회의의 놀라운 과학

시놉시스

어떻게 창의성, 효율성, 그리고 활력을 풀어낼 수 있는 매우 흥미로운 회의를 주도할 수 있을까요? 회의는 종종 지루하고 비생산적이지만, 이는 일상적인 기업 생활의 중요한 부분입니다. 관리자들은 매주 12번의 회의에 참석합니다. 미국에서는 매일 5500만 번의 회의가 열리며, 이는 놀랍게도 매년 1.4조 달러의 비용을 발생시킵니다.

회의의 놀라운 과학은 첨단 연구를 바탕으로 생산적이고 참여적인 회의를 주도하는 데 검증된 전략을 제공합니다. 이러한 회의 리더십 기술을 통해 팀의 성과를 더욱 향상시키고, 경력 성장을 보장하며, 조직 가치를 창출할 수 있습니다.

상위 20개의 통찰

1. 40년 미만의 시간 동안 하루에 열리는 회의의 수는 1100만 건에서 놀랍게도 5500만 건으로 뛰어올랐습니다. 이러한 회의는 매년 놀랍게도 1.4조 달러, 또는 미국 GDP의 8.2%를 비용으로 발생시킵니다.
2. 기업 계단을 올라갈수록 회의의 수가 증가합니다. 평균적으로 비관리자는 주당 8번의 회의에 참석하는 반면, 관리자는 12번의 회의에 참석합니다. 상급 경영진은 대부분의 시간을 연속된 회의에 보냅니다.
3. Microsoft의 전 세계 설문조사에서 응답자의 69%가 회의가 생산적이지 않다고 느꼈습니다. 최근의 연구에서는 회의가 직장에서 시간을 가장 많이 낭비하는 원인 중 하나로 밝혀졌습니다. 나쁜 회의는 매년 2500억 달러의 시간 낭비 비용을 발생시킨다고 추정됩니다.
}이런 규모의 기업 투자가 이처럼 가볍게 다루어지는 경우는 드뭅니다. [/item]
4. 회의는 없앨 수 없습니다. 회의에서 보내는 시간은 조직이 포괄성, 참여, 팀워크, 커뮤니케이션, 그리고 조직 내의 결속력을 만들기 위해 지불하는 ""문화적 세금""입니다. 줄여야 할 것은 불필요하거나 잘 조직되지 않은 회의에서 낭비되는 시간입니다.
5. 조직이 회의의 효과성에 집중하면 상당한 성과 향상을 이룰 수 있습니다. 인텔의 전 CEO인 앤디 그로브가 말했듯이, ""당신이 직원이 2000달러 가치의 사무용품을 훔치는 것을 허용하지 않는 것처럼, 누구도 다른 관리자의 시간을 빼앗아 가는 것을 허용해서는 안 됩니다"".
6. 인지 편향은 리더들이 자신들의 회의에 대해 다른 참석자들보다 더 긍정적으로 생각하게 만듭니다. 버라이즌의 설문 조사에서 응답자들은 자신들이 시작한 회의를 79%의 시간 동안 매우 생산적이라고 평가했으며, 다른 사람들이 시작한 회의에 대해서는 56%만이 그렇게 평가했습니다. 조직은 회의 운영에 대한 최선의 관행에 대한 교육을 제공하고, 360도 피드백 설문조사에 회의의 품질 파라미터를 포함해야 합니다.
7. 회의 참석자의 피드백을 수집하는 것은 회의의 품질을 평가하고 개입의 효과성을 측정하는데 유용할 수 있습니다. 웨이트 워처스는 참석자들이 5점 척도로 회의를 평가할 수 있도록 회의실 바깥에 간단한 터치스크린을 설치하여 이를 실현했습니다.
8. 연구에 따르면 회의는 50%의 경우에 늦게 시작되어 직원들의 불만과 나쁜 결과를 초래합니다. Google의 50/25 규칙을 사용하여 1시간 회의를 50분으로, 30분 회의를 25분으로 줄입니다. 이는 직원들이 다음 회의에 늦지 않도록 전환 시간을 제공합니다.
9. 허들은 매일 아침에 진행되는 빠른 10분짜리 서 있는 회의입니다. 이들은 전날 수행한 작업을 논의하고, 당일의 작업을 설정하며, 주요 목표에 대한 진척 상황을 파악하는 데 사용됩니다. 이 시간을 투자함으로써 재작업에 소요되는 수시간을 피할 수 있습니다.
