Timesheet Template

Zusammenfassung

Hatten Sie jemals Schwierigkeiten, die Arbeitszeiten Ihres Teams zu verfolgen und die Kosten zu ermitteln? Wir haben eine Timesheet Template erstellt, um Ihnen dabei zu helfen. Diese Vorlage hilft Ihnen, alle Arbeitszeiten, einschließlich Pausen und Überstunden, an einem Ort zu verwalten. Sie analysiert Leistung und Finanzen mit wöchentlichen und monatlichen Dashboards. Außerdem können Sie automatisch PDF-Berichte erstellen, um die monatlichen Arbeitszeiten zu überwachen und zu validieren.

Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass unerwartete Überstunden Ihr Unternehmensbudget belasten oder nicht korrekt bezahlt werden. Für Teams kann eine Zeiterfassung zu Kosteneinsparungen durch intelligentes Zeitmanagement führen. Freiberufler können sicher sein, dass jede gearbeitete Stunde ordnungsgemäß erfasst und bezahlt wird. Und das Beste daran? Es spart Ihnen Zeit bei der Organisation und Berechnung, sodass Sie mehr Freiheit haben, sich auf andere Projekte und Aufgaben zu konzentrieren.

Inhalt

Wie man die Vorlage benutzt

Bevor Sie die Vorlage verwenden, ist es hilfreich zu wissen, wie sie eingerichtet ist. Die blau hervorgehobenen Felder - oder blauer Text - sind die Stellen, an denen Sie Ihre Informationen eingeben müssen, und sie sind für das korrekte Funktionieren der Vorlage unerlässlich. Die schwarzen Felder enthalten spezielle Formeln und Berechnungen. Seien Sie vorsichtig, die Felder mit schwarzen Zahlen nicht zu löschen oder große Änderungen vorzunehmen, da sie für das ordnungsgemäße Funktionieren der Vorlage wichtig sind.

Diese Vorlage ist für eine einfache Handhabung konzipiert und verfügt über farblich organisierte Registerkarten für eine einfache Navigation: blau für 'Eingabe-Registerkarten', grün für 'Dashboard-Registerkarten' und grau für 'Berichte & PDF-Registerkarten'. Die blauen Registerkarten sind der Bereich, in dem Sie Ihre Daten eingeben, einschließlich Firmendetails, Mitarbeiterdaten, Vorgesetzte und die täglichen Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters. In diesem Bereich melden Sie sich auch für spezifische Arbeitszeiten an. Die grünen Dashboard-Registerkarten aktualisieren sich automatisch mit Diagrammen, die die von Ihnen in den Eingabe-Registerkarten eingegebenen Daten veranschaulichen. Diese Visualisierungen helfen Ihnen, die Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden zu verstehen und zwischen regulären und Überstunden zu unterscheiden. Schließlich sind die grauen Registerkarten für die automatische Erstellung von PDFs vorgesehen, die auf Anfrage verfügbar sind. Diese PDFs bieten eine umfassende.

Wie man Arbeitsstunden registriert

Es ist entscheidend zu verstehen, wie Sie Ihre Arbeitsstunden korrekt erfassen, um die Vorteile dieser Vorlage voll auszuschöpfen. Der Prozess beginnt im Tab 'Felder', wo Sie die Anfangsinformationen einrichten. Im Abschnitt 'Zeiterfassungsfelder' geben Sie Details für Mitarbeiter und Vorgesetzte ein, wie benötigt. In der Tabelle "Verteilung der Vorgesetzten", die Teil des Abschnitts "Details zur Zeiterfassung" ist, verknüpfen Sie jeden Vorgesetzten mit seinen jeweiligen Mitarbeitern. Diese Einrichtung ermöglicht es der Vorlage, verwandte Felder automatisch zu füllen.

Sie können auch Gründe für Abwesenheiten und zwei anpassbare Felder hinzufügen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.Diese Flexibilität ermöglicht die Verfolgung verschiedener Elemente wie Kunden, Projekte, Abteilungen oder andere relevante Informationen. Diese Einstellungen stehen als Dropdown-Menüoptionen zur Verfügung, was den Prozess der Zeiterfassung vereinfacht.

