।

अपना समय प्रबंधित करें

किसी भी कार्य सूची के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य यह है कि यह आपको अपना समय संभवतः सबसे कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करे।यह साप्ताहिक टू-डू सूची आपको कई टीमों और जिम्मेदार भूमिकाओं के लिए पूरे सप्ताह के कार्यों का बजट बनाने और प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित घंटों की तुलना में वास्तविक घंटों की ट्रैकिंग की अनुमति देती है। पूरे महीने के दृश्य के लिए, एक ही दृश्य को महीने के सप्ताहों में तोड़ दिया जाता है। पूरे सप्ताह के कार्यों को समायोजित करने के लिए अधिक पंक्तियाँ जोड़ी जा सकती हैं। शीर्ष पर डैशबोर्ड प्रत्येक कार्य के खिलाफ अनुमानित लागत और घंटों की तुलना में वास्तविक लागत और घंटों की ट्रैकिंग करता है।

यह प्रोजेक्ट मैनेजर को उनकी स्थिति के आधार पर कार्यों, विभागों, और भूमिकाओं की ट्रैकिंग करने की अनुमति भी देता है। पीएम फिर निर्धारित तारीख सीमा के द्वारा कितने कार्य पूरे हुए हैं, प्रगति पर हैं, या शुरू नहीं हुए हैं, यह निर्धारित कर सकता है कि क्या प्रोजेक्ट अनुसूची पर है। यदि अधिक कार्य अनुसूची से पीछे हैं, तो यह डैशबोर्ड प्रोजेक्ट को सूचित करेगा कि कौन से कार्य और टीम सदस्यों को अनुसूची पर वापस आने के लिए सबसे अधिक सहायता की आवश्यकता है।

अपने प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करें

अब मान लीजिए कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर इस टू-डू सूची के साथ कई प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करना चाहता है। प्रोजेक्ट टू-डू सूची यहां व्यापक प्रोजेक्ट के हिस्से के रूप में एक श्रृंखला के उप-प्रोजेक्ट्स की ट्रैकिंग कर सकती है। यह डैशबोर्ड साप्ताहिक और मासिक टू-डू सूचियों के समान काम करता है, एक अपवाद के साथ: प्रोजेक्ट मैनेजर प्रत्येक उप-प्रोजेक्ट को एक श्रृंखला के मापदंडों के आधार पर तोड़ सकता है ताकि मूल्यांकन किया जा सके कि प्रत्येक प्रोजेक्ट एक दूसरे के सापेक्ष कैसा है।चूंकि जटिल कार्यों को सरल उप-कार्यों में तोड़ना सहायक होता है, इसलिए यह टू-डू लिस्ट बड़ी टीमों को प्रबंधित करने और दीर्घकालिक कार्यों को प्रबंधित करने के लिए उपयोगी होती है।

अपने आप को प्रबंधित करें

अब, अगर आप अपने व्यक्तिगत टू-डूस या एक-बार के कार्यों को प्रबंधित करना चाहते हैं? एक साधारण टू-डू लिस्ट आपको अपने टू-डूस, उनकी नियत तारीख, और उनकी प्राथमिकता जोड़ने की अनुमति देती है। जब कोई कार्य पूरा हो जाता है, तो बस उसे चेक कर दें। अगर नए कार्य जोड़े जाते हैं जो अधिक महत्वपूर्ण हैं, तो उन्हें सीधे सूची के शीर्ष पर खींचें। शीर्ष पर डैशबोर्ड पूरे हुए और अधूरे कार्यों को उनके प्राथमिकता स्तर के आधार पर, साथ ही उनकी नियत तारीख के आधार पर दर्शाता है। जैसे-जैसे कार्यों की जांच होती है, डैशबोर्ड उसके अनुरूप अद्यतन होता है, आपको यह राहत देता है कि आपके कार्य लक्ष्य पर हैं और वे ढेर नहीं हो रहे हैं।

अधिक जटिल कार्यों के लिए जिन्हें पूरा करने में समय लगता है, स्थिति टू-डू लिस्ट का उपयोग करें और प्रगति के साथ-साथ पूर्णता बार को अद्यतन करें। कुल प्रतिशत पूर्ण चार्ट सभी कार्यों की पूर्णता की कुल प्रतिशत गणना करता है, इसलिए जैसे-जैसे कई टू-डूस में प्रगति होती है, यह दृश्य रूप से प्रतिष्ठित होता है भले ही कार्य सीधे पूरे न हों।

अंत में, एक दैनिक टू-डू सूची हर घटना का लॉग रखती है जिसे आप प्रत्येक दिन, प्रत्येक सप्ताह, या प्रत्येक महीने के आधार पर पूरा करना चाहते हैं, आवृत्ति स्तंभ के आधार पर।जैसे-जैसे अधिक गतिविधियाँ लॉग होती हैं, संचित प्रगति बढ़ती है और रंग बदलता है ताकि आप अपनी लक्ष्यों की ओर प्रगति को समय के साथ बढ़ते हुए देख सकें।

क्योंकि प्राथमिकता आपके और आपके लक्ष्यों के बीच सबसे महत्वपूर्ण कारक है, इसलिए इस स्प्रेडशीट में हर तो-डू लिस्ट और डैशबोर्ड किसी न किसी तरह से प्राथमिकता का ख्याल रखता है। हालांकि, यदि आप वास्तव में प्राथमिकता देना चाहते हैं, तो प्राथमिकता तो-डू लिस्ट कार्यों को एक दृश्य रूप से सरल तरीके से बाहर निकालती है, ताकि आपके उच्च-प्राथमिकता वाले कार्य पहले आएं, उसके बाद आपके मध्यम और निम्न-प्राथमिकता वाले कार्य। इससे वॉरेन बफेट की 5/25 विधि को पूरा करने में मदद मिलती है... अपने शीर्ष पांच को उच्च-प्राथमिकता वाले खंड में लिखें, और तो-डू सूची के बाकी भाग को हटा दें।

जब बात आज के कठिन-नेविगेट करने वाले कार्य-जीवन संतुलन की आती है, तो आपको ऐसी तो-डू सूचियाँ की आवश्यकता होती है जो आपके खिलाफ काम करने के बजाय आपके लिए काम करें। इनके साथ, आप अधिक काम कर सकते हैं और अपनी टीमों, तनाव स्तरों, और समग्र मानसिक स्वास्थ्य को बेहतर प्रबंधित कर सकते हैं। आप इस करने के लिए सूची स्प्रेडशीट को डाउनलोड करके और अनुकूलित करके समय और काम करने के घंटों की बचत कर सकते हैं। अब, जीवन की सभी प्रतिस्पर्धी प्राथमिकताओं को नेविगेट और संतुलित करने के शीर्ष रणनीतियों के लिए, हमारी पुस्तक का सारांश देखें आप अपने जीवन को कैसे मापेंगे जो क्लेटन क्रिस्टेंसन द्वारा लिखी गई है।