العلم المدهش وراء الاجتماعات

الملخص

كيف يمكنك قيادة اجتماعات مشوقة تفتح الأبواب أمام الإبداع والفعالية والحيوية؟ على الرغم من أن الاجتماعات غالبًا ما تكون مملة وغير منتجة، إلا أنها تشكل جزءًا كبيرًا من حياة الشركات اليومية. يحضر المديرون 12 اجتماعًا كل أسبوع. يتم عقد أكثر من 55 مليون اجتماع كل يوم في الولايات المتحدة وتكلفها مذهلة تبلغ 1.4 تريليون دولار سنويًا.

يعتمد العلم المدهش وراء الاجتماعات على البحوث المتقدمة لتقديم لك تكتيكات مثبتة لقيادة اجتماعات منتجة ومشوقة. بفضل هذه المهارات في قيادة الاجتماعات، يمكنك تحقيق نتائج أفضل للفريق، وضمان النمو المهني، وخلق قيمة للمنظمة.

أفضل 20 نصيحة

1. في أقل من أربعين عامًا، ارتفع عدد الاجتماعات التي تعقد في اليوم من 11 مليون إلى 55 مليون اجتماع في الولايات المتحدة. تكلف هذه الاجتماعات مبلغًا مذهلًا يبلغ 1.4 تريليون دولار، أو 8.2٪ من الناتج المحلي الإجمالي للولايات المتحدة سنويًا.
2. يزداد عدد الاجتماعات كلما تقدم الشخص في السلم الوظيفي. بشكل عام، يحضر غير المديرين 8 اجتماعات في الأسبوع، بينما يحضر المديرون 12 اجتماعًا. يقضي الإداريون الكبار معظم وقتهم في اجتماعات متتالية.
3. في استطلاع عالمي أجرته مايكروسوفت، أعرب 69٪ من المستجيبين عن شعورهم بأن الاجتماعات ليست منتجة. ووجدت دراسة حديثة أن الاجتماعات هي السبب الأكثر أهمية لضياع الوقت في مكان العمل. وتقدر الاجتماعات السيئة بأنها تكلف 250 مليار دولار في السنة في الوقت المهدور.لا يتم التعامل مع أي استثمار تجاري آخر بهذا الحجم بطريقة عشوائية.
4. لا يمكن القضاء على الاجتماعات. الوقت الذي يقضيه الأشخاص في الاجتماعات هو ""الضريبة الثقافية"" التي تدفعها المنظمة مقابل خلق بيئة تشمل الجميع، والمشاركة، والعمل الجماعي، والتواصل، والتماسك داخل المنظمة. ما يجب تقليله هو الوقت المهدور في الاجتماعات غير الضرورية أو المنظمة بشكل سيء.
5. يمكن أن يؤدي التركيز التنظيمي على فعالية الاجتماعات إلى فتح الباب أمام تحقيق مكاسب أداء كبيرة. كما قال أندي غروف، الرئيس التنفيذي السابق لإنتل: ""كما لا تسمح بأن يسرق أحد الزملاء جهازًا من معدات المكتب بقيمة 2000 دولار، يجب ألا تدع أي شخص يسرق وقت مديريه الآخرين"".
6. تجعل التحيزات المعرفية القادة يميلون إلى التفكير بشكل أكثر إيجابية حول اجتماعاتهم مقارنة بالحضور الآخرين. وجدت دراسة لشركة فيرايزون أن المستجيبين يقيمون الاجتماعات التي بدأوها بأنها مثمرة للغاية أو مثمرة بنسبة 79% من الوقت، بالمقارنة مع 56% فقط للاجتماعات التي بدأها الآخرون. يجب على المنظمات تقديم التدريب في أفضل الممارسات لتسهيل الاجتماعات وتضمين معايير جودة الاجتماع في استطلاعاتها للتغذية الراجعة بزاوية 360 درجة.
7. يمكن أن يكون جمع تعليقات الحضور على الاجتماعات ذا قيمة في تقييم جودة الاجتماع وقياس فعالية التدخلات. قامت ويت ووتشرز بتنفيذ هذا من خلال تركيب شاشة تعمل باللمس بسيطة خارج غرف الاجتماعات حيث يمكن للمشاركين تقييم الاجتماعات على مقياس من خمس نقاط.
8. تظهر الأبحاث أن الاجتماعات تبدأ متأخرة 50% من الوقت مما يؤدي إلى إحباط الموظفين ونتائج ضعيفة. استخدم قاعدة Google's 50/25 لتقصير الاجتماعات التي تستغرق ساعة إلى 50 دقيقة والاجتماعات التي تستغرق 30 دقيقة إلى 25 دقيقة. هذا يمنح الموظفين وقت انتقال لتجنب التأخر في الاجتماعات المستقبلية.
9. الاجتماعات السريعة هي اجتماعات تستغرق عشر دقائق، تقام كل يوم في الصباح. يتم استخدامها لمناقشة العمل الذي تم القيام به في اليوم السابق، وتحديد المهام لليوم، وتقييم التقدم المحرز في الأهداف الرئيسية. يمكن أن يوفر الوقت الذي يتم قضاؤه في تجنب ساعات من إعادة العمل.
