Zaskakująca nauka spotkań

Streszczenie

Jak prowadzić niezwykle angażujące spotkania, które odblokowują kreatywność, efektywność i dynamizm? Chociaż spotkania często są męczące i niewydolne, stanowią one ogromną część codziennego życia korporacyjnego. Menedżerowie uczestniczą w 12 spotkaniach każdego tygodnia. W Stanach Zjednoczonych odbywa się ponad 55 milionów spotkań każdego dnia, a ich koszt wynosi niewiarygodne 1,4 biliona dolarów rocznie.

Zaskakująca nauka spotkań korzysta z obszernej, najnowszej wiedzy, aby dostarczyć Ci sprawdzone taktyki prowadzenia wysoce produktywnych i angażujących spotkań. Dzięki tym umiejętnościom kierowania spotkaniami, możesz tworzyć lepsze zespołowe sukcesy, zapewniać rozwój kariery i tworzyć wartość organizacyjną.

Top 20 spostrzeżeń

1. W ciągu niecałych czterdziestu lat liczba spotkań odbywających się w ciągu dnia wzrosła z 11 milionów do oszałamiających 55 milionów w Stanach Zjednoczonych. Te spotkania kosztują niewiarygodne 1,4 biliona dolarów, czyli 8,2% rocznego PKB USA.
2. Liczba spotkań wzrasta wraz z awansem na szczeblach korporacyjnej drabiny. Przeciętnie, osoby niebędące menedżerami uczestniczą w 8 spotkaniach tygodniowo, podczas gdy menedżerowie uczestniczą w 12 spotkaniach. Kadra kierownicza spędza większość swojego czasu na spotkaniach jedno po drugim.
3. W globalnym badaniu przeprowadzonym przez Microsoft, 69% respondentów uznało, że spotkania nie są produktywne. Najnowsze badania wykazały, że spotkania są najważniejszą przyczyną marnowania czasu w miejscu pracy. Szacuje się, że złe spotkania kosztują 250 miliardów dolarów rocznie na marnowanym czasie.Żadna inna korporacyjna inwestycja tej skali nie jest traktowana tak lekko.
4. Spotkania nie mogą zostać wyeliminowane. Czas spędzony na spotkaniach to ""Podatek Kulturowy"", który organizacja płaci za tworzenie inkluzji, uczestnictwa, pracy zespołowej, komunikacji i spójności w organizacji. To, co musi zostać zredukowane, to czas marnowany na niepotrzebne lub źle zorganizowane spotkania.
5. Skupienie organizacji na efektywności spotkań może odblokować znaczne zyski z wydajności. Jak powiedział Andy Grove, były CEO Intel: ""Tak jak nie pozwoliłbyś innemu pracownikowi na kradzież sprzętu biurowego wartego 2000 dolarów, nie powinieneś pozwolić nikomu odejść z czasem swoich kolegów menedżerów"".
6. Błędy poznawcze sprawiają, że liderzy są skłonni myśleć o swoich spotkaniach bardziej przychylnie niż inni uczestnicy. Ankieta Verizon wykazała, że respondenci oceniali spotkania zainicjowane przez nich jako niezwykle lub bardzo produktywne w 79% przypadków, w porównaniu do zaledwie 56% dla spotkań zainicjowanych przez innych. Organizacje muszą zapewnić szkolenia z najlepszych praktyk prowadzenia spotkań i uwzględnić jakość parametrów spotkań w swoich ankietach feedbacku 360 stopni.
7. Zbieranie opinii uczestników na temat spotkań może być cenne przy ocenie jakości spotkań i mierzeniu skuteczności interwencji. Weight Watchers zrobiło to, instalując prosty ekran dotykowy na zewnątrz sal konferencyjnych, gdzie uczestnicy mogli oceniać spotkania na pięciopunktowej skali.
8. Badania pokazują, że spotkania zaczynają się z opóźnieniem 50% czasu, co prowadzi do frustracji pracowników i słabych wyników. Skorzystaj z reguły 50/25 Google, aby skrócić spotkania trwające godzinę do 50 minut, a spotkania trwające 30 minut do 25 minut. Daje to pracownikom czas na przejście, aby uniknąć spóźnień na przyszłe spotkania.
9. Zbiórki to krótkie, dziesięciominutowe spotkania stojące, które odbywają się codziennie rano. Służą do omówienia pracy wykonanej poprzedniego dnia, ustalenia zadań na dany dzień i oceny postępów w kluczowych celach. Poświęcony czas może zaoszczędzić godziny poprawek.