10. 회의는 참석자의 시간과 급여로 측정하면 $1000에서 $3000 사이의 비용이 들 수 있습니다. 리더들은 클라이언트 회의나 워크샵에 준비하는 것처럼 회의에 대비해야 합니다. 회의 안건 항목은 전략적 중요성에 따라 신중하게 순위를 매겨야 합니다. 연구에 따르면 회의에서는 초기 안건 항목이 훨씬 더 많은 주목을 받습니다.
11. 참석자들로부터 가능한 안건 항목을 찾는 것이 좋은 아이디어입니다. 이는 포괄성, 참여, 참여감을 더욱 강화합니다. 이를 수행하는 훌륭한 방법은 회의 몇 일 전에 이메일을 보내는 것입니다. 항목이 맞지 않는 경우, 리더는 이를 참석자와 개인적으로 해결하거나 이를 다음 회의로 옮겨야 합니다.
12. 회의를 작게 유지하십시오. 연구에 따르면 50% 이상의 회의에서는 회의 안건에 필요한 것보다 두 명 이상의 추가 참석자가 있습니다.대규모 회의는 그룹 경험이 더욱 불만족스럽고, 소극적인 행동이 더 많으며, 부정적인 행동의 발생률이 더 높습니다. 베인 앤 컴퍼니의 데이터에 따르면, 7명을 초과하는 매 추가 구성원마다 의사결정 효율성이 10%씩 감소합니다.
13. 회의를 소집하기 전에, 리더는 특정 회의 기법을 신중하게 선택해야 합니다. 각 의제 항목에 대한 그룹 토론이라는 전형적인 방법은 가능한 많은 방법 중 하나일 뿐입니다. 회의의 성공은 의제에 가장 적합한 방식을 선택하는 것에 달려 있습니다.
14. 회의실의 디자인도 중요합니다. 아마존은 회의에서 고객을 대표하는 빈 의자를 사용합니다. 이것은 참석자들이 결정을 내릴 때 고객 중심적으로 생각하도록 하는 물리적인 신호 역할을 합니다. 빈 의자는 다른 결석한 이해관계자를 대표하는 데도 사용될 수 있습니다.
15. 산책 회의는 4명 미만의 참석자와 짧은 토론에 적합합니다. 이들은 장벽을 깨뜨리고, 의사소통을 강화하며, 창의적 사고를 개선합니다. Inc. 매거진의 설문 조사에 따르면, 90일 동안의 산책 회의는 에너지 수준을 높이고, 집중력을 향상시키며, 참여도를 높일 수 있습니다. 스탠포드의 연구에서는 참가자들이 걷는 동안 창의성이 앉아 있는 경우보다 80% 증가했다고 보고했습니다.
16. 참석자들이 휴대폰을 외부에 맡기는 기술이 없는 회의를 만드는 것을 고려해 보세요. 이렇게 하면 집중력이 향상되고 다중 작업을 방지할 수 있습니다. 긴 회의에는 빠른 기술 휴식을 포함할 수 있습니다.
17. 브레인라이팅은 창의적인 아이디어를 생성하기 위해 침묵의 힘을 사용합니다.참가자들은 조용히 종이에 아이디어를 적습니다. 그런 다음 아이디어들이 버킷에 정리되고, 중요한 아이디어들은 추가로 음성 또는 코멘트를 작성하여 논의됩니다. 이 과정은 전통적인 브레인스토밍 회의의 시간의 1/3만 소요되면서 거의 41% 더 많은 독창적인 아이디어를 생성합니다.
18. 아마존은 아이디어 제시를 조용한 독서로 대체합니다. 회의의 첫 부분은 상세한 제안서를 조용히 읽는 데 예약되어 있습니다. 그런 다음에는 열띤 토론이 이어집니다. 이 접근 방식은 사전 작업의 필요성을 제거하고, 모든 사람을 같은 페이지에 놓고, 더 깊이 있는 토론을 가능하게 합니다.
19. 전화 회의는 피해야 합니다. 이는 중요한 커뮤니케이션과 참여 문제를 야기하기 때문입니다. 피할 수 없는 경우, 그들은 주요 도전 과제를 개요화하는 데 집중되어야 하며, 이는 Google Docs와 같은 플랫폼에서의 소그룹 토론이나 브레인스토밍과 같은 오프라인 활동을 따를 수 있습니다. 마지막으로, 다음 단계를 결정하기 위해 다른 짧은 회의를 소집할 수 있습니다.
20. 연구에 따르면, 회의를 두 부분으로 나누는 것은 참석자들이 성급한 합의를 찾는 것을 방지합니다. 이로 인해 더 나은 품질의 결과를 얻을 수 있습니다. 보잉과 캐드버리와 같은 회사들은 이를 그들의 문화의 일부로 만들었습니다.

