الگوی برنامه پروژه (بخش 2)

مقدمه

هر مدیر پروژه ای نیاز به یک قالب جدول اکسل دارد که بتواند از آن برای مدیریت وظایف و نقاط عطف یک پروژه خاص استفاده کند. در این مقاله، ما قصد داریم ویژگی های قالب الگوی برنامه پروژه (بخش 2) خود را برجسته کنیم و نحوه کار کردن با تخته کانبان، ماتریس تریاژ، تجزیه و تحلیل ریسک، نمودار گانت و داشبورد را با شما به اشتراک بگذاریم تا بتوانید مدیریت پروژه خود را سیستماتیک کنید.

8 questions and answers

Would the Kanban system work for 5000 items?

View answer

Yes, the Kanban system can work for 5000 items. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban largely depends on how well it's implemented and managed.

For a large number of items, it's crucial to have a well-structured system and clear categories to prevent the board from becoming overwhelming.

Also, using digital Kanban tools might be more efficient for managing such a large number of items as they often come with features that can help with organization and tracking.

Remember, the key to Kanban is visualizing the workflow, limiting work in progress, and continuously improving the process.

What programs would work with QuickBooks Desktop and Excel?

View answer

There are several programs that can integrate with QuickBooks Desktop and Excel.

For accounting and financial management, programs like Zoho Books, FreshBooks, and Xero can work with QuickBooks and Excel.

For inventory management, Fishbowl and SOS Inventory are good options.

For payroll and HR, Gusto and QuickBooks Payroll can be integrated.

For CRM, Method:CRM and Zoho CRM can work with QuickBooks and Excel.

For time tracking, TSheets and Time Tracker can be used.

For reporting, programs like QQube and Zed Axis can be integrated.

Remember, the level of integration may vary from program to program. Always check with the software provider to understand the extent of integration.

After the data is in Excel, how can you use Excel's features to create tasks?

View answer

After importing data into Excel, you can utilize its features to manage tasks effectively. For instance, conditional formatting can be used to highlight tasks that are overdue, high-priority, or assigned to a specific team member. This feature allows you to apply different formatting options to cells, rows, or columns based on specific conditions or criteria. It can be a powerful tool for project management as it can help you visually track project progress, identify risks or issues early, and prioritize tasks effectively.

View all 8 questions

Ask follow up

اگرچه این قالب می تواند برای برنامه های شرکتی، کسب و کار کوچک یا شخصی استفاده شود - ما قصد داریم از مثال فرضی "تعویض خانه" استفاده کنیم تا به شما مثال های ملموسی از چگونگی استفاده از این قالب بدهیم.

جذابیت تعویض خانه قابل انکار نیست. برنامه های تلویزیونی محبوب تصویری درخشان می کشند: خرید یک ملک ویران، به آن تغییرات شیک ببخشید و آن را با سود خوبی بفروشید. این ممکن است ساده به نظر برسد، اما پیچیدگی بیشتری دارد. یک تعویض موفق یک برنامه پروژه قوی و جزئی است؛ بدون آن، رویا به سرعت می تواند تبدیل به یک کابوس گران قیمت شود. برای جلوگیری از این اتفاق، بسیاری سعی در راه حل های مختلف می کنند: از یادداشت ها روی کاغذ تا برنامه های یادآوری بی انتها و نرم افزارهای مدیریت پروژه گران قیمت، جستجو برای ابزار سازماندهی کامل می تواند سردرگم کننده باشد. برای ساده سازی این موضوع، ما یک قالب جدول اکسل الگوی برنامه پروژه (بخش 2) ایجاد کرده ایم.

2 questions and answers

We currently have 5000 active rows representing tasks. How should we manage this?

View answer

Managing 5000 active rows representing tasks can be a challenge, but there are several strategies you can employ.

Firstly, consider using a database management system (DBMS) like SQL or NoSQL. These systems are designed to handle large amounts of data and can provide efficient querying, sorting, and filtering capabilities.

