The Surprising Science of Meetings

Sinopse

Como você pode liderar reuniões altamente envolventes que desbloqueiam a criatividade, eficácia e dinamismo? Embora as reuniões sejam frequentemente cansativas e improdutivas, elas são uma grande parte da vida corporativa cotidiana. Gerentes participam de 12 reuniões todas as semanas. Mais de 55 milhões de reuniões acontecem todos os dias nos Estados Unidos e custam incríveis $1.4 trilhões anualmente.

The Surprising Science of Meetings baseia-se em extensa pesquisa de ponta para lhe dar táticas comprovadas para liderar reuniões altamente produtivas e envolventes. Com essas habilidades de liderança de reuniões, você pode criar melhores vitórias em equipe, garantir o crescimento da carreira e criar valor organizacional.

Top 20 insights

1. Em menos de quarenta anos, o número de reuniões que acontecem em um dia saltou de 11 milhões para impressionantes 55 milhões nos Estados Unidos. Essas reuniões custam incríveis $1.4 trilhões, ou 8.2% do PIB dos EUA anualmente.
2. O número de reuniões aumenta à medida que se sobe na escada corporativa. Em média, os não-gerentes participam de 8 reuniões por semana, enquanto os gerentes participam de 12 reuniões. A alta gerência passa a maior parte do tempo em reuniões consecutivas.
3. Em uma pesquisa global da Microsoft, 69% dos entrevistados sentiram que as reuniões não eram produtivas. Um estudo recente encontrou reuniões como a causa mais significativa de drenagem de tempo no local de trabalho. Reuniões ruins são estimadas em custar $250 bilhões por ano em tempo desperdiçado. Nenhum outro investimento corporativo dessa escala é tratado de forma tão casual.
4. As reuniões não podem ser eliminadas. O tempo gasto em reuniões é o "Imposto Cultural" que uma organização paga pela criação de inclusão, participação, trabalho em equipe, comunicação e coesão na organização. O que deve ser reduzido é o tempo desperdiçado em reuniões desnecessárias ou mal organizadas.
5. O foco organizacional na eficácia das reuniões pode desbloquear ganhos de desempenho significativos. Como disse Andy Grove, ex-CEO da Intel: "Assim como você não permitiria que um colega de trabalho roubasse um equipamento de escritório no valor de $2000, você não deveria deixar ninguém levar o tempo de seus colegas gerentes".
6. Viés cognitivos fazem os líderes propensos a pensar mais favoravelmente sobre suas reuniões do que outros participantes. Uma pesquisa da Verizon encontrou respondentes classificando reuniões iniciadas por eles como extremamente ou muito produtivas 79% do tempo, em oposição a apenas 56% para reuniões iniciadas por outros. As organizações devem fornecer treinamento em melhores práticas de facilitação de reuniões e incluir a qualidade dos parâmetros de reunião em suas pesquisas de feedback 360 graus.
7. Coletar feedback dos participantes sobre as reuniões pode ser valioso para avaliar a qualidade da reunião e medir a eficácia das intervenções. A Weight Watchers fez isso instalando uma simples tela sensível ao toque fora das salas de conferência onde os participantes poderiam avaliar as reuniões em uma escala de cinco pontos.
8. Pesquisas mostram que as reuniões começam atrasadas 50% do tempo, levando à frustração dos funcionários e a resultados ruins. Use a regra 50/25 do Google para encurtar reuniões de uma hora para 50 minutos e reuniões de 30 minutos para 25 minutos. Isso dá aos funcionários tempo de transição para evitar atrasos em reuniões futuras.
9. Os huddles são reuniões rápidas de dez minutos, em pé, que acontecem todos os dias pela manhã. Eles são usados para discutir o trabalho realizado no dia anterior, estabelecer tarefas para o dia e fazer um balanço do progresso em relação aos objetivos principais. O tempo gasto pode evitar horas de retrabalho.
10. As reuniões podem custar entre $1000 e $3000 em tempo de participação e salários. Os líderes devem se preparar para as reuniões da mesma forma que fazem para uma reunião com um cliente ou um workshop. Os itens da agenda da reunião devem ser cuidadosamente classificados com base na importância estratégica. Pesquisas mostram que os primeiros itens da agenda recebem muito mais atenção nas reuniões.
