Meeting & Agenda (Part 2)

Synopsis

Une étude du Massachusetts Institute of Technology a montré que, comme la plupart des professionnels travaillent en moyenne 45 ans, vous passerez probablement 22 ans en réunions. À moins que vous ne preniez le contrôle et ne fassiez en sorte que chaque minute compte. Assurez-vous que vos réunions sont productives avec notre présentation Meeting & Agenda (Part 2) et utilisez-la pour économiser des heures de travail pour vous-même et vos collègues et atteindre toujours vos objectifs. Pour encore plus d'options de diapositives, consultez notre Meeting & Agenda deck.

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Application

Steven G. Rogelberg, le professeur du chancelier à l'Université de Caroline du Nord à Charlotte, dit qu'une réunion efficace dépend entièrement du bon ordre du jour, et le bon ordre du jour dépend entièrement de poser les bonnes questions avant, pendant et après la réunion. Il suggère les tactiques suivantes pour y parvenir dans son article pour Harvard Business Review (HBR):

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• Concevoir des questions qui sont spécifiques et stimulantes – les recherches montrent que les objectifs difficiles, mais réalisables sont les types d'objectifs les plus motivants. "De même, les questions de l'ordre du jour devraient être conçues pour défier, mais ne pas être si extravagantes que les participants ne les prennent pas au sérieux et éprouvent de la frustration", dit Rogelberg.
• Collaborer pour identifier ce qui compte vraiment - pour identifier les bonnes questions, le leader d'une réunion devrait d'abord générer des questions potentielles de son point de vue ; puis demander aux participants leur avis alors que l'ordre du jour est en cours de création. Après avoir défini vos propres questions potentielles de réunion et recueilli les insights des participants, réfléchissez soigneusement à la valeur et à l'importance stratégique de chaque question, et excluez les questions qui sont moins importantes.
• Privilégier les questions les plus importantes en premier - les études montrent que le contenu au début d'un ordre du jour reçoit des quantités disproportionnées de temps et d'attention, quelle que soit son importance, dit Rogelberg. Alors mettez vos questions les plus convaincantes au début de la réunion. "Cela assurera non seulement la couverture des questions clés ; c'est aussi un moyen de capter rapidement l'attention des participants et de transmettre la valeur de la réunion. Et bien qu'il soit acceptable de commencer une réunion avec 5 minutes ou plus de nouvelles et de notes, une fois cela terminé, abordez de front les questions les plus difficiles, importantes et déroutantes," recommande-t-il.
• Exécuter l'ordre du jour - lorsque vos questions sont finalisées, distribuez l'ordre du jour de la réunion à l'avance, afin que les participants aient le temps de se préparer aux questions qui seront abordées lors de la réunion. Rogelberg encourage également les leaders de réunion à inclure l'ordre du jour de la réunion directement dans l'invitation à la réunion pour qu'il soit facile à trouver ; puis exécutez l'ordre du jour.Rogelberg dit : "Les leaders les plus réussis ne considèrent pas seulement ce qui devrait être abordé lors d'une réunion, mais aussi comment aborder chaque point."

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Conseils d'experts

Nous avons recueilli des citations de leaders mondiaux des affaires sur les réunions qui fournissent des conseils brillants et applicables :

• Elon Musk: – "Si vous n'apportez pas de valeur à une réunion, sortez ou quittez l'appel."
• Bill Gates: – "Vous avez une réunion pour prendre une décision, pas pour décider de la question."
• Jason Fried: – "Les réunions devraient être comme le sel – une épice saupoudrée avec soin pour rehausser un plat, pas versée imprudemment sur chaque bouchée. Trop de sel gâche un plat. Trop de réunions détruisent le moral et la motivation."
• Mark Zuckerberg: – "demande aux gens d'envoyer les matériaux à l'avance afin que [l'équipe] puisse utiliser le temps pour la discussion," et "[les équipes de Facebook] essaient d'être claires sur [leur] objectif quand [elles] s'assoient pour une réunion – sont-elles dans la salle pour prendre une décision ou pour avoir une discussion ?" dit la directrice des opérations de Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] Je ne sais pas comment être dans une réunion et participer et être sur email en même temps. Je vois certaines personnes le faire plus efficacement. Je n'ai jamais tout à fait compris cela."
• Jeff Bezos: – "[Chez Amazon], nous lisons [...] des mémos, en silence, pendant la réunion. C'est comme une salle d'étude. Tout le monde s'assoit autour de la table, et nous lisons en silence, généralement pendant une demi-heure, le temps qu'il nous faut pour lire le document. Et ensuite, nous en discutons."
• Tim Cook: – "Plus la réunion est longue, moins il y a de choses accomplies."

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