Toplantıların Şaşırtıcı Bilimi

Özet

Nasıl yüksek derecede etkileşimli toplantılar düzenleyebilir ve yaratıcılığı, etkinliği ve dinamizmi açığa çıkarabilirsiniz? Toplantılar genellikle yorucu ve verimsiz olmasına rağmen, günlük kurumsal yaşamın büyük bir parçasıdırlar. Yöneticiler her hafta 12 toplantıya katılır. Amerika Birleşik Devletleri'nde her gün 55 milyon toplantı gerçekleşir ve bunlar yılda inanılmaz bir şekilde 1.4 trilyon dolar maliyet oluşturur.

Toplantıların Şaşırtıcı Bilimi geniş kapsamlı ve son teknoloji araştırmaları kullanarak, yüksek verimli ve etkileşimli toplantılar düzenlemek için kanıtlanmış taktikler sunar. Bu toplantı liderliği becerileri ile daha iyi takım başarıları yaratabilir, kariyer büyümesini sağlayabilir ve kurumsal değer oluşturabilirsiniz.

İlk 20 içgörü

1. Kırk yıldan kısa bir sürede, bir günde gerçekleşen toplantıların sayısı Amerika Birleşik Devletleri'nde 11 milyondan inanılmaz bir şekilde 55 milyona çıkmıştır. Bu toplantılar, yıllık olarak inanılmaz bir şekilde 1.4 trilyon dolar, yani ABD'nin GSYİH'sının %8.2'sini maliyet oluşturur.
2. Bir kişi kurumsal merdiveni tırmandıkça toplantı sayısı artar. Ortalama olarak, yönetici olmayanlar haftada 8 toplantıya katılırken, yöneticiler 12 toplantıya katılır. Üst yönetim, zamanlarının çoğunu ardışık toplantılarda geçirir.
3. Microsoft tarafından yapılan bir küresel anketin sonuçlarına göre, katılımcıların %69'u toplantıların verimli olmadığını düşünüyor. Son zamanlarda yapılan bir araştırma, toplantıların işyerindeki zaman kayıplarının en önemli nedeni olduğunu buldu. Kötü toplantıların yılda 250 milyar dolarlık zaman israfına neden olduğu tahmin ediliyor.
}Bu ölçekteki başka bir kurumsal yatırım bu kadar rastgele ele alınmaz. [/item]
4. Toplantılar ortadan kaldırılamaz. Toplantılarda geçirilen zaman, bir organizasyonda dahil olma, katılım, takım çalışması, iletişim ve uyumu sağlama adına ödenen ""Kültürel Vergi""dir. Azaltılması gereken şey, gereksiz veya kötü organize edilmiş toplantılarda harcanan zamanın israfıdır.
5. Organizasyonların toplantı etkinliğine odaklanması, önemli performans kazanımlarını açığa çıkarabilir. Intel'in eski CEO'su Andy Grove'un dediği gibi: ""Bir meslektaşınızın 2000 dolar değerinde bir ofis ekipmanını çalmasına izin vermezsiniz, aynı şekilde kimseye diğer yöneticilerin zamanını çalmalarına izin vermemelisiniz"".
6. Bilişsel yanılgılar, liderlerin toplantılarına diğer katılımcılardan daha olumlu düşünmeye meyilli olmalarına neden olur. Verizon'un yaptığı bir araştırmada, katılımcıların kendi başlattıkları toplantıları %79 oranında son derece veya çok verimli olarak değerlendirdiği, diğerlerinin başlattığı toplantılar için bu oranın sadece %56 olduğu bulunmuştur. Organizasyonlar, toplantı yönetimi en iyi uygulamalarında eğitim vermeli ve 360 derece geri bildirim anketlerine toplantı kalitesi parametrelerini dahil etmelidirler.
7. Toplantılara katılanların geri bildirimlerini toplamak, toplantı kalitesini değerlendirmede ve müdahalelerin etkinliğini ölçmede değerli olabilir. Weight Watchers, katılımcıların toplantıları beş puanlık bir ölçekte değerlendirebilecekleri basit bir dokunmatik ekranı konferans odalarının dışına kurarak bunu gerçekleştirdi.
8. Araştırmalar, toplantıların %50'sinin zamanında başlamadığını ve bu durumun çalışanların moralini bozduğunu ve kötü sonuçlara yol açtığını göstermektedir. Google'ın 50/25 kuralını kullanarak bir saatlik toplantıları 50 dakikaya ve 30 dakikalık toplantıları 25 dakikaya indirin. Bu, çalışanların gelecekteki toplantılara geç kalmamaları için geçiş süresi sağlar.
9. Huddles, her gün sabahları gerçekleşen hızlı on dakikalık, ayakta yapılan toplantılardır. Önceki gün yapılan işleri tartışmak, gün için görevleri belirlemek ve ana hedeflerdeki ilerlemeyi değerlendirmek için kullanılırlar. Harcanan zaman, saatlerce yeniden çalışmayı önleyebilir.
