میٹنگز کی حیرت انگیز سائنس

خلاصہ

آپ کیسے ملاقاتوں کی قیادت کر سکتے ہیں جو تخلیقیت، کارکردگی اور توانائی کو آزاد کرتی ہیں؟ جبکہ ملاقاتیں عموماً تھکا دینے والی اور بے نتیجہ ہوتی ہیں، یہ روزمرہ کی کارپوریٹ زندگی کا بڑا حصہ ہیں۔ منیجرز ہر ہفتہ 12 ملاقاتوں میں شرکت کرتے ہیں۔ روزانہ امریکہ میں 55 ملین سے زیادہ ملاقاتیں ہوتی ہیں اور یہ سالانہ 1.4 ٹریلین ڈالر کی خرچ کرتی ہیں۔

میٹنگز کی حیرت انگیز سائنس نے وسیع جدید تحقیقات پر مبنی ثابت کردہ تکنیکوں کو آپ کے سامنے رکھا ہے تاکہ آپ موثر اور دلچسپ ملاقاتوں کی قیادت کر سکیں۔ ان ملاقات قیادتی مہارتوں کے ساتھ، آپ بہتر ٹیم کی کامیابی پیدا کر سکتے ہیں، کیریئر کی ترقی یقینی بنا سکتے ہیں، اور تنظیمی قدر بڑھا سکتے ہیں۔