요약

회의에 참석하는 것은 종종 짜증나는 경험일 수 있습니다. 최근 설문 조사에서 3164명의 근로자들은 회의를 직장에서 시간을 낭비하는 가장 큰 원인으로 평가했습니다.나쁜 회의는 매년 2500억 달러의 시간 낭비로 추정되고 있습니다. 또한 직원들의 불만과 회의 후에 풀어야 하는 스트레스로 인한 심리적 비용도 있습니다. 그러나 회의에 소비되는 시간은 계속해서 증가하고 있습니다. 미국에서는 매일 5500만 건 이상의 회의가 열립니다.

회의는 없앨 수 없습니다. 그것들은 조직이 포괄성, 참여, 팀워크, 의사소통, 그리고 응집력을 만들기 위해 지불하는 "문화적 세금"입니다. 조직은 최첨단 연구의 통찰력을 적용함으로써 나쁜 회의의 함정을 피할 수 있습니다.

자신을 알아라

증거는 리더들이 자신들의 회의를 다른 참석자들보다 일관되게 더 긍정적으로 인식했다는 것을 보여줍니다. Verizon의 전화 설문조사에 따르면, 응답자의 79%는 자신이 시작한 회의를 매우 또는 매우 생산적으로 평가했지만, 동료들이 시작한 회의에 대해서는 56%만이 그렇게 평가했습니다.

조직이 할 수 있는 것[/title] [text] 이러한 편견을 극복하기 위해, 조직은 리더들에게 회의 운영에 대한 고품질의 교육을 제공해야 합니다. 연례 직원 참여 설문조사와 360도 피드백 설문조사는 회의의 품질에 대한 파라미터를 포함해야 합니다. 이는 포춘 500 기업에서조차도 거의 이루어지지 않습니다. 일부 회사들은 회의 품질을 심각하게 받아들입니다.Weight Watchers는 회의실 외부에 터치스크린 태블릿을 설치하여 직원들이 회의를 5점 척도로 간단히 평가할 수 있게 했습니다. 이를 통해 회의의 품질을 평가하고, 적절한 개입을 설계하며, 회의 품질 향상을 위한 개입의 효과를 측정할 수 있었습니다.

피드백 보내기[/title] [text] 리더들은 참석자들이 휴대폰에서 다중 작업을 하거나 사이드 대화를 하는 등의 비공식적인 신호를 주의 깊게 살펴보아야 합니다. 이는 회의의 동적이 이상적이지 않음을 감지하는 데 도움이 됩니다. 익명의 짧은 설문조사를 사용하여 3개월마다 회의 품질을 주기적으로 평가하는 것이 가장 좋습니다. 간단한 질문 세트는 다음과 같을 수 있습니다:

• 회의 리더로서 무엇을 그만두어야 하는가?
• 현재 하지 않고 있는 것 중에서 무엇을 시작해야 하는가?
• 잘 작동하고 있으며 계속해야 하는 것은 무엇인가?