10. Toplantılar, katılımcıların zamanı ve maaşları göz önüne alındığında 1000 ile 3000 dolar arasında maliyet oluşturabilir. Liderlerin, bir müşteri toplantısı veya bir atölye çalışması için hazırlandıkları gibi toplantılara da hazırlanmaları gerekmektedir. Toplantı gündemi maddeleri, stratejik öneme göre dikkatlice sıralanmalıdır. Araştırmalar, toplantılarda erken gündem maddelerinin çok daha fazla dikkat çektiğini göstermektedir.
11. Katılımcılardan potansiyel gündem maddeleri talep etmek harika bir fikirdir. Bu, daha fazla kapsayıcılık, katılım ve katılım hissi yaratır. Bunu yapmanın mükemmel bir yolu, toplantıdan birkaç gün önce bir e-posta göndermektir. Bir madde uygun değilse, liderin bunu katılımcıyla kişisel olarak görüşmesi veya bunu gelecekteki bir toplantıya taşıması gerekmektedir.
12. Toplantıları küçük tutun. Araştırmalar, toplantıların %50'sinin, toplantı gündemi için gerekli olanın iki veya daha fazla fazladan katılımcıya sahip olduğunu göstermektedir.Daha büyük toplantılarda grup deneyimleri daha kötüdür, daha fazla pasiflik vardır ve olumsuz davranışların oranı daha yüksektir. Bain ve Şirketi'nin verileri, yedi üyenin ötesine eklenen her kişi için karar verme etkinliğinin %10 azaldığını göstermektedir.
13. Bir toplantıyı çağırmadan önce, liderin özenle belirli bir toplantı tekniği seçmesi gerekir. Her gündem maddesi üzerinde grup tartışması tipik bir yöntemdir ve birçok olası yol arasındadır. Toplantının başarısı, gündeme en uygun modu seçmeye bağlıdır.
14. Toplantı odalarının tasarımı önemlidir. Amazon, müşteriyi temsil etmek için toplantılarda boş bir sandalye kullanır. Bu, katılımcıların kararlarında müşteri odaklı olmalarını sağlayan fiziksel bir ipucu olarak hizmet eder. Boş sandalye, diğer yok olan paydaşları temsil etmek için de kullanılabilir.
15. Yürüyüş toplantıları, dörtten az katılımcısı olan kısa tartışmalar için harikadır. Engelleri kaldırırlar, iletişimi güçlendirirler ve yaratıcı düşünmeyi iyileştirirler. Inc. dergisinin bir anketi, yürüyüş toplantılarının 90 günü sonunda daha yüksek enerji seviyeleri, gelişmiş odaklanma ve daha büyük katılım sağladığını göstermektedir. Stanford'un araştırması, katılımcılar yürürken oturduklarından %80 daha fazla yaratıcılık gösterdiklerini ortaya koymuştur.
16. Katılımcıların telefonlarını dışarıda bıraktıkları teknoloji-free toplantılar oluşturmayı düşünün. Bu, odaklanmayı iyileştirir ve çoklu görev yapmayı önler. Daha uzun toplantılar hızlı teknoloji molaları içerebilir.
17. Beyin yazma, yaratıcı fikirler üretmek için sessizliğin gücünü kullanır.Katılımcılar sessizce fikirlerini kağıtlara yazarlar. Fikirler daha sonra kategorilere ayrılır ve önemli olanlar üzerinde sesli olarak veya yorum yazarak daha fazla tartışılır. Bu süreç, geleneksel beyin fırtınası toplantılarının süresinin üçte birini alırken, %41 daha fazla orijinal fikir üretir.
18. Amazon, fikirlerin sunumunu sessiz okuma ile değiştirir. Toplantının ilk bölümü, detaylı bir teklifin sessizce okunması için ayrılmıştır. Ardından canlı bir tartışma gerçekleşir. Bu yaklaşım, ön çalışma ihtiyacını ortadan kaldırır, herkesi aynı sayfaya getirir ve daha derinlemesine tartışmalara yol açar.
19. Telefonla yapılan toplantılardan kaçının çünkü önemli iletişim ve katılım zorlukları yaratırlar. Kaçınılmaz olduklarında, kısa ve anahtar zorlukları belirlemeye odaklanmış olmalıdırlar. Bu, Google Docs gibi platformlarda küçük grup tartışmaları veya beyin fırtınası gibi çevrimdışı aktivitelerle takip edilebilir. Son olarak, ilerlemek için başka bir kısa toplantı çağrılabilir.
20. Araştırmalar, toplantıları iki bölüme ayırmanın, katılımcıların erken dönemde uzlaşma arayışını önlediğini göstermektedir. Bu, daha kaliteli sonuçlara yol açar. Boeing ve Cadbury gibi şirketler bunu kültürlerinin bir parçası haline getirmiştir.

