جعبه ابزار مدیریت پروژه نهایی

خلاصه

آیا همیشه دوست داشته اید یک پروژه را مانند الون ماسک اداره کنید؟ چه درباره توانایی پیش بینی موفقیت یک پروژه مانند یک تحلیلگر مالی در گلدمن ساکس؟ این جعبه ابزار مدیریت پروژه نهایی است که هر رهبر پروژه برای تضمین موفقیت از ابتدا در جعبه ابزار خود نیاز دارد. شما یاد خواهید گرفت چگونه نرخ بازده داخلی را محاسبه کنید، تجزیه و تحلیل مونت کارلو انجام دهید، تیم ها را با یک ماتریس RACI مدیریت کنید، یک منشور پروژه بنویسید، وضعیت پروژه را با داشبوردها و نمودارهای گانت ردیابی کنید و یک نظرسنجی پس از مرگ انجام دهید.

5 questions and answers

What is the purpose of a post mortem survey in project management?

View answer

The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

View answer

Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

View answer

Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

View all 5 questions

Ask follow up

نتیجه

با این چارچوب، شما مراحل مختلف مدیریت پروژه را یاد خواهید گرفت، از چگونگی ارزیابی سودمندی پروژه خود، مدیریت تیم خود، ردیابی پیشرفت خود و با موفقیت تکمیل پروژه خود با برداشت های ارزشمند برای پروژه بعدی خود. ما از مثال های واقعی از شرکت هایی مانند SpaceX، Instagram، Microsoft استفاده خواهیم کرد و همچنین یک شکست مدیریت پروژه که اغلب از آن فراموش می شود از آمازون را به اشتراک می گذاریم و چگونه شما می توانید از اشتباهات مشابه جلوگیری کنید.

5 questions and answers

How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

View answer

The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

View answer

Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

View answer

SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

View all 5 questions

Ask follow up

برجسته های ابزار

چارچوب تخصیص RACI

هنگامی که شما ریسک ها و پاداش های احتمالی پروژه خود را می دانید، وقت آن است که نقش ها و مسئولیت ها را تخصیص دهید.

در سال 2015، سرپرست مهندسی Instagram با یک مشکل مواجه شد - شرکت در نظرسنجی رضایت کارمندان نمره شفافیت پایینی داشت. او متوجه شد مشکل عدم وضوح در پشت سر تصمیمات بود. مشکل ارتباط در مورد تصمیمات نبود، بلکه ارتباط در مورد چرایی تصمیمات بود. پس Instagram چگونه مشکل وضوح خود را حل کرد؟ یک چارچوب به نام نقش ها و مسئولیت های تیم RACI. (اسلاید 23)

5 questions and answers

What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

View answer

Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

View answer

A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

View answer

The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

View all 5 questions

Ask follow up

RACI مخفف Responsible, Accountable, Consulted و Informed است. در چارچوب RACI، نقش ها بر اساس اینکه کی مسئول تصمیم است، کی مسئول آن تصمیم است، کی مشورت می کند قبل از اینکه تصمیم نهایی شود و کی اطلاع داده می شود از تصمیمات هنگامی که انجام می شوند، تخصیص داده می شود. هدف از RACI اطمینان حاصل کردن از اینکه تمام ذینفعان مسئولیت های خود را می دانند، تایید اینکه منابع به درستی تخصیص یافته اند، و ایجاد شفافیت به طوری که همه در یک صفحه هستند و می توانند برای آنچه مسئول هستند مسئولیت پذیری کنند.

5 questions and answers

How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

View answer

The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

View answer

The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

View answer

The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

View all 5 questions

Ask follow up

در مورد Instagram، تصمیم گیران کمتر و شفافیت بیشتر در مورد کسی که تصمیمات را اتخاذ کرد، امکان حرکت سریع تر تیم ها را فراهم کرد. رهبران بیشتر مسئولیت پذیر شدند و چارچوب RACI در سراسر شرکت مقیاس بزرگ شد.

منشور پروژه

شما نقش های تیم را تخصیص داده اید و همه می دانند که مسئولیت آنها در پروژه چیست - اما چگونه تیم را متمرکز بر هدف اصلی پروژه نگه می دارید، به خصوص در طول زمان های طولانی؟

در سال 2002، الون ماسک می خواست یک موشک را برای شروع رویای خود برای فرستادن انسان ها به مریخ بخرد. با این حال، قیمت خرید یکی تا 65 میلیون دلار بالا می رفت.ماسک از مفهومی به نام "اصول اولیه" استفاده کرد تا درباره چگونگی کاهش هزینه ها به اندازه کافی برای حل مشکل تامین مالی فکر کند. مشخص شد که مواد اولیه فقط حدود دو درصد از قیمت یک موشک را تشکیل می دهند، بنابراین او مواد اولیه را خریداری کرد و خود یک موشک ساخت. ماسک نه تنها توانست هزینه راه اندازی یک موشک را 10 برابر کاهش دهد، بلکه این کار را با سود انجام داد. در نتیجه، اکنون ارزش SpaceX تقریباً 74 میلیارد دلار است تا سپتامبر 2021.