Secondly, you could use project management software. Tools like Jira, Asana, or Trello can help you organize and prioritize tasks, assign them to team members, and track their progress.

Lastly, consider breaking down your tasks into smaller, more manageable sub-tasks. This can make the overall project seem less daunting and can help ensure that no task is overlooked.

Remember, the key to managing large amounts of data is organization and efficient use of the tools at your disposal.

What is project management?

View answer

Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

Ask follow up

با استفاده از الگو، نحوه مدیریت پروژه ها و وظایف مختلف را برای تحلیل آنها در دیدگاه های مختلف، مانند نشان می دهیم:

در این مقاله، الگو برای سازماندهی یک پروژه تعویض خانه از ابتدا استفاده خواهد شد. ما با ایجاد پروژه و فهرست کردن وظایف شروع می کنیم تا بتوانیم اولویت ها، ریسک ها و نتایج را تحلیل کنیم. برای یادگیری نحوه استفاده از الگو و - کی می داند - نحوه سازماندهی یک پروژه تعویض خانه، ادامه مطلب را بخوانید.

راه اندازی پروژه

تصور کنید که تازه یک ملک ویران را خریداری کرده اید تا آن را به یک گوهر سودآور تبدیل کنید. برای شروع این سفر، به یک برنامه قوی نیاز دارید. اینجاست که برگه 'پروژه ها' به کار می آید.

با دادن یک نام واضح و مختصر به پروژه شروع کنید. برای مثال ما، بیایید آن را "احیای خیابان الم." بنامیم. 'تاریخ شروع' و 'تاریخ پایان' را تنظیم کنید و به طور مختصر اهداف و محدوده پروژه را توصیف کنید.این می تواند مانند "تجدید کامل یک خانه تاریخی برای فروش مجدد باشد." سپس یک بودجه تخمینی تعیین کنید تا مطمئن شوید در آن باقی می مانید.

3 questions and answers

Can you provide a real-world example of a project plan similar to the 'Elm Street Revival' in the tech industry?

View answer

A real-world example of a project plan in the tech industry similar to the 'Elm Street Revival' could be the development of a new software application. The project could be named 'App Genesis'. The goals and scope could be 'Development and launch of a user-friendly mobile application to streamline online shopping'. The project would have a start and end date, and an estimated budget to ensure costs are kept within limits. Just like the 'Elm Street Revival', the project would involve various stages including planning, execution, monitoring, and completion.

What are some alternative methods to manage and analyze projects apart from using tools like Triage matrix or Risk analysis?

View answer

Some alternative methods to manage and analyze projects include using tools like Gantt charts, Kanban boards, and dashboards. Gantt charts are visual representations of a project's timeline, showing tasks, their dependencies, and their progress. Kanban boards are a visual way to manage tasks and workflows, allowing teams to see the status of different tasks and identify bottlenecks. Dashboards provide an overview of a project's status, including key metrics and progress towards goals.

How can global companies like Google or Tesla utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies?

View answer

Global companies like Google or Tesla can utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies in several ways. The Kanban board is a visual tool that allows teams to see the status of different tasks and projects at a glance. It can help in identifying bottlenecks and ensuring a smooth flow of work. On the other hand, a Gantt chart is a timeline view that shows when each task should start and end, who is responsible for it, and how tasks overlap with each other. It can help in planning and scheduling projects, managing dependencies between tasks, and tracking progress. Both tools can be used together for effective project management.

Ask follow up

زبانه 'زیرپروژه ها' همچنین امکان اختصاص دادن اعضای مختلف تیم به هر زیرپروژه و دسته بندی آنها بر اساس موقعیت را فراهم می کند. به این ترتیب، می توانید رهبر پروژه و مدیر را اضافه کنید تا بدانید کی مسئول تحویل و اجرا است. همچنین امکان اضافه کردن همکاران دیگر، مانند پیمانکاران، طراحان داخلی، تحلیلگران مالی و دیگران وجود دارد.

3 questions and answers

Can you provide real-world examples of how the 'Subprojects' tab has been used in project management?

