Den överraskande vetenskapen om möten

Sammanfattning

Hur kan du leda mycket engagerande möten som frigör kreativitet, effektivitet och dynamik? Även om möten ofta är tröttsamma och oproduktiva, är de en stor del av vardagen i företagslivet. Chefer deltar i 12 möten varje vecka. Över 55 miljoner möten äger rum varje dag i USA och de kostar otroliga 1,4 biljoner dollar årligen.

Den överraskande vetenskapen om möten drar nytta av omfattande banbrytande forskning för att ge dig beprövade taktiker för att leda mycket produktiva och engagerande möten. Med dessa mötesledarskapsfärdigheter kan du skapa bättre lagvinster, säkerställa karriärtillväxt och skapa organisationsvärde.

Topp 20 insikter

1. På mindre än fyrtio år har antalet möten som äger rum på en dag hoppat från 11 miljoner till en fantastiska 55 miljoner i USA. Dessa möten kostar otroliga 1,4 biljoner dollar, eller 8,2% av USA:s BNP årligen.
2. Antalet möten ökar när man klättrar uppåt i företagshierarkin. I genomsnitt deltar icke-chefer i 8 möten per vecka, medan chefer deltar i 12 möten. Högre ledning tillbringar det mesta av sin tid i back-to-back möten.
3. I en global undersökning av Microsoft ansåg 69% av respondenterna att möten inte var produktiva. En nyligen genomförd studie fann att möten är den enskilt mest betydande orsaken till tidsslöseri på arbetsplatsen. Dåliga möten uppskattas kosta 250 miljarder dollar om året i slösad tid.Ingen annan företagsinvestering av denna skala behandlas så nonchalant.
4. Möten kan inte elimineras. Tiden som spenderas i möten är den ""Kulturella Skatten"" en organisation betalar för att skapa inkludering, deltagande, teamwork, kommunikation och sammanhållning i organisationen. Det som måste minskas är tid som slösas bort på onödiga eller dåligt organiserade möten.
5. Organisationens fokus på möteseffektivitet kan frigöra betydande prestandaförbättringar. Som Andy Grove, den tidigare VD:n för Intel sa: ""Precis som du inte skulle tillåta en medarbetare att stjäla en kontorsutrustning värd $2000, borde du inte låta någon gå iväg med tiden för hans medarbetare"".
6. Kognitiva bias gör att ledare är benägna att tänka mer positivt om sina möten än andra deltagare gör. En Verizon-undersökning fann att respondenterna betygsatte möten som de initierade som extremt eller mycket produktiva 79% av tiden, jämfört med endast 56% för möten som initierades av andra. Organisationer måste erbjuda utbildning i bästa praxis för mötesfacilitering och inkludera kvaliteten på mötesparametrar i sina 360-graders feedbackundersökningar.
7. Att samla in feedback från mötesdeltagare kan vara värdefullt för att utvärdera möteskvaliteten och mäta effektiviteten av interventioner. Weight Watchers gjorde detta genom att installera en enkel pekskärm utanför konferensrum där deltagare kunde betygsätta möten på en femgradig skala.
8. Forskning visar att möten börjar sent 50% av tiden vilket leder till anställdas frustration och dåliga resultat. Använd Googles 50/25-regel för att förkorta timslånga möten till 50 minuter och 30-minutersmöten till 25 minuter. Detta ger anställda övergångstid för att undvika att vara sena till framtida möten.
9. Huddles är snabba tio minuters, stå upp-möten som sker varje dag på morgonen. De används för att diskutera arbete som utförts föregående dag, fastställa uppgifter för dagen och ta lager på framsteg på viktiga mål. Den tid som spenderas kan undvika timmar av omarbete.
10. Möten kan kosta mellan $1000 och $3000 i deltagartid och löner. Ledare måste förbereda sig för möten på samma sätt som de gör för ett kundmöte eller en workshop. Mötesagendapunkter måste noggrant rangordnas baserat på strategisk betydelse. Forskning visar att tidiga agendapunkter får mycket mer uppmärksamhet i möten.
11. Det är en utmärkt idé att söka potentiella agendapunkter från deltagarna. Det skapar större känslor av inklusivitet, engagemang och deltagande. Ett utmärkt sätt att göra detta är att skicka ett e-postmeddelande några dagar före mötet. Om en punkt inte passar måste ledaren personligen ta upp detta med deltagaren eller flytta den till ett framtida möte.
12. Håll möten små. Forskning visar att över 50% av mötena har två eller fler extra deltagare än vad som krävs för mötesagendan.Större möten har sämre grupupplevelser, mer passivitet och högre förekomst av negativa beteenden. Data från Bain and Company visar att för varje person som läggs till utöver sju medlemmar, minskar beslutsfattandets effektivitet med 10%.
13. Innan ett möte kallas till, måste ledaren noggrant välja en särskild mötesteknik. Den typiska metoden för gruppdiskussion om varje agendapunkt är bara en av många möjliga vägar. Mötesframgången beror på att man väljer det läge som bäst passar för agendan.
14. Utformningen av mötesrum spelar roll. Amazon använder en tom stol i möten för att representera kunden. Detta fungerar som en fysisk påminnelse för att få deltagarna att vara kundcentrerade i sina beslut. Den tomma stolen kan också användas för att representera andra frånvarande intressenter.
15. Promenadmöten är utmärkta för korta diskussioner med färre än fyra deltagare. De bryter barriärer, förbättrar kommunikationen och förbättrar kreativt tänkande. En undersökning från Inc. magazine visar att 90 dagar av promenadmöten kan leda till högre energinivåer, förbättrad fokus och större engagemang. Stanfords forskning visade en 80% ökning i kreativitet när deltagarna gick jämfört med när de satt.
16. Överväg att skapa teknikfria möten där deltagarna lämnar sina telefoner utanför. Detta förbättrar fokus och förhindrar multitasking. Längre möten kan inkludera snabba teknikpauser.
17. Brainwriting använder tystnadens kraft för att generera kreativa idéer.Deltagarna skriver tyst ner idéer på pappersark. Idéerna organiseras sedan i kategorier, och de viktiga diskuteras ytterligare muntligt eller genom att skriva kommentarer. Processen tar en tredjedel av tiden jämfört med traditionella brainstormingmöten, samtidigt som den genererar nästan 41% fler originella idéer.
18. Amazon ersätter presentationen av idéer med tyst läsning. Den första delen av mötet är reserverad för tyst läsning av ett detaljerat förslag. En intensiv diskussion följer sedan. Denna metod eliminerar behovet av förarbete, får alla att vara på samma sida och resulterar i mer djupgående diskussioner.
19. Undvik telefonmöten eftersom de skapar betydande kommunikations- och engagemangsutmaningar. När de är oundvikliga måste de hållas korta och fokuserade på att skissera huvudutmaningarna. Detta kan följas av offline-aktiviteter som smågruppsdiskussioner eller brainstorming på plattformar som Google Docs. Slutligen kan ett annat kort möte kallas för att bestämma vägen framåt.
20. Forskning visar att uppdelning av möten i två delar förhindrar deltagarna från att söka för tidig konsensus. Detta leder till bättre kvalitetsresultat. Företag som Boeing och Cadbury har gjort detta till en del av deras kultur.