11. É uma ótima ideia buscar possíveis itens de agenda dos participantes. Isso cria maiores sentimentos de inclusão, engajamento e participação. Uma excelente maneira de fazer isso é enviar um e-mail alguns dias antes da reunião. Se um item não se encaixa, o líder deve tratar disso pessoalmente com o participante ou movê-lo para uma reunião futura.
12. Mantenha as reuniões pequenas. Pesquisas mostram que mais de 50% das reuniões têm dois ou mais participantes extras do que o necessário para a agenda da reunião. Reuniões maiores têm experiências de grupo mais pobres, mais passividade e maiores instâncias de comportamentos negativos. Dados da Bain and Company mostram que para cada pessoa adicionada além de sete membros, a eficácia da tomada de decisões é reduzida em 10%.
13. Antes de convocar uma reunião, o líder deve escolher cuidadosamente uma técnica de reunião específica. O método típico de discussão em grupo sobre cada item da agenda é uma das muitas maneiras possíveis. O sucesso da reunião depende da seleção do modo mais adequado para a agenda.
14. O design das salas de reunião importa. A Amazon usa uma cadeira vazia nas reuniões para representar o cliente. Isso serve como um lembrete físico para fazer os participantes serem centrados no cliente em suas decisões. A cadeira vazia pode ser usada para representar outros stakeholders ausentes também.
15. Reuniões a pé são ótimas para discussões curtas com menos de quatro participantes. Elas quebram barreiras, melhoram a comunicação e aprimoram o pensamento criativo. Uma pesquisa da revista Inc. mostra que 90 dias de reuniões a pé podem levar a níveis mais altos de energia, melhor foco e maior engajamento. A pesquisa de Stanford mostrou um aumento de 80% na criatividade quando os participantes estavam caminhando em vez de sentados.
16. Considere criar reuniões livres de tecnologia onde os participantes depositam seus telefones do lado de fora. Isso melhora o foco e evita multitarefas. Reuniões mais longas podem incluir rápidas pausas tecnológicas.
17. O brainwriting usa o poder do silêncio para gerar ideias criativas. Os participantes escrevem silenciosamente ideias em folhas de papel.As ideias são então organizadas em categorias, e as mais importantes são discutidas mais a fundo, seja verbalmente ou por meio de comentários escritos. O processo leva um terço do tempo das reuniões de brainstorming tradicionais, enquanto gera quase 41% mais ideias originais.
18. A Amazon substitui a apresentação de ideias pela leitura silenciosa. A primeira parte da reunião é reservada para a leitura silenciosa de uma proposta detalhada. Uma discussão vigorosa segue-se a isso. Esta abordagem elimina a necessidade de preparação prévia, coloca todos na mesma página e resulta em discussões mais profundas.
19. Evite reuniões por chamada, pois elas criam desafios significativos de comunicação e engajamento. Quando inevitáveis, devem ser curtas e focadas na definição de desafios chave. Isso pode ser seguido por atividades offline, como discussões em pequenos grupos ou brainstorming em plataformas como o Google Docs. Finalmente, outra reunião curta pode ser convocada para determinar o caminho a seguir.
20. Pesquisas mostram que dividir reuniões em duas partes impede que os participantes busquem um consenso prematuro. Isso leva a resultados de melhor qualidade. Empresas como a Boeing e a Cadbury tornaram isso parte de sua cultura.

Resumo

Participar de reuniões pode muitas vezes ser uma experiência frustrante. Em uma pesquisa recente, 3164 trabalhadores classificaram as reuniões como a causa mais significativa de perda de tempo no local de trabalho. Reuniões ruins são estimadas em $250 bilhões por ano em tempo desperdiçado. Há também custos psicológicos em termos de frustração dos funcionários e tempo gasto para se recuperar após uma reunião ruim. Mas a quantidade de tempo gasto em reuniões está apenas aumentando. Nos Estados Unidos, mais de 55 milhões de reuniões acontecem todos os dias.

