驚くべき会議の科学

概要

どのようにして、創造性、効率性、活力を引き出す非常にエンゲージングな会議を主導することができるでしょうか？会議はしばしば退屈で非生産的ですが、それらは日常の企業生活の大部分を占めています。マネージャーは毎週12回の会議に出席します。アメリカでは毎日5500万回以上の会議が行われ、そのコストは年間1.4兆ドルにも上ります。

驚くべき会議の科学は、広範で最先端の研究に基づいて、高い生産性とエンゲージメントを持つ会議を主導するための実証済みの戦術を提供します。これらの会議のリーダーシップスキルを持つことで、より良いチームの勝利を創出し、キャリアの成長を確保し、組織の価値を創造することができます。

トップ20の洞察

1. 40年未満で、1日に行われる会議の数は1100万回から驚くべき5500万回に跳ね上がりました。これらの会議は年間1.4兆ドル、または米国GDPの8.2%を占める驚くべきコストです。
2. 企業の階層を上がるにつれて、会議の数は増えます。平均的に、非マネージャーは週に8回の会議に出席し、マネージャーは12回の会議に出席します。上級管理職はほとんどの時間を連続した会議で過ごします。
3. Microsoftの世界調査では、回答者の69%が会議が生産的でないと感じていました。最近の研究では、会議が職場の時間の浪費の最も重要な原因であると見つかりました。悪い会議は、無駄な時間で年間2500億ドルのコストがかかると推定されています。この規模の企業投資がこれほど軽視されることは他にありません。
4. 会議はなくすことはできません。会議で過ごす時間は、組織が包括性、参加、チームワーク、コミュニケーション、組織の結束力を生み出すために支払う""文化税""です。減らすべきなのは、不必要な会議や組織の悪い会議で無駄にされる時間です。
5. 組織が会議の効果に焦点を当てることで、大幅なパフォーマンス向上を実現できます。インテルの元CEOであるアンディ・グローブは次のように述べています：""あなたが他の従業員に2000ドルのオフィス機器を盗ませることはないでしょう、同様に、誰も他のマネージャーの時間を盗ませてはいけません""。
6. 認知的バイアスは、リーダーが自分の会議について他の参加者よりも好意的に考える傾向があります。Verizonの調査では、自分が開始した会議を79％の人が非常にまたは非常に生産的と評価しましたが、他の人が開始した会議では56％しかありませんでした。組織は、会議の進行に関するベストプラクティスのトレーニングを提供し、360度フィードバック調査に会議の品質パラメーターを含める必要があります。
7. 会議の参加者からのフィードバックを収集することは、会議の品質を評価し、介入の効果を測定する上で価値があります。ウェイトウォッチャーズは、参加者が会議を5点スケールで評価できるシンプルなタッチスクリーンを会議室の外に設置することでこれを実現しました。
8. 研究によると、会議は50％の確率で遅れて開始され、これが従業員の不満や成果の低下を引き起こします。Googleの50/25ルールを利用して、1時間の会議を50分に、30分の会議を25分に短縮します。これにより、従業員は次の会議に遅れることを避けるための移行時間を確保できます。
9. ハドルは、毎日朝に行われる10分間の立ち会議です。前日の作業内容の確認、当日のタスクの設定、主要な目標に対する進捗の確認を行います。これにより、再作業の時間を大幅に削減することができます。
10. 会議は、出席者の時間と給与を合わせて1000ドルから3000ドルのコストがかかることがあります。リーダーは、クライアントとの会議やワークショップと同じように、会議の準備をしなければなりません。会議の議題は、戦略的な重要性に基づいて慎重にランク付けする必要があります。研究によると、会議の初期の議題は、会議でより多くの注意を集めることが示されています。
11. 出席者から議題を求めることは、包括性、エンゲージメント、参加意識を高めるために非常に良いアイデアです。これを行うための優れた方法は、会議の数日前にメールを送ることです。議題が合わない場合、リーダーは出席者と個別に対話するか、それを将来の会議に移す必要があります。
12. 会議は小さく保つことが重要です。研究によると、会議の50％以上が、議題に必要な人数よりも2人以上の出席者が多いことが示されています。大規模な会議では、グループ体験が悪化し、受け身の態度が増え、否定的な行動が増える傾向があります。ベイン・アンド・カンパニーのデータによれば、7人を超えるメンバーが追加されるごとに、意思決定の効果は10％減少します。
13. 会議を開く前に、リーダーは特定の会議手法を慎重に選ぶ必要があります。各議題項目についてのグループディスカッションという典型的な方法は、可能な方法の一つに過ぎません。会議の成功は、議題に最適なモードを選択することによります。
14. 会議室の設計は重要です。アマゾンは、顧客を代表する空の椅子を会議で使用します。これは、出席者が顧客中心の決定を行うための物理的な手がかりとなります。空の椅子は、他の欠席者のステークホルダーを代表するためにも使用できます。
15. ウォーキングミーティングは、4人以下の参加者との短い議論に最適です。これは、障壁を破り、コミュニケーションを強化し、創造的な思考を改善します。Inc.誌の調査では、ウォーキングミーティングを90日間行うと、エネルギーレベルが上がり、集中力が向上し、エンゲージメントが高まることが示されています。スタンフォード大学の研究では、参加者が歩いているときに創造性が80％向上することが示されました。
16. 参加者が携帯電話を外に預けるテクノロジーフリーの会議を作成することを検討してみてください。これにより、集中力が向上し、マルチタスクが防止されます。長時間の会議では、短いテクノロジーブレイクを含めることができます。
17. ブレインライティングは、創造的なアイデアを生み出すための沈黙の力を利用します。参加者は黙って紙にアイデアを書き出します。そのアイデアはバケツに整理され、重要なものは口頭またはコメントを書くことでさらに議論されます。このプロセスは、従来のブレインストーミングの会議の三分の一の時間をかけて、ほぼ41％ものオリジナルのアイデアを生み出します。
18. Amazonでは、アイデアのプレゼンテーションを静かな読書に置き換えます。会議の最初の部分は、詳細な提案を静かに読むために予約されています。その後、活発な議論が続きます。このアプローチは、事前作業の必要性を排除し、全員を同じページに持ってきて、より深い議論を可能にします。
19. 通話での会議は避けるべきです。それらは大きなコミュニケーションとエンゲージメントの課題を生み出します。避けられない場合、それらは短く、主要な課題を概説することに焦点を当てる必要があります。これには、Google Docsのようなプラットフォームでの小グループの議論やブレインストーミングなどのオフライン活動が続くことができます。最後に、進行方向を決定するために、別の短い会議が呼び出されることができます。
20. 会議を二部構成に分けると、参加者が早期の合意を求めることを防ぐことができ、これにより、より高品質な結果が得られます。ボーイングやキャドバリーのような企業は、これを文化の一部にしています。