10. Spotkania mogą kosztować między 1000 a 3000 dolarów w czasie uczestników i wynagrodzeniach. Liderzy muszą przygotować się do spotkań tak samo, jak do spotkania z klientem czy warsztatu. Punkty programu spotkania muszą być starannie rangowane pod względem strategicznego znaczenia. Badania pokazują, że wczesne punkty programu spotkania otrzymują znacznie więcej uwagi.
11. To świetny pomysł, aby szukać potencjalnych punktów programu od uczestników. Tworzy to większe poczucie integracji, zaangażowania i uczestnictwa. Doskonałym sposobem na to jest wysłanie e-maila kilka dni przed spotkaniem. Jeśli punkt nie pasuje, lider musi osobiście poruszyć ten temat z uczestnikiem lub przenieść go na przyszłe spotkanie.
12. Trzymaj spotkania małe. Badania pokazują, że ponad 50% spotkań ma dwa lub więcej dodatkowych uczestników niż wymaga tego program spotkania.Większe spotkania charakteryzują się gorszymi doświadczeniami grupowymi, większą biernością i wyższą liczbą negatywnych zachowań. Dane z Bain and Company pokazują, że za każdą osobą dodaną poza siedmioma członkami, skuteczność podejmowania decyzji jest redukowana o 10%.
13. Przed zwołaniem spotkania, lider musi starannie wybrać konkretną technikę spotkania. Typowa metoda grupowej dyskusji na temat każdego punktu programu jest jednym z wielu możliwych sposobów. Sukces spotkania zależy od wyboru trybu najlepiej dopasowanego do agendy.
14. Projekt sali konferencyjnej ma znaczenie. Amazon używa pustego krzesła na spotkaniach, aby reprezentować klienta. Służy to jako fizyczny sygnał, aby uczestnicy byli zorientowani na klienta w swoich decyzjach. Puste krzesło może być używane do reprezentowania innych nieobecnych interesariuszy.
15. Spotkania spacerowe są świetne do krótkich dyskusji z mniej niż czterema uczestnikami. Przełamują bariery, poprawiają komunikację i stymulują myślenie kreatywne. Badanie przeprowadzone przez magazyn Inc. pokazuje, że 90 dni spotkań spacerowych może prowadzić do wyższego poziomu energii, poprawy koncentracji i większego zaangażowania. Badania Stanford's wykazały 80% wzrost kreatywności u uczestników podczas spacerów w porównaniu do siedzenia.
16. Rozważ stworzenie spotkań wolnych od technologii, gdzie uczestnicy deponują swoje telefony na zewnątrz. Poprawia to koncentrację i zapobiega wielozadaniowości. Dłuższe spotkania mogą obejmować krótkie przerwy technologiczne.
17. Brainwriting wykorzystuje moc ciszy do generowania kreatywnych pomysłów.Uczestnicy w ciszy zapisują pomysły na kartkach papieru. Pomysły są następnie organizowane w kategorie, a te najważniejsze są omawiane głosno lub poprzez pisanie komentarzy. Proces ten zajmuje jedną trzecią czasu tradycyjnych spotkań burz mózgów, generując przy tym prawie 41% więcej oryginalnych pomysłów.
18. Amazon zastępuje prezentację pomysłów cichym czytaniem. Pierwsza część spotkania jest przeznaczona na ciche przeczytanie szczegółowej propozycji. Następnie odbywa się intensywna dyskusja. Takie podejście eliminuje potrzebę przygotowań przed spotkaniem, wprowadza wszystkich na tę samą stronę i prowadzi do bardziej dogłębnych dyskusji.
19. Unikaj spotkań telefonicznych, ponieważ stwarzają one znaczne wyzwania komunikacyjne i angażujące. Gdy są nieuniknione, muszą być krótkie i skoncentrowane na zarysowaniu kluczowych wyzwań. Może to być następnie kontynuowane przez działania offline, takie jak dyskusje w małych grupach lub burze mózgów na platformach takich jak Google Docs. W końcu można zwołać kolejne krótkie spotkanie, aby ustalić dalsze kroki.
20. Badania pokazują, że podział spotkań na dwie części zapobiega poszukiwaniu przedwczesnego konsensusu przez uczestników. Prowadzi to do lepszej jakości wyników. Firmy takie jak Boeing i Cadbury wprowadziły to jako część swojej kultury.