As reuniões não podem ser eliminadas. Elas são o "Imposto Cultural" que uma organização paga pela criação de inclusão, participação, trabalho em equipe, comunicação e coesão. As organizações podem evitar as armadilhas de reuniões ruins aplicando insights de pesquisas de ponta.

Conheça a si mesmo

Evidências sugerem que os líderes percebem consistentemente suas reuniões de forma mais favorável do que outros participantes. Uma pesquisa telefônica da Verizon descobriu que 79% dos entrevistados classificaram as reuniões iniciadas por eles como extremamente ou muito produtivas, em oposição a meros 56% para reuniões iniciadas por colegas.

O que as organizações podem fazer

Para ajudar a superar esses vieses, as organizações devem fornecer aos líderes treinamento de qualidade em facilitação de reuniões. As pesquisas anuais de engajamento dos funcionários e as pesquisas de feedback 360 graus devem incluir parâmetros sobre a qualidade das reuniões. Isso raramente é feito, mesmo em empresas da Fortune 500. Algumas empresas levam a qualidade das reuniões a sério. A Weight Watchers instalou tablets touchscreen fora das salas de conferência onde os funcionários poderiam avaliar a reunião em uma simples escala de cinco pontos.Isso ajudou-os a avaliar a qualidade das reuniões, projetar intervenções adequadas e medir a eficácia das intervenções na melhoria da qualidade das reuniões.

Enviar feedback

Os líderes devem estar atentos a sinais informais, como participantes multitarefa em telefones e conversas paralelas, para perceber que a dinâmica da reunião não é ideal. É melhor fazer uma avaliação periódica da qualidade da reunião a cada três meses usando uma pesquisa curta e anônima. Um simples conjunto de perguntas poderia ser:

• O que se deve parar de fazer como líder de reunião?
• O que se deve começar a fazer que atualmente não está sendo feito?
• O que está funcionando bem e deve ser continuado?

As instruções da pesquisa devem comunicar claramente a intenção do líder de melhorar a qualidade da reunião. Os resultados da pesquisa devem ser compartilhados juntamente com ações específicas para abordar essas questões. Isso serve para tornar a excelência das reuniões parte da cultura organizacional.

Adote a liderança servidora

A Liderança Servidora é uma maneira poderosa de criar um ambiente de reunião propício onde o conhecimento, talento e habilidades de todos os participantes se manifestam. Um Líder Servidor valoriza o tempo dos outros e reconhece isso como central para o sucesso pessoal e organizacional. Isso requer um planejamento e design cuidadosos da agenda, objetivos, sequência de tópicos e estratégias de reunião.

Comportamentos ideais de facilitação de reuniões incluem:

• Manter o controle do tempo e conduzir a reunião de maneira eficaz.
• Resumir consistentemente a discussão para garantir que todos estejam na mesma página
• Revelar preocupações subjacentes através de uma escuta atenta
• Encorajar debates e gerenciar conflitos em torno de ideias-chave para impulsionar uma melhor tomada de decisão
• Verificar periodicamente o consenso sem pressionar os participantes
• Permanecer imparcial sem privilegiar o próprio ponto de vista na discussão

Temporize as reuniões de maneira diferente

Um líder de reunião deve planejar a duração com base nos objetivos da reunião. Reduzir o tempo das reuniões é uma excelente maneira de criar uma pressão positiva e manter o foco dos participantes. Pesquisas mostram que as reuniões começam atrasadas 50% do tempo, levando à frustração dos funcionários e a resultados de reuniões de menor qualidade. Reduzir a duração das reuniões em 5-10 minutos cria tempo para intervalos e evita atrasos em reuniões futuras. O Google segue a regra 50/25: reuniões de uma hora são reduzidas para 50 minutos, e reuniões de trinta minutos são reduzidas para 25 minutos.