설문조사의 지시사항은 리더가 회의 품질을 향상시키려는 의도를 명확하게 전달해야 합니다. 설문조사 결과는 이러한 문제를 해결하기 위한 구체적인 조치와 함께 공유되어야 합니다. 이는 회의 우수성을 조직 문화의 일부로 만드는 데 도움이 됩니다.

Servant Leadership 채택[/title] [text] Servant Leadership는 모든 참석자의 지식, 재능, 기술이 나타나는 유익한 회의 환경을 만드는 강력한 방법입니다.서번트 리더는 다른 사람들의 시간을 중요하게 생각하며, 이를 개인적인 성공과 조직의 성공에 중심적인 요소로 인식합니다. 이는 의제, 목표, 주제의 순서, 그리고 회의 전략의 신중한 계획과 설계를 필요로 합니다.

이상적인 회의 운영 행동에는 다음과 같은 것들이 포함됩니다:

• 시간을 추적하고 회의를 효과적으로 진행하는 것
• 모두가 같은 이해를 가지고 있는지 확인하기 위해 지속적으로 논의를 요약하는 것
• 주의 깊게 듣는 것을 통해 깊이 있는 문제를 드러내는 것
• 핵심 아이디어를 둘러싼 논쟁을 장려하고 충돌을 관리하여 더 나은 의사결정을 이끌어내는 것
• 참석자에게 압박을 가하지 않으면서 주기적으로 합의점을 확인하는 것
• 토론에서 자신의 견해를 우선시하지 않고 공정하게 남아있는 것

회의 시간을 다르게 설정하세요

회의 리더는 회의 목표에 따라 지속 시간을 계획해야 합니다. 회의 시간을 줄이는 것은 긍정적인 압박을 만들고 참석자의 집중력을 유지하는 뛰어난 방법입니다. 연구에 따르면, 회의는 50%의 경우 늦게 시작되어 직원들의 불만과 낮은 품질의 회의 결과를 초래합니다. 회의 시간을 5-10분 줄이면 휴식 시간을 만들고 다음 회의의 지각을 방지할 수 있습니다. Google은 50/25 규칙을 따릅니다: 1시간 회의는 50분으로, 30분 회의는 25분으로 줄입니다.

매일 아침 회의

아침 회의는 매일 아침 동일한 시간에 진행되는 10분간의 전체 팀 회의입니다. 이는 완벽한 참석을 요구하며, 대개 서서 진행됩니다. 아침 회의는 전날의 중요한 성과와 수행한 업무를 빠르게 점검하고, 당일의 우선 순위를 설정하며, 핵심 목표에 대한 진척 상황을 파악하고 장애물을 해결하는 데 사용됩니다. 이들은 부서 간의 의사소통을 개선하고, 문제를 빠르게 해결하며, 책임감을 증진하고, 팀원 간의 협력을 개선합니다. 이 짧은 시간 투자는 오해를 해결하고 재작업을 피하는 데 수시간의 작업을 절약할 수 있습니다.

아침 회의를 주관하는 동안 기억해야 할 두 가지 핵심 사항은 다음과 같습니다:

1. 아침 회의는 팀이 더 긴 회의를 줄일 수 있도록 해야 합니다. 그렇지 않으면 또 다른 회의가 되어버립니다.
2. 아침 회의는 깔끔하게 유지되어야 하며, 시간에 맞춰 종료되어야 합니다. 만약 늦게 끝나면 회의 후 활동이 방해받고, 직원들의 불만이 생깁니다.

회의 목표가 달성되었거나 직원들이 생산적이지 않을 때, 리더들은 회의를 일찍 종료해야 합니다.

