Meeting & Agenda (Part 2)

Sinossi

Uno studio del Massachusetts Institute of Technology ha dimostrato che, poiché la maggior parte dei professionisti lavora in media 45 anni, è molto probabile che passerai 22 anni in riunioni. A meno che tu non prenda il controllo e renda ogni minuto prezioso. Assicurati che le tue riunioni siano produttive con la nostra presentazione Meeting & Agenda (Part 2) e utilizzala per risparmiare ore di lavoro per te e i tuoi colleghi e raggiungere sempre i tuoi obiettivi. Per ancora più opzioni di slide, dai un'occhiata al nostro mazzo Meeting & Agenda.

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Applicazione

Steven G. Rogelberg, il professore del Cancelliere presso l'Università della Carolina del Nord a Charlotte, afferma che una riunione efficace riguarda l'ordine del giorno giusto, e l'ordine del giorno giusto riguarda il porre le domande giuste prima, durante e dopo la riunione. Suggerisce le seguenti tattiche per raggiungere questo obiettivo nel suo articolo per Harvard Business Review (HBR):

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• Progetta domande che siano specifiche e impegnative - la ricerca mostra che gli obiettivi difficili, ma raggiungibili, sono i tipi di obiettivi più motivanti. "Allo stesso modo, le domande dell'ordine del giorno dovrebbero essere progettate per sfidare, ma non essere così stravaganti che i partecipanti non le prendano sul serio e provino frustrazione," afferma Rogelberg.
• Collaborare per identificare ciò che conta davvero - per identificare le domande giuste, il leader di una riunione dovrebbe prima generare domande potenziali dal suo punto di vista; poi chiedere ai partecipanti un input mentre l'ordine del giorno viene creato. Dopo che le tue potenziali domande per la riunione sono definite e le intuizioni dei partecipanti sono raccolte, rifletti attentamente sul valore e sull'importanza strategica di ogni domanda, ed escludi le domande meno importanti.
• Privilegiare le domande più importanti prima - gli studi mostrano che il contenuto all'inizio di un ordine del giorno riceve quantità sproporzionate di tempo e attenzione, indipendentemente dalla sua importanza, dice Rogelberg. Quindi metti le tue domande più convincenti all'inizio della riunione. "Questo non solo garantirà la copertura delle questioni chiave; è anche un modo per attirare rapidamente l'attenzione dei partecipanti e trasmettere il valore della riunione. E mentre è accettabile iniziare una riunione con 5 minuti o giù di lì di notizie e note, dopo che queste si concludono, affronta a tutto campo le domande più impegnative, importanti e spinose," raccomanda.
• Esegui l'ordine del giorno - quando le tue domande sono finalizzate, distribuisci l'ordine del giorno della riunione in anticipo, in modo che i partecipanti abbiano tempo per prepararsi alle domande da affrontare in una riunione. Rogelberg incoraggia anche i leader delle riunioni a includere l'ordine del giorno direttamente nell'invito alla riunione in modo che sia facile da trovare; poi esegui l'ordine del giorno.Rogelberg dice: "I leader più di successo non considerano solo ciò che dovrebbe essere trattato in una riunione, ma anche come trattare ogni punto."

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Consigli degli esperti

Abbiamo raccolto citazioni dai leader mondiali del business sulle riunioni che forniscono consigli brillanti e applicabili:

• Elon Musk: – "Se non stai aggiungendo valore a una riunione, esci o abbandona la chiamata."
• Bill Gates: – "Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione."
• Jason Fried: – "Le riunioni dovrebbero essere come il sale - un condimento spolverato con cura per migliorare un piatto, non versato in modo sconsiderato su ogni boccone. Troppo sale rovina un piatto. Troppe riunioni distruggono il morale e la motivazione."
• Mark Zuckerberg: – "chiede alle persone di inviare materiali in anticipo in modo che [il team] possa utilizzare il tempo per la discussione," e "[i team di Facebook] cercano di essere chiari sul [loro] obiettivo quando [loro] si siedono per una riunione - sono [loro] nella stanza per prendere una decisione o per avere una discussione?" dice la Chief Operating Officer di Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] Non so come essere in una riunione e partecipare e essere su email allo stesso tempo. Vedo che alcune persone lo fanno in modo più efficace. Non l'ho mai capito del tutto."
• Jeff Bezos: – "[Ad Amazon], leggiamo [...] memorandums, in silenzio, durante la riunione. È come un'aula di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo, e leggiamo in silenzio, per solitamente circa mezz'ora, per quanto tempo ci vuole per leggere il documento. E poi ne discutiamo."
• Tim Cook: – "Più lunga è la riunione, meno si realizza."

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