Özet

Toplantılara katılmak genellikle sinir bozucu bir deneyim olabilir. Son yapılan bir anket sonucunda, 3164 çalışan toplantıları işyerindeki zaman kaybının en önemli nedeni olarak değerlendirdi.Kötü toplantıların yılda 250 milyar dolarlık zaman kaybına neden olduğu tahmin ediliyor. Ayrıca, çalışanların hayal kırıklığı ve kötü bir toplantıdan sonra rahatlama süresi açısından da psikolojik maliyetler vardır. Ancak toplantılarda geçirilen zaman sadece artıyor. Amerika Birleşik Devletleri'nde her gün 55 milyondan fazla toplantı yapılıyor.

Toplantılar ortadan kaldırılamaz. Bunlar, bir organizasyonun kapsayıcılık, katılım, takım çalışması, iletişim ve uyum oluşturma için ödediği "Kültürel Vergi"'dir. Organizasyonlar, kötü toplantıların tuzaklarından, keskin araştırmalardan elde edilen içgörüler uygulanarak kaçınabilir.

Kendinizi tanıyın

Kanıtlar, liderlerin toplantılarını diğer katılımcılardan daha olumlu algıladığını gösteriyor. Verizon tarafından yapılan bir telefon anketinde, katılımcıların %79'u, kendileri tarafından başlatılan toplantıları son derece veya çok verimli olarak değerlendirirken, akranları tarafından başlatılan toplantılar için bu oran sadece %56 idi.

Organizasyonların yapabileceği şeyler[/title] [text] Bu önyargıları aşmak için, organizasyonlar liderlere toplantı yönetimi konusunda kaliteli eğitimler sunmalıdır. Yıllık çalışan bağlılığı anketleri ve 360 derece geri bildirim anketlerinde toplantıların kalitesi üzerine parametreler bulunmalıdır. Bu, Fortune 500 şirketlerinde bile nadiren yapılır. Bazı şirketler toplantı kalitesini ciddiye alır.Weight Watchers, çalışanların toplantıları basit bir beş puanlık ölçekte değerlendirebileceği dokunmatik tabletler kurdu. Bu, toplantıların kalitesini değerlendirmelerine, uygun müdahaleler tasarlamalarına ve müdahalelerin toplantı kalitesini iyileştirme etkinliğini ölçmelerine yardımcı oldu.

Geri bildirim gönderin[/title] [text] Liderlerin, toplantı dinamiklerinin ideal olmadığını hissetmek için katılımcıların telefonlarda çoklu görev yapmaları ve yan konuşmalar gibi gayri resmi ipuçlarına dikkat etmeleri gerekmektedir. Anonim kısa bir anket kullanarak her üç ayda bir toplantı kalitesinin periyodik bir değerlendirmesini yapmak en iyisidir. Basit bir soru seti şu şekilde olabilir:

• Bir toplantı lideri olarak ne yapmayı bırakmalı?
• Şu anda yapılmayan ne yapmaya başlanmalı?
• Ne iyi çalışıyor ve devam etmeli?