بہترین 20 نکات

1. چالیس سال سے کم عرصے میں، ایک دن میں ہونے والی ملاقاتوں کی تعداد 11 ملین سے بڑھ کر امریکہ میں 55 ملین ہو گئی ہے۔ یہ ملاقاتیں سالانہ 1.4 ٹریلین ڈالر، یا 8.2٪ امریکی گروس ڈومیسٹک پروڈکٹ کی خرچ کرتی ہیں۔
2. ملاقاتوں کی تعداد کارپوریٹ سیڑھی چڑھنے کے ساتھ بڑھتی ہے۔ اوسطاً، غیر منیجرز ہر ہفتہ 8 ملاقاتوں میں شرکت کرتے ہیں، جبکہ منیجرز 12 ملاقاتوں میں شرکت کرتے ہیں۔ برتری حاصل کرنے والے افراد اپنا زیادہ وقت متواتر ملاقاتوں میں گزارتے ہیں۔
3. مائیکروسافٹ کے ایک عالمی سروے میں، 69٪ رسپانڈنٹس نے محسوس کیا کہ ملاقاتیں موثر نہیں ہوتیں۔ حال ہی میں ایک مطالعے نے پایا کہ ملاقاتیں کام کے وقت کے ضائع ہونے کی سب سے بڑی وجہ ہیں۔ برے ملاقاتوں کی تخمینہ کردہ خرچ سالانہ 250 بلین ڈالر ہے جو وقت کی ضائعگی میں ہوتی ہے۔
کوئی بھی دوسری کارپوریٹ سرمایہ کاری اس پیمانے پر اتنی آسانی سے نہیں کی جاتی۔ [/item]
4. میٹنگز کو ختم نہیں کیا جا سکتا۔ میٹنگز میں وقت گزارنا ایک ""ثقافتی ٹیکس"" ہے جو ایک تنظیم کو شمولیت، شرکت، ٹیم ورک، مواصلات اور تنظیم میں محکمت پیدا کرنے کے لئے ادا کرتی ہے۔ جو چیز کم کرنی ہوتی ہے وہ ہے غیر ضروری یا بہت خراب طریقے سے منظم کی گئی میٹنگز میں وقت کی ضائع۔
5. تنظیمی توجہ میٹنگ کی کارکردگی پر ہونی چاہئے تاکہ اہم کارکردگی کی کمی پوری کی جا سکے۔ جیسا کہ انڈی گروو، انٹیل کے سابقہ سی ای او نے کہا: ""جیسے آپ کسی ملازم کو دفتری سامان کی قیمت 2000 ڈالر چوری کرنے کی اجازت نہیں دیں گے، آپ کو کسی کو بھی اپنے ہم منصب منیجرز کا وقت چوری کرنے کی اجازت نہیں دینی چاہئے۔""۔
6. ذہنی تعصبات لیڈرز کو اپنی میٹنگز کے بارے میں دوسرے شرکاء کی نسبت زیادہ بہتر سوچنے پر مجبور کرتے ہیں۔ ایک ویرازن سروے نے یہ پایا کہ جواب دہندگان نے ان میٹنگز کو جو انہوں نے شروع کیا تھا، 79٪ وقت انتہائی یا بہت زیادہ پیداواری کے طور پر درج کیا، جبکہ دوسروں کی شروع کردہ میٹنگز کے لئے صرف 56٪۔ تنظیمیں کو میٹنگ کی سہولت کی بہترین عملیات میں تربیت فراہم کرنی چاہئے اور اپنے 360-ڈگری رائے سروے میں میٹنگ کی معیار کے پیرامیٹر شامل کرنے چاہئے۔
7. میٹنگز پر شرکاء کی رائے جمع کرنا میٹنگ کی معیار کا تقابلی جائزہ لینے اور تدخلات کی کارکردگی کو ناپنے میں قیمتی ہو سکتا ہے۔ ویٹ واچرز نے کانفرنس کمروں کے باہر ایک سادہ ٹچ سکرین نصب کرکے یہ کیا جہاں شرکاء میٹنگز کو پانچ نقطہ پیمانے پر درجہ بندی کر سکتے تھے۔
8. تحقیقات نے ثابت کیا ہے کہ میٹنگز کا آغاز وقت پر 50% وقت ہوتا ہے جس کی وجہ سے ملازمین مایوس ہوتے ہیں اور نتائج بھی خراب ہوتے ہیں۔ گوگل کے 50/25 کے اصول کا استعمال کرکے ایک گھنٹے کی میٹنگز کو 50 منٹ اور 30 منٹ کی میٹنگز کو 25 منٹ میں مختصر کریں۔ یہ ملازمین کو مستقبل کی میٹنگز میں دیری سے بچنے کا موقع دیتا ہے۔
9. ہڈلز فوری دس منٹ کی، کھڑے ہوکر ہونے والی میٹنگز ہوتی ہیں جو ہر روز صبح ہوتی ہیں۔ ان کا استعمال پچھلے دن کے کام پر بحث کرنے، دن کے لئے کام کا تعین کرنے اور اہم مقاصد پر ترقی کا جائزہ لینے کے لئے کیا جاتا ہے۔ اس وقت کا خرچ کچھ گھنٹوں کے کام کو دوبارہ کرنے سے بچا سکتا ہے۔
10. میٹنگز میں حاضرین کے وقت اور تنخواہوں کے حساب سے $1000 سے $3000 تک کا خرچ ہو سکتا ہے۔ رہنماوں کو میٹنگز کی تیاری کرنی چاہئے جیسے وہ کسی کلائنٹ کی میٹنگ یا ورکشاپ کی تیاری کرتے ہیں۔ میٹنگ کے ایجنڈا کے اہم مقدمات کو حتمی طور پر استراتیجی اہمیت کی بنیاد پر درجہ بندی کرنا چاہئے۔ تحقیقات نے یہ بھی ثابت کیا ہے کہ میٹنگز میں ابتدائی ایجنڈا کے مقدمات کو زیادہ توجہ ملتی ہے۔