要約

会議に出席することは、しばしばイライラする経験になることがあります。最近の調査では、3164人の労働者が会議を職場での時間の浪費の最も大きな原因と評価しました。悪い会議は、無駄になる時間によって年間2500億ドルのコストが発生していると推定されています。また、従業員のフラストレーションや、不十分な会議の後に落ち着くための時間を費やす心理的なコストもあります。しかし、会議に費やす時間は増え続けています。アメリカでは、毎日5500万以上の会議が開催されています。

会議はなくすことはできません。それらは組織が包摂、参加、チームワーク、コミュニケーション、結束力を生み出すために支払う"文化税"です。組織は、最先端の研究からの洞察を適用することで、不十分な会議の落とし穴を避けることができます。

自分自身を知る

証拠は、リーダーが自分たちの会議を他の出席者よりも一貫して好意的に評価していることを示しています。Verizonの電話調査では、79%の回答者が自分たちが開始した会議を「非常に生産的」または「非常に生産的」であると評価しました。これに対して、同僚が開始した会議に対する評価はわずか56%でした。

組織ができること[/title] [text] これらのバイアスを克服するために、組織はリーダーに会議の進行に関する質の高いトレーニングを提供するべきです。年次の従業員エンゲージメント調査や360度フィードバック調査には、会議の質に関するパラメータを含める必要があります。これは、フォーチュン500企業でもほとんど行われていません。一部の企業は、会議の質を真剣に考えています。ウェイトウォッチャーズは、従業員が会議を5点満点で評価できるタッチスクリーンタブレットを会議室の外に設置しました。これにより、会議の質を評価し、適切な介入を設計し、介入が会議の質を向上させる効果を測定することができました。