10. يمكن أن تكلف الاجتماعات بين 1000 و 3000 دولار في وقت الحضور والرواتب. يجب على القادة التحضير للاجتماعات بنفس الطريقة التي يفعلونها لاجتماع العملاء أو ورشة العمل. يجب ترتيب عناصر جدول أعمال الاجتماع بعناية بناءً على الأهمية الاستراتيجية. تظهر الأبحاث أن العناصر المبكرة في جدول الأعمال تتلقى اهتمامًا أكبر بكثير في الاجتماعات.
11. من الفكرة الرائعة طلب عناصر جدول الأعمال المحتملة من الحضور. يخلق ذلك مشاعر أكبر من الشمولية، والتفاعل، والمشاركة. طريقة ممتازة للقيام بذلك هي إرسال بريد إلكتروني قبل بضعة أيام من الاجتماع. إذا لم يتناسب البند، يجب على القائد معالجة هذا شخصيًا مع الحاضر أو نقله إلى اجتماع مستقبلي.
12. ابق الاجتماعات صغيرة. تظهر الأبحاث أن أكثر من 50% من الاجتماعات لديها حضور إضافيين أو أكثر من المطلوب لجدول أعمال الاجتماع.تتمتع الاجتماعات الكبيرة بتجارب جماعية أقل، ومزيد من السلبية، وحالات أعلى من السلوكيات السلبية. تظهر البيانات من شركة Bain and Company أنه لكل شخص يتم إضافته بعد سبعة أعضاء، يتم تقليل فعالية اتخاذ القرار بنسبة 10%.
13. قبل عقد اجتماع، يجب على القائد اختيار تقنية اجتماع معينة بعناية. الطريقة النموذجية للمناقشة الجماعية حول كل بند في الجدول الزمني هي واحدة من العديد من الطرق الممكنة. يعتمد نجاح الاجتماع على اختيار الوضع الأفضل المناسب للجدول الزمني.
14. تصميم غرف الاجتماعات مهم. تستخدم أمازون كرسي فارغ في الاجتماعات لتمثيل العميل. هذا يعمل كإشارة مادية لجعل الحضور مركزين على العميل في قراراتهم. يمكن استخدام الكرسي الفارغ لتمثيل أصحاب المصلحة الغائبين الآخرين أيضا.
15. الاجتماعات المشي مفيدة للمناقشات القصيرة مع أقل من أربعة حضور. يكسرون الحواجز، يعززون التواصل، ويحسنون التفكير الإبداعي. يظهر استطلاع لمجلة Inc. أن 90 يوما من الاجتماعات المشي يمكن أن تؤدي إلى مستويات طاقة أعلى، تركيز محسن، والمشاركة الأكبر. أظهرت أبحاث ستانفورد زيادة بنسبة 80% في الإبداع عندما كان المشاركون يمشون بدلاً من الجلوس.
16. النظر في إنشاء اجتماعات خالية من التكنولوجيا حيث يودع الحضور هواتفهم خارج. هذا يحسن التركيز ويمنع التعددية. يمكن أن تتضمن الاجتماعات الأطول استراحات تكنولوجية سريعة.
17. تستخدم الكتابة العقلية قوة الصمت لتوليد أفكار إبداعية.يكتب المشاركون أفكارهم بصمت على أوراق الورق. يتم تنظيم الأفكار بعد ذلك في دلاء، ويتم مناقشة الأفكار المهمة بشكل أكبر صوتياً أو عن طريق كتابة التعليقات. يستغرق العملية ثلث الوقت المستخدم في اجتماعات التفكير الجماعي التقليدية مع توليد نسبة 41% تقريباً من الأفكار الأصلية.
18. تحل أمازون مكان عرض الأفكار بالقراءة الصامتة. يتم حجز الجزء الأول من الاجتماع لقراءة مقترح مفصل بصمت. يتبع ذلك بعد ذلك مناقشة حماسية. يزيل هذا النهج الحاجة إلى العمل المسبق، ويجمع الجميع على نفس الصفحة، ويؤدي إلى مناقشات أكثر عمقاً.
19. تجنب اجتماعات الاتصال حيث أنها تخلق تحديات كبيرة في التواصل والتفاعل. عندما لا يمكن تجنبها، يجب أن تكون قصيرة ومركزة على تحديد التحديات الرئيسية. يمكن أن يتبع ذلك أنشطة غير متصلة بالإنترنت مثل المناقشات الجماعية الصغيرة أو التفكير الجماعي على منصات مثل Google Docs. أخيراً، يمكن استدعاء اجتماع قصير آخر لتحديد الطريقة المتبعة.
20. تظهر الأبحاث أن تقسيم الاجتماعات إلى جزأين يمنع الحضور من البحث عن توافق مبكر. هذا يؤدي إلى نتائج ذات جودة أفضل. جعلت شركات مثل بوينج وكادبري هذا جزءًا من ثقافتها.