Reuniões diárias rápidas

As reuniões rápidas são reuniões curtas de dez minutos, com toda a equipe, que acontecem no mesmo horário todas as manhãs. Isso exige a presença perfeita e geralmente é feito em pé.As reuniões rápidas são usadas para atualizar rapidamente sobre vitórias críticas e trabalho realizado no dia anterior, estabelecer prioridades para o dia e fazer um balanço do progresso em metas essenciais e abordar obstáculos. Elas melhoram a comunicação entre diferentes setores, permitem a resolução rápida de problemas, promovem a responsabilidade e melhoram a coordenação entre os membros da equipe. Este pequeno investimento de tempo pode economizar horas de trabalho na resolução de falhas de comunicação e evitar retrabalho.

Aqui estão duas coisas essenciais para lembrar ao facilitar reuniões rápidas:

1. As reuniões rápidas devem permitir que a equipe elimine algumas reuniões mais longas. Caso contrário, torna-se apenas mais uma reunião.
2. As reuniões rápidas devem ser mantidas concisas e terminar no horário. Se terminar tarde, irá interromper as atividades pós-reunião e levar à frustração dos funcionários.

Os líderes devem encerrar uma reunião mais cedo quando os objetivos da reunião foram atingidos ou quando os funcionários não estão sendo produtivos.

Agenda

Uma reunião custa entre $1000 e $3000 em tempo de participação e salários. Isso deve ser tratado como um evento que requer planejamento cuidadoso. Os líderes devem se preparar para as reuniões da mesma forma que fazem para uma reunião com um cliente ou um workshop. As reuniões devem incluir apenas tópicos que requerem discussões e engajamento. Bons exemplos disso são identificar riscos e oportunidades chave, avaliar o progresso e identificar novas oportunidades. Tópicos que não precisam disso podem ser comunicados por meio de memorandos e e-mails. É uma boa ideia obter itens da agenda dos participantes para criar engajamento. Isso pode ser feito enviando um e-mail três dias antes solicitando tópicos. Se um item não for incluído, ele deve ser abordado com o funcionário ou um pequeno grupo fora da reunião ou movido para uma reunião futura.

Desenhe o fluxo da reunião

Portanto, a ordem dos itens da agenda claramente importa. Pesquisas descobriram que os primeiros itens da agenda recebem tempo e atenção desproporcionais. Os objetivos da reunião devem ser classificados com base na importância estratégica. Os itens da agenda devem incluir não apenas problemas imediatos, mas também metas de longo prazo. Os líderes podem considerar começar as reuniões com os problemas mais atraentes e controversos para criar um debate genuíno e engajamento. As reuniões devem sempre terminar com alguns minutos para cobrir os principais pontos, acompanhamentos e até mesmo uma rápida sessão de perguntas e respostas.

Use uma agenda cronometrada

Alocar tempo para cada item na agenda pode ser uma ferramenta útil quando os líderes encontram discussões desviando do assunto. Também pode garantir que os itens chave recebam a atenção que necessitam.

Atribua indivíduos diretamente responsáveis

Os líderes podem compartilhar a liderança atribuindo cada tarefa da reunião a um participante. A Apple designa um Indivíduo Diretamente Responsável (IDR) para todos os itens da agenda. O IDR é responsável por facilitar a discussão e lidar com os acompanhamentos pós-reunião.Isso torna as reuniões mais envolventes, promove o desenvolvimento de habilidades em liderar reuniões e aumenta a responsabilidade.

É melhor circular uma agenda alguns dias antes da reunião. Se não houver questões importantes para discutir, cancele a reunião.

Torne as reuniões enxutas

Estudos mostram que mais de 50% das reuniões têm mais de dois participantes extras além do que a agenda exigia. Embora isso seja feito com a intenção de ser inclusivo, reuniões inchadas podem ser subótimas. Dados da Bain and Company mostram que para cada pessoa adicionada além de sete membros, a eficácia na tomada de decisões é reduzida em 10%. Além disso, o engajamento dos funcionários diminui quando eles participam de reuniões que não são relevantes para o seu trabalho.

