The Surprising Science of Meetings

Synopsis

Comment pouvez-vous diriger des réunions hautement engageantes qui débloquent la créativité, l'efficacité et le dynamisme? Bien que les réunions soient souvent fatigantes et improductives, elles font partie intégrante de la vie quotidienne en entreprise. Les managers assistent à 12 réunions chaque semaine. Plus de 55 millions de réunions ont lieu chaque jour aux États-Unis et elles coûtent incroyablement 1,4 billion de dollars par an.

The Surprising Science of Meetings s'appuie sur des recherches de pointe pour vous donner des tactiques éprouvées pour diriger des réunions hautement productives et engageantes. Avec ces compétences en leadership de réunion, vous pouvez créer de meilleures victoires d'équipe, assurer la croissance de votre carrière et créer de la valeur organisationnelle.

Top 20 des insights

1. En moins de quarante ans, le nombre de réunions qui ont lieu en une journée a bondi de 11 millions à un stupéfiant 55 millions aux États-Unis. Ces réunions coûtent incroyablement 1,4 billion de dollars, soit 8,2% du PIB américain par an.
2. Le nombre de réunions augmente à mesure que l'on monte dans la hiérarchie de l'entreprise. En moyenne, les non-managers assistent à 8 réunions par semaine, tandis que les managers assistent à 12 réunions. La haute direction passe la majeure partie de son temps en réunions consécutives.
3. Dans une enquête mondiale menée par Microsoft, 69% des répondants ont estimé que les réunions n'étaient pas productives. Une étude récente a trouvé que les réunions étaient la cause la plus significative de pertes de temps sur le lieu de travail. Les mauvaises réunions sont estimées à coûter 250 milliards de dollars par an en temps perdu.Aucun autre investissement d'entreprise de cette envergure n'est traité aussi légèrement.
4. Les réunions ne peuvent pas être éliminées. Le temps passé en réunion est le ""Impôt Culturel"" qu'une organisation paie pour créer l'inclusion, la participation, le travail d'équipe, la communication et la cohésion au sein de l'organisation. Ce qui doit être réduit, c'est le temps gaspillé dans des réunions inutiles ou mal organisées.
5. L'accent mis par l'organisation sur l'efficacité des réunions peut débloquer des gains de performance significatifs. Comme l'a dit Andy Grove, l'ancien PDG d'Intel : ""Tout comme vous ne permettriez pas à un collègue de voler un équipement de bureau d'une valeur de 2000$, vous ne devriez pas laisser quiconque s'approprier le temps de ses collègues gestionnaires"".
6. Les biais cognitifs rendent les dirigeants enclins à penser plus favorablement à leurs réunions que les autres participants. Une enquête de Verizon a révélé que les répondants évaluaient les réunions qu'ils initiaient comme extrêmement ou très productives 79% du temps, contre seulement 56% pour les réunions initiées par d'autres. Les organisations doivent fournir une formation sur les meilleures pratiques de facilitation de réunion et inclure la qualité des paramètres de réunion dans leurs enquêtes de feedback à 360 degrés.
7. La collecte des commentaires des participants sur les réunions peut être précieuse pour évaluer la qualité des réunions et mesurer l'efficacité des interventions. Weight Watchers a fait cela en installant un simple écran tactile à l'extérieur des salles de conférence où les participants pouvaient évaluer les réunions sur une échelle de cinq points.
8. La recherche montre que les réunions commencent en retard 50% du temps, ce qui entraîne la frustration des employés et de mauvais résultats. Utilisez la règle 50/25 de Google pour raccourcir les réunions d'une heure à 50 minutes et les réunions de 30 minutes à 25 minutes. Cela donne aux employés le temps de transition pour éviter d'être en retard aux réunions futures.
9. Les rassemblements sont des réunions rapides de dix minutes, debout, qui ont lieu tous les jours le matin. Ils sont utilisés pour discuter du travail effectué la veille, établir les tâches du jour et faire le point sur les progrès des objectifs clés. Le temps passé peut éviter des heures de retravail.
10. Les réunions peuvent coûter entre 1000 et 3000 dollars en temps de présence et en salaires. Les dirigeants doivent se préparer pour les réunions de la même manière qu'ils le font pour une réunion avec un client ou un atelier. Les points à l'ordre du jour des réunions doivent être soigneusement classés en fonction de leur importance stratégique. La recherche montre que les points à l'ordre du jour en début de réunion reçoivent beaucoup plus d'attention.