الملخص

غالبًا ما يمكن أن يكون حضور الاجتماعات تجربة محبطة. في استطلاع حديث، قيم 3164 عامل الاجتماعات كأكبر سبب واحد لتصريف الوقت في مكان العمل.يُقدر أن الاجتماعات السيئة تكلف 250 مليار دولار سنويًا في الوقت المهدور. هناك أيضًا تكاليف نفسية من حيث إحباط الموظفين والوقت المستغرق في التهدئة بعد اجتماع سيء. لكن الوقت الذي يُقضى في الاجتماعات يزداد فقط. في الولايات المتحدة، يتم عقد أكثر من 55 مليون اجتماع كل يوم.

لا يمكن القضاء على الاجتماعات. إنها ال"الضريبة الثقافية" التي تدفعها المنظمة مقابل خلق الشمول، والمشاركة، والعمل الجماعي، والتواصل، والتماسك. يمكن للمنظمات تجنب مخاطر الاجتماعات السيئة من خلال تطبيق الرؤى المستمدة من الأبحاث الحديثة.

تعرف على نفسك

تشير الأدلة إلى أن القادة ينظرون دائمًا إلى اجتماعاتهم بشكل أكثر إيجابية مما يفعله الحضور الآخرون. وجد استطلاع هاتفي أجرته فيرايزون أن 79% من المستجيبين قيموا الاجتماعات التي بدأوها بأنها مثمرة للغاية أو مثمرة جدًا مقابل 56% فقط للاجتماعات التي بدأها الأقران.

