چگونه می توانید جلسات بسیار مشارکتی را که خلاقیت، کارایی و پویایی را فراهم می کنند، رهبری کنید؟ در حالی که جلسات اغلب خسته کننده و بی نتیجه هستند، آنها بخش عظیمی از زندگی روزمره شرکتی هستند. مدیران هر هفته به 12 جلسه حضور می یابند. بیش از 55 میلیون جلسه هر روز در ایالات متحده برگزار می شود و هزینه آنها سالانه 1.4 تریلیون دلار است.
Ask follow up
The Surprising Science of Meetings با استفاده از تحقیقات پیشرفته و گسترده، تاکتیک های ثابت شده ای را برای رهبری جلسات بسیار کارآمد و مشارکتی به شما می دهد. با این مهارت های رهبری جلسه، شما می توانید پیروزی های بهتر تیمی ایجاد کنید، رشد حرفه ای را تضمین کنید و ارزش سازمانی ایجاد کنید.
Ask follow up
حضور در جلسات اغلب می تواند تجربه ای ناخوشایند باشد. در یک نظرسنجی اخیر، 3164 کارگر جلسات را به عنوان علت مهم ترین زمان هدر رفته در محل کار ارزیابی کردند. جلسات بد تخمین زده می شود که هر سال 250 میلیارد دلار زمان هدر رفته را هزینه می کنند. هزینه های روانی نیز در زمینه ناراحتی کارکنان و زمان صرف شده برای تسکین پس از یک جلسه ضعیف وجود دارد. اما میزان زمان صرف شده در جلسات فقط در حال افزایش است. در ایالات متحده، بیش از 55 میلیون جلسه هر روز برگزار می شود.
Ask follow up
جلسات نمی توانند حذف شوند. آنها "مالیات فرهنگی" سازمانی هستند که برای ایجاد شمول، مشارکت، کار تیمی، ارتباط و همبستگی پرداخت می شود. سازمان ها می توانند از دام های جلسات ضعیف با استفاده از بینش های تحقیقات پیشرو جلوگیری کنند.
شواهد نشان می دهد که رهبران به طور مداوم جلسات خود را نسبت به سایر شرکت کنندگان بهتر درک می کنند. یک نظرسنجی تلفنی توسط Verizon یافت که 79٪ از پاسخ دهندگان جلسات آغاز شده توسط آنها را بسیار یا بسیار محصولات تولیدی ارزیابی کردند در مقابل تنها 56٪ برای جلسات آغاز شده توسط همتایان.
چه می توان سازمان ها انجام دهند
برای کمک به غلبه بر این سوگیری ها، سازمان ها باید به رهبران خود آموزش کیفیت در تسهیل جلسات ارائه دهند. نظرسنجی های سالانه مشارکت کارکنان و نظرسنجی های بازخورد 360 درجه باید شامل پارامترهایی در مورد کیفیت جلسات باشد. این کار حتی در شرکت های Fortune 500 نیز به ندرت انجام می شود. برخی از شرکت ها کیفیت جلسه را جدی می گیرند. Weight Watchers تبلت های لمسی را خارج از اتاق های کنفرانس نصب کرد که کارکنان می توانستند جلسه را بر روی یک مقیاس ساده پنج نقطه ای ارزیابی کنند.این به آنها کمک کرد تا کیفیت جلسات را ارزیابی کنند، مداخلات مناسبی طراحی کنند و اثربخشی مداخلات در بهبود کیفیت جلسات را اندازه گیری کنند.
Ask follow up
ارسال بازخورد
رهبران باید به نشانه های غیررسمی مانند چند وظیفه ای کردن شرکت کنندگان با تلفن های همراه و گفتگوهای جانبی توجه کنند تا درک کنند که دینامیک جلسه ایده آل نیست. بهتر است هر سه ماه یک بار از طریق یک نظرسنجی کوتاه ناشناس کیفیت جلسه را ارزیابی کنید. یک مجموعه ساده از سوالات می تواند عبارت باشد از:
Ask follow up
دستورالعمل های نظرسنجی باید به صراحت هدف رهبر را برای بهبود کیفیت جلسه ارتباط دهد. نتایج نظرسنجی باید همراه با اقدامات مشخص برای رفع این مسائل به اشتراک گذاشته شود. این به تبدیل کردن عالی بودن جلسات به بخشی از فرهنگ سازمانی کمک می کند.
پذیرش رهبری خدمتگزار
رهبری خدمتگزار راهی قدرتمند برای ایجاد محیطی مناسب برای جلسه است که در آن دانش، استعداد و مهارت همه شرکت کنندگان به وجود می آید. یک رهبر خدمتگزار از زمان دیگران ارزش قائل است و این را مرکزی برای موفقیت شخصی و سازمانی می داند. این نیازمند برنامه ریزی و طراحی دقیق دستور کار، اهداف، ترتیب موضوعات و استراتژی های جلسه است.