Podsumowanie

Uczestnictwo w spotkaniach często bywa frustrujące. W niedawnym badaniu 3164 pracowników oceniło spotkania jako najważniejszą przyczynę marnowania czasu w miejscu pracy.Szacuje się, że złe spotkania kosztują rocznie 250 miliardów dolarów w formie straconego czasu. Istnieją również koszty psychologiczne w postaci frustracji pracowników i czasu spędzanego na odprężenie po nieudanym spotkaniu. Ale ilość czasu spędzanego na spotkaniach tylko rośnie. W Stanach Zjednoczonych odbywa się ponad 55 milionów spotkań każdego dnia.

Spotkań nie można wyeliminować. Są one "Podatkiem Kulturowym" organizacji za tworzenie inkluzywności, uczestnictwa, pracy zespołowej, komunikacji i spójności. Organizacje mogą uniknąć pułapek złych spotkań, stosując wnioski z najnowszych badań.

Znaj siebie

Dowody sugerują, że liderzy konsekwentnie oceniają swoje spotkania bardziej pozytywnie niż inni uczestnicy. Telefoniczne badanie przeprowadzone przez Verizon wykazało, że 79% respondentów oceniło spotkania zainicjowane przez nich jako niezwykle lub bardzo produktywne, w porównaniu do zaledwie 56% spotkań rozpoczętych przez rówieśników.

Co organizacje mogą zrobić[/title] [text] Aby pomóc przezwyciężyć te uprzedzenia, organizacje powinny zapewnić liderom wysokiej jakości szkolenia z zakresu prowadzenia spotkań. Roczne badania zaangażowania pracowników i badania 360-stopniowego feedbacku muszą uwzględniać parametry dotyczące jakości spotkań. Rzadko jest to robione nawet w firmach z listy Fortune 500. Niektóre firmy traktują jakość spotkań poważnie.Weight Watchers zainstalował dotykowe tablety przy salach konferencyjnych, gdzie pracownicy mogli oceniać spotkania na prostą pięciopunktową skalę. Pomogło im to ocenić jakość spotkań, zaprojektować odpowiednie interwencje i zmierzyć skuteczność interwencji w poprawie jakości spotkań.

Wyślij opinię[/title] [text] Liderzy muszą zwracać uwagę na nieformalne sygnały, takie jak uczestnicy spotkań, którzy wykonują różne zadania na telefonach lub prowadzą rozmowy na boku, aby zrozumieć, że dynamika spotkania nie jest idealna. Najlepiej jest przeprowadzać okresową ocenę jakości spotkań co trzy miesiące, korzystając z anonimowej krótkiej ankiety. Prosty zestaw pytań może wyglądać tak:

• Co należy przestać robić jako lider spotkania?
• Co należy zacząć robić, czego obecnie się nie robi?
• Co działa dobrze i powinno być kontynuowane?

Instrukcje dotyczące ankiety muszą jasno komunikować zamiar lidera poprawy jakości spotkań. Wyniki ankiety muszą być udostępnione wraz z konkretnymi działaniami mającymi na celu rozwiązanie tych problemów. Służy to wprowadzeniu doskonałości spotkań jako części kultury organizacyjnej.