View answer

In project management, the 'Subprojects' tab is often used to break down larger projects into smaller, more manageable parts. For example, in a construction project, the 'Subprojects' tab could be used to separate different aspects of the project such as design, construction, and inspection. Each subproject could then be assigned to different team members based on their expertise. This allows for better organization and tracking of individual tasks within the larger project.

What are some alternative methods to categorize team members in project management?

View answer

There are several alternative methods to categorize team members in project management. One common method is by role or function, where team members are grouped based on their specific roles or responsibilities within the project. Another method is by skill set, where team members are grouped based on their specific skills or expertise. A third method is by department or division, where team members are grouped based on their department or division within the organization. Finally, team members can also be categorized by project phase or stage, where team members are grouped based on the specific phase or stage of the project they are involved in.

How can global companies like Apple or Google effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management?

View answer

Global companies like Apple or Google can effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management by assigning different team members to each subproject and categorizing them by position. This allows for clear delegation of responsibilities and ensures that everyone knows who is accountable for the delivery and execution of each subproject. It also allows for the addition of other collaborators, such as contractors, interior designers, financial analysts, and others, further enhancing the project's efficiency and effectiveness.

Ask follow up

حالا که اطلاعات پروژه اصلی و ساختار تیم آماده است، می توانیم نقاط عطف را لیست کنیم. نقاط عطف رویدادهای حیاتی یا مراحلی در پروژه شما هستند که پیشرفت قابل توجهی را نشان می دهند و می توانند شامل چندین وظیفه باشند - که بعداً پوشش خواهیم داد. در این مثال، نقاط عطف می توانند اتاق هایی باشند که برای یک تعویض موفق خانه نیاز به بازسازی دارند - آشپزخانه، اتاق خواب، اتاق های نشیمن، حمام ها و هر چیزی که می توانید در یک خانه پیدا کنید. در نتیجه، ردیابی پیشرفت و آنچه که هنوز باید انجام شود، آسان تر است.

3 questions and answers

Can you provide a real-world example of a successful project that utilized milestones effectively?

View answer

A real-world example of a successful project that utilized milestones effectively is the renovation of a house. In this project, the milestones could be the rooms that need renovation such as the kitchen, bedrooms, living rooms, bathrooms, and everything you can find in a house. These milestones mark significant progress in the project and make it easier to track what has been done and what is yet to be done.

What are some alternative methods to track progress in project management other than using milestones?

View answer

Apart from milestones, there are several other methods to track progress in project management. These include Gantt charts, which provide a visual timeline for tasks; Kanban boards, which allow for real-time progress tracking; and burndown charts, which show work left to do versus time. Additionally, regular status meetings and reports can also be effective in tracking progress.

How can the concept of project milestones be applied to a global company like Google?

View answer

The concept of project milestones can be applied to a global company like Google in several ways. For instance, Google could set milestones for the development of new features or products, the expansion into new markets, or the achievement of certain financial goals. These milestones would serve as significant markers of progress towards the company's overall objectives. They would help to keep the project on track and provide clear indicators of success or areas for improvement.

Ask follow up

مدیریت وظایف

همانطور که خانه خیابان Elm ما ایستاده است، منتظر تبدیل شدن از یک خانه قدیمی به یک خانه جدید، زبانه 'وظایف' نقشه راه ما می شود. این هسته قالب است، جایی که تمام اطلاعات وارد می شود تا نمایش هایی از زبانه های دیگر ایجاد شود - از Kanban تا نمودارهای داشبورد.این برگه فقط در مورد این نیست که چه کاری باید انجام شود؛ بلکه در مورد این است که چقدر هزینه خواهد برد و چه چیزی باید برای یک پروژه موفق اولویت داشته باشد.

5 questions and answers

How have recent events influenced the use and effectiveness of spreadsheets like the Project Plan template in project management?