Um Stunden zu erfassen, wechseln Sie zur Registerkarte 'Zeiterfassungseingabe', die in verschiedene Abschnitte für eine einfache Dateneingabe strukturiert ist:

1. 'Allgemeine Details' zur Erfassung des Datums und der verantwortlichen Person.
2. 'Details zur Arbeitszeit' zur Erfassung von Start- und Endzeiten, Pausen und Gründen für Abwesenheiten, falls vorhanden.
3. 'Anpassbare Eingaben' für die zuvor eingerichteten anpassbaren Felder, mit einem zusätzlichen Feld für wichtige Notizen.

Das Ausfüllen dieser Details löst zwei automatisierte Berechnungsabschnitte aus: 'Arbeitsstunden' und 'Zahlungsberechnung'. Diese Abschnitte analysieren die Kosten des Arbeitstages, einschließlich regulärer und Überstunden, die wir weiter untersuchen werden.

Wie man Kosten und zusätzliche Stunden verfolgt

Eine ordnungsgemäße Verwaltung von Überstunden ist für die Kontrolle der Betriebskosten unerlässlich. In unserer Zeiterfassungsvorlage können Sie die Regeln für die Berechnung von Überstunden im Tab "Felder" nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren. Sie können zwischen täglichen oder wöchentlichen kumulativen Berechnungen für Überstunden wählen.Die Entscheidung für eine tägliche Berechnung bedeutet, dass die Vorlage Überstunden eines Mitarbeiters auf täglicher Basis berücksichtigt und zusätzliche Bezahlung für diese Stunden bietet, unabhängig von den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden in der Woche. Andererseits berechnet die Methode der wöchentlichen Akkumulation Überstunden nur, wenn die gesamten wöchentlichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters die Standardarbeitswochenstunden überschreiten, was einen präziseren Ansatz zur Budgetverwaltung bietet.

Sie können auch die Dauer der Arbeitswoche an den Zeitplan Ihres Teams anpassen, ob es nun fünf, sechs oder sieben Tage sind. Diese Anpassung stellt sicher, dass die wöchentliche Arbeitsbelastung und Überstunden genau berechnet werden, um eine effektive Kostenverwaltung zu gewährleisten. Einzelheiten zu den täglichen Arbeitsstunden, Stundenlöhnen und Überstundensätzen werden in der Tabelle "Arbeitsstunden der Mitarbeiter" im Abschnitt "Details zur Zeiterfassung" eingegeben. Sie können jedem Mitarbeiter seine erwarteten täglichen Stunden und Sätze zuweisen, wobei die Vorlage automatisch die erwarteten wöchentlichen Gesamtstunden auf der Grundlage der angegebenen Arbeitstage berechnet.

Nach dieser ersten Einrichtung wird die Registerkarte "Eingabe der Zeiterfassung" zum Ort für die tägliche Stundenerfassung und Kostenberechnung.Wenn Sie Start- und Endzeiten sowie Pausen eingeben, verarbeitet die Vorlage diese Informationen automatisch, um Erkenntnisse in den letzten beiden Abschnitten zu generieren: "Arbeitsstunden" zur Verfolgung der gesamten regulären und Überstunden, und "Zahlungsberechnung," die die mit diesen Stunden verbundenen Kosten auf der Grundlage der in der Registerkarte "Felder" festgelegten Parameter bewertet.

Wie man Ergebnisse überwacht

Sobald die anfänglichen Konfigurationen in der Registerkarte "Felder" vorgenommen und die Stunden protokolliert wurden, bieten die Dashboards eine umfassende und detaillierte Analyse der Ergebnisse. Die Registerkarte "Wochenübersicht" dient als zentraler Punkt für die Überprüfung, wie die Stunden über eine ausgewählte Woche verteilt wurden. Sie enthält Filter für Zeiträume - wie Jahr und Monat - und spezifische Kategorien wie Mitarbeiter und Vorgesetzte, was eine detaillierte Analyse erleichtert.

Das Dashboard bietet eine klare Aufschlüsselung der gesamten Arbeitsstunden neben den angefallenen Kosten und unterscheidet zwischen regulären und Überstunden. Es verwendet Diagramme, um die Verteilung von Stunden und Kosten über die Mitarbeiter und nach Tagen darzustellen, was die Sichtbarkeit der betrieblichen Dynamik erhöht. Darüber hinaus verfolgt es die insgesamt von den Mitarbeitern genommenen freien Tage, kategorisiert nach Grund, was eine präzise Verwaltung unterstützt und eine verbesserte Koordination innerhalb des Teams fördert.

Am unteren Rand der Registerkarte fasst die Vorlage die Daten der Woche zusammen, gibt Details zu Daten, Mitarbeitern, Arbeitstagen und den Gesamtkosten an. Diese wöchentlichen Einblicke erstrecken sich auf das monatliche Dashboard, das die Daten für den gesamten ausgewählten Monat zusammenstellt. Diese Analyseebene kann Arbeitsmuster aufdecken, Bereiche identifizieren, in denen Überstunden übermäßig sind, und die strategische Planung für die Personalbesetzung bei zukünftigen Projekten unterstützen.

Erstellung von PDF-Berichten

Unsere Zeiterfassungsvorlage enthält Funktionen zur Erstellung von PDF-Berichten, die detaillierte Einblicke in die Arbeitsstunden auf individueller und Team-Ebene bieten. Diese Registerkarten sind mit einer Filterfunktion ausgestattet und ermöglichen die Erstellung von Berichten für bestimmte Zeiträume.

Die Registerkarte "Zeiterfassungsbericht" ist speziell für die Erstellung von Berichten für einzelne Mitarbeiter konzipiert. Diese Funktion ist besonders nützlich für die detaillierte Erfassung von Arbeitsstunden und vereinfacht den Validierungsprozess durch Vorgesetzte, einschließlich Platz für die erforderlichen Unterschriften. Dieser personalisierte Bericht trägt zur Aufrechterhaltung von Transparenz und Rechenschaftspflicht für die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters bei. Im Gegensatz dazu fasst die Registerkarte "Mitarbeiterbericht" die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter, die einem bestimmten Vorgesetzten berichten, in einem einzigen, umfassenden Bericht zusammen. Diese kollektive Ansicht ermöglicht es Vorgesetzten, die Gesamtarbeitsstunden ihres Teams effizient zu bewerten, und legt eine solide Grundlage für die Überprüfung der gemeldeten Stunden und das Management der Teamproduktivität.

Exportieren Sie das PDF

Nachdem Sie den Zeitraum festgelegt haben, für den Sie Ihre Berichte exportieren möchten, können Sie diese im PDF-Format ausgeben. So geht's:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke von Excel. Wählen Sie im Seitenmenü "Drucken" aus.
2. Wählen Sie "Microsoft Print to PDF" und klicken Sie erneut auf "Drucken", um den Speicherort für das PDF zu wählen;
3. Wenn Sie einen Drucker haben, wählen Sie diesen aus, um Ihren Bericht direkt zum Unterschreiben auszudrucken.

Passen Sie das Logo an

Sie können auch Ihr eigenes Logo in die Vorlage einfügen. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte "Einfügen" in der Menüleiste;
2. Klicken Sie in der Gruppe "Illustrationen" auf "Bilder";
3. Wählen Sie "Über Zellen" > "Dieses Gerät" > Durchsuchen Sie die Bilddatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf "Einfügen."

Sobald das Bild eingefügt ist, erscheint es über den Zellen. Sie können das Bild anklicken und ziehen, um es zu positionieren, wo immer Sie möchten. Um das Bild zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie darauf und ziehen Sie an einer beliebigen Ecke oder Seite.

Fazit

Die Zeiterfassungsvorlage verbessert die Verwaltung der Arbeitsstunden, ausgestattet mit anpassbaren Dateneingabeoptionen und automatisierten Berechnungen für Stunden und Kosten, was die betriebliche Entscheidungsfindung zur Optimierung der Teamstunden und Budgetnutzung vereinfacht.Diese Vorlage zielt darauf ab, die Ergebnisse zu verbessern, während ihr benutzerfreundliches Design Zeit spart und Ihnen ermöglicht, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.