Przyjmij przywództwo służebne[/title] [text] Przywództwo służebne to skuteczny sposób na stworzenie sprzyjającego środowiska spotkań, w którym wiedza, talent i umiejętności wszystkich uczestników są wykorzystywane.Przywódca-sługa ceni czas innych i uznaje to za kluczowe dla osobistego i organizacyjnego sukcesu. Wymaga to starannego planowania i projektowania agendy, celów, kolejności tematów i strategii spotkań.

Idealne zachowania podczas prowadzenia spotkań obejmują:

• Śledzenie czasu i efektywne prowadzenie spotkania.
• Stałe podsumowywanie dyskusji, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco
• Wyłanianie ukrytych obaw poprzez uważne słuchanie
• Zachęcanie do debat i zarządzanie konfliktami wokół kluczowych pomysłów, aby poprawić podejmowanie decyzji
• Okresowe sprawdzanie konsensusu bez naciskania na uczestników
• Pozostanie bezstronnym, nie faworyzując własnego punktu widzenia w dyskusji

Planuj spotkania inaczej

Lider spotkania musi zaplanować jego czas trwania na podstawie celów spotkania. Skracanie spotkań to doskonały sposób na wywarcie pozytywnej presji i utrzymanie skupienia uczestników. Badania pokazują, że spotkania zaczynają się z opóźnieniem 50% czasu, co prowadzi do frustracji pracowników i gorszej jakości wyników spotkań. Skrócenie czasu trwania spotkań o 5-10 minut pozwala na przerwy i unika spóźnień na przyszłych spotkaniach. Google stosuje zasadę 50/25: spotkania trwające godzinę są skracane do 50 minut, a spotkania trwające pół godziny - do 25 minut.

Codzienne narady

Narady to krótkie, dziesięciominutowe spotkania całego zespołu, które odbywają się o tej samej porze każdego dnia. Wymagają one pełnej obecności i zazwyczaj odbywają się na stojąco. Narady służą do szybkiego zorientowania się w kluczowych osiągnięciach i wykonanej pracy z poprzedniego dnia, ustalenia priorytetów na dany dzień oraz oceny postępów w realizacji istotnych celów i rozwiązania problemów. Poprawiają one komunikację między działami, umożliwiają szybkie rozwiązywanie problemów, promują odpowiedzialność i poprawiają koordynację między członkami zespołu. Ta krótka inwestycja czasu może zaoszczędzić godziny pracy na rozwiązywanie problemów komunikacyjnych i unikanie powtarzania pracy.

Oto dwie kluczowe rzeczy, które należy pamiętać podczas prowadzenia narad:

1. Narady powinny umożliwić zespołowi eliminację niektórych dłuższych spotkań. W przeciwnym razie stają się one kolejnym spotkaniem.
2. Narady muszą być prowadzone sprawnie i kończyć się na czas. Jeśli zakończą się późno, zakłócą to działania po spotkaniu i doprowadzą do frustracji pracowników.

Liderzy powinni zakończyć spotkanie wcześniej, gdy cele spotkania zostały osiągnięte lub gdy pracownicy nie są produktywni.

Agenda

Spotkanie kosztuje między 1000 a 3000 dolarów w czasie uczestników i wynagrodzeniach. Musi być traktowane jako wydarzenie, które wymaga starannego planowania. Liderzy muszą przygotować się do spotkań tak samo, jak do spotkania z klientem czy warsztatu. Spotkania powinny obejmować tylko tematy, które wymagają dyskusji i zaangażowania.Dobrymi przykładami są identyfikacja kluczowych ryzyk i możliwości, ocena postępów oraz identyfikacja nowych możliwości. Tematy, które nie wymagają tego, mogą być komunikowane za pomocą notatek służbowych i e-maili. Dobrym pomysłem jest uzyskanie punktów programu od uczestników, aby zwiększyć zaangażowanie. Można to zrobić, wysyłając e-mail trzy dni przed spotkaniem z prośbą o tematy. Jeśli element nie jest uwzględniony, musi być omówiony z pracownikiem lub małą grupą poza spotkaniem lub przeniesiony na przyszłe spotkanie.