View answer

Recent events, particularly the global shift to remote work due to the COVID-19 pandemic, have significantly influenced the use and effectiveness of spreadsheets like the Project Plan template in project management. The need for digital tools that allow for remote collaboration and real-time updates has increased. Spreadsheets like the Project Plan template have proven to be versatile tools, allowing for task tracking, risk analysis, and project overview, among other things. They can be accessed and updated from anywhere, making them ideal for remote work. However, their effectiveness can be limited by factors such as the user's proficiency with spreadsheets and the complexity of the project.

What are the success rates of projects that have implemented the Project Plan spreadsheet template?

View answer

The success rate of projects that have implemented the Project Plan spreadsheet template can vary greatly depending on a number of factors such as the complexity of the project, the skill and experience of the project team, and how effectively the template is used. The template itself is a tool to help manage and organize project tasks, but it does not guarantee success. Success is more likely if the project is well-planned, the team is well-coordinated, and risks are effectively managed.

What is the impact of using a spreadsheet like the Project Plan template on operational risk management?

View answer

Using a spreadsheet like the Project Plan template can significantly impact operational risk management. It allows for a structured approach to managing tasks, costs, and priorities, which are crucial aspects of risk management. The template provides different views such as Kanban board, Triage matrix, Risk analysis, and Gantt chart, enabling a comprehensive analysis of the project's risks. It also includes a dashboard for an overview of the project's results and outcomes. This can help in identifying potential risks early, prioritizing them, and developing mitigation strategies, thereby enhancing operational risk management.

View all 5 questions

Ask follow up

جزئیات وظیفه

تصور کنید که وارد خانه می شوید و اولین وظیفه را تصور می کنید. پروژه و Milestone مرتبط را در برگه 'وظایف' انتخاب کنید. یک Milestone ایجاد شده در برگه 'پروژه ها' برای پروژه Elm Street ما را انتخاب کنید، مانند 'آشپزخانه'. چنین دسته بندی هایی کمک می کند وظایف را به اقدامات دقیق تقسیم کند. این ممکن است از "نصب کابینت های جدید" و "تعویض نورهای قدیمی" تا "ارتقاء به یک سینک آشپزخانه مدرن." این وظایف دقیق اطمینان می دهد که هر گوشه ای از خانه مورد توجه قرار می گیرد.

Ask follow up

سپس، وظیفه را با اختصاص یک عضو خاص تیم واگذار کنید. برای مثال، اگر Tim نجار مورد اعتماد شما است، کار نصب کابینت های جدید را به او بدهید. با مشخص کردن نقش ها، شما ارتباطات را ساده می کنید و از تداخل های احتمالی یا سهل انگاری جلوگیری می کنید. پس از اختصاص دادن، شما می توانید هزینه تخمینی ($) را تعیین کنید. هر میخ، تخته، و کاشی قیمتی دارد. تخمین هزینه برای هر وظیفه اطمینان می دهد که بازسازی Elm Street سودآور باقی می ماند و منابع را به طور غیرمنتظره نمی ریزد.

Ask follow up

پیشرفت وظایف

حالا که وظایف در حال انجام هستند، شما می توانید مرحله وظیفه را تعریف کنید. دانستن اینکه کابینت های جدید 'در حال پیشرفت' هستند یا تعویض سینک 'در حال آمدن' است، بینش های زمان واقعی را در تبدیل شدن فراهم می کند.در همین حال، فیلد اولویت به شما کمک می کند تا مشخص کنید کدام وظایف نیاز به توجه فوری دارند یا بازده سرمایه احتمالی را تعیین کنید. برای مثال، تعویض چراغ های قدیمی ممکن است ارزش خانه را به طور قابل توجهی افزایش دهد، که این یک وظیفه با اولویت بالا است. در مقابل، ارتقاء های زیبایی شناسی، با اینکه مهم هستند، می توانند منتظر بمانند.