Sammanfattning

Att delta i möten kan ofta vara en frustrerande upplevelse. I en nyligen genomförd undersökning rankade 3164 arbetstagare möten som den enskilt största orsaken till tidsförluster på arbetsplatsen.Dåliga möten beräknas kosta 250 miljarder dollar per år i slösad tid. Det finns också psykologiska kostnader i form av anställdas frustration och tid som spenderas på att varva ner efter ett dåligt möte. Men mängden tid som spenderas i möten ökar bara. I USA äger över 55 miljoner möten rum varje dag.

Möten kan inte elimineras. De är den "Kulturella Skatten" en organisation betalar för att skapa inkludering, deltagande, teamwork, kommunikation och sammanhållning. Organisationer kan undvika fallgroparna med dåliga möten genom att tillämpa insikter från banbrytande forskning.

Känn dig själv

Bevis tyder på att ledare konsekvent uppfattade sina möten mer positivt än andra deltagare gjorde. En telefonundersökning av Verizon fann att 79% av respondenterna bedömde de möten som initierades av dem som extremt eller mycket produktiva, jämfört med endast 56% för möten som startades av kollegor.

Vad organisationer kan göra[/title] [text] För att hjälpa till att övervinna dessa fördomar bör organisationer ge ledare kvalitetsutbildning i mötesfacilitering. De årliga medarbetarundersökningarna och 360-graders feedbackundersökningarna måste inkludera parametrar om kvaliteten på möten. Detta görs sällan även i Fortune 500-företag. Vissa företag tar möteskvalitet på allvar.Weight Watchers installerade pekskärmstabletter utanför konferensrum där anställda kunde betygsätta möten på en enkel femgradig skala. Detta hjälpte dem att bedöma kvaliteten på möten, utforma lämpliga ingripanden och mäta effektiviteten av ingripanden för att förbättra möteskvaliteten.