11. حاضرین سے ممکنہ ایجنڈا کے مقدمات طلب کرنا اچھا خیال ہے۔ یہ شامل ہونے، مشغولیت اور حصہ لینے کی جذبات کو بڑھاتا ہے۔ اس کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ میٹنگ سے چند دن پہلے ای میل بھیجیں۔ اگر کوئی مقدمہ فٹ نہیں بیٹھتا، تو رہنما کو حاضرین کے ساتھ ذاتی طور پر اس کا سامنا کرنا چاہئے یا اسے مستقبل کی میٹنگ میں منتقل کرنا چاہئے۔
12. میٹنگز کو چھوٹا رکھیں۔ تحقیقات نے یہ ثابت کیا ہے کہ میٹنگز کے 50% سے زیادہ میٹنگز میں میٹنگ کے ایجنڈہ کے لئے ضروری سے زیادہ حاضرین ہوتے ہیں۔بڑی میٹنگوں میں گروہ کے تجربات خراب ہوتے ہیں، زیادہ پیسیوٹی ہوتی ہے اور منفی رویوں کی مزید واقعات ہوتے ہیں۔ بین اینڈ کمپنی کے ڈیٹا سے پتہ چلتا ہے کہ ہر شخص کو سات رکنوں سے زیادہ شامل کرنے سے فیصلہ سازی کی کارکردگی 10 فیصد کم ہوتی ہے۔
13. میٹنگ کا بل دینے سے پہلے، رہنما کو خاص طور پر میٹنگ کی تکنیک کا احتیاط سے انتخاب کرنا ہوگا۔ ہر ایجنڈا آئٹم پر گروہ کی بحث کا عمومی طریقہ ایک سے زیادہ ممکنہ طریقوں میں سے ایک ہے۔ میٹنگ کی کامیابی ایجنڈا کے لئے بہترین طریقہ کا انتخاب کرنے پر منحصر ہوتی ہے۔
14. میٹنگ رومز کی ترتیب کا اہمیت ہوتا ہے۔ ایمیزون میٹنگوں میں خالی کرسی کا استعمال کرتا ہے تاکہ گاہک کی نمائندگی کی جاسکے۔ یہ ایک جسمانی اشارہ ہوتا ہے تاکہ حاضرین اپنے فیصلوں میں گاہک مرکزی بنا سکیں۔ خالی کرسی کو دیگر غیر موجود ہونے والے دلچسپی رکھنے والوں کی نمائندگی کے لئے بھی استعمال کیا جاسکتا ہے۔
15. چھوٹی بحثوں کے لئے چلتے پھرتے میٹنگیں بہت اچھی ہوتی ہیں جن میں چار سے کم حاضرین ہوتے ہیں۔ وہ رکاوٹوں کو توڑتی ہیں، مواصلات کو بہتر بناتی ہیں اور تخلیقی سوچ کو بہتر بناتی ہیں۔ انک میگزین کے سروے کے مطابق 90 دن کی چلتے پھرتے میٹنگوں سے زیادہ توانائی کی سطح، بہتر فوکس اور بہتر شرکت پیدا ہوتی ہے۔ سٹینفورڈ' کی تحقیق نے دکھایا کہ جب شرکاء چل رہے ہوتے ہیں تو تخلیقیت میں 80 فیصد اضافہ ہوتا ہے جبکہ بیٹھے ہونے کے مقابلے میں۔
16. تکنالوجی سے محروم میٹنگوں کا تشکیل دینے پر غور کریں جہاں حاضرین اپنے فونز کو باہر جمع کراتے ہیں۔ یہ فوکس کو بہتر بناتا ہے اور ملٹی ٹاسکنگ کو روکتا ہے۔ طویل میٹنگوں میں تیزی سے ٹیکنالوجی بریک شامل کیا جاسکتا ہے۔
17. برین رائٹنگ خاموشی کی طاقت کا استعمال کرتی ہے تاکہ تخلیقی خیالات پیدا کیے جاسکیں۔شرکت کنندگان خاموشی میں کاغذات پر خیالات لکھتے ہیں۔ پھر خیالات کو گروہوں میں تقسیم کیا جاتا ہے، اور اہم خیالات کو مزید زبانی یا تبصرے لکھ کر بحث کیا جاتا ہے۔ یہ عمل روایتی برین سٹارمنگ میٹنگز کے مقابلے میں تیسرے حصے کا وقت لیتا ہے جبکہ تقریباً 41٪ زیادہ اصلی خیالات پیدا کرتا ہے۔
18. Amazon خیالات کی پیش کش کو خاموشی میں پڑھنے کے ساتھ تبدیل کرتا ہے۔ میٹنگ کا پہلا حصہ تفصیلی تجویز کو خاموشی میں پڑھنے کے لئے مختص کیا جاتا ہے۔ پھر ایک شدید بحث ہوتی ہے۔ یہ ترقی پذیری کی ضرورت کو ختم کرتا ہے، ہر کسی کو ایک ہی صفحہ پر لاتا ہے، اور زیادہ گہری بحث کا نتیجہ ہوتا ہے۔
19. کال ان میٹنگز سے بچیں کیونکہ وہ بڑی توقعات اور مشغولیت کی مشکلات پیدا کرتی ہیں۔ جب ان کا کچھ نہ کچھ ہونا ضروری ہو، تو انہیں مختصر اور مرکزی بنایا جانا چاہئے جو اہم مسائل کو وضاحت کرتا ہو۔ اس کے بعد آف لائن سرگرمیوں جیسے چھوٹے گروپ کی بحث یا Google Docs جیسے پلیٹ فارمز پر برین سٹارمنگ کی جا سکتی ہے۔ آخر میں، آگے بڑھنے کے طریقے کا تعین کرنے کے لئے ایک اور مختصر میٹنگ کال کی جا سکتی ہے۔
20. تحقیقات یہ ثابت کرتی ہیں کہ میٹنگز کو دو حصوں میں تقسیم کرنے سے شرکت کنندگان کو جلد بازی سے اتفاق کرنے سے روکتا ہے۔ اس سے بہتر معیار کے نتائج پیدا ہوتے ہیں۔ کمپنیوں جیسے کہ Boeing اور Cadbury نے اسے اپنی ثقافت کا حصہ بنا لیا ہے۔