ما يمكن للمنظمات القيام به[/title] [text] للمساعدة في التغلب على هذه التحيزات، يجب أن تقدم المنظمات للقادة تدريبًا عالي الجودة في تسهيل الاجتماعات. يجب أن تتضمن استطلاعات التفاعل السنوية للموظفين واستطلاعات التغذية الراجعة 360 درجة معايير حول جودة الاجتماعات. هذا نادرًا ما يتم حتى في شركات فورتشن 500. بعض الشركات تأخذ جودة الاجتماعات على محمل الجد.قامت Weight Watchers بتثبيت أجهزة الكمبيوتر اللوحية بشاشات تعمل باللمس خارج غرف الاجتماعات حيث يمكن للموظفين تقييم الاجتماع على مقياس بسيط من خمس نقاط. ساعدهم هذا في تقييم جودة الاجتماعات، وتصميم التدخلات المناسبة، وقياس فعالية التدخلات في تحسين جودة الاجتماع.

إرسال التعليقات[/title] [text] يجب على القادة الحفاظ على البحث عن الإشارات غير الرسمية مثل المشاركين في الاجتماع الذين يقومون بمهام متعددة على الهواتف والمحادثات الجانبية للشعور بأن ديناميكية الاجتماع ليست مثالية. من الأفضل إجراء تقييم دوري لجودة الاجتماع كل ثلاثة أشهر باستخدام استبيان قصير مجهول. يمكن أن يكون مجموعة بسيطة من الأسئلة:

• ما الذي يجب أن يتوقف عنه كقائد للاجتماع؟
• ما الذي يجب أن يبدأ في القيام به والذي لم يتم القيام به حاليا؟
• ما الذي يعمل بشكل جيد ويجب أن يستمر؟

يجب أن توضح تعليمات الاستبيان بوضوح نية القائد في تحسين جودة الاجتماع. يجب مشاركة نتائج الاستبيان مع الإجراءات المحددة لمعالجة هذه القضايا. هذا يخدم لجعل التميز في الاجتماع جزءًا من ثقافة المنظمة.

تبني قيادة الخادم[/title] [text] القيادة الخادمة هي طريقة قوية لإنشاء بيئة اجتماع مواتية حيث تظهر المعرفة والمواهب والمهارات لجميع الحاضرين.يقدر القائد الخادم وقت الآخرين ويعتبره محوريًا للنجاح الشخصي والمؤسسي. يتطلب هذا التخطيط والتصميم الدقيق للجدول الزمني، والأهداف، وتسلسل المواضيع، واستراتيجيات الاجتماع.

تشمل سلوكيات تسهيل الاجتماع المثالية:

• تتبع الوقت وتوقيت الاجتماع بفعالية.
• تلخيص النقاش باستمرار للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة
• الكشف عن القلق الكامن من خلال الاستماع الدقيق
• تشجيع النقاشات وإدارة النزاع حول الأفكار الرئيسية لاتخاذ قرارات أفضل
• التحقق دوريًا من التوافق دون الضغط على الحضور
• البقاء محايدًا دون تفضيل وجهة نظره الخاصة في النقاش

قم بتوقيت الاجتماعات بشكل مختلف

يجب على قائد الاجتماع تخطيط المدة بناءً على أهداف الاجتماع. تقليل مدة الاجتماعات هو طريقة ممتازة لخلق ضغط إيجابي والحفاظ على تركيز الحضور. تظهر الأبحاث أن الاجتماعات تبدأ متأخرة 50٪ من الوقت مما يؤدي إلى إحباط الموظفين ونتائج اجتماعات أقل جودة. يخلق تقليل مدة الاجتماعات بمقدار 5-10 دقائق وقتًا للفواصل ويتجنب التأخر في الاجتماعات المستقبلية. تتبع Google قاعدة 50/25: تتم تقصير الاجتماعات التي تستغرق ساعة إلى 50 دقيقة، وتتم تقصير الاجتماعات التي تستغرق ثلاثين دقيقة إلى 25 دقيقة.