회의 안건

회의는 참석자의 시간과 급여로 측정하면 $1000에서 $3000 사이의 비용이 듭니다. 이는 신중한 계획이 필요한 행사로 다루어져야 합니다. 리더들은 고객 회의나 워크숍을 준비하는 것처럼 회의를 준비해야 합니다. 회의는 토론과 참여가 필요한 주제만 포함해야 합니다.주요 위험 요소와 기회를 식별하고, 진행 상황을 평가하며, 새로운 기회를 찾아내는 것이 좋은 예입니다. 이러한 내용이 필요하지 않은 주제는 메모나 이메일을 통해 전달할 수 있습니다. 참석자로부터 의제 항목을 받아 참여를 유도하는 것이 좋습니다. 이는 회의 3일 전에 주제를 요청하는 이메일을 보내는 것으로 이루어질 수 있습니다. 항목이 포함되지 않은 경우, 해당 직원이나 회의 외부의 소그룹과 함께 해결하거나 미래의 회의로 이동해야 합니다.

회의 흐름 설계

따라서, 의제 항목의 순서는 분명히 중요합니다. 연구에 따르면, 의제의 첫 번째 항목은 불균형적인 시간과 주의를 받습니다. 회의 목표는 전략적 중요성에 따라 순위를 매겨야 합니다. 의제 항목은 즉각적인 문제뿐만 아니라 장기 목표도 포함해야 합니다. 리더들은 가장 강력하고 논란의 여지가 있는 문제로 회의를 시작하여 진정한 토론과 참여를 유도할 수 있습니다. 회의는 항상 주요 내용 정리, 후속 조치, 그리고 간단한 질의응답 시간으로 마무리해야 합니다.

시간이 할당된 의제 사용

리더들이 토론이 주제에서 벗어나는 것을 발견할 때, 각 의제 항목에 시간을 할당하는 것은 유용한 도구가 될 수 있습니다. 이는 핵심 항목이 필요한 주의를 받게 하는 데도 도움이 됩니다.

직접적으로 책임을 지는 개인을 지정

리더들은 각 회의 과제를 참석자에게 할당함으로써 리더십을 공유할 수 있습니다.애플은 모든 의제 항목에 대해 직접 책임을 지는 개인(DRI)을 지정합니다. DRI는 토론을 촉진하고 회의 후의 후속 조치를 처리하는 책임이 있습니다. 이로 인해 회의가 더욱 참여적이 되며, 회의를 주도하는 능력을 개발하고 책임감을 높입니다.

회의 몇 일 전에 의제를 순환하는 것이 가장 좋습니다. 논의할 중요한 문제가 없다면 회의를 취소하세요.

회의를 간결하게 만들기

연구에 따르면, 회의의 50% 이상이 의제가 필요로 하는 것보다 두 명 이상의 추가 참석자가 있습니다. 이는 포괄적인 의도로 이루어지지만, 회의가 부풀어질 수 있습니다. 베인 앤 컴퍼니의 데이터에 따르면, 7명을 초과하는 매 참석자마다 의사결정 효과성이 10%씩 감소합니다. 또한, 직원들이 자신의 직무와 관련이 없는 회의에 참석하면 참여도가 감소합니다.

회의 주재자는 회의를 가능한 한 간결하게 만들려고 노력해야 합니다. 구글의 경우 참석자 수는 최대 10명입니다. 아마존은 "투 피자 규칙"을 사용합니다 - 두 개의 피자가 모든 참석자를 먹이는 데 충분해야 합니다. 의사결정과 문제 해결을 위해서는 이상적인 회의 규모는 7명 또는 8명입니다. 뛰어난 주재 능력을 갖춘 리더는 최대 12명의 참석자를 관리할 수 있습니다. 15명 미만의 참석자는 브레인스토밍, 의제 설정에 완벽합니다.

적절한 참석자를 선택하십시오

다음은 각 회의 목표에 대해 리더가 적절한 참석자를 선택하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 질문입니다:

• 목표에 대한 주제 지식이 있는 사람은 누구인가요?
• 핵심 이해 관계자와 의사 결정자는 누구인가요?
• 이 정보가 필요한 사람은 누구인가요?
• 결정된 사항을 실행할 사람은 누구인가요?