Skicka feedback[/title] [text] Ledare måste hålla ett öga på informella signaler som deltagare som multitaskar på telefoner och sidokonversationer för att känna att mötesdynamiken inte är ideal. Det är bäst att göra en periodisk bedömning av möteskvaliteten var tredje månad med hjälp av en anonym kort undersökning. En enkel uppsättning frågor kan vara:

• Vad bör man sluta göra som mötesledare?
• Vad bör man börja göra som inte görs för närvarande?
• Vad fungerar bra och bör fortsätta?

Undersökningsinstruktionerna måste tydligt kommunicera ledarens avsikt att förbättra möteskvaliteten. Resultaten av undersökningen måste delas tillsammans med specifika åtgärder för att hantera dessa frågor. Detta tjänar till att göra mötesexcellens till en del av organisationskulturen.

Anta tjänande ledarskap[/title] [text] Tjänande ledarskap är ett kraftfullt sätt att skapa en gynnsam mötesmiljö där kunskap, talang och färdigheter hos alla deltagare kommer fram.En tjänande ledare värderar andras tid och erkänner detta som centralt för personlig och organisatorisk framgång. Detta kräver noggrann planering och utformning av dagordningen, målen, ämnesföljden och mötesstrategierna.

Ideala beteenden för mötesledning inkluderar:

• Att hålla koll på tiden och effektivt styra mötets tempo.
• Att konsekvent sammanfatta diskussionen för att säkerställa att alla är på samma sida
• Att lyfta fram underliggande bekymmer genom uppmärksam lyssnande
• Att uppmuntra debatter och hantera konflikter kring centrala idéer för att driva bättre beslutsfattande
• Att regelbundet kontrollera för konsensus utan att pressa deltagarna
• Att förbli opartisk utan att privilegiera sin egen synpunkt i diskussionen

Planera möten annorlunda

En mötesledare måste planera varaktigheten baserat på mötets mål. Att förkorta möten är ett utmärkt sätt att skapa positiv press och behålla deltagarnas fokus. Forskning visar att möten börjar sent 50% av tiden vilket leder till anställdas frustration och sämre mötesresultat. Att minska mötets längd med 5-10 minuter skapar tid för pauser och undviker förseningar i framtida möten. Google följer 50/25-regeln: timslånga möten förkortas till 50 minuter, och trettio minuters möten förkortas till 25 minuter.

Dagliga samlingar

Samlingar är korta tio minuters möten med hela teamet som äger rum vid samma tidpunkt varje morgon. Detta kräver perfekt närvaro och görs vanligtvis stående. Samlingar används för att snabbt fånga upp kritiska framgångar och arbete som utförts dagen innan, fastställa prioriteringar för dagen och ta lager på framsteg mot väsentliga mål och hantera hinder. De förbättrar kommunikationen över silos, möjliggör snabb problemlösning, främjar ansvarsskyldighet och förbättrar samordningen mellan teammedlemmarna. Denna korta tidsinvestering kan spara timmar av arbete genom att lösa missförstånd och undvika omarbete.

Här är två viktiga saker att komma ihåg när du faciliterar samlingar:

1. Samlingar bör möjliggöra för teamet att eliminera vissa längre möten. Annars blir det bara ännu ett möte.
2. Samlingar måste hållas strama och sluta i tid. Om det slutar sent kommer det att störa efterföljande aktiviteter och leda till anställdas frustration.

Ledare bör avsluta ett möte tidigt när mötesmålen har uppnåtts eller när anställda inte är produktiva.

Agenda

Ett möte kostar mellan $1000 och $3000 i deltagartid och löner. Detta måste hanteras som en händelse som kräver noggrann planering. Ledare måste förbereda sig för möten på samma sätt som de gör för ett kundmöte eller en workshop. Möten bör endast inkludera ämnen som kräver diskussion och engagemang.Bra exempel på dessa är att identifiera nyckelrisker och möjligheter, utvärdera framsteg och identifiera nya möjligheter. Ämnen som inte behöver detta kan kommuniceras via meddelanden och e-post. Det är en bra idé att få dagordningspunkter från deltagarna för att skapa engagemang. Detta kan göras genom att skicka ett e-postmeddelande tre dagar innan man begär ämnen. Om en punkt inte ingår, måste den tas upp med medarbetaren eller en liten grupp utanför mötet eller flyttas till ett framtida möte.