Ask follow up
رفتارهای ایده آل از سوی مدیر جلسه شامل:
Ask follow up
یک رهبر جلسه باید مدت زمان را بر اساس اهداف جلسه برنامه ریزی کند. کوتاه کردن جلسات راه عالی برای ایجاد فشار مثبت و حفظ تمرکز شرکت کنندگان است. تحقیقات نشان می دهد که جلسات 50 درصد از زمان با تاخیر شروع می شوند که منجر به ناراحتی کارمندان و نتایج کمتر کیفیت جلسه می شود. کاهش مدت زمان جلسات با 5 تا 10 دقیقه فرصتی برای استراحت ایجاد می کند و تاخیر در جلسات آینده را جلوگیری می کند. Google قاعده 50/25 را دنبال می کند: جلسات یک ساعته به 50 دقیقه کوتاه می شوند، و جلسات نیم ساعته به 25 دقیقه کوتاه می شوند.
Ask follow up
جلسات روزانه
جلسات کوتاه ده دقیقه ای هستند که با تیم کامل در همان زمان صبح هر روز برگزار می شوند. این حضور کامل را الزامی می کند و معمولا ایستاده انجام می شود.جلسات سریع برای بررسی سریع پیروزی های حیاتی و کار انجام شده در روز قبل، تعیین اولویت های روز و بررسی پیشرفت در اهداف اساسی و موانع را مورد استفاده قرار می دهند. آنها ارتباطات را در سراسر سیلوها بهبود می بخشند، حل سریع مشکلات را فراهم می کنند، مسئولیت پذیری را ترویج می کنند و هماهنگی بین اعضای تیم را بهبود می بخشند. این سرمایه گذاری کوتاه مدت می تواند ساعت ها کار را در حل اشتباهات ارتباطی و جلوگیری از کار مجدد صرفه جویی کند.
Ask follow up
دو چیز ضروری برای به یاد داشتن در حین انجام جلسات سریع:
رهبران باید جلسه را زودتر پایان دهند وقتی اهداف جلسه برآورده شده اند یا وقتی کارمندان به صورت موثری فعالیت نمی کنند.
هزینه یک جلسه بین 1000 تا 3000 دلار در زمان حضور و حقوق است. این باید به عنوان یک رویداد مدیریت شود که نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. رهبران باید برای جلسات به همان شکل که برای یک جلسه با مشتری یا کارگاه آماده می شوند، آماده شوند. جلسات باید فقط شامل موضوعاتی باشند که نیاز به بحث و مشارکت دارند. نمونه های خوبی از این موارد شناسایی ریسک ها و فرصت های کلیدی، ارزیابی پیشرفت و شناسایی فرصت های جدید است. موضوعاتی که به این نیاز ندارند می توانند از طریق بیانیه ها و ایمیل ها ارسال شوند. ایده خوبی است که موارد دستور کار را از حضار دریافت کنید تا مشارکت ایجاد کنید. این کار با ارسال یک ایمیل سه روز قبل از فراخوان برای موضوعات انجام می شود. اگر یک مورد شامل نشده باشد، باید با کارمند یا یک گروه کوچک خارج از جلسه مورد بررسی قرار گیرد یا به یک جلسه آینده منتقل شود.
Ask follow up
طراحی جریان جلسه
بنابراین، ترتیب موارد دستور کار قطعاً مهم است. تحقیقات نشان داده است که اولین موارد در دستور کار زمان و توجه ناپروپورسیونالی را دریافت می کنند. اهداف جلسه باید بر اساس اهمیت استراتژیک رتبه بندی شوند. موارد دستور کار باید شامل نه تنها مشکلات فوری، بلکه همچنین اهداف بلند مدت باشند. رهبران می توانند در نظر بگیرند که جلسات را با مسائل جذاب و متناقض ترین شروع کنند تا بحث و مشارکت واقعی ایجاد کنند. جلسات باید همیشه با چند دقیقه برای پوشش برداشت ها، پیگیری ها و حتی یک سوال و جواب سریع پایان یابند.
Ask follow up
استفاده از دستور کار زمان بندی شده
اختصاص زمان برای هر مورد در دستور کار می تواند ابزار مفیدی باشد وقتی رهبران می یابند که بحث به طرف های مختلف می رود. این همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که موارد کلیدی توجهی که نیاز دارند را دریافت کنند.
تعیین افراد مسئول مستقیم
رهبران می توانند رهبریت را با تعیین هر وظیفه جلسه به یک شرکت کننده به اشتراک بگذارند. اپل به تمام موارد دستور کار یک فرد مسئول مستقیم (DRI) را تعیین می کند. DRI مسئول بحث و پیگیری های پس از جلسه است.این باعث می شود جلسات جذاب تر شوند، توسعه مهارت در رهبری جلسات را تقویت کند و مسئولیت پذیری را افزایش دهد.