フィードバックを送る[/title] [text] リーダーは、出席者が携帯電話でマルチタスクを行ったり、サイドトークを行ったりするなどの非公式の手がかりに注意を払い、会議のダイナミクスが理想的でないことを感じ取る必要があります。匿名の短い調査を使用して、3ヶ月ごとに会議の質を定期的に評価するのが最善です。簡単な質問のセットは次のようになります：

• 会議のリーダーとして何をやめるべきか？
• 現在行われていないことを始めるべきは何か？
• 何がうまくいっていて、続けるべきか？

調査の指示は、リーダーが会議の質を向上させる意図を明確に伝える必要があります。調査の結果は、これらの問題に対処する具体的な行動と共に共有されるべきです。これにより、会議の優れた運営を組織文化の一部にすることができます。

サーバントリーダーシップを採用する[/title] [text] サーバントリーダーシップは、出席者全員の知識、才能、スキルが発揮されるような会議環境を作り出す強力な方法です。サーバントリーダーは他者の時間を尊重し、これを個人的な成功と組織の成功にとって中心的な要素と認識しています。これには、議題、目標、話題の順序、会議戦略の慎重な計画と設計が必要です。

理想的な会議の進行行動には以下のようなものがあります：

• 時間を把握し、会議を効果的に進行すること。
• 議論を一貫して要約し、全員が同じページにいることを確認すること
• 注意深い聴取を通じて潜在的な懸念を明らかにすること
• 重要なアイデアを巡る議論と対立を奨励し、管理することでより良い意思決定を促進すること
• 出席者に圧力をかけずに定期的に合意を確認すること
• 議論で自分の視点を優先せず、公平を保つこと

会議の時間を異なる方法で計画する

会議のリーダーは、会議の目標に基づいて期間を計画する必要があります。会議を短縮することは、ポジティブな圧力を生み出し、出席者の集中力を保つ優れた方法です。研究によれば、会議は50％の時間で遅れて開始され、これが従業員の不満と会議の結果の質の低下を引き起こします。会議の時間を5-10分短縮することで、休憩の時間を作り出し、次の会議の遅れを避けることができます。Googleは50/25のルールを採用しています：1時間の会議は50分に短縮され、30分の会議は25分に短縮されます。

デイリーハドル

ハドルは、毎日同じ時間に行われる10分間の全体会議です。これは完全な出席を必要とし、通常は立ったまま行われます。ハドルは、前日の重要な勝利と行った仕事を迅速に把握し、その日の優先事項を設定し、重要な目標の進捗を確認し、障害を解決するために使用されます。彼らはシロ間のコミュニケーションを改善し、迅速な問題解決を可能にし、説明責任を促進し、チームメンバー間の調整を改善します。この短時間の投資は、誤解を解消し、再作業を避けるための作業時間を節約することができます。

ハドルを進行する際に覚えておくべき2つの重要なことは次のとおりです:

1. ハドルは、チームがより長い会議をいくつか省略できるようにするべきです。そうでなければ、それはただの別の会議になってしまいます。
2. ハドルは厳密に管理され、時間通りに終了するべきです。遅れて終わると、会議後の活動が乱れ、従業員のフラストレーションが生じます。

リーダーは、会議の目標が達成された場合や、従業員が生産的でない場合には、会議を早めに終了すべきです。

議題

会議は、出席者の時間と給与で1000ドルから3000ドルのコストがかかります。これは慎重な計画が必要なイベントとして扱われるべきです。リーダーは、クライアント会議やワークショップと同じように会議の準備をしなければなりません。会議には、議論と参加が必要なトピックだけを含めるべきです。これらの良い例としては、主要なリスクと機会の特定、進捗の評価、新たな機会の特定などがあります。これらが必要ないトピックは、メモやメールで伝えることができます。参加者から議題を取得することで、エンゲージメントを生み出すのは良いアイデアです。これは、トピックを求めるメールを3日前に送ることで実現できます。項目が含まれていない場合、それは従業員や会議外の小グループとの対話、または将来の会議に移動させる必要があります。

会議の流れを設計する

したがって、議題項目の順序は明らかに重要です。研究では、議題の最初の項目が不釣り合いな時間と注意を受けていることがわかりました。会議の目標は戦略的な重要性に基づいてランク付けする必要があります。議題項目には、直接的な問題だけでなく、長期的な目標も含めるべきです。リーダーは、真剣な議論とエンゲージメントを生み出すために、最も引きつける問題や議論の多い問題から会議を始めることを検討できます。会議は常に、持ち帰り事項、フォローアップ、さらには簡単なQ&Aで終わるべきです。