11. Il est judicieux de chercher des points potentiels à l'ordre du jour auprès des participants. Cela crée un sentiment d'inclusivité, d'engagement et de participation plus grand. Une excellente façon de le faire est d'envoyer un courriel quelques jours avant la réunion. Si un point ne convient pas, le dirigeant doit le traiter personnellement avec le participant ou le reporter à une réunion future.
12. Gardez les réunions petites. La recherche montre que plus de 50% des réunions ont deux ou plusieurs participants supplémentaires que nécessaire pour l'ordre du jour de la réunion.Les réunions plus grandes ont des expériences de groupe plus pauvres, plus de passivité et des comportements négatifs plus élevés. Les données de Bain and Company montrent que pour chaque personne ajoutée au-delà de sept membres, l'efficacité de la prise de décision est réduite de 10%.
13. Avant de convoquer une réunion, le leader doit choisir soigneusement une technique de réunion particulière. La méthode typique de discussion de groupe sur chaque point de l'ordre du jour est l'une des nombreuses possibilités. Le succès de la réunion dépend de la sélection du mode le mieux adapté à l'ordre du jour.
14. La conception des salles de réunion est importante. Amazon utilise une chaise vide lors des réunions pour représenter le client. Cela sert de signal physique pour inciter les participants à être centrés sur le client dans leurs décisions. La chaise vide peut être utilisée pour représenter d'autres parties prenantes absentes également.
15. Les réunions en marchant sont idéales pour des discussions courtes avec moins de quatre participants. Elles brisent les barrières, améliorent la communication et stimulent la pensée créative. Une enquête du magazine Inc. montre que 90 jours de réunions en marchant peuvent conduire à des niveaux d'énergie plus élevés, une meilleure concentration et un plus grand engagement. La recherche de Stanford a montré une augmentation de 80% de la créativité lorsque les participants marchaient plutôt que lorsqu'ils étaient assis.
16. Envisagez de créer des réunions sans technologie où les participants déposent leurs téléphones à l'extérieur. Cela améliore la concentration et évite le multitâche. Les réunions plus longues peuvent inclure de courtes pauses technologiques.
17. Le brainwriting utilise le pouvoir du silence pour générer des idées créatives.Les participants écrivent silencieusement des idées sur des feuilles de papier. Les idées sont ensuite organisées en catégories, et les plus importantes sont discutées plus en détail, soit vocalement, soit en écrivant des commentaires. Le processus prend un tiers du temps des réunions de brainstorming traditionnelles tout en générant près de 41% d'idées originales en plus.
18. Amazon remplace la présentation des idées par une lecture silencieuse. La première partie de la réunion est réservée à la lecture silencieuse d'une proposition détaillée. Une discussion vigoureuse s'ensuit. Cette approche élimine le besoin de préparation, met tout le monde sur la même longueur d'onde et entraîne des discussions plus approfondies.
19. Évitez les réunions par appel téléphonique car elles créent des défis significatifs en matière de communication et d'engagement. Lorsqu'elles sont inévitables, elles doivent être courtes et centrées sur la présentation des défis clés. Cela peut être suivi par des activités hors ligne comme des discussions en petits groupes ou des brainstormings sur des plateformes comme Google Docs. Enfin, une autre réunion courte peut être convoquée pour déterminer la voie à suivre.
20. La recherche montre que diviser les réunions en deux parties empêche les participants de chercher un consensus prématuré. Cela conduit à de meilleurs résultats. Des entreprises comme Boeing et Cadbury ont fait de cela une partie de leur culture.

Résumé

Assister à des réunions peut souvent être une expérience frustrante. Dans une enquête récente, 3164 travailleurs ont classé les réunions comme la cause la plus importante de perte de temps au travail.On estime que les mauvaises réunions coûtent 250 milliards de dollars par an en temps perdu. Il y a aussi des coûts psychologiques en termes de frustration des employés et de temps passé à se détendre après une mauvaise réunion. Mais le temps passé en réunion ne cesse d'augmenter. Aux États-Unis, plus de 55 millions de réunions ont lieu chaque jour.