Anket talimatları, liderin toplantı kalitesini iyileştirme niyetini açıkça iletmelidir. Anketin sonuçları, bu sorunları ele almak için belirli eylemlerle birlikte paylaşılmalıdır. Bu, toplantı mükemmelliğini kurumsal kültürün bir parçası haline getirir.

Hizmetkâr liderliği benimseyin[/title] [text] Hizmetkâr Liderlik, tüm katılımcıların bilgisinin, yeteneğinin ve becerilerinin ortaya çıktığı uygun bir toplantı ortamı yaratmanın güçlü bir yoludur.Bir Hizmetkar Lider, başkalarının zamanını değerli bulur ve bunu kişisel ve kurumsal başarının merkezi olarak görür. Bu, gündemin, hedeflerin, konuların sıralamasının ve toplantı stratejilerinin dikkatli bir şekilde planlanması ve tasarlanması gerektirir.

İdeal toplantı yönetimi davranışları şunları içerir:

• Zamanı takip etmek ve toplantıyı etkili bir şekilde yönetmek.
• Herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak için tartışmayı sürekli özetlemek
• Dikkatli dinleme yoluyla altta yatan endişeleri ortaya çıkarmak
• Daha iyi karar verme sürecini yönlendirmek için anahtar fikirler etrafında tartışmaları teşvik etmek ve çatışmaları yönetmek
• Katılımcılara baskı yapmadan zaman zaman fikir birliği için kontrol etmek
• Tartışmada kendi görüşünü ayrıcalıklı kılmadan tarafsız kalmak

Toplantıları farklı zamanlarda yapın

Bir toplantı lideri, süreyi toplantı hedeflerine göre planlamalıdır. Toplantıları kısaltmak, olumlu bir baskı oluşturmanın ve katılımcıların odaklanmasını sağlamanın mükemmel bir yoludur. Araştırmalar, toplantıların %50'sinin geç başladığını ve bu durumun çalışanların moralini bozduğunu ve toplantı sonuçlarının kalitesini düşürdüğünü göstermektedir. Toplantı sürelerini 5-10 dakika kısaltmak, mola zamanı yaratır ve gelecekteki toplantılarda geç kalınmasını önler. Google, 50/25 kuralını uygular: bir saatlik toplantılar 50 dakikaya, otuz dakikalık toplantılar ise 25 dakikaya kısaltılır.

Günlük toplantılar

Toplantılar, her gün sabah aynı saatte gerçekleşen, on dakikalık, tüm ekibin katıldığı toplantılardır. Bu, mükemmel katılımı zorunlu kılar ve genellikle ayakta yapılır. Toplantılar, bir önceki gün yapılan kritik kazanımlar ve çalışmalar hakkında hızlıca bilgi almak, gün için öncelikleri belirlemek ve temel hedefler üzerindeki ilerlemeyi değerlendirmek ve engelleri ele almak için kullanılır. İletişimi farklı birimler arasında iyileştirirler, hızlı problem çözümünü sağlarlar, sorumluluk duygusunu teşvik ederler ve ekip üyeleri arasında koordinasyonu artırırlar. Bu kısa süreli yatırım, yanlış anlaşılmaların çözülmesi ve yeniden iş yapmanın önlenmesi konusunda saatlerce çalışmayı kurtarabilir.

Toplantıları düzenlerken hatırlanması gereken iki önemli nokta:

1. Toplantılar, ekibin bazı daha uzun toplantıları ortadan kaldırmasını sağlamalıdır. Aksi takdirde, bu sadece başka bir toplantı olur.
2. Toplantılar sıkı tutulmalı ve zamanında sona erdirilmelidir. Eğer geç biterse, toplantı sonrası aktiviteleri aksatır ve çalışanların moralini bozar.

Liderler, toplantı hedeflerine ulaşıldığında veya çalışanlar verimli olmadığında toplantıyı erken sonlandırmalıdır.