Os líderes de reuniões devem tentar tornar uma reunião o mais enxuta possível. Para o Google, o número máximo de participantes é 10. A Amazon usa a "regra das duas pizzas" - duas pizzas devem ser suficientes para alimentar todos os participantes. Para tomada de decisões e resolução de problemas, o tamanho ideal da reunião é de 7 ou 8 pessoas. Com habilidades de facilitação excepcionais, um líder pode gerenciar até 12 participantes. Ter menos de 15 participantes é perfeito para reuniões rápidas, brainstorming e definição de agenda.

Escolha os participantes certos

Aqui estão algumas perguntas para cada objetivo de reunião que podem ajudar os líderes a escolher os participantes certos:

• Quem tem conhecimento sobre o objetivo?
• Quem são os principais stakeholders e tomadores de decisão?
• Quem precisa desta informação?
• Quem implementará as decisões tomadas?

Mitigando sentimentos feridos

Os funcionários veem os convites para reuniões como um sinal de valorização. Portanto, excluir indivíduos das reuniões pode levar a sentimentos de rejeição e pontes queimadas. Aqui estão cinco maneiras de lidar com isso:

1. Divida sua agenda em duas reuniões menores com diferentes participantes:
2. Uma agenda cronometrada pode permitir que diferentes participantes compareçam apenas a partes relevantes.
3. Procure ideias e contribuições de não participantes e discuta-as na reunião. Isso pode ser feito por um simples e-mail solicitando feedback antes da reunião e um e-mail subsequente compartilhando os principais pontos discutidos.
4. Compartilhe notas detalhadas da reunião com outros stakeholders para buscar contribuições e expertise.
5. Peça a alguns participantes para representar stakeholders que não estão presentes. O representante entrará em contato com esses stakeholders, os manterá informados sobre as discussões e pedirá contribuições futuras.

Essas técnicas reduzem o tamanho da reunião enquanto promovem sentimentos de inclusividade entre um grupo maior de não participantes.

Crie novos ritmos

As reuniões podem se tornar repetitivas devido ao início e término no mesmo horário, reunião na mesma sala e geralmente com a mesma agenda.Quebrar esses padrões pode criar dinâmicas novas e tornar as reuniões mais envolventes.

Aproveite o design dos assentos

Pesquisas indicam que as posições dos assentos influenciam a eficácia, o fluxo de comunicação, a tomada de decisões e a criatividade. Pessoas sentadas na cabeceira ou no pé da mesa tendem a falar mais e serem ouvidas. O líder da reunião deve ativamente projetar os assentos para criar as dinâmicas sociais corretas. Isso pode ser feito fazendo as pessoas mudarem de posição a cada reunião ou até mesmo mudando de sala. A Amazon usa uma cadeira vazia nas reuniões para representar o cliente. Isso serve como um lembrete físico para tornar os participantes centrados no cliente em suas decisões. A cadeira vazia pode ser usada para representar outros stakeholders ausentes também.

Reuniões em movimento

Reuniões em movimento podem ajudar a quebrar barreiras e melhorar a comunicação. Também torna o multitarefa difícil, resultando em maior foco. A pesquisa da Universidade de Stanford mostra que 80% dos participantes foram mais criativos enquanto caminhavam do que quando estavam sentados e no seu melhor criativo ao caminhar ao ar livre. Essas reuniões são ideais para pequenas reuniões de até quatro participantes. Elas funcionam melhor quando a agenda não requer ferramentas tecnológicas ou material de apoio.

Reuniões em pé

Reuniões em pé melhoram a colaboração e aumentam o envolvimento com as ideias dos outros. Pesquisas mostram que reuniões em pé geralmente levam 34% menos tempo do que reuniões sentadas. Embora possam funcionar para grupos maiores, é essencial manter essas reuniões curtas.