Zaprojektuj przebieg spotkania

Zatem kolejność punktów programu ma zdecydowanie znaczenie. Badania wykazały, że pierwsze punkty w programie otrzymują nieproporcjonalnie dużo czasu i uwagi. Cele spotkań muszą być sklasyfikowane według strategicznego znaczenia. Punkty programu powinny obejmować nie tylko natychmiastowe problemy, ale także długoterminowe cele. Liderzy mogą rozważyć rozpoczęcie spotkań od najbardziej interesujących i kontrowersyjnych kwestii, aby wywołać autentyczną debatę i zaangażowanie. Spotkania zawsze muszą kończyć się kilkoma minutami na omówienie wniosków, dalszych działań, a nawet szybką sesję pytań i odpowiedzi.

Użyj programu z czasem

Przydzielanie czasu na każdy punkt programu może być przydatnym narzędziem, gdy liderzy zauważają, że dyskusja zbacza na boczne tory. Może to również zapewnić, że kluczowe elementy otrzymają wymaganą uwagę.

Przydziel odpowiedzialność bezpośrednio odpowiedzialnym osobom

Liderzy mogą dzielić się przywództwem, przydzielając każde zadanie spotkania jednemu z uczestników.Apple wyznacza bezpośrednio odpowiedzialną osobę (DRI) do wszystkich punktów programu. DRI jest odpowiedzialna za prowadzenie dyskusji i obsługę działań po spotkaniu. Dzięki temu spotkania są bardziej angażujące, sprzyjają rozwojowi umiejętności prowadzenia spotkań i zwiększają odpowiedzialność.

Najlepiej jest rozpowszechnić program kilka dni przed spotkaniem. Jeśli nie ma żadnych istotnych kwestii do omówienia, odwołaj spotkanie.

Spraw, aby spotkania były zwięzłe

Badania pokazują, że ponad 50% spotkań ma więcej niż dwóch dodatkowych uczestników, niż wymagał program. Chociaż jest to robione z zamiarem bycia inkluzywnym, nadmiernie rozbudowane spotkania mogą być nieoptymalne. Dane z Bain and Company pokazują, że za każdą osobą dodaną poza siedmioma członkami, skuteczność podejmowania decyzji zmniejsza się o 10%. Ponadto, zaangażowanie pracowników zmniejsza się, gdy uczestniczą w spotkaniach, które nie są związane z ich pracą.

Liderzy spotkań muszą dążyć do tego, aby spotkanie było jak najbardziej zwięzłe. Dla Google maksymalna liczba uczestników to 10. Amazon stosuje "regułę dwóch pizz" - dwie pizze powinny wystarczyć na wyżywienie wszystkich uczestników. Dla podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów idealna wielkość spotkania to 7 lub 8 osób. Z doskonałymi umiejętnościami prowadzenia, lider może zarządzać do 12 uczestnikami. Mniej niż 15 uczestników jest idealne dla narad, burzy mózgów i ustalania programu.

Wybierz odpowiednich uczestników

Oto kilka pytań dotyczących każdego celu spotkania, które mogą pomóc liderom wybrać odpowiednich uczestników:

• Kto posiada wiedzę na temat celu?
• Kto są kluczowi interesariusze i decydenci?
• Kto potrzebuje tych informacji?
• Kto zrealizuje podjęte decyzje?