Gündem

Bir toplantının maliyeti, katılımcıların zamanı ve maaşları göz önüne alındığında 1000 ile 3000 dolar arasında değişir. Bu, dikkatli bir planlama gerektiren bir etkinlik olarak ele alınmalıdır. Liderler, bir müşteri toplantısı veya bir atölye çalışması için hazırlandıkları gibi toplantılar için de hazırlanmalıdırlar. Toplantılarda sadece tartışma ve katılım gerektiren konular yer almalıdır.Bu konuların iyi örnekleri, anahtar risklerin ve fırsatların belirlenmesi, ilerlemenin değerlendirilmesi ve yeni fırsatların belirlenmesidir. Bu gereksinimi olmayan konular, notlar ve e-postalar aracılığıyla iletilir. Katılımcılardan gündem maddeleri almak ve katılımı artırmak iyi bir fikirdir. Bu, konular için çağrıda bulunan bir e-posta göndererek üç gün önce yapılabilir. Bir madde dahil edilmezse, bu, çalışanla veya toplantının dışında küçük bir grupla ele alınmalı veya gelecekteki bir toplantıya taşınmalıdır.

Toplantı akışını tasarlayın

Bu nedenle, gündem maddelerinin sırası açıkça önemlidir. Araştırmalar, gündemin ilk maddelerinin orantısız zaman ve dikkat aldığını bulmuştur. Toplantı hedefleri, stratejik öneme göre sıralanmalıdır. Gündem maddeleri, sadece acil sorunları değil, aynı zamanda uzun vadeli hedefleri de içermelidir. Liderler, gerçek bir tartışma ve katılım yaratmak için toplantılara en çarpıcı ve tartışmalı konularla başlamayı düşünebilirler. Toplantılar, her zaman alınacakları, takip edilecekleri ve hatta hızlı bir S&A ile birkaç dakika kapatılmalıdır.

Zamanlı bir gündem kullanın

Gündemdeki her madde için zaman ayırmak, liderlerin tartışmanın sapmalara gittiğini bulduklarında yararlı bir araç olabilir. Ayrıca, anahtar maddelerin gerektiği dikkati almasını da sağlayabilir.

Doğrudan sorumlu bireyleri atayın

Liderler, her toplantı görevini bir katılımcıya atayarak liderliği paylaşabilirler.Apple, tüm gündem maddelerine Direkt Sorumlu Bir Birey (DRI) atar. DRI, tartışmayı kolaylaştırmak ve toplantı sonrası takipleri ele almak için sorumludur. Bu, toplantıları daha etkileşimli hale getirir, toplantıları yönetme becerisi geliştirir ve hesap verebilirliği artırır.

Birkaç gün önce bir gündem dolaştırmak en iyisidir. Tartışılacak önemli konular yoksa, toplantıyı iptal edin.

Toplantıları verimli hale getirin

Araştırmalar, toplantıların %50'sinden fazlasının gündemin gerektirdiğinden fazla iki ek katılımcıya sahip olduğunu göstermektedir. Bu, kapsayıcı olma niyetiyle yapılırken, şişirilmiş toplantılar optimal olmayabilir. Bain ve Şirketi'nden gelen veriler, yedi üyeden fazla her bir kişi eklendiğinde, karar verme etkinliğinin %10 azaldığını göstermektedir. Ayrıca, işleriyle ilgili olmayan toplantılara katılan çalışanların bağlılığı azalır.

Toplantı liderleri, bir toplantıyı olabildiğince verimli hale getirmeye çalışmalıdır. Google için maksimum katılımcı sayısı 10'dur. Amazon, "iki-pizza kuralını" kullanır - iki pizza, tüm katılımcıları beslemek için yeterli olmalıdır. Karar verme ve problem çözme için ideal toplantı büyüklüğü 7 veya 8 kişidir. Mükemmel kolaylaştırma becerileriyle, bir lider 12 katılımcıyı yönetebilir. 15'ten az katılımcının olması, huddle'lar, beyin fırtınaları ve gündem belirleme için mükemmeldir.

Doğru katılımcıları seçin

İşte liderlerin doğru katılımcıları seçmelerine yardımcı olabilecek her toplantı hedefi için bazı sorular:

• Hedef için konu bilgisine sahip olan kim?
• Ana paydaşlar ve karar vericiler kimlerdir?
• Bu bilgiye kimin ihtiyacı var?
• Alınan kararları kim uygulayacak?