Ask follow up

علاوه بر این، قالب اجازه می دهد پیشرفت هر وظیفه را پیگیری کنید. درصد فیلد 'پیشرفت' یک نمای کلی از اینکه چقدر نزدیک (یا دور) از تحقق بخشیدن به تصور خود برای هر بخش هستید، ارائه می دهد. همانطور که وظایف پیشرفت می کنند، درصد تکمیل را به روز کنید و قالب به صورت بصری پیشرفت را با یک نوار پیشرفت نشان می دهد، تا زمانی که وظیفه به 100٪ تکمیل برسد. برای بررسی ها، تاریخ پیگیری می تواند تنظیم شود تا به عنوان یادآور عمل کند و مطمئن شود که وظایف فعال باقی می مانند. حالا، برای مشاهده پیشرفت وظیفه در یک چیدمان بیشتر بصری، ما برگه 'Kanban board' را داریم.

Ask follow up

Kanban board

همانطور که پروژه Elm Street شما در حال پیشرفت است، برگه "Kanban" به عنوان یک داستان نویسی بصری عمل می کند و هر مرحله از تحول خانه را ثبت می کند. بر اساس 'مرحله' تعریف شده در برگه 'وظایف'، این نمای Kanban یک داستان نویسی پویا از وظایف را ارائه می دهد، آنها را به مراحل مختلف تقسیم می کند تا ردیابی آنچه بعدی در سفر بازسازی است را تسهیل کند.

Ask follow up

هر کارت در نمای کانبان اطلاعات مربوط به وظیفه را نشان می دهد، مانند نام وظیفه، عضو تیم مورد نظر، بازه زمانی از تاریخ شروع تا پایان، هزینه برآورد شده، اولویت، پیشرفت و تاریخ پیگیری تنظیم شده. این دسترسی فوری به جزئیات وظیفه اطمینان می دهد که با نگاهی، شما با بینش های لازم مجهز هستید.

این نما همچنین فیلترهایی را دارد که به شما اجازه می دهد وظایف نمایش داده شده را بر اساس تاریخ، نام پروژه، نقطه عطف، عضو تیم و اولویت مشخص کنید. علاوه بر این، فرمت های تاریخ و ارز نمایش داده شده در سراسر صفحه قابل سفارشی سازی هستند.

جدول زمانی وظایف

بازگشت به زبانه 'وظایف'، ما اکنون می توانیم اطلاعات مربوط به جدول زمانی وظیفه را در بخش 'جزئیات دوره' وارد کنیم. جداول زمانی بیشتر از نشانگرهای زمانی ساده ارائه می دهند؛ آنها روایت پیشرفت را فراهم می کنند. با 'تاریخ شروع' شروع کنید. این فیلد روزی را نشان می دهد که شما یک وظیفه را آغاز می کنید. سپس 'تاریخ سررسید' - مهلت برای جلوگیری از تاخیر. 'تاریخ تکمیل' وارد بازی می شود هنگامی که وظیفه انجام شده است. تمام این تاریخ ها به ابزارهای تصویری - مانند کانبان - و به خصوص نمودار گانت تغذیه می کنند.

Ask follow up

نمودار گانت

نمودار گانت یک نمای زمانی را برای ردیابی مدت زمان وظیفه، تداخل ها و تکمیل ارائه می دهد. با هم، این تاریخ ها زبانه 'وظایف' را به یک ابزار پویا تبدیل می کنند که اجرای پروژه را به موقع و موفقیت آمیز تضمین می کند.

این برگه نمای کلی از نقاط مهم در یک پروژه را به همراه جزئیات هر کار ارائه می دهد. شما می توانید از فیلترها برای ردیابی کارها و نقاط عطف بر اساس تاریخ های خاص، پروژه ها، نقاط عطف یا حتی اعضای تیم استفاده کنید - مشابه برگه Kanban Board.

تریاژ کارها

حالا، همه کارها وزن یا اهمیت یکسانی ندارند. برخی نیاز به توجه فوری دارند، در حالی که برخی دیگر می توانند منتظر بمانند. در اینجا، فیلدهای 'تریاژ' در برگه 'کارها' ضروری می شوند.