Les réunions ne peuvent pas être éliminées. Elles sont le "Impôt Culturel" qu'une organisation paie pour créer l'inclusion, la participation, le travail d'équipe, la communication et la cohésion. Les organisations peuvent éviter les pièges des mauvaises réunions en appliquant les enseignements de la recherche de pointe.

Connaissez-vous vous-même

Des preuves suggèrent que les dirigeants perçoivent constamment leurs réunions de manière plus favorable que les autres participants. Une enquête téléphonique de Verizon a révélé que 79% des répondants ont évalué les réunions initiées par eux comme étant extrêmement ou très productives, contre seulement 56% pour les réunions initiées par leurs pairs.

Ce que les organisations peuvent faire

Pour aider à surmonter ces biais, les organisations devraient fournir aux dirigeants une formation de qualité en animation de réunions. Les enquêtes annuelles sur l'engagement des employés et les enquêtes de feedback à 360 degrés doivent inclure des paramètres sur la qualité des réunions. Cela est rarement fait, même dans les entreprises du Fortune 500. Certaines entreprises prennent toutefois la qualité des réunions au sérieux.Weight Watchers a installé des tablettes tactiles à l'extérieur des salles de conférence où les employés pouvaient évaluer les réunions sur une simple échelle de cinq points. Cela les a aidés à évaluer la qualité des réunions, à concevoir des interventions appropriées et à mesurer l'efficacité des interventions pour améliorer la qualité des réunions.

Envoyer des commentaires

Les dirigeants doivent être attentifs aux signaux informels tels que les participants qui font plusieurs tâches sur leurs téléphones et les conversations parallèles pour sentir que la dynamique de la réunion n'est pas idéale. Il est préférable de faire une évaluation périodique de la qualité des réunions tous les trois mois à l'aide d'une courte enquête anonyme. Un simple ensemble de questions pourrait être :

• Que devrait-on arrêter de faire en tant que leader de réunion?
• Que devrait-on commencer à faire qui n'est pas actuellement fait?
• Qu'est-ce qui fonctionne bien et devrait être continué?

Les instructions de l'enquête doivent clairement communiquer l'intention du leader d'améliorer la qualité des réunions. Les résultats de l'enquête doivent être partagés avec des actions spécifiques pour résoudre ces problèmes. Cela sert à faire de l'excellence des réunions une partie de la culture organisationnelle.

Adopter le leadership serviteur

Le Leadership Serviteur est une manière puissante de créer un environnement de réunion propice où les connaissances, les talents et les compétences de tous les participants se manifestent.Un Leader Serviteur valorise le temps des autres et reconnaît cela comme central pour le succès personnel et organisationnel. Cela nécessite une planification et une conception soigneuses de l'ordre du jour, des objectifs, de la séquence des sujets et des stratégies de réunion.

Les comportements idéaux pour faciliter une réunion comprennent :

• Garder une trace du temps et rythmer efficacement la réunion.
• Résumer constamment la discussion pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde
• Faire ressortir les préoccupations sous-jacentes grâce à une écoute attentive
• Encourager les débats et gérer les conflits autour des idées clés pour favoriser une meilleure prise de décision
• Vérifier périodiquement le consensus sans mettre de pression sur les participants
• Rester impartial sans privilégier son propre point de vue dans la discussion

Gérer le temps des réunions différemment

Un leader de réunion doit planifier la durée en fonction des objectifs de la réunion. Raccourcir les réunions est un excellent moyen de créer une pression positive et de maintenir l'attention des participants. Les recherches montrent que les réunions commencent en retard 50% du temps, ce qui entraîne la frustration des employés et des résultats de réunion de moindre qualité. Réduire la durée des réunions de 5 à 10 minutes crée du temps pour les pauses et évite les retards dans les réunions futures. Google suit la règle 50/25 : les réunions d'une heure sont raccourcies à 50 minutes, et les réunions de trente minutes sont raccourcies à 25 minutes.