الاجتماعات اليومية

الاجتماعات اليومية هي اجتماعات فريق كامل تستغرق عشر دقائق فقط، تحدث في نفس الوقت كل صباح. هذا يتطلب حضورًا كاملاً وعادة ما يتم وقوفًا. تُستخدم الاجتماعات اليومية للتحديث السريع عن الإنجازات الحاسمة والعمل المنجز في اليوم السابق، وتحديد الأولويات لليوم، وتقييم التقدم في الأهداف الأساسية ومعالجة العقبات. تعمل على تحسين الاتصال عبر الأقسام، وتمكين حل المشكلات بسرعة، وتعزيز المسؤولية، وتحسين التنسيق بين أعضاء الفريق. يمكن أن يوفر هذا الاستثمار القصير في الوقت ساعات من العمل في حل سوء التفاهم وتجنب إعادة العمل.

هناك نقطتين أساسيتين يجب تذكرهما أثناء تسهيل الاجتماعات اليومية:

1. يجب أن تمكن الاجتماعات اليومية الفريق من القضاء على بعض الاجتماعات الأطول. وإلا، سيصبح مجرد اجتماع آخر.
2. يجب أن تكون الاجتماعات اليومية محكمة وتنتهي في الوقت المحدد. إذا انتهت متأخرة، ستعرقل الأنشطة التي تلي الاجتماع وتؤدي إلى إحباط الموظفين.

يجب على القادة أن ينهوا الاجتماع مبكرًا عندما يتم تحقيق أهداف الاجتماع أو عندما لا يكون الموظفون منتجين.

الجدول الزمني

تكلفة الاجتماع تتراوح بين 1000 و3000 دولار في وقت الحضور والرواتب. يجب التعامل مع هذا كحدث يتطلب تخطيطًا دقيقًا. يجب على القادة التحضير للاجتماعات بنفس الطريقة التي يفعلونها لاجتماع العملاء أو ورشة العمل. يجب أن تتضمن الاجتماعات المواضيع التي تتطلب المناقشات والمشاركة فقط.أمثلة جيدة على هذه هي تحديد المخاطر والفرص الرئيسية، وتقييم التقدم، وتحديد فرص جديدة. يمكن التواصل حول المواضيع التي لا تحتاج إلى هذا عبر المذكرات والبريد الإلكتروني. من الجيد الحصول على بنود الجدول من الحضور لخلق التفاعل. يمكن القيام بذلك عن طريق إرسال بريد إلكتروني قبل ثلاثة أيام يطلب المواضيع. إذا لم يتم تضمين بند، يجب معالجته مع الموظف أو مجموعة صغيرة خارج الاجتماع أو نقله إلى اجتماع مستقبلي.

تصميم تدفق الاجتماع

لذا، ترتيب بنود الجدول يهم بشكل واضح. وجدت الأبحاث أن البنود الأولى في الجدول تتلقى وقتًا واهتمامًا غير متناسبين. يجب ترتيب أهداف الاجتماع بناءً على الأهمية الاستراتيجية. يجب أن تتضمن بنود الجدول ليس فقط المشكلات الفورية، ولكن أيضًا الأهداف طويلة الأمد. يمكن للقادة النظر في بدء الاجتماعات بالقضايا الأكثر جذبًا والمثيرة للجدل لخلق نقاش حقيقي وتفاعل. يجب أن تنتهي الاجتماعات دائمًا ببضع دقائق لتغطية النقاط الرئيسية، والمتابعات، وحتى جلسة أسئلة وأجوبة سريعة.

استخدم جدولًا زمنيًا

يمكن أن يكون تخصيص الوقت لكل بند في الجدول أداة مفيدة عندما يجد القادة النقاش ينحرف عن الموضوع. يمكن أيضًا أن يضمن أن البنود الرئيسية تحصل على الاهتمام الذي تتطلبه.