فیلد 'فوریت' مربوط به ماهیت فوری یک کار است. کارهای اساسی در زیرزمین نیاز به اقدام فوری دارند، زیرا این کارها بر ساختار کلی خانه تأثیر می گذارند. امکان دسته بندی کارها بر اساس 'فوری' و 'غیرفوری' وجود دارد.

همچنین، فیلد 'اهمیت' برای دسته بندی کارها بر اساس 'غیرمهم' یا 'مهم' استفاده می شود. فوریت را با اهمیت اشتباه نگیرید. برخی کارها شاید فوری نباشند اما برای موفقیت کلی و سودآوری پروژه Elm Street بسیار حیاتی هستند. به عنوان مثال، انتخاب پایان درست برای کف های چوبی سخت ممکن است زمان حساس نباشد. با این حال، این در افزایش جذابیت خانه و ارزش بازار آن مهم است.

Ask follow up

سپس، فیلد 'تأثیر' وجود دارد که می تواند 'کم' یا 'زیاد' باشد. شناخت چنین کارهایی کمک می کند تا پیامدهای گسترده تر آنها را در یک اثر دومینو پیش بینی کنیم.

در نهایت، فیلد 'تلاش' است که، مانند فیلد 'تأثیر'، به عنوان 'کم' یا 'زیاد' دسته بندی می شود.این دسته بندی می تواند به زمانی که یک وظیفه ممکن است مصرف کند یا منابع لازم برای انجام وظیفه مرتبط باشد.

این زمینه ها اطمینان می دهند که منابع به طور کارآمد تخصیص داده شده اند تا حداکثر استفاده از زمان و سرمایه گذاری را تضمین کنند. در نتیجه، آنها مستقیماً به نمای ساخته شده در برگه 'Triage' مرتبط هستند.

ماتریس Triage

برگه 'Triage' وظایف را در ماتریس Eisenhower نشان می دهد و یک نمای سفارشی که 'Impact' را با 'Effort' متقاطع می کند. ماتریس Eisenhower وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت برای ردیابی اولویت ها دسته بندی می کند.

در عین حال، ماتریس Impact در مقابل Effort در تخصیص استراتژیک منابع با برجسته کردن وظایفی که بالا در تاثیر، اما پایین در تلاش هستند، و برعکس، کمک می کند. این همچنین به بهینه سازی وظایف و نتایج پروژه کمک می کند.

وظایف بر اساس داده هایی که از برگه 'Tasks' و فیلترهای اعمال شده، ماتریس ها را به طور خودکار پر می کنند. فیلترهایی مانند تاریخ، پروژه، مرحله مهم، و اعضای تیم به افزایش دقت وظایف نمایش داده شده کمک می کنند. به طور پیش فرض، هر ماتریس تا 10 وظیفه مختلف را جای می دهد. در صورتی که نیاز به فضای بیشتری برای اضافه کردن وظایف دیگر دارید:

Ask follow up

1. سربرگ های ردیفی را انتخاب کنید که می خواهید در ماتریس فضا اضافه کنید؛
2. روی سربرگ ردیف برجسته کلیک راست کنید؛
3. 'Insert' را از منوی کشویی انتخاب کنید.

این مراحل را به هر اندازه که نیاز دارید تکرار کنید تا فضای مورد نظر خود را در تریاژ ایجاد کنید.

تحلیل خطر وظایف

تریاژ می تواند زمانی که به موضوع سازماندهی اولویت ها و تخصیص منابع می رسد، بسیار کمک کند. با این حال، حتی برنامه های بسیار خوب نیز از چالش ها مصون نیستند. در اینجا است که تحلیل خطر وارد می شود. این الگو به دسته بندی احتمال و شدت یک وظیفه یا تصمیم برای ارزیابی و مدیریت خطرات کمک می کند.

الگو به دسته بندی خطر یک وظیفه یا تصمیم کمک می کند. فیلد 'احتمال' می تواند با 'غیرمحتمل'، 'ممکن' و 'احتمالی' دسته بندی شود، در حالی که فیلد 'شدت' مقادیری مانند 'قابل قبول'، 'قابل تحمل'، 'ناخواسته' و 'غیر قابل تحمل' را در بر می گیرد.