خلاصہ

میٹنگز میں شرکت کرنا اکثر ایک تکلیف دہ تجربہ ہوتا ہے۔ حال ہی کے سروے میں، 3164 ملازمین نے میٹنگز کو کام کے مقام کے وقت کے ڈرین کا سب سے بڑا سبب قرار دیا ہے۔برے میٹنگز کو ضائع ہونے والے وقت کی بنیاد پر سالانہ 250 ارب ڈالر کی تخمینہ لگائی گئی ہے۔ ملازمین کی مایوسی اور برے میٹنگ کے بعد وقت گزارنے میں بھی نفسیاتی خرچ ہوتے ہیں۔ لیکن میٹنگز میں گزارے گئے وقت کی مقدار صرف بڑھ رہی ہے۔ ریاستہائے متحدہ میں، روزانہ 55 ملین سے زیادہ میٹنگز ہوتی ہیں۔

میٹنگز کو ختم نہیں کیا جا سکتا۔ یہ ایک تنظیم کا "Cultural Tax" ہوتا ہے جو شمولیت، شرکت، ٹیم ورک، مواصلات اور محکمت پیدا کرنے کے لئے ادا کرتا ہے۔ تنظیمیں برے میٹنگز کے نقصانات سے بچ سکتی ہیں اگر وہ جدید تحقیقات کی بہترین مشوروں کو اپناتی ہیں۔

خود کو جانیے

شواہد یہ ظاہر کرتے ہیں کہ لیڈرز نے متواتر اپنی میٹنگز کو دوسرے شرکاء کی نسبت زیادہ پسند کیا۔ ویرازن کے ذریعہ ٹیلیفون سروے میں پایا گیا کہ 79٪ رسپانڈنٹس نے ان میٹنگز کو جو انہوں نے شروع کیا تھا، بہت زیادہ یا بہت زیادہ پیداواری کے طور پر درج کیا، جبکہ صرف 56٪ نے اپنے ہم عہدوں کی شروع کردہ میٹنگز کو ایسا قرار دیا۔