감정 상처를 완화하는 방법

직원들은 회의 초대를 가치 있는 것으로 간주합니다. 따라서, 회의에서 개인을 제외하면 거절감과 다리를 태울 수 있습니다. 다음은 이를 처리하는 다섯 가지 방법입니다:

1. 의제를 두 개의 작은 회의로 나누고 참석자를 다르게 하십시오:
2. 시간이 정해진 의제는 다른 참석자가 관련 부분만 참석할 수 있게 합니다.
3. 참석하지 않는 사람들로부터 아이디어와 의견을 구하고 회의에서 논의하십시오. 이는 회의 전에 피드백을 요청하는 간단한 메일과 주요 핵심 사항을 공유하는 후속 메일을 통해 이루어질 수 있습니다.
4. 자세한 회의 노트를 다른 이해 관계자와 공유하여 의견과 전문 지식을 구하십시오.
5. 일부 참석자에게 참석하지 않는 이해 관계자를 대표하도록 요청하십시오. 대표자는 이러한 이해 관계자와 연락을 유지하고, 논의 사항에 대해 그들을 계속 알려주고, 향후 의견을 요청할 것입니다.

이 기법들은 회의 규모를 줄이면서도 더 큰 그룹의 비참석자들 사이에서 포괄성의 감정을 증진시킵니다.

새로운 리듬 만들기

회의는 같은 시간에 시작하고 끝나며, 같은 방에서 만나고, 보통 같은 의제로 반복될 수 있습니다. 이러한 패턴을 깨는 것은 새로운 역동성을 만들고 더 참여적인 회의를 가능하게 합니다.

좌석 디자인 활용

연구 결과에 따르면, 좌석 위치는 효과성, 의사소통 흐름, 의사결정, 그리고 창의성에 영향을 미칩니다. 테이블의 머리나 발에 앉은 사람들은 더 많이 말하고 들어주는 경향이 있습니다. 회의 리더는 올바른 사회적 역동성을 만들기 위해 좌석을 적극적으로 디자인해야 합니다. 이는 사람들이 매 회의마다 좌석 위치를 바꾸게 하거나 심지어 방을 바꾸는 것으로 이루어질 수 있습니다. 아마존은 회의에서 고객을 대표하는 빈 의자를 사용합니다. 이것은 참석자들이 그들의 결정에서 고객 중심이 되도록 하는 물리적 신호로 작용합니다. 빈 의자는 다른 결석한 이해관계자들을 대표하는 데도 사용될 수 있습니다.

산책 회의

산책 회의는 장벽을 깨고 의사소통을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 다중 작업을 어렵게 만들어 집중력을 높입니다. 스탠퍼드 대학교의 연구에 따르면, 참가자의 80%는 앉아서보다 걷는 동안 더 창의적이었고, 야외에서 걷는 동안에는 창의력이 가장 높았습니다.

스탠드업 회의

스탠드업 회의는 협업을 향상시키고 다른 사람들의 아이디어에 대한 참여를 증가시킵니다. 연구에 따르면 스탠드업 회의는 일반적으로 앉아서 하는 회의보다 34% 더 짧은 시간이 소요됩니다. 이들은 큰 그룹에도 적용할 수 있지만, 이러한 회의를 짧게 유지하는 것이 중요합니다.

적절한 분위기 설정

연구에 따르면 긍정적인 분위기에서의 그룹은 창의적인 작업, 팀 참여, 건설적인 대화에서 중립적인 분위기의 그룹보다 더 뛰어납니다. 회의는 일반적으로 참석자의 작업 흐름을 방해하는 것으로 인식되므로, 참석자들은 부정적인 감정을 가지고 올 수 있습니다. 긍정적인 분위기를 만들기 위해, 리더는 참석자들을 따뜻하게 인사하고, 눈을 마주치며, 소개를 촉진해야 합니다. 리더의 기분 상태는 참석자들의 기분과 그룹의 성과를 강하게 영향을 미칩니다.