ترکیب هر دو فیلد منجر به فیلد کلیدی ارزیابی خطر می شود. این معیار به طور جامع خطر بالقوه مرتبط با هر وظیفه یا تصمیم را ارزیابی می کند. این در برگه 'Fields' قابل سفارشی سازی است. در بخش 'تحلیل خطر پروژه'، شما می توانید کلید ارزیابی (یعنی 'کم'، 'متوسط'، 'زیاد' یا 'شدید') را بر اساس ترکیب های مختلف احتمال و شدت انتخاب کنید. به عنوان مثال، یک وظیفه یا تصمیم که به عنوان احتمالی و غیر قابل تحمل شناخته شده است، ممکن است به عنوان یک خطر 'شدید' مشخص شود. در عین حال، یکی که غیرمحتمل و قابل قبول است، ممکن است به عنوان یک خطر 'کم' برچسب زده شود. بازگشت به الگو، کلید ارزیابی خطر بر اساس مقادیر 'احتمال' و 'شدت' تعریف شده به طور خودکار اختصاص داده می شود.این فیلدها به یک نمای ماتریسی در 'زبانه تجزیه و تحلیل خطر' تبدیل خواهند شد.

Ask follow up

ماتریس تجزیه و تحلیل خطر

زبانه 'تجزیه و تحلیل خطر' درکی بیشتر و دقیق تر از خطرات شناسایی شده در طول برنامه ریزی پروژه را ارائه می دهد. در اینجا، یک نمای ماتریسی که مقادیر خطر را از فیلدهای 'احتمال' و 'شدت' متقاطع می کند، با کلید ارزیابی خطر تعریف شده در زبانه 'فیلدها' رنگ کد شده است. وظایف به طور خودکار فهرست شده اند و هر نقطه تقاطع یک پروفایل خطر خاص را ارائه می دهد که می تواند بر اساس شدت و احتمال تعیین شده در زبانه 'وظایف' تعریف شود.

Ask follow up

این روش به شما امکان می دهد تا یک ابزار ارزیابی خطر پویا ایجاد کنید که با پروژه تکامل می یابد. همچنین همراه با همان فیلترهایی است که از زبانه های قبلی وجود دارد تا تجزیه و تحلیل شما را خاص تر کند. خطرات را بر اساس تاریخ، پروژه، مرحله مهم، و عضو تیم جستجو کنید تا به سوی اتمام موفقیت آمیز برنامه ریزی کنید.

Ask follow up

ما تمام بخش های زبانه 'وظایف' را مرور کردیم و نشان دادیم چگونه آنها می توانند نمای های مختلف در سراسر الگو را تحت تاثیر قرار دهند. اما ما هنوز دو مورد را باید بررسی کنیم: ماتریس RACI و داشبورد.

ماتریس RACI

در پروژه هایی مانند بازسازی خیابان Elm، وضوح نقش ها و مسئولیت ها ضروری است. موقعیت های ناهماهنگ می تواند منجر به آشوب شود، در حالی که تعیین مشخص نقش ها اجرای هماهنگ را تضمین می کند. این سناریو دقیقا جایی است که ماتریس RACI وارد می شود.

RACI مخفف کلمات مسئول، مسئولیت، مشاوره، و اطلاع رسانی است. این مفهوم نشان می دهد که چه کسی وظیفه اجرای یک کار را دارد، چه کسی صاحب آن است، که برای تصمیم گیری باید با چه کسی مشورت کرد، و چه کسی باید به روز و اطلاع رسانی شود. برای استفاده از این برگه، پروژه ای مانند 'بازسازی خیابان الم' را انتخاب کنید. پس از انتخاب، فازهای مرتبط با این پروژه به صورت خودکار در ماتریس جمع آوری می شوند، که مرحله ای برای تعیین وظایف بیشتر فراهم می کند.