تنظیمیں کیا کر سکتی ہیں[/title] [text] ان تعصبات کو دور کرنے میں مدد کرنے کے لئے، تنظیمیں کو لیڈرز کو میٹنگ کی سہولت کی معیاری تربیت فراہم کرنی چاہیے۔ سالانہ ملازمین کی تعلقات کے سروے اور 360 ڈگری فیڈ بیک سروے میں میٹنگز کی معیار کے پیرامیٹر شامل ہونے چاہیے۔ یہ کام فورچون 500 کمپنیوں میں بھی کم ہی کیا جاتا ہے۔ کچھ کمپنیاں میٹنگ کی معیار کو سنجیدگی سے لیتی ہیں۔Weight Watchers نے کانفرنس کمروں کے باہر ٹچ سکرین ٹیبلٹس نصب کیے جہاں ملازمین میٹنگ کو سادہ پانچ نقطہ پیمانے پر درجہ بندی کر سکتے تھے۔ اس نے انہیں میٹنگوں کی کوالٹی کا تشخیص کرنے، مناسب تدخلات کی تخلیق، اور میٹنگ کی کوالٹی میں بہتری لانے میں تدخلات کی کارگردگی کا تشخیص کرنے میں مدد کی۔

تاثرات بھیجیں[/title] [text] قائدین کو چاہیے کہ وہ موبائل فونوں پر ملٹی ٹاسکنگ اور طرفہ باتوں جیسے غیر رسمی اشاروں کے لئے نظر رکھیں تاکہ انہیں یہ سمجھ سکیں کہ میٹنگ کی دینامکس بہتر نہیں ہیں۔ بہتر ہوگا کہ ہر تین ماہ میں میٹنگ کی کوالٹی کا دورانیہ مختصر سروے کے ذریعے کیا جائے۔ ایک سادہ سوالات کا سیٹ ہو سکتا ہے:

• میٹنگ کے رہنما کے طور پر ایک شخص کو کیا روکنا چاہیے؟
• کیا ایک شخص کو شروع کرنا چاہیے جو ابھی تک نہیں ہو رہا ہے؟
• کیا اچھی طرح کام کر رہا ہے اور جاری رکھنا چاہیے؟

سروے کی ہدایات کو صاف طور پر بیان کرنا چاہیے کہ قائد کا ارادہ میٹنگ کی کوالٹی میں بہتری لانے کا ہے۔ سروے کے نتائج کو ان مسائل کو حل کرنے کے لئے مخصوص کارروائیوں کے ساتھ شیئر کرنا چاہیے۔ اس سے میٹنگ کی شانداری کو تنظیمی ثقافت کا حصہ بنانے میں مدد ملتی ہے۔

خدمتگار قیادت اختیار کریں[/title] [text] خدمتگار قیادت ایک طاقتور طریقہ ہے جو ایک موزوں میٹنگ ماحول پیدا کرتی ہے جہاں تمام شرکاء کا علم، قابلیت، اور مہارت سامنے آتی ہے۔ایک خادم لیڈر دوسروں کے وقت کی قدر کرتا ہے اور اسے ذاتی اور تنظیمی کامیابی کے مرکزی عنصر تسلیم کرتا ہے۔ اس کے لئے ایجنڈا، مقاصد، موضوعات کی ترتیب، اور میٹنگ کی حکمت عملی کی احتیاط سے منصوبہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے۔

مثالی میٹنگ کی سہولت کرنے والے رویے میں شامل ہیں:

• وقت کا خیال رکھنا اور میٹنگ کو موثر طریقے سے چلانا۔
• بحث کو مستقل طور پر خلاصہ کرنا تاکہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر شخص ایک ہی صفحے پر ہے
• توجہ سے سننے کے ذریعے زیریں فکرات کو سامنے لانا
• بہتر فیصلہ سازی کے لئے اہم خیالات کے گرد تنازعات کو حوصلہ دینا اور ان کا نظم کرنا
• دباو ڈالے بغیر باقاعدگی سے اتفاق کی جانچ پڑتال کرنا
• بحث میں اپنے نقطہ نظر کو ترجیح دینے کے بغیر غیر جانبدار رہنا