Kırılan kalpleri hafifletme

Çalışanlar, toplantı davetlerini değerli görüldüklerinin bir işareti olarak görürler. Bu nedenle, bireyleri toplantılardan çıkarmak reddedilme hissine ve yanmış köprülere yol açabilir. İşte bununla başa çıkmanın beş yolu:

1. Gündeminizi iki küçük toplantıya bölebilir ve farklı katılımcıları davet edebilirsiniz:
2. Zamanlanmış bir gündem, farklı katılımcıların sadece ilgili bölümlere katılmasını sağlayabilir.
3. Katılmayanlardan fikirler ve girdiler alın ve bunları toplantıda tartışın. Bu, toplantıdan önce geri bildirim arayan basit bir posta ve ardından ana noktaları paylaşan bir sonraki posta ile yapılabilir.
4. Detaylı toplantı notlarını diğer paydaşlarla paylaşın ve girdiler ve uzmanlık arayın.
5. Bazı katılımcılardan, orada olmayan paydaşları temsil etmelerini isteyin. Temsilci, bu paydaşlarla iletişime geçecek, onları tartışmalarda güncel tutacak ve gelecekteki girdileri isteyecektir.

Bu teknikler, toplantı boyutunu azaltırken daha geniş bir katılmayanlar grubunda kapsayıcılık hissini teşvik eder.

Yeni ritimler oluşturun

Toplantılar, aynı saatte başlayıp bitme, aynı odada toplanma ve genellikle aynı gündemle tekrarlayabilir. Bu kalıpları kırmak, taze dinamikler yaratabilir ve daha etkin toplantılar yapılmasını sağlar.

Oturma düzenini kullanın

Araştırmalar, oturma pozisyonlarının etkinliği, iletişim akışını, karar verme sürecini ve yaratıcılığı etkilediğini göstermektedir. Masanın başında veya sonunda oturan kişilerin daha çok konuşma ve dinlenme olasılığı daha yüksektir. Toplantı lideri, doğru sosyal dinamikleri oluşturmak için oturma düzenini aktif bir şekilde tasarlamalıdır. Bu, insanların her toplantıda oturma pozisyonlarını değiştirmelerini sağlamak veya hatta odaları değiştirmek suretiyle yapılabilir. Amazon, müşteriyi temsil etmek için toplantılarda boş bir sandalye kullanır. Bu, katılımcıların kararlarında müşteri odaklı olmalarını sağlamak için fiziksel bir ipucu olarak hizmet eder. Boş sandalye, diğer eksik paydaşları temsil etmek için de kullanılabilir.

Yürüyüş toplantıları

Yürüyüş toplantıları, engelleri kırmaya ve iletişimi iyileştirmeye yardımcı olabilir. Ayrıca çok görevli olmayı zorlaştırır, bu da odaklanmanın artmasına neden olur. Stanford Üniversitesi'nin araştırması, katılımcıların %80'inin otururken olduğundan daha yaratıcı olduğunu ve dışarıda yürürken en yaratıcı olduklarını göstermektedir.

Ayakta toplantılar

Ayakta toplantılar işbirliğini artırır ve diğerlerinin fikirlerine olan katılımı artırır. Araştırmalar, ayakta yapılan toplantıların genellikle oturarak yapılan toplantılardan %34 daha kısa sürdüğünü göstermektedir. Bu tür toplantılar daha büyük gruplar için de işe yarayabilir, ancak bu toplantıların kısa tutulması esastır.

Doğru ruh hallerini belirleyin

Araştırmalar, pozitif bir ruh hali içinde olan grupların, yaratıcı görevlerde, takım katılımında ve yapıcı konuşmalarda nötr ruh hali içinde olanlardan daha iyi performans gösterdiğini göstermektedir. Toplantılar genellikle bir katılımcının iş akışında bir kesinti olarak algılandığından, katılımcılar olumsuz bir ruh hali ile gelebilir. Pozitiflik yaratmak için, liderin katılımcıları sıcak bir şekilde karşılaması, göz teması kurması ve tanıştırmaları kolaylaştırması gerekmektedir. Liderin ruh hali, katılımcıların ruh halini güçlü bir şekilde etkiler ve grup performansının bir göstergesidir.