Réunions quotidiennes

Les réunions quotidiennes sont des réunions d'équipe complète de dix minutes qui ont lieu à la même heure chaque matin. Cela exige une présence parfaite et se fait généralement debout. Les réunions quotidiennes sont utilisées pour se mettre rapidement au courant des victoires et du travail accomplis la veille, établir les priorités du jour et faire le point sur les progrès réalisés sur les objectifs essentiels et sur les obstacles à surmonter. Elles améliorent la communication entre les silos, permettent une résolution rapide des problèmes, favorisent la responsabilité et améliorent la coordination entre les membres de l'équipe. Ce court investissement de temps peut économiser des heures de travail en résolvant les problèmes de communication et en évitant de refaire le travail.

Voici deux choses essentielles à retenir lors de l'animation de réunions quotidiennes :

1. Les réunions quotidiennes devraient permettre à l'équipe d'éliminer certaines réunions plus longues. Sinon, cela devient une autre réunion.
2. Les réunions quotidiennes doivent être bien organisées et se terminer à l'heure. Si elles se terminent en retard, cela perturbera les activités post-réunion et entraînera la frustration des employés.

Les dirigeants devraient mettre fin à une réunion plus tôt lorsque les objectifs de la réunion ont été atteints ou lorsque les employés ne sont pas productifs.

Ordre du jour

Une réunion coûte entre 1000 et 3000 dollars en temps de présence et en salaires. Cela doit être géré comme un événement qui nécessite une planification soignée. Les dirigeants doivent se préparer pour les réunions de la même manière qu'ils le font pour une réunion avec un client ou un atelier. Les réunions ne devraient inclure que des sujets qui nécessitent des discussions et de l'engagement.De bons exemples de ceux-ci sont l'identification des risques et des opportunités clés, l'évaluation des progrès et l'identification de nouvelles opportunités. Les sujets qui n'ont pas besoin de cela peuvent être communiqués par des mémos et des emails. Il est judicieux de recueillir les points de l'ordre du jour auprès des participants pour créer de l'engagement. Cela peut être fait en envoyant un email trois jours avant l'appel à sujets. Si un point n'est pas inclus, il doit être abordé avec l'employé ou un petit groupe en dehors de la réunion ou déplacé vers une future réunion.

Concevez le déroulement de la réunion

Par conséquent, l'ordre des points de l'ordre du jour compte clairement. La recherche a révélé que les premiers points de l'ordre du jour reçoivent un temps et une attention disproportionnés. Les objectifs de la réunion doivent être classés en fonction de leur importance stratégique. Les points de l'ordre du jour devraient inclure non seulement les problèmes immédiats, mais aussi les objectifs à long terme. Les dirigeants peuvent envisager de commencer les réunions avec les questions les plus convaincantes et controversées pour créer un véritable débat et engagement. Les réunions doivent toujours se terminer par quelques minutes pour couvrir les points à retenir, les suivis et même une rapide séance de questions-réponses.

Utilisez un ordre du jour chronométré

L'attribution de temps pour chaque point de l'ordre du jour peut être un outil utile lorsque les dirigeants constatent que la discussion s'écarte du sujet. Cela peut également garantir que les points clés reçoivent l'attention qu'ils nécessitent.

Attribuez des individus directement responsables

Les dirigeants peuvent partager le leadership en attribuant chaque tâche de réunion à un participant.Apple désigne un Individu Directement Responsable (IDR) pour tous les points à l'ordre du jour. L'IDR est responsable de faciliter la discussion et de gérer les suivis post-réunion. Cela rend les réunions plus engageantes, favorise le développement des compétences en matière de direction de réunions et augmente la responsabilité.

Il est préférable de faire circuler un ordre du jour quelques jours avant la réunion. S'il n'y a pas de questions pressantes à discuter, annulez la réunion.

Rendez les réunions efficaces

Les études montrent que plus de 50% des réunions comptent plus de deux participants supplémentaires que ce que l'ordre du jour requiert. Bien que cela soit fait dans l'intention d'être inclusif, les réunions surchargées peuvent être sous-optimales. Les données de Bain and Company montrent que pour chaque personne ajoutée au-delà de sept membres, l'efficacité de la prise de décision est réduite de 10%. De plus, l'engagement des employés diminue lorsqu'ils assistent à des réunions qui ne sont pas pertinentes pour leur travail.