다음은 회의에서 분위기를 개선하는 방법들입니다:

• 회의 전에 음악을 틀면 적절한 분위기를 조성할 수 있습니다
• 간식을 제공하면 동료애를 형성하고 기분에 영향을 미칠 수 있습니다
• 다중 작업을 방지하고 집중을 유지하기 위해 기술이 없는 회의 구역을 만듭니다. 점점 더 많은 회사들이 참석자들에게 문 앞에서 휴대폰을 맡기도록 요청하고 있습니다. 회의가 길다면, 기술 휴식 시간을 추가하는 것을 고려해 보세요.
• 주요 질문에 대해 빠른 설문 조사를 위해 클리커 퀴즈를 사용합니다. 결과는 즉시 요약되어 시각화되고 화면에 표시됩니다. 이는 약간의 재미와 함께 참여도를 높입니다.
• 회의 시작 전에 참석자들이 몇 분 동안 주요 이슈에 대해 논의하게 합니다. 이는 모든 사람들을 참여시키고, 새로운 아이디어를 제시하며, 억제를 극복하는 데 도움이 됩니다.

말하기를 멈추다

그룹 사고가 회의를 지배하면서 독특한 통찰력은 묻혀 있습니다. 따라서, 다양하고 반대되는 관점을 테이블에 가져오는 방법을 만드는 것이 중요합니다. 침묵을 기반으로 한 접근법은 이를 달성하는 데 놀랍게도 효과적일 수 있습니다.

브레인 라이팅을 사용하다

브레인 라이팅은 침묵의 힘을 활용하여 다양한 아이디어를 생성합니다. 참석자들은 이름을 추가하지 않고 종이에 회의 목표에 대한 응답을 조용히 적습니다. 그런 다음 종이는 테이블 중앙에 앞면을 아래로 놓습니다. 운영자는 비슷한 아이디어를 그룹화하고, 참석자들은 논의할 주요 아이디어에 대해 투표합니다. 이 논의는 참가자들이 각 아이디어 시트에 코멘트를 추가하면서 글로 진행됩니다. 전체 과정은 전통적인 브레인스토밍 회의의 1/3 시간이 걸리며 포괄적이고 참여적입니다. 연구 결과 브레인 라이팅 그룹은 전통적인 브레인스토밍보다 20% 더 많은 아이디어와 42% 더 독창적인 아이디어를 생산했습니다.

조용한 독서

아마존은 회의 효율성을 높이기 위해 조용한 독서를 활용합니다. 발표자는 제안서를 표준 형식으로 철저히 작성해야 합니다. 회의의 첫 부분은 제안서를 조용히 읽는 데 주어집니다. 이로써 회의 전 사전 작업이 필요 없게 되며 모든 사람이 같은 이해를 가지게 됩니다. 참석자들이 발표자가 말하는 것보다 빠르게 읽을 수 있으므로, 같은 시간을 이용해 아이디어를 더 깊게 연구할 수 있습니다. 이는 훨씬 더 심도 있는 토론을 이끌어냅니다.

전화 회의 피하기

전화 회의는 다중 작업을 유도하고, 참여 의욕을 떨어뜨리며, 비언어적 신호를 놓치는 등의 문제로 인해 의사소통이 불량해질 수 있습니다. 가능한 한 참석자들이 비디오를 통해 참여하도록 하는 것이 최선입니다. 만약 이것이 불가능하다면, 다음과 같은 방법으로 회의를 이끌 수 있습니다:

오프라인 활동 활용

5명 이상의 사람이 참여하는 회의는 오프라인 활동으로 보완해야 합니다. 간단한 초기 회의 후, 각 도전 과제는 오프라인에서 논의하기 위해 부팀에 할당됩니다. 나중에 부팀 대표들이 회의 리더와 만나 논의하고 결정을 내립니다. 이 접근 방식은 많은 작업을 오프라인으로 옮기고 회의를 집중적이고 최소한으로 유지합니다.

이러한 회의 기법 중 일부를 귀사에서 활용하면 현재 깨진 회의 상태를 수정할 수 있습니다. 참석자들은 그들의 시간을 소중히 여기는 것에 감사할 것입니다.이것은 신선한 에너지를 불어넣고, 의사소통의 장벽을 깨뜨리며, 더 높은 생산성을 이끌어낼 것입니다. 궁극적으로, 성공적인 회의는 다른 사람들에게 영감을 주고 조직 문화의 일부가 될 수 있습니다.