Utforma mötets flöde

Därför spelar ordningen på dagordningspunkterna tydligt roll. Forskning har funnit att de första punkterna på dagordningen får oproportionerligt mycket tid och uppmärksamhet. Mötets mål måste rangordnas baserat på strategisk betydelse. Dagordningspunkter bör inte bara inkludera omedelbara problem, utan också långsiktiga mål. Ledare kan överväga att börja möten med de mest spännande och kontroversiella frågorna för att skapa äkta debatt och engagemang. Möten måste alltid avslutas med några minuter för att täcka överlämningar, uppföljningar och till och med en snabb frågestund.

Använd en tidsbestämd dagordning

Att tilldela tid för varje punkt i dagordningen kan vara ett användbart verktyg när ledare finner att diskussionen går i sidospår. Det kan också säkerställa att nyckelpunkter får den uppmärksamhet de kräver.

Tilldela direkt ansvariga individer

Ledare kan dela ledarskapet genom att tilldela varje mötesuppgift till en deltagare.Apple utser en Direkt Ansvarig Individ (DAI) till alla agendapunkter. DAI är ansvarig för att underlätta diskussionen och hantera uppföljningar efter mötet. Detta gör möten mer engagerande, främjar kompetensutveckling i att leda möten och ökar ansvarstagandet.

Det är bäst att cirkulera en agenda några dagar före mötet. Om det inte finns några tvingande frågor att diskutera, avboka mötet.

Gör mötena smidiga

Studier visar att över 50% av mötena har mer än två extra deltagare utöver vad agendan krävde. Även om detta görs med avsikt att vara inkluderande, kan uppblåsta möten vara suboptimala. Data från Bain and Company visar att för varje person som läggs till utöver sju medlemmar, minskar beslutsfattande effektiviteten med 10%. Dessutom minskar medarbetarnas engagemang när de deltar i möten som inte är relevanta för deras jobb.

Mötesledare måste försöka göra ett möte så smidigt som möjligt. För Google är det maximala antalet deltagare 10. Amazon använder "två-pizza-regeln" - två pizzor bör räcka för att mata alla deltagare. För beslutsfattande och problemlösning är den idealiska mötesstorleken 7 eller 8 personer. Med utmärkta facilitatorfärdigheter kan en ledare hantera upp till 12 deltagare. Att ha mindre än 15 deltagare är perfekt för snabba möten, brainstorming och agendainställning.

Välj rätt deltagare

Här är några frågor för varje mötesmål som kan hjälpa ledare att välja rätt deltagare:

• Vem har ämneskunskap för målet?
• Vilka är de viktigaste intressenterna och beslutsfattarna?
• Vem behöver denna information?
• Vem kommer att genomföra de fattade besluten?

Mildra sårade känslor

Anställda ser mötesinbjudningar som ett tecken på att de värderas. Därför kan uteslutning av individer från möten leda till känslor av avvisning och brända broar. Här är fem sätt att hantera detta:

1. Dela upp din agenda i två mindre möten med olika deltagare:
2. En tidsbestämd agenda kan möjliggöra för olika deltagare att endast delta i relevanta delar.
3. Sök idéer och input från icke-deltagare och diskutera dem på mötet. Detta kan göras genom ett enkelt mail som söker feedback före mötet och ett efterföljande mail som delar viktiga lärdomar.
4. Dela detaljerade mötesanteckningar med andra intressenter för att söka input och expertis.
5. Be några deltagare att representera intressenter som inte är närvarande. Representanten kommer att kontakta dessa intressenter, hålla dem informerade om diskussionerna och be om framtida input.

Dessa tekniker minskar mötesstorleken samtidigt som de främjar känslor av inklusivitet bland en större grupp icke-deltagare.

Skapa nya rytmer

Möten kan bli repetitiva på grund av att de börjar och slutar vid samma tid, hålls i samma rum och vanligtvis med samma agenda. Genom att bryta dessa mönster kan man skapa nya dynamiker och göra mötena mer engagerande.

Utnyttja sittplatsdesign

Forskning visar att sittplatser påverkar effektivitet, kommunikationsflöde, beslutsfattande och kreativitet. Personer som sitter vid huvudet eller foten av bordet talar troligen mer och lyssnas på. Mötesledaren måste aktivt utforma sittplatserna för att skapa rätt sociala dynamik. Detta kan göras genom att få människor att byta sittplatser vid varje möte eller till och med byta rum. Amazon använder en tom stol i möten för att representera kunden. Detta fungerar som en fysisk påminnelse för att göra deltagarna kundcentrerade i sina beslut. Den tomma stolen kan också användas för att representera andra frånvarande intressenter.