Złagodzenie urażonych uczuć

Pracownicy postrzegają zaproszenia na spotkania jako wyraz docenienia. Dlatego wykluczanie osób ze spotkań może prowadzić do poczucia odrzucenia i spalonych mostów. Oto pięć sposobów radzenia sobie z tym:

1. Podziel swoją agendę na dwie mniejsze spotkania z różnymi uczestnikami:
2. Agenda z określonym czasem pozwala różnym uczestnikom uczestniczyć tylko w odpowiednich częściach.
3. Zbierz pomysły i sugestie od osób, które nie uczestniczą w spotkaniu, i omów je podczas spotkania. Można to zrobić, wysyłając prosty e-mail z prośbą o opinie przed spotkaniem i kolejny e-mail z kluczowymi wnioskami.
4. Udostępnij szczegółowe notatki ze spotkania innym interesariuszom, aby uzyskać ich opinie i wiedzę.
5. Poproś niektórych uczestników, aby reprezentowali interesariuszy, którzy nie są obecni. Przedstawiciel skontaktuje się z tymi interesariuszami, będzie ich informować o dyskusjach i poprosi o przyszłe sugestie.

Te techniki redukują liczbę uczestników spotkań, jednocześnie promując poczucie integracji wśród większej grupy osób nieobecnych.

Stwórz nowe rytmy

Spotkania mogą stać się monotonne z powodu rozpoczynania i kończenia się o tej samej porze, odbywania się w tym samym pomieszczeniu i zazwyczaj z tym samym porządkiem obrad. Przerwanie tych wzorców może stworzyć świeże dynamiki i sprawić, że spotkania będą bardziej angażujące.

Wykorzystaj układ siedzeń

Badania wskazują, że pozycje siedzące wpływają na skuteczność, przepływ komunikacji, podejmowanie decyzji i kreatywność. Osoby siedzące na początku lub na końcu stołu mają tendencję do częstszego mówienia i są bardziej słuchane. Lider spotkania musi aktywnie projektować układ siedzeń, aby stworzyć odpowiednie dynamiki społeczne. Można to zrobić, nakazując ludziom zmianę miejsc siedzących na każdym spotkaniu, a nawet zmieniając pomieszczenia. Amazon używa pustego krzesła na spotkaniach, aby reprezentować klienta. Służy to jako fizyczny sygnał, aby uczestnicy byli zorientowani na klienta w swoich decyzjach. Puste krzesło może być używane do reprezentowania innych nieobecnych interesariuszy.

Spotkania spacerowe

Spotkania spacerowe mogą pomóc przełamać bariery i poprawić komunikację. Utrudniają również wielozadaniowość, co skutkuje zwiększoną koncentracją. Badania Uniwersytetu Stanforda pokazują, że 80% uczestników było bardziej kreatywnych podczas chodzenia niż podczas siedzenia, a najbardziej kreatywni byli podczas spacerów na świeżym powietrzu.Te spotkania są idealne dla małych zgromadzeń do czterech uczestników. Najlepiej sprawdzają się, gdy agenda nie wymaga narzędzi technologicznych ani materiałów pomocniczych.

Spotkania stojące

Spotkania stojące poprawiają współpracę i zwiększają zaangażowanie w pomysły innych. Badania pokazują, że spotkania stojące trwają średnio o 34% krócej niż spotkania siedzące. Chociaż mogą one być skuteczne dla większych grup, istotne jest, aby te spotkania były krótkie.

Ustal odpowiednie nastroje

Badania pokazują, że grupy w pozytywnym nastroju osiągają lepsze wyniki niż te w neutralnym nastroju w zadaniach kreatywnych, zaangażowaniu zespołu i konstruktywnych rozmowach. Ponieważ spotkania są zwykle postrzegane jako przerwanie w przepływie pracy uczestnika, uczestnicy mogą przyjść z negatywnym bagażem. Aby stworzyć pozytywność, lider musi przywitać uczestników ciepło, nawiązać kontakt wzrokowy i ułatwić przedstawienia. Stan nastroju lidera silnie wpływa na nastrój uczestników i jest wskaźnikiem wydajności grupy.