タイムドアジェンダを使用する

議題の各項目に時間を割り当てることは、リーダーが議論が脱線していくのを見つけたときに有用なツールとなることがあります。また、重要な項目が必要とする注意を確保することもできます。

直接責任を持つ個人を指名する

リーダーは、各会議のタスクを参加者に割り当てることでリーダーシップを共有することができます。Appleでは、すべての議題項目に直接責任を持つ個人（DRI）を指定します。DRIは議論の進行と会議後のフォローアップを担当します。これにより、会議がより参加型になり、会議を主導するスキルの開発が促進され、責任感が高まります。

会議の数日前に議題を周知するのが最善です。議論すべき重要な問題がなければ、会議をキャンセルします。

会議を効率的に

研究によると、会議の50％以上が議題が必要とする以上に2人以上の出席者がいます。これは包括的であることを意図して行われますが、会議が肥大化すると最適ではありません。Bain and Companyのデータによると、7人以上のメンバーが追加されるごとに、意思決定の効果は10％減少します。さらに、彼らの仕事に関連性のない会議に出席すると、従業員のエンゲージメントが減少します。

会議のリーダーは、会議を可能な限り効率的にすることを試みる必要があります。Googleでは、出席者の最大数は10人です。Amazonは「2ピザルール」を使用します - 2つのピザで全ての出席者を満足させるべきです。意思決定と問題解決のためには、理想的な会議の規模は7人または8人です。優れた進行スキルを持つリーダーは、最大12人の出席者を管理することができます。15人以下の出席者は、ハドル、ブレインストーミング、議題設定に最適です。

適切な参加者を選ぶ

ここには、リーダーが適切な参加者を選ぶのに役立つ各会議目標に対するいくつかの質問があります:

• 目標に対する主題知識を持っているのは誰ですか？
• 主要なステークホルダーと意思決定者は誰ですか？
• この情報が必要なのは誰ですか？
• 決定されたことを実施するのは誰ですか？

傷ついた感情の緩和

従業員は会議への招待を価値ある証と見なします。したがって、会議から個々を除外すると、拒絶感や橋を焼くことにつながる可能性があります。これを処理するための5つの方法がここにあります:

1. 議題を2つの小さな会議に分割し、異なる参加者を設定します:
2. 時間制の議題により、異なる参加者が関連部分のみに出席することができます。
3. 非出席者からのアイデアや意見を求め、それらを会議で議論します。これは、会議前にフィードバックを求める簡単なメールと、その後の主要な取り組みを共有するメールによって行うことができます。
4. 詳細な会議ノートを他のステークホルダーと共有し、意見と専門知識を求めます。
5. 出席者の一部に、出席していないステークホルダーを代表してもらいます。代表者はこれらのステークホルダーと連絡を取り、議論の進行状況を伝え、将来の意見を求めます。

これらの手法は、ミーティングの規模を縮小しながら、より大きな非出席者グループの間で包括性の感情を促進します。

新しいリズムを作り出す

ミーティングは、同じ時間に始まり終わり、同じ部屋で、通常は同じ議題で行われるため、反復的になりがちです。これらのパターンを破ることで、新鮮なダイナミクスを生み出し、よりエンゲージメントの高いミーティングを実現することができます。

座席デザインを活用する

研究によれば、座席の位置は効果、コミュニケーションの流れ、意思決定、創造性に影響を与えます。テーブルの頭または足元に座っている人は、より多く話し、聞かれる可能性が高いです。ミーティングのリーダーは、適切な社会的ダイナミクスを作り出すために、積極的に座席をデザインする必要があります。これは、人々に毎回のミーティングで座席の位置を変えさせる、または部屋を移動させることで実現できます。アマゾンは、顧客を代表する空の椅子をミーティングで使用しています。これは、出席者が自分たちの決定において顧客中心になるようにする物理的な手がかりとして機能します。空の椅子は、他の欠席者のステークホルダーを代表するためにも使用できます。

ウォーキングミーティング

ウォーキングミーティングは、障壁を破るのに役立ち、コミュニケーションを改善します。また、マルチタスクを難しくするため、集中力が向上します。スタンフォード大学の研究では、参加者の80%が座っているときよりも歩いているときに創造性が高まり、屋外で歩いているときに最も創造的であることが示されています。これらの会議は、最大4人の参加者が集まる小規模な集まりに最適です。議題が技術的なツールやサポート資料を必要としない場合に最も効果的です。