Ask follow up
بهتر است چند روز قبل از جلسه دستور کار را منتشر کنید. اگر موضوع مهمی برای بحث وجود ندارد، جلسه را لغو کنید.
مطالعات نشان می دهد که بیش از 50٪ جلسات بیش از دو شرکت کننده اضافی دارند که بیشتر از آنچه که دستور کار می طلبد است. در حالی که این کار با هدف شامل شدن انجام می شود، جلسات بزرگ می توانند غیر بهینه باشند. داده های شرکت بین و کمپانی نشان می دهد که برای هر فرد اضافی بیش از هفت عضو، کارایی تصمیم گیری 10٪ کاهش می یابد. علاوه بر این، تعهد کارمندان وقتی به جلساتی که مربوط به کار آنها نیست حضور می یابند، کاهش می یابد.
Ask follow up
رهبران جلسه باید سعی کنند جلسه را تا حد ممکن سبک کنند. برای گوگل، حداکثر تعداد شرکت کنندگان 10 نفر است. آمازون از قاعده "دو پیتزا" استفاده می کند - دو پیتزا باید بتواند همه شرکت کنندگان را تغذیه کند. برای تصمیم گیری و حل مشکل، اندازه ایده آل جلسه 7 یا 8 نفر است. با مهارت های برجسته ای در تسهیل، یک رهبر می تواند تا 12 شرکت کننده را مدیریت کند. داشتن کمتر از 15 شرکت کننده برای جلسات کوچک، تفکر خلاق، و تنظیم دستور کار عالی است.
Ask follow up
شرکت کنندگان مناسب را انتخاب کنید
در اینجا برخی از سوالاتی هستند که برای هر هدف جلسه می تواند به رهبران کمک کند تا شرکت کنندگان مناسب را انتخاب کنند:
کاهش احساسات زخمی
کارمندان دعوت به جلسه را نشانه ارزش گذاری می دانند. بنابراین، حذف افراد از جلسات می تواند منجر به احساس رد شدن و پل های سوخته شود. در اینجا پنج راه برای مقابله با این موضوع وجود دارد:
Ask follow up
این تکنیک ها اندازه جلسه را کاهش می دهند در حالی که احساسات شامل شدن در یک گروه بزرگتر از غیر حاضرین را ترویج می کنند.
جلسات می توانند به دلیل شروع و پایان در یک زمان، جلسه در یک اتاق و معمولا با یک دستور کار یکسان تکراری شوند.شکستن این الگوها می تواند دینامیک های تازه ای ایجاد کند و باعث شود جلسات بیشتری مشارکت کنند.
استفاده از طراحی صندلی
تحقیقات نشان می دهد که موقعیت صندلی ها تاثیرگذاری، جریان ارتباطی، تصمیم گیری و خلاقیت را تحت تاثیر قرار می دهد. افرادی که در سر یا پای میز نشسته اند احتمالا بیشتر صحبت می کنند و به آنها گوش می شود. رهبر جلسه باید به طور فعال طراحی صندلی را برای ایجاد دینامیک های اجتماعی مناسب انجام دهد. این کار باعث می شود افراد در هر جلسه موقعیت صندلی خود را تغییر دهند یا حتی اتاق ها را تغییر دهند. آمازون در جلسات یک صندلی خالی برای نمایندگی از مشتری استفاده می کند. این یک سیگنال فیزیکی است که باعث می شود شرکت کنندگان در تصمیمات خود محور مشتری باشند. صندلی خالی می تواند برای نمایندگی از سایر ذینفعان غایب نیز استفاده شود.
Ask follow up
جلسات پیاده روی
جلسات پیاده روی می توانند موانع را شکسته و ارتباطات را بهبود بخشند. همچنین باعث می شود چند وظیفه ای بودن سخت شود، در نتیجه تمرکز افزایش می یابد. تحقیقات دانشگاه استنفورد نشان می دهد که 80٪ از شرکت کنندگان در حالی که در حال پیاده روی بودند خلاقیت بیشتری داشتند تا زمانی که نشسته بودند و در حالت خلاقیت بیشتری بودند که در فضای باز پیاده می رفتند. این جلسات برای گردهمایی های کوچک تا چهار نفر مناسب هستند. اینها زمانی بهترین کار را انجام می دهند که دستور کار نیازی به ابزارهای فناوری یا مواد پشتیبانی نداشته باشد.