تعيين أفراد مسؤولين مباشرة

يمكن للقادة مشاركة القيادة عن طريق تعيين كل مهمة اجتماع لحاضر.تعيين شركة أبل للشخص المسؤول مباشرة (DRI) لجميع بنود الجدول. يكون الشخص المسؤول مباشرة مسؤولاً عن تسهيل المناقشة والتعامل مع متابعات ما بعد الاجتماع. هذا يجعل الاجتماعات أكثر تفاعلية، ويعزز تطوير المهارات في قيادة الاجتماعات، ويزيد من المسؤولية.

من الأفضل توزيع جدول الأعمال قبل بضعة أيام من الاجتماع. إذا لم تكن هناك قضايا ملحة للمناقشة، يجب إلغاء الاجتماع.

جعل الاجتماعات متوازنة

تظهر الدراسات أن أكثر من 50% من الاجتماعات تضم أكثر من شخصين إضافيين عن ما يتطلبه جدول الأعمال. بينما يتم ذلك بقصد الشمول، يمكن أن تكون الاجتماعات المتضخمة غير مثلى. تظهر البيانات من شركة بين والشركة أنه لكل شخص يتم إضافته بعد سبعة أعضاء، يتم تقليل فعالية اتخاذ القرارات بنسبة 10%. بالإضافة إلى ذلك، يتم تقليل الانخراط الوظيفي عندما يحضر الموظفون اجتماعات غير ذات صلة بوظائفهم.

يجب على قادة الاجتماعات أن يحاولوا جعل الاجتماع متوازن قدر الإمكان. بالنسبة لجوجل، العدد الأقصى للحضور هو 10. تستخدم أمازون قاعدة "البيتزا الثنائية" - يجب أن تكون بيتزتين كافيتين لإطعام جميع الحضور. بالنسبة لاتخاذ القرارات وحل المشكلات، الحجم المثالي للاجتماع هو 7 أو 8 أشخاص. مع مهارات تسهيل متميزة، يمكن للقائد إدارة ما يصل إلى 12 حاضر. أن يكون أقل من 15 حاضر هو الأمثل للتجمعات، التفكير الابتكاري، وتحديد الجدول.

اختر المشاركين المناسبين

إليك بعض الأسئلة لكل هدف اجتماع يمكن أن تساعد القادة في اختيار المشاركين المناسبين:

• من لديه المعرفة الموضوعية للهدف؟
• من هم أصحاب المصلحة الرئيسيين وصانعي القرار؟
• من يحتاج إلى هذه المعلومات؟
• من سينفذ القرارات المتخذة؟

تخفيف الأحاسيس المؤلمة

يرون الموظفون دعوات الاجتماع كعلامة على التقدير. لذا، قد يؤدي استبعاد الأفراد من الاجتماعات إلى الشعور بالرفض وحرق الجسور. إليك خمس طرق للتعامل مع هذا:

1. قسم جدول الأعمال إلى اجتماعين أصغر حجمًا مع مشاركين مختلفين:
2. يمكن أن يتيح جدول الأعمال المحدد بالوقت للمشاركين المختلفين حضور الأجزاء ذات الصلة فقط.
3. البحث عن الأفكار والمدخلات من غير الحاضرين ومناقشتها في الاجتماع. يمكن القيام بذلك من خلال بريد بسيط يطلب التعليقات قبل الاجتماع وبريد لاحق يشارك النقاط الرئيسية.
4. مشاركة ملاحظات الاجتماع التفصيلية مع أصحاب المصلحة الآخرين لطلب المدخلات والخبرة.
5. اطلب من بعض الحاضرين تمثيل أصحاب المصلحة الذين ليسوا موجودين. سيتواصل الممثل مع هؤلاء أصحاب المصلحة، وسيبقيهم على اطلاع على المناقشات، وسيطلب المدخلات المستقبلية.

تقلل هذه التقنيات من حجم الاجتماع بينما تعزز الشعور بالشمول بين مجموعة أكبر من الأشخاص الذين لا يحضرون.