Les leaders de réunion doivent s'efforcer de rendre une réunion aussi efficace que possible. Pour Google, le nombre maximum de participants est de 10. Amazon utilise la "règle des deux pizzas" - deux pizzas devraient suffire à nourrir tous les participants. Pour la prise de décision et la résolution de problèmes, la taille idéale de la réunion est de 7 ou 8 personnes. Avec d'excellentes compétences en animation, un leader peut gérer jusqu'à 12 participants. Avoir moins de 15 participants est parfait pour les rassemblements, le brainstorming et la définition de l'ordre du jour.

Choisissez les bons participants

Voici quelques questions pour chaque objectif de réunion qui peuvent aider les dirigeants à choisir les bons participants :

• Qui a des connaissances sur le sujet pour l'objectif ?
• Qui sont les principaux intervenants et décideurs ?
• Qui a besoin de ces informations ?
• Qui mettra en œuvre les décisions prises ?

Atténuer les sentiments blessés

Les employés voient les invitations à des réunions comme un signe de reconnaissance. Par conséquent, exclure des individus des réunions pourrait conduire à des sentiments de rejet et à des ponts brûlés. Voici cinq façons de gérer cela :

1. Divisez votre ordre du jour en deux réunions plus petites avec des participants différents :
2. Un ordre du jour chronométré peut permettre à différents participants d'assister uniquement aux parties pertinentes.
3. Cherchez des idées et des contributions de personnes non présentes et discutez-en lors de la réunion. Cela peut être fait par un simple courrier demandant des commentaires avant la réunion et un courrier ultérieur partageant les points clés.
4. Partagez des notes de réunion détaillées avec d'autres intervenants pour solliciter des contributions et des expertises.
5. Demandez à certains participants de représenter les intervenants qui ne sont pas présents. Le représentant entrera en contact avec ces intervenants, les tiendra au courant des discussions et demandera des contributions futures.

Ces techniques réduisent la taille des réunions tout en favorisant un sentiment d'inclusivité parmi un groupe plus large de non-participants.

Créez de nouveaux rythmes

Les réunions peuvent devenir répétitives en raison de leur début et de leur fin à la même heure, de leur tenue dans la même salle et généralement avec le même ordre du jour. Rompre ces schémas peut créer une dynamique nouvelle et rendre les réunions plus engagées.

Exploitez la conception des sièges

Les recherches indiquent que les positions assises influencent l'efficacité, le flux de communication, la prise de décision et la créativité. Les personnes assises à la tête ou au pied de la table ont tendance à parler davantage et à être écoutées. Le leader de la réunion doit activement concevoir les sièges pour créer les bonnes dynamiques sociales. Cela peut être fait en faisant changer les positions assises à chaque réunion ou même en changeant de salle. Amazon utilise une chaise vide lors des réunions pour représenter le client. Cela sert de signal physique pour rendre les participants centrés sur le client dans leurs décisions. La chaise vide peut être utilisée pour représenter d'autres parties prenantes absentes également.

Réunions en marchant

Les réunions en marchant peuvent aider à briser les barrières et à améliorer la communication. Cela rend également le multitâche difficile, ce qui se traduit par une concentration accrue. Les recherches de l'Université de Stanford montrent que 80% des participants étaient plus créatifs en marchant qu'en étant assis et à leur meilleur niveau de créativité lorsqu'ils marchaient à l'extérieur.Ces réunions sont idéales pour des petits rassemblements de jusqu'à quatre participants. Elles fonctionnent le mieux lorsque l'ordre du jour ne nécessite pas d'outils technologiques ou de matériel de soutien.

Réunions debout

Les réunions debout améliorent la collaboration et augmentent l'engagement envers les idées des autres. Les recherches montrent que les réunions debout prennent généralement 34% moins de temps que les réunions assises. Bien qu'elles puissent fonctionner pour des groupes plus importants, il est essentiel de garder ces réunions courtes.