İşte toplantıdaki ruh haliyi iyileştirmenin bazı yolları:

• Toplantıdan önce müzik çalmak doğru ruh haliyi belirleyebilir
• Atıştırmalıklar servis etmek, dayanışmayı artırabilir ve ruh hali üzerinde etkili olabilir
• Çok görevliliği önlemek ve odaklanmayı sağlamak için teknolojiye kapalı toplantı bölgeleri oluşturmak. Giderek daha fazla şirket, katılımcılardan telefonlarını kapıda bırakmalarını istiyor. Toplantılar uzun sürüyorsa, teknoloji molası eklemeyi düşünün.
• Anahtar sorular üzerinde hızlı anketler yapmak için tıklama cihazı kullanma. Sonuçlar anında özetlenebilir, görselleştirilebilir ve ekranda gösterilebilir. Bu, artan katılımla birlikte biraz eğlence getirir.
• Katılımcıların toplantı başlamadan önce birkaç dakika boyunca ana konuları çiftler halinde tartışmalarını sağlama. Bu, herkesi dahil eder, masaya yeni fikirler getirir ve çekingenliklerin üstesinden gelmeyi kolaylaştırır.

Konuşmayı bırakın

Grup düşüncesi toplantıları domine ederken, benzersiz içgörüler gömülü kalabilir. Bu nedenle, çeşitli ve aksi perspektifleri masaya getirmek için yollar oluşturmak önemlidir. Sessizliğe dayalı yaklaşımlar, bunu başarmada şaşırtıcı derecede etkili olabilir.

Beyin yazısını kullanın

Beyin yazısı, çeşitli fikirler üretmek için sessizliğin gücünden yararlanır. Katılımcılar, isimlerini eklemeksizin bir toplantı hedefine yanıtlarını kağıda sessizce yazarlar. Kağıtlar daha sonra masanın ortasına yüzleri aşağıya gelecek şekilde yerleştirilir. Facilitator benzer fikirleri gruplar ve katılımcılar tartışılacak ana fikirler üzerinde oylama yapar. Bu tartışma, katılımcıların her fikir sayfasına yorum ekleyerek yazılı olarak yapılır. Tüm süreç, geleneksel beyin fırtınası toplantılarının üçte biri kadar sürerken kapsayıcı ve ilgi çekicidir. Araştırmalar, beyin yazısı gruplarının geleneksel beyin fırtınasından %20 daha fazla fikir ve %42 daha orijinal fikir ürettiğini göstermektedir.

Sessiz okuma

Amazon, toplantı etkinliğini artırmak için sessiz okumayı kullanır. Sunum yapan kişi, teklifi standart bir formatda ayrıntılı bir şekilde yazmalıdır. Toplantının ilk bölümü, teklifin sessizce okunmasına ayrılır. Bu, herhangi bir toplantı öncesi çalışmaya gerek olmadığını ve herkesin aynı sayfada olduğunu garanti eder. Katılımcılar, bir sunum yapan kişinin konuşmasından daha hızlı okuyabilirler, bu yüzden aynı süre, fikri daha geniş çapta incelemek için kullanılır. Bu, çok daha derinlemesine tartışmalara yol açar.

Telefonla toplantılardan kaçının

Telefonla toplantılar, çoklu görevliliği, ilgi eksikliğini ve sözsüz ipuçlarını kaçırma nedeniyle kötü iletişimi teşvik eder. Mümkün olduğunda, katılımcıların video aracılığıyla katılması en iyisidir. Eğer bu mümkün değilse, toplantıyı yönlendirmenin bazı yolları aşağıdaki gibidir:

Çevrimdışı aktiviteyi kullanın

Toplantılar beşten fazla kişiyi içerdiğinde, çevrimdışı aktivitelerle desteklenmelidirler. Hızlı bir ilk toplantının ardından, her zorluk bir alt ekibe ayrılır ve çevrimdışı olarak tartışılır. Daha sonra, alt ekip temsilcileri toplantı lideriyle bir araya gelir ve kararlar alır. Bu yaklaşım, çok sayıda işi çevrimdışına taşır ve toplantıları odaklı ve minimal tutar.

Bu toplantı tekniklerinden bazılarını organizasyonunuzda uygulamak, toplantıların mevcut bozuk durumunu düzeltebilir. Katılımcılarınız, zamanlarını değerli kıldığınız için size teşekkür edeceklerdir.Bu, taze enerji getirecek, iletişim engellerini kıracak ve daha yüksek verimliliği serbest bırakacaktır. Sonuçta, başarılı toplantılar başkalarını ilham verebilir ve organizasyonel kültürün bir parçası haline gelebilir.