إنشاء أنماط جديدة

يمكن أن تصبح الاجتماعات متكررة بسبب بدء وانتهاء في نفس الوقت، والاجتماع في نفس الغرفة وعادة مع نفس الجدول. يمكن أن يخلق كسر هذه الأنماط ديناميكيات جديدة ويجعل الاجتماعات أكثر تفاعلاً.

استغلال تصميم المقاعد

تشير الأبحاث إلى أن مواقع الجلوس تؤثر على الفعالية، وتدفق الاتصال، واتخاذ القرارات، والإبداع. من المحتمل أن يتحدث الأشخاص الذين يجلسون في رأس الطاولة أو قدمها أكثر ويتم الاستماع إليهم. يجب على قائد الاجتماع تصميم المقاعد بنشاط لإنشاء الديناميكيات الاجتماعية الصحيحة. يمكن القيام بذلك عن طريق جعل الناس يغيرون مواقع الجلوس في كل اجتماع أو حتى تغيير الغرف. تستخدم أمازون كرسي فارغ في الاجتماعات لتمثيل العميل. هذا يعمل كإشارة مادية لجعل الحضور مركزين على العملاء في قراراتهم. يمكن استخدام الكرسي الفارغ لتمثيل المساهمين الغائبين الآخرين أيضا.

اجتماعات المشي

يمكن أن تساعد اجتماعات المشي في كسر الحواجز وتحسين الاتصال. كما يجعل من الصعب التعددية، مما يؤدي إلى زيادة التركيز. تظهر أبحاث جامعة ستانفورد أن 80٪ من المشاركين كانوا أكثر إبداعًا أثناء المشي من الجلوس وكانوا في أفضل حالاتهم الإبداعية عند المشي في الهواء الطلق.هذه الاجتماعات مثالية للتجمعات الصغيرة التي تضم ما يصل إلى أربعة مشاركين. هذه الاجتماعات تعمل بشكل أفضل عندما لا يتطلب الجدول الزمني أدوات تكنولوجية أو مواد داعمة.

اجتماعات الوقوف

تعمل اجتماعات الوقوف على تحسين التعاون وزيادة التفاعل مع أفكار الآخرين. تظهر الأبحاث أن اجتماعات الوقوف عادة ما تستغرق وقتًا أقل بنسبة 34٪ من اجتماعات الجلوس. بينما يمكن أن تعمل للمجموعات الأكبر، من الضروري الحفاظ على هذه الاجتماعات قصيرة.

وضع الأجواء الصحيحة

تظهر الأبحاث أن المجموعات في حالة مزاجية إيجابية تتفوق على تلك في حالة مزاجية محايدة في المهام الإبداعية، والتفاعل الجماعي، والمحادثات البناءة. بما أن الاجتماعات عادة ما تُنظر إليها كانقطاع في سير العمل للمشارك، قد يأتي المشاركون بعبء سلبي. لخلق إيجابية، يجب أن يرحب القائد بالمشاركين بحرارة، ويجعل الاتصال البصري، ويسهل التعارف. حالة المزاج للقائد تؤثر بشدة على مزاج المشاركين وهي مؤشر على أداء المجموعة.

إليك بعض الطرق لتحسين المزاج في الاجتماع:

• تشغيل الموسيقى قبل الاجتماع يمكن أن يضبط الأجواء الصحيحة
• تقديم الوجبات الخفيفة يمكن أن يبني الألفة ويؤثر على المزاج
• إنشاء مناطق اجتماع خالية من التكنولوجيا لمنع التعدد المهام وضمان التركيز. العديد من الشركات تطلب من المشاركين إيداع الهواتف عند الباب. إذا كانت الاجتماعات طويلة، فكر في إضافة فترات استراحة للتكنولوجيا.
• استخدام اختبارات النقر لإجراء استطلاعات سريعة حول الأسئلة الرئيسية. يمكن تلخيص النتائج على الفور وتصورها وعرضها على الشاشة. هذا يجلب قدرًا من المرح، بالإضافة إلى زيادة التفاعل.
• جعل الحضور يناقشون القضايا الرئيسية في أزواج لبضع دقائق قبل بدء الاجتماع. هذا يجعل الجميع مشاركين، ويجلب أفكارًا جديدة إلى الطاولة، ويجعله أسهل للتغلب على الكبت.