Ask follow up
جلسات ایستاده
جلسات ایستاده همکاری را بهبود بخشیده و مشارکت بیشتری با ایده های دیگران ایجاد می کند. تحقیقات نشان می دهد که جلسات ایستاده به طور کلی 34٪ کمتر از جلسات نشسته طول می کشند. در حالی که آنها می توانند برای گروه های بزرگتر کار کنند، حفظ کوتاه بودن این جلسات ضروری است.
تحقیقات نشان می دهد که گروه هایی که در حالت خوشحال هستند، در وظایف خلاق، مشارکت تیمی و مکالمات سازنده از گروه هایی که در حالت خنثی هستند عملکرد بهتری دارند. از آنجا که معمولا جلسات به عنوان یک وقفه در جریان کار یک شرکت کننده در نظر گرفته می شوند، شرکت کنندگان ممکن است با بار منفی بیایند. برای ایجاد خوشحالی، رهبر باید با گرمی مهمانان را استقبال کند، تماس چشمی برقرار کند و معرفی ها را تسهیل کند. حالت خلق رهبر تاثیر قوی ای بر حالت خلق شرکت کنندگان دارد و پیش بینی کننده عملکرد گروه است.
Ask follow up
در اینجا برخی از راه های بهبود حالت خلق در جلسه وجود دارد:
Ask follow up
فکر گروهی می تواند جلسات را تحت سلطه خود قرار دهد، در حالی که بینش های منحصر به فرد دفن می شوند. بنابراین، مهم است راه هایی برای آوردن دیدگاه های متنوع و مخالف به میز ایجاد کنیم. رویکردهایی که بر اساس سکوت است، می توانند برای دستیابی به این هدف بسیار موثر باشند.
از نوشتن مغز استفاده کنید
نوشتن مغز قدرت سکوت را برای تولید ایده های متنوع استفاده می کند. شرکت کنندگان به طور سکوت نتایج خود را در مورد هدف جلسه بدون افزودن نام خود روی کاغذ می نویسند. سپس این کاغذها رو به پایین در مرکز میز قرار می گیرند. سهیم ساز ایده های مشابه را گروه بندی می کند و شرکت کنندگان رای می دهند که کدام ایده های کلیدی باید مورد بحث قرار گیرند. این بحث به صورت کتبی انجام می شود و شرکت کنندگان نظرات خود را به هر برگه ایده اضافه می کنند. کل فرآیند یک سوم زمان جلسات مغزفشانی سنتی را می گیرد در حالی که شامل و مشارکت کننده است. مطالعات نشان می دهد که گروه های نوشتن مغز 20٪ ایده های بیشتر و 42٪ ایده های اصلی تر از مغزفشانی سنتی تولید می کنند.
Ask follow up
خواندن سکوت
آمازون از خواندن سکوت برای بهبود کارایی جلسه استفاده می کند. ارائه دهنده باید پیشنهاد را به طور کامل در یک فرمت استاندارد بنویسد. بخش اول جلسه به خواندن سکوت پیشنهاد داده می شود. این اطمینان می دهد که هیچ کار پیش از جلسه لازم نیست و همه در یک صفحه هستند. از آنجا که شرکت کنندگان می توانند سریعتر از یک ارائه دهنده بخوانند، همان زمان برای مطالعه بیشتر ایده استفاده می شود. این منجر به بحث های بسیار عمیق تر می شود.
Ask follow up
تماس های تلفنی تشویق به انجام چند وظیفه ای، عدم مشارکت و ارتباط ضعیف به دلیل از دست دادن سیگنال های غیرکلامی می کند. هر زمان که امکان دارد، بهتر است شرکت کنندگان را از طریق ویدیو بپیوندند. اگر این امکان وجود ندارد، در اینجا راه هایی برای هدایت جلسه وجود دارد:
از فعالیت آفلاین استفاده کنید
وقتی جلسات بیش از پنج نفر را درگیر می کنند، باید با فعالیت های آفلاین تکمیل شوند. پس از یک جلسه سریع اولیه، هر چالش به یک زیر گروه تخصیص داده می شود تا به صورت آفلاین بحث شود. بعداً، نمایندگان زیر گروه با رهبر جلسه ملاقات می کنند تا بحث کنند و تصمیم بگیرند. این رویکرد بسیاری از کارها را به آفلاین منتقل می کند و جلسات را متمرکز و حداقل می کند.
Ask follow up
استفاده از برخی از این تکنیک های جلسه در سازمان شما می تواند وضعیت فعلی خراب جلسات را تعمیر کند. شرکت کنندگان شما از ارزش زمان آنها تشکر خواهند کرد. این انرژی تازه را به ارمغان می آورد، موانع ارتباطی را می شکند و بهره وری بیشتری را رها می کند. در نهایت، جلسات موفق می توانند دیگران را الهام بخشید و بخشی از فرهنگ سازمانی شوند.
Ask follow up