Oto kilka sposobów na poprawę nastroju na spotkaniu:

• Odtwarzanie muzyki przed spotkaniem może ustawić odpowiedni nastrój
• Podawanie przekąsek może budować koleżeństwo i wpływać na nastrój
• Tworzenie stref spotkań wolnych od technologii, aby zapobiec wielozadaniowości i zapewnić skupienie. Coraz więcej firm prosi uczestników o pozostawienie telefonów przy drzwiach. Jeśli spotkania są długie, rozważ dodanie przerw technologicznych.
• Wykorzystanie quizów z użyciem klikera do przeprowadzania szybkich ankiet na kluczowe pytania. Wyniki mogą być natychmiast podsumowane, zobrazowane i wyświetlone na ekranie. Wprowadza to element zabawy, a także zwiększa zaangażowanie.
• Zachęcanie uczestników do omówienia kluczowych kwestii w parach na kilka minut przed rozpoczęciem spotkania. Angażuje to wszystkich, przynosi nowe pomysły i ułatwia przełamanie barier.

Przestań mówić

Myślenie grupowe może dominować na spotkaniach, podczas gdy unikalne spostrzeżenia pozostają ukryte. Dlatego ważne jest stworzenie sposobów na przedstawienie różnorodnych i sprzecznych perspektyw. Metody oparte na ciszy mogą być zaskakująco skuteczne w osiągnięciu tego celu.

Wykorzystaj brainwriting

Brainwriting wykorzystuje moc ciszy do generowania różnorodnych pomysłów. Uczestnicy w ciszy zapisują swoje odpowiedzi na cel spotkania na papierze, nie podając swoich nazwisk. Papiery są następnie kładzione twarzą w dół na środku stołu. Facilitator grupuje podobne pomysły, a uczestnicy głosują na kluczowe pomysły do omówienia. Dyskusja odbywa się na piśmie, a uczestnicy dodają komentarze do każdego arkusza z pomysłami. Cały proces trwa jedną trzecią czasu tradycyjnych spotkań burzy mózgów, jednocześnie będąc inkluzją i angażującym. Badania pokazują, że grupy korzystające z brainwriting wygenerowały o 20% więcej pomysłów i o 42% więcej oryginalnych pomysłów niż tradycyjne burze mózgów.

Czytanie w ciszy

Amazon wykorzystuje czytanie w ciszy do poprawy efektywności spotkań. Prezenter musi dokładnie opisać propozycję w standardowym formacie. Pierwsza część spotkania jest poświęcona cichej lekturze propozycji. Zapewnia to, że nie jest potrzebna żadna praca przed spotkaniem i wszyscy są na tej samej stronie. Ponieważ uczestnicy mogą czytać szybciej niż prezenter może mówić, ten sam czas jest wykorzystywany do bardziej szczegółowego zbadania pomysłu. Prowadzi to do znacznie bardziej dogłębnych dyskusji.

Unikaj spotkań telefonicznych

Spotkania telefoniczne zachęcają do wielozadaniowości, braku zaangażowania i słabej komunikacji z powodu braku niewerbalnych sygnałów. Jeżeli to możliwe, najlepiej jest, aby uczestnicy dołączali za pośrednictwem wideo. Jeśli to nie jest możliwe, oto kilka sposobów na prowadzenie spotkania:

Wykorzystaj działania offline

Gdy spotkania obejmują więcej niż pięć osób, muszą być uzupełnione o działania offline. Po krótkim wstępnym spotkaniu, każde wyzwanie jest przydzielane do podgrupy do omówienia offline. Później, przedstawiciele podgrup spotykają się z liderem spotkania, aby omówić i podjąć decyzje. To podejście przenosi dużo pracy offline i utrzymuje spotkania skoncentrowane i zminimalizowane.

Zastosowanie niektórych z tych technik spotkań w Twojej organizacji może naprawić obecny zepsuty stan spotkań. Twoi uczestnicy podziękują Ci za ceniący ich czas.To wprowadzi świeżą energię, przełamie bariery komunikacyjne i uwolni wyższą produktywność. Ostatecznie, udane spotkania mogą inspirować innych i stać się częścią kultury organizacyjnej.