توقف عن الكلام

يمكن أن يهيمن التفكير الجماعي على الاجتماعات، بينما تظل الرؤى الفريدة مدفونة. لذا، من المهم إيجاد طرق لجلب وجهات النظر المتنوعة والمعاكسة على الطاولة. يمكن أن تكون الأساليب المبنية على الصمت فعالة بشكل مدهش في تحقيق هذا.

استخدم الكتابة الذهنية

تستفيد الكتابة الذهنية من قوة الصمت لتوليد أفكار متنوعة. يكتب الحضور ردودهم على هدف الاجتماع بصمت على الورق دون إضافة أسمائهم. ثم يتم وضع الأوراق رأسًا على عقب في وسط الطاولة. يقوم الميسر بتجميع الأفكار المماثلة، ويصوت الحضور على الأفكار الرئيسية التي سيتم مناقشتها. يتم هذا النقاش بالكتابة مع مشاركة المشاركين في إضافة تعليقات على ورقة كل فكرة. يستغرق العملية بأكملها ثلث الوقت الذي تستغرقه اجتماعات التفكير الجماعي التقليدية مع كونها شاملة ومشوقة. تظهر الدراسات أن مجموعات الكتابة الذهنية أنتجت 20 ٪ أكثر من الأفكار و 42٪ من الأفكار الأصلية أكثر من التفكير الجماعي التقليدي.

القراءة الصامتة

تستخدم أمازون القراءة الصامتة لتحسين فعالية الاجتماعات. يجب على المقدم أن يكتب الاقتراح بشكل متقن في تنسيق قياسي. يتم تخصيص الجزء الأول من الاجتماع للقراءة الصامتة للمقترح. هذا يضمن أنه لا يلزم أي عمل مسبق للإجتماع وأن الجميع على نفس الصفحة. بما أن الحضور يمكنهم القراءة بشكل أسرع من المقدم يمكنه الكلام، يتم استخدام نفس الوقت لدراسة الفكرة بشكل أوسع. هذا يؤدي إلى مناقشات أكثر عمقًا.

تجنب اجتماعات الاتصال

تشجع الاتصالات على التعدد المهام، وعدم الانخراط، والتواصل السيء بسبب فقدان الإشارات غير اللفظية. كلما أمكن، من الأفضل جعل الحضور ينضمون عبر الفيديو. إذا لم يكن هذا ممكنًا، فيمكنك استخدام بعض الطرق لتوجيه الاجتماع:

الاستفادة من النشاطات خارج الإنترنت

عندما تتضمن الاجتماعات أكثر من خمسة أشخاص، يجب أن يتم تكميلها بأنشطة خارج الإنترنت. بعد اجتماع أولي سريع، يتم تخصيص كل تحدي لفريق فرعي ليتم مناقشته خارج الإنترنت. فيما بعد، يجتمع ممثلو الفرق الفرعية مع قائد الاجتماع للمناقشة واتخاذ القرارات. هذا النهج ينقل الكثير من العمل خارج الإنترنت ويحافظ على تركيز الاجتماعات والحد الأدنى منها.

يمكن أن يصلح تطبيق بعض هذه التقنيات في اجتماعات منظمتك للحالة المعطلة الحالية للاجتماعات. سيشكرك الحضور على تقديرك لوقتهم.سوف يجلب هذا الطاقة الجديدة، ويكسر حواجز الاتصال، ويطلق العنان للإنتاجية العالية. في النهاية، يمكن أن تلهم الاجتماعات الناجحة الآخرين وتصبح جزءًا من ثقافة المنظمة.