میٹنگز کو مختلف طریقے سے وقت دیں

ایک میٹنگ کا لیڈر میٹنگ کے مقاصد کے بنیاد پر میٹنگ کی مدت کا منصوبہ بنانا چاہئے۔ میٹنگز کو مختصر کرنا مثبت دباو پیدا کرنے اور شرکت کنندگان کی توجہ قائم رکھنے کا ایک شاندار طریقہ ہے۔ تحقیقات نے یہ دکھایا ہے کہ میٹنگز کا 50٪ وقت میں دیر سے شروع ہوتی ہیں جو ملازمین کی مایوسی اور کم تر معیاری میٹنگ کے نتائج کی وجہ بنتی ہیں۔ میٹنگ کی لمبائی کو 5-10 منٹ کم کرنے سے وقفے کے لئے وقت ملتا ہے اور مستقبل کی میٹنگز میں دیری سے بچایا جا سکتا ہے۔ گوگل 50/25 کے اصول کی پیروی کرتا ہے: ایک گھنٹے کی میٹنگز کو 50 منٹ میں مختصر کیا جاتا ہے، اور ادھے گھنٹے کی میٹنگز کو 25 منٹ میں مختصر کیا جاتا ہے۔

روزانہ ہڈلز

ہڈلز وہ مختصر دس منٹ کی مکمل ٹیم کی میٹنگز ہوتی ہیں جو ہر روز صبح کے وقت ہوتی ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ ہر شخص کی موجودگی ضروری ہوتی ہے اور یہ عموماً کھڑے ہو کر کی جاتی ہے۔ ہڈلز کا استعمال تیزی سے پچھلے دن کی اہم کامیابیوں اور کام کو پکڑنے، دن کی ترجیحات کو قائم کرنے، اہم مقاصد پر ترقی کا جائزہ لینے اور رکاوٹوں کا سامنا کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ وہ سائلوز کے درمیان مواصلات میں بہتری لاتے ہیں، تیزی سے مسئلہ حل کرنے کی توانائی دیتے ہیں، ذمہ داری کی فروغ دیتے ہیں، اور ٹیم کے رکنوں کے درمیان ربط میں بہتری لاتے ہیں۔ یہ مختصر وقت کی سرمایہ کاری غلط فہمیوں کو حل کرنے اور دوبارہ کام کرنے سے کئی گھنٹوں کا کام بچا سکتی ہے۔

یہاں ہڈلز کو فاسٹیٹ کرتے وقت یاد رکھنے کے لئے دو اہم باتیں ہیں:

1. ہڈلز کو ٹیم کو کچھ طویل میٹنگز ختم کرنے میں مدد دینی چاہئے۔ ورنہ یہ ایک اور میٹنگ بن جاتی ہے۔
2. ہڈلز کو محدود رکھنا چاہئے اور وقت پر ختم کرنا چاہئے۔ اگر یہ دیر سے ختم ہوتی ہے تو یہ میٹنگ کے بعد کی سرگرمیوں کو روک دیتی ہے اور ملازمین کو پریشان کرتی ہے۔

جب میٹنگ کے مقاصد حاصل ہو جائیں یا جب ملازمین غیر پیداوار ہوں تو رہنماؤں کو میٹنگ کو جلد ختم کرنا چاہئے۔

ایجنڈا

ایک میٹنگ کی قیمت حاضرین کے وقت اور تنخواہوں میں $1000 سے $3000 تک ہوتی ہے۔ اسے ایک واقعہ کے طور پر سنبھالا جانا چاہئے جس کی ضرورت ہوتی ہے بہت سوچ سمجھ کر منصوبہ بندی۔ رہنماؤں کو میٹنگز کی تیاری کرنی چاہئے جیسے وہ کسی کلائنٹ کی میٹنگ یا ورکشاپ کی تیاری کرتے ہیں۔ میٹنگز میں صرف وہی موضوعات شامل ہونے چاہئیں جن کی ضرورت ہوتی ہے بحث اور تعامل۔اچھے مثالیں ان میں شامل ہیں کہ مفتح خطرات اور مواقع کی شناخت، ترقی کا جائزہ لینا، اور نئے مواقع کی تلاش کرنا۔ ایسے موضوعات جن کی اس کی ضرورت نہیں ہوتی، انہیں میموز اور ای میلز کے ذریعے موصول کیا جا سکتا ہے۔ شرکت کرنے والوں سے ایجنڈا کے مضامین حاصل کرنا اچھا خیال ہے تاکہ تعلق بنایا جا سکے۔