Estabeleça os humores corretos

Pesquisas mostram que grupos com um humor positivo superam aqueles com um humor neutro em tarefas criativas, engajamento da equipe e conversas construtivas. Como as reuniões geralmente são percebidas como uma interrupção no fluxo de trabalho de um participante, os participantes podem vir com uma bagagem negativa. Para criar positividade, o líder deve cumprimentar os participantes calorosamente, fazer contato visual e facilitar as apresentações. O estado de humor do líder influencia fortemente o humor dos participantes e é um preditor do desempenho do grupo.

Aqui estão algumas maneiras de melhorar o humor na reunião:

• Tocar música antes da reunião pode definir o humor certo
• Servir lanches pode construir camaradagem e influenciar o humor
• Criar zonas de reunião livres de tecnologia para evitar multitarefa e garantir o foco. Cada vez mais empresas estão pedindo aos participantes que depositem os telefones na porta. Se as reuniões forem longas, considere adicionar pausas tecnológicas.
• Usar quizzes de clicker para fazer pesquisas rápidas sobre questões-chave. Os resultados podem ser resumidos, visualizados e exibidos na tela instantaneamente. Isso traz um pouco de diversão, juntamente com o aumento do envolvimento.
• Fazer os participantes discutirem questões-chave em pares por alguns minutos antes do início da reunião.Isso envolve todos os participantes, traz novas ideias para a mesa e facilita a superação de inibições.

Pare de falar

O pensamento de grupo pode dominar as reuniões, enquanto insights únicos permanecem enterrados. Portanto, é importante criar maneiras de trazer perspectivas diversas e contrárias para a mesa. Abordagens baseadas no silêncio podem ser surpreendentemente eficazes para alcançar isso.

Use a escrita cerebral

A escrita cerebral aproveita o poder do silêncio para gerar ideias diversas. Os participantes escrevem silenciosamente suas respostas a um objetivo de reunião em papel sem adicionar seus nomes. Os papéis são então colocados com a face para baixo no centro da mesa. O facilitador agrupa ideias semelhantes, e os participantes votam nas ideias-chave a serem discutidas. Esta discussão é feita por escrito, com os participantes adicionando comentários a cada folha de ideias. Todo o processo leva um terço do tempo das reuniões de brainstorming tradicionais, sendo inclusivo e envolvente. Estudos mostram que grupos de escrita cerebral produziram 20% mais ideias e 42% mais ideias originais do que o brainstorming tradicional.

Leitura silenciosa

A Amazon usa a leitura silenciosa para melhorar a eficácia das reuniões. O apresentador tem que escrever a proposta completamente em um formato padrão. A primeira parte da reunião é dedicada à leitura silenciosa da proposta. Isso garante que nenhum pré-trabalho de reunião é necessário e todos estão na mesma página. Como os participantes podem ler mais rápido do que um apresentador pode falar, o mesmo tempo é usado para estudar a ideia mais extensivamente. Isso leva a discussões muito mais aprofundadas.

Evite reuniões por telefone

As chamadas incentivam a multitarefa, a falta de engajamento e a má comunicação devido à falta de sinais não verbais. Sempre que possível, é melhor fazer os participantes se juntarem via vídeo. Se isso não for possível, aqui estão algumas maneiras de conduzir a reunião:

Aproveite a atividade offline

Quando as reuniões envolvem mais de cinco pessoas, elas devem ser complementadas com atividades offline. Após uma rápida reunião inicial, cada desafio é atribuído a uma subequipe para ser discutido offline. Posteriormente, os representantes da subequipe se encontram com o líder da reunião para discutir e tomar decisões. Esta abordagem desloca muito trabalho para o offline e mantém as reuniões focadas e mínimas.

A utilização de algumas destas técnicas de reunião na sua organização pode corrigir o atual estado quebrado das reuniões. Seus participantes agradecerão por valorizar o tempo deles. Isso trará uma nova energia, quebrará barreiras de comunicação e liberará uma maior produtividade. Em última análise, reuniões bem-sucedidas podem inspirar outros e se tornar parte da cultura organizacional.