立ち会い会議

立ち会い会議は協力関係を改善し、他人のアイデアに対する関与を増やします。研究によれば、立ち会い会議は座って行う会議よりも34%時間が短縮されます。大人数のグループでも有効ですが、これらの会議を短時間に保つことが重要です。

適切な雰囲気を設定する

研究によれば、ポジティブな気分のグループは、クリエイティブなタスク、チームのエンゲージメント、建設的な会話において、中立的な気分のグループを上回ります。会議は通常、参加者の作業フローの中断として認識されるため、参加者はネガティブな感情を持って来る可能性があります。ポジティブな雰囲気を作り出すためには、リーダーが参加者を暖かく迎え、目を合わせ、紹介を促す必要があります。リーダーの気分状態は参加者の気分に大きな影響を与え、グループのパフォーマンスの予測因子となります。

以下に、会議の雰囲気を改善する方法をいくつか紹介します:

• 会議前に音楽を流すことで適切な雰囲気を設定できます
• スナックを提供することで仲間意識を育て、気分を左右することができます
• マルチタスクを防ぎ、集中力を確保するために、テクノロジーフリーの会議ゾーンを作る。ますます多くの企業が参加者にドアで携帯電話を預けるように求めています。会議が長引く場合は、テクノロジーブレイクを追加することを検討してください。
• クリッカークイズを使用して、主要な質問に対するクイックサーベイを行います。結果は即座にまとめられ、視覚化され、画面に表示されます。これにより、楽しみが加わり、エンゲージメントが向上します。
• 会議が始まる前に数分間、出席者がペアで主要な問題について議論します。これにより、全員が関与し、新たなアイデアがテーブルに出てきて、抑制を克服するのが容易になります。

話すのをやめる

グループ思考が会議を支配し、ユニークな洞察が埋もれてしまうことがあります。したがって、多様で反対の視点をテーブルに持ってくる方法を作ることが重要です。沈黙に基づくアプローチは、これを達成するのに驚くほど効果的です。

ブレインライティングを使用する

ブレインライティングは、多様なアイデアを生成するために沈黙の力を活用します。出席者は、自分の名前を付けずに会議の目標に対する自分の反応を紙に静かに書き留めます。その紙はテーブルの中央に裏向きに置かれます。ファシリテーターは同様のアイデアをグループ化し、出席者は議論する主要なアイデアに投票します。この議論は、参加者が各アイデアシートにコメントを追加する形で書面で行われます。この全過程は、伝統的なブレインストーミング会議の3分の1の時間で行われ、包括的でエンゲージングです。研究によれば、ブレインライティンググループは伝統的なブレインストーミングよりも20％多くのアイデアと42％多くのオリジナルのアイデアを生み出しました。

静かな読書

Amazonは、会議の効果を高めるために静かな読書を活用しています。プレゼンターは提案を標準形式で詳細に書く必要があります。会議の最初の部分は提案の静かな読書に割り当てられます。これにより、会議の事前準備が不要であり、全員が同じページにいることを確認します。出席者はプレゼンターが話すよりも速く読むことができるため、同じ時間を使ってアイデアをより広範に研究します。これにより、より深い議論が可能になります。

電話会議を避ける

電話会議はマルチタスク、関与の欠如、非言語的な手がかりを欠いたためのコミュニケーションの不十分さを助長します。可能な限り、出席者にはビデオで参加してもらうのが最善です。これが不可能な場合、会議を進行する方法がいくつかあります：

オフライン活動を活用する

会議に5人以上の人々が参加する場合、それらはオフライン活動で補完する必要があります。短い初期会議の後、各課題はサブチームに割り当てられ、オフラインで議論されます。その後、サブチームの代表者が会議リーダーと会って議論し、決定を下します。このアプローチは多くの作業をオフラインにシフトさせ、会議を集中的で最小限に保つことができます。

これらの会議技術の一部を組織に導入することで、現在の会議の壊れた状態を修正することができます。出席者はあなたが彼らの時間を尊重してくれることに感謝するでしょう。これにより、新鮮なエネルギーが生まれ、コミュニケーションの障壁が取り除かれ、生産性が向上します。最終的に、成功した会議は他人を触発し、組織文化の一部となることができます。