5 questions and answers

Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

View answer

A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

View answer

Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

View answer

The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

View all 5 questions

Ask follow up

برای اعمال مفهوم اصول اولیه به پروژه های خود، می توانید از منشور پروژه استفاده کنید تا تمام ذینفعان داخلی و خارجی را در اطراف یک هدف مشترک متحد کنید. منشور پروژه نه تنها "سخنرانی آسانسور" برای اهداف پروژه شماست بلکه محدوده پروژه و همچنین مشخصات فنی، ریسک ها، محدودیت ها، فرضیات و وابستگی ها را تعریف می کند. این اصول اصلی یک پروژه انتظارات را هنگام توسعه پروژه تعیین می کنند و می توانند به عنوان منبع حقیقت استفاده شوند که تمام ذینفعان را برای پیروی از برنامه به زمین می چسباند.

Ask follow up

منشور پروژه همچنین زمان بندی و بودجه پروژه، ذینفعان کلیدی مسئول، و معیارهای موفقیت را تعیین می کند، بنابراین هر کسی که درگیر است می داند که چه کسی برای چه چیزی مسئول است و چگونه باید پروژه را انجام داد. (اسلاید 29-31)

داشبورد های پروژه و نمودارهای گانت

پس اکنون که یک برنامه ای دارید که بر اساس یک بنیاد قوی ساخته شده است، چگونه این برنامه در حال پیشرفت است؟

مدیران پروژه موفق نیاز به یک ابزار داشبورد وضعیت پروژه دارند تا وضعیت پروژه خود را در طول فازها و شاخص های عملکرد کلیدی ردیابی کنند. این داشبورد به روزرسانی های پروژه را به ذینفعان خارجی و اعضای تیم داخلی ارتباط می دهد. شما می توانید زمان خود را در مقابل فاز محصول و زمان بندی در مقابل ظرفیت منابع را اندازه گیری کنید تا وضعیت فعلی خود را در مقابل اهداف تعیین شده در منشور پروژه اندازه گیری کنید. (اسلاید 39-43)

Ask follow up

برای دنبال کردن پیشرفت خود در طول زمان، از یک نمودار گانت استفاده کنید تا پیشرفت فعالیت خود را در برابر چندین زمان بندی، با تصویرسازی های مختلف برای ماهانه، سه ماهه، شش ماهه یا سالانه نشان دهید. (اسلاید 44-50)

جلسه پس از مرگ

با ابزارهایی برای ردیابی پیشرفت و رعایت برنامه، شما باید تمام منابع مورد نیاز خود را برای انجام پروژه بعدی خود داشته باشید - پس چه کاری باید انجام دهید وقتی پروژه تمام شد؟

در جولای 2014، آمازون گوشی هوشمند خود را با نام آمازون فایر فون راه اندازی کرد. اما دو ماه پس از راه اندازی، آمازون قیمت های بسیار پایین تری را ارائه داد تا گوشی را با قرارداد تقریباً رایگان کند. یک ماه بعد از آن، آمازون تقریباً 170 میلیون دلار از موجودی گوشی فایر فون را به عنوان زیان نوشت، و در نهایت محصول را کاملاً متوقف کرد. در حالی که کیندل آمازون یک موفقیت بزرگ بود که خواندن در حال حرکت را فراهم کرد، گوشی فایر فون از همان ابتدا مرده بود.پس آمازون در کجا اشتباه کرد؟ احتمالاً آمازون همین سوال را در یک جلسه تشریح وضعیت پس از پروژه(اسلاید 54)

Ask follow up

برای موفقیت در پروژه بعدی خود، حتماً یک جلسه تشریح وضعیت پس از پروژه برگزار کنید که در آن می توانید یک نظرسنجی تیمی انجام دهید تا بفهمید تیم شما احساس می کند پروژه در کجا موفق بوده یا کجا فضایی برای بهبود وجود دارد. شما می توانید پروژه را به طور کلی یا دستاوردهای فردی آن را نظرسنجی کنید. همچنین می توانید همکاری و بهره وری تیم را نظرسنجی کنید یا حتی سبک مدیریت خود را نظرسنجی کنید تا بفهمید چگونه می توانید مدیریت پروژه خود را بهبود ببخشید. این نظرسنجی های پس از مرگ از همه جمع آوری نظرات می کنند تا شما بتوانید پروژه بعدی خود را به موفقیت بزرگتری تبدیل کنید.

Ask follow up

در مورد آمازون، یک تشریح وضعیت پس از مرگ نشان داد که به جای تاکید معمول آمازون بر آنچه مشتری می خواهد، آنها یک تلفن را ساختند که هیچ کسی نمی خواست و همه چیزی که مشتری نیاز داشت، یک برنامه جدید یا دو بود.