Gående möten

Gående möten kan hjälpa till att bryta barriärer och förbättra kommunikationen. Det gör också multitasking svårt, vilket resulterar i ökad fokus. Stanford Universitys forskning visar att 80% av deltagarna var mer kreativa när de gick än när de satt och var på sitt kreativa bästa när de gick utomhus.Dessa möten är idealiska för små sammankomster med upp till fyra deltagare. De fungerar bäst när agendan inte kräver teknologiska verktyg eller stödmaterial.

Stående möten

Stående möten förbättrar samarbetet och ökar engagemanget för andras idéer. Forskning visar att stående möten generellt tar 34% mindre tid än sittande möten. Även om de kan fungera för större grupper, är det viktigt att hålla dessa möten korta.

Skapa rätt stämningar

Forskning visar att grupper i en positiv stämning presterar bättre än de i en neutral stämning i kreativa uppgifter, teamengagemang och konstruktiva samtal. Eftersom möten vanligtvis uppfattas som ett avbrott i en deltagares arbetsflöde, kan deltagare komma med negativt bagage. För att skapa positivitet, måste ledaren hälsa deltagarna varmt, göra ögonkontakt och underlätta introduktioner. Ledarens stämningsläge påverkar starkt deltagarnas stämningsläge och är en prediktor för gruppens prestation.

Här är några sätt att förbättra stämningen i mötet:

• Att spela musik före mötet kan skapa rätt stämning
• Att servera snacks kan bygga kamratskap och påverka stämningen
• Att skapa teknikfria möteszoner för att förhindra multitasking och säkerställa fokus. Allt fler företag ber deltagarna att lämna in telefonerna vid dörren. Om mötena är långa, överväg att lägga till teknikpauser.
• Användning av klickerquiz för att göra snabba undersökningar om viktiga frågor. Resultaten kan omedelbart sammanfattas, visualiseras och visas på skärmen. Detta ger in en bit av roligt, tillsammans med ökad engagemang.
• Att få deltagarna att diskutera nyckelfrågor i par några minuter innan mötet börjar. Detta involverar alla, för fram nya idéer till bordet och gör det lättare att övervinna hämningar.

Sluta prata

Grupptänkande kan dominera möten, medan unika insikter förblir begravda. Därför är det viktigt att skapa sätt att få fram olika och motsatta perspektiv på bordet. Metoder baserade på tystnad kan vara förvånansvärt effektiva för att uppnå detta.

Använd brainwriting

Brainwriting utnyttjar kraften i tystnad för att generera olika idéer. Deltagarna skriver tyst ner sina svar på ett mötesmål på papper utan att lägga till sina namn. Pappren placeras sedan med framsidan nedåt i mitten av bordet. Facilitatorn grupperar liknande idéer, och deltagarna röstar om de viktigaste idéerna som ska diskuteras. Denna diskussion görs skriftligt med deltagare som lägger till kommentarer till varje idéblad. Hela processen tar en tredjedel av tiden för traditionella brainstormingmöten samtidigt som den är inkluderande och engagerande. Studier visar att brainwriting-grupper producerade 20 % fler idéer och 42% mer originalidéer än traditionell brainstorming.

Tyst läsning

Amazon använder tyst läsning för att förbättra effektiviteten i möten. Presentatören måste skriva förslaget noggrant i ett standardformat. Den första delen av mötet ägnas åt tyst läsning av förslaget. Detta säkerställer att inget förarbete för mötet behövs och att alla är på samma sida. Eftersom deltagarna kan läsa snabbare än en presentatör kan tala, används samma tid för att studera idén mer omfattande. Detta leder till mycket mer djupgående diskussioner.

Undvik inringningsmöten

Inringningar uppmuntrar till multitasking, brist på engagemang och dålig kommunikation på grund av att icke-verbala signaler saknas. När det är möjligt är det bäst att få deltagarna att ansluta via video. Om detta inte är möjligt, här är några sätt att styra mötet:

Utnyttja offline-aktivitet

När möten involverar mer än fem personer, måste de kompletteras med offline-aktiviteter. Efter ett snabbt inledande möte tilldelas varje utmaning till ett underlag för att diskuteras offline. Senare träffar underlagets representanter mötesledaren för att diskutera och fatta beslut. Denna strategi flyttar mycket arbete offline och håller mötena fokuserade och minimala.

Genom att använda några av dessa mötestekniker i din organisation kan du åtgärda det nuvarande trasiga tillståndet för möten. Dina deltagare kommer att tacka dig för att du värderar deras tid.Detta kommer att införa ny energi, bryta kommunikationsbarriärer och frigöra högre produktivitet. I slutändan kan framgångsrika möten inspirera andra och bli en del av organisationskulturen.