Instaurer les bonnes humeurs

Les recherches montrent que les groupes de bonne humeur surpassent ceux de humeur neutre dans les tâches créatives, l'engagement d'équipe et les conversations constructives. Comme les réunions sont généralement perçues comme une interruption dans le flux de travail d'un participant, les participants peuvent venir avec des bagages négatifs. Pour créer de la positivité, le leader doit accueillir chaleureusement les participants, établir un contact visuel et faciliter les introductions. L'état d'humeur du leader influence fortement l'humeur des participants et est un prédicteur de la performance du groupe.

Voici quelques façons d'améliorer l'humeur lors de la réunion:

• Jouer de la musique avant la réunion peut instaurer la bonne humeur
• Servir des collations peut renforcer la camaraderie et influencer l'humeur
• Créer des zones de réunion sans technologie pour éviter le multitâche et assurer la concentration. De plus en plus d'entreprises demandent aux participants de déposer leurs téléphones à la porte. Si les réunions sont longues, envisagez d'ajouter des pauses technologiques.
• Utiliser des quiz à clic pour faire des sondages rapides sur des questions clés. Les résultats peuvent être instantanément résumés, visualisés et affichés à l'écran. Cela apporte un peu de divertissement, ainsi qu'un engagement accru.
• Faire discuter les participants sur des questions clés en binômes pendant quelques minutes avant le début de la réunion. Cela implique tout le monde, apporte de nouvelles idées à la table et facilite la surmonte des inhibitions.

Arrêtez de parler

La pensée de groupe peut dominer les réunions, tandis que des perspectives uniques restent enfouies. Par conséquent, il est important de créer des moyens d'amener des perspectives diverses et contraires sur la table. Les approches basées sur le silence peuvent être étonnamment efficaces pour accomplir cela.

Utilisez le brainwriting

Le brainwriting tire parti du pouvoir du silence pour générer des idées diverses. Les participants écrivent silencieusement leurs réponses à un objectif de réunion sur papier sans ajouter leurs noms. Les papiers sont ensuite placés face cachée au centre de la table. Le facilitateur regroupe les idées similaires, et les participants votent sur les idées clés à discuter. Cette discussion se fait par écrit, les participants ajoutant des commentaires à chaque feuille d'idées. L'ensemble du processus prend un tiers du temps des réunions de brainstorming traditionnelles tout en étant inclusif et engageant. Les études montrent que les groupes de brainwriting ont produit 20 % d'idées en plus et 42% d'idées plus originales que le brainstorming traditionnel.

Lecture silencieuse

Amazon utilise la lecture silencieuse pour améliorer l'efficacité des réunions. Le présentateur doit rédiger la proposition de manière approfondie dans un format standard. La première partie de la réunion est consacrée à la lecture silencieuse de la proposition. Cela garantit qu'aucun travail préalable à la réunion n'est nécessaire et que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Comme les participants peuvent lire plus vite qu'un présentateur ne peut parler, le même temps est utilisé pour étudier l'idée plus en détail. Cela conduit à des discussions beaucoup plus approfondies.

Évitez les réunions par téléphone

Les appels encouragent le multitâche, un manque d'engagement et une mauvaise communication en raison de l'absence de signaux non verbaux. Si possible, il est préférable de faire participer les participants par vidéo. Si cela n'est pas possible, voici quelques moyens de diriger la réunion :

Tirer parti de l'activité hors ligne

Lorsque les réunions impliquent plus de cinq personnes, elles doivent être complétées par des activités hors ligne. Après une première réunion rapide, chaque défi est attribué à une sous-équipe pour être discuté hors ligne. Plus tard, les représentants des sous-équipes rencontrent le leader de la réunion pour discuter et prendre des décisions. Cette approche déplace beaucoup de travail hors ligne et maintient les réunions concentrées et minimales.

L'emploi de certaines de ces techniques de réunion dans votre organisation peut corriger l'état actuel défectueux des réunions. Vos participants vous remercieront de valoriser leur temps.Cela apportera une énergie nouvelle, brisera les barrières de communication et libérera une productivité plus élevée. En fin de compte, les réunions réussies peuvent inspirer les autres et devenir une partie de la culture organisationnelle.