Ask follow up

منوهای کشویی برای انتخاب اعضای تیمی که می خواهید پیگیری کنید استفاده می شوند. از آنجا که پروژه انتخاب شده است، منوی کشویی فقط اعضای تیم مرتبط با 'بازسازی خیابان الم' را نمایش می دهد، همانطور که در برگه 'پروژه ها' تعریف شده است. از اینجا، وظایفی را که قصد مدیریت آنها را دارید انتخاب کنید و برای هر وظیفه انتخاب شده، نقش ها را بین اعضای تیم توزیع کنید. این توزیع مشخص می کند که چه کسی برای چه چیزی مسئول است، و یک نقشه راه برای مشارکت هر عضو در طول پروژه ایجاد می کند.

Ask follow up

با استفاده از برگه RACI، شفافیت را ایجاد می کنید و اطمینان حاصل می کنید که هر شرکت کننده، از ذینفعان تا اجراکنندگان، نقش خاص خود را در محدوده پروژه متوجه می شوند.

داشبورد پروژه

بررسی کلی از تمام بخش ها ضروری است هنگامی که پروژه در حال اجرا است یا حتی وقتی که پایان یافته است. و برای این کار، قالب یک داشبورد دارد.برگه "Dashboard" به عنوان پنجره‌ای پانورامایی به پروژه عمل می‌کند، داده‌ها را از تمام برگه‌های قبلی جمع‌آوری می‌کند تا تصویری جامع ارائه دهد.

فیلترها نیز برای تحلیل دقیق‌تر در صورت نیاز موجود هستند. شما می‌توانید بر اساس پروژه، نقاط عطف و اعضای تیم فیلتر کنید. این فیلترها بر تمام بخش‌های زیر آن تأثیر می‌گذارد. در بخش مرور پروژه، تجمعی از جزئیات اصلی پروژه می‌توان یافت، مانند اینکه چه کسی رهبری را بر عهده دارد، تحلیل مقایسه‌ای از نقاط عطف تعیین شده در مقابل آنهایی که به دست آمده‌اند، و مدت زمان متوسط وظایف. شما نه تنها در مورد پیشرفت پروژه اطلاع دارید، بلکه بینش‌هایی در مورد ریتم و مناطق بالقوه تسریع نیز خواهید داشت.

Ask follow up

بخش تحلیل پروژه وظایف نزدیک را که برای هفته آینده تعیین شده‌اند، برجسته می‌کند. ارائه تفکیک جامع وظایف بر اساس مرحله و اعضای تیم اختصاص یافته اطمینان می‌دهد که هیچ وظیفه‌ای از بین نمی‌رود و منابع به طور موثری تخصیص یافته‌اند.

سپس، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی در مقدمه تحلیل مالی قرار می‌گیرد. هزینه‌ها را بر اساس نقاط عطف، سهم اعضای تیم و وظایف خاص تفکیک می‌کند. چنین دیدگاه ساختارمندی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه در حدود بودجه باقی می‌ماند و اگر نمی‌ماند، نقاطی که بیش از حد هزینه می‌شود را مشخص می‌کند.در نهایت، تحلیل خطر یک بینش پیش بینی کننده ارائه می دهد، وظایف را بر اساس احتمال بروز مشکلات احتمالی و شدت آنها طبقه بندی می کند.

Ask follow up

نتیجه گیری

مدیریت یک پروژه پیچیده مانند بازسازی خیابان الم فقط فراتر از نقاط عطف اصلی است؛ این در مورد اطمینان از هماهنگی هر جزئیات پیچیده برای اجرای بی درز است. قالب الگوی برنامه پروژه (بخش 2) یک رویکرد ساختارمند برای مدیریت همه چیز، از تخصیص وظایف و اولویت بندی، تا ارزیابی خطرات ارائه می دهد. این قالب می تواند در اکسل و گوگل شیت برای دیدگاهی روشن تر در پروژه های بعدی شما دانلود شود.

Ask follow up