محاسبه IRR

قبل از شروع یک پروژه، باید متوجه شوید که هزینه آن چقدر خواهد بود.

به گفته گلدمن ساکس، بیش از 504 میلیارد دلار از برگشت سهام در سال 2021 صادر شد - بیشترین مقدار در بیش از 22 سال گذشته. مایکروسافت زمانی که در سپتامبر برنامه برگشت سهام 60 میلیارد دلاری خود را اعلام کرد، به سر خط ها رسید. پس شرکت هایی مثل مایکروسافت چگونه تصمیم می گیرند که به اندازه ای زیادی سرمایه را به برگشت سهام اختصاص دهند؟ جواب یک محاسبه IRR است.(اسلاید 8)

Ask follow up

برای محاسبه هزینه یک پروژه، مدیران پروژه از ابزاری به نام نرخ بازده داخلی، یا فرمول IRR استفاده می کنند. محاسبات IRR برای سنجش هزینه یک پروژه در مقابل سودهای احتمالی آن استفاده می شود. شرکت ها از IRR برای ارزیابی برنامه های برگشت سهام استفاده می کنند. در مورد مایکروسافت، مایکروسافت از محاسبات IRR استفاده کرد تا تصمیم بگیرد که داشتن بیشتر سهام خود در بلند مدت سرمایه گذاری بهتری خواهد بود تا خرید یک شرکت دیگر.

Ask follow up

معمولاً IRR با استفاده از مایکروسافت اکسل محاسبه می شود، زیرا محاسبات دستی به زیادی از آزمایش و خطا نیاز دارد. برای تعیین IRR پروژه خود، هزینه اولیه سرمایه گذاری و چقدر آن در جریان های نقدی آینده درآورد را تخمین بزنید. شما از این فرضیات استفاده می کنید و آنها را در فرمول IRR قرار می دهید تا ببینید آیا جریان های نقدی ورودی جریان خروجی سرمایه گذاری اولیه را منفی می کند تا ارزش حاضر نت پروژه برابر صفر شود. (اسلاید 7)

Ask follow up

به عنوان یک مدیر پروژه، شما همیشه باید پروژه ای را با بالاترین ارزش حاضر نت انتخاب کنید، نه بالاترین IRR. این به این دلیل است که IRR کمترین سطح بازگشت برای بازپرداخت یک سرمایه گذاری است، در حالی که ارزش حاضر نت بیشتر به ارزش بلند مدت یک پروژه اشاره دارد.

تجزیه و تحلیل مونت کارلو

پس از اینکه هزینه و سود یک پروژه را می دانید، همچنین باید ریسک های مرتبط با آن را محاسبه کنید.بسیاری از مدیران پروژه نیاز دارند تا قبل از شروع یک سرمایه گذاری جدید بزرگ، یک تحلیل ریسک پروژه انجام دهند.

گلدمن ساکس یک فناوری جدید دارد که قصد دارد برای انجام تحلیل ریسک خود از آن استفاده کند: کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم. مدل های تحلیل ریسک فعلی که توسط تحلیلگران گلدمن استفاده می شوند، نیاز به توان محاسباتی زیادی دارند و اغلب در طول شب انجام می شوند. در حالی که یک کامپیوتر کاملا کوانتومی می تواند این شبیه سازی ها را هزار برابر سریع تر انجام دهد، این فناوری هنوز ده سال دیگر است. با این حال، کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم می توانند این شبیه سازی ها را 100 برابر سریع تر اجرا کنند و ممکن است در کمتر از پنج سال آماده شوند.

Ask follow up

فرمولی که این شبیه سازی ها اجرا می کنند، تحلیل مونت کارلو نام دارد، که برای پیش بینی احتمال نتایج مختلف هنگام اضافه کردن متغیرهای تصادفی استفاده می شود. برای استفاده از تحلیل مونت کارلو، مقادیر چندگانه را به یک متغیر نامعین اختصاص دهید تا محدوده ای از نتایج را دریافت کنید. میانگین را برای دریافت یک تخمین بگیرید، که معمولا شکل یک منحنی زنگوله را می گیرد. بازده میانگین به عنوان احتمال بیشترین نتیجه می شود، با احتمال برابری که بازده بالاتر یا پایین تر باشد.

Ask follow up

به دلیل نحوه کار مونت کارلو، می توان فرض کرد که 95 درصد احتمال دارد نتیجه نهایی دو انحراف معیار از میانگین باشد.(اسلاید 12)

برای ابزارهای بیشتر در مورد آنچه مدیران پروژه را موفق می کند، این چارچوب را دانلود کنید. شما ابزارهای اضافی مانند جداول تخمین هزینه، محاسبه گرهای ارزش فعلی خالص، نقشه های منافع پروژه، ماتریس های ساختار طراحی پروژه، ساختارهای شکست کار، نمودارهای مسیر بحرانی، تخته های کانبان و بسیاری دیگر را کسب خواهید کرد.لذت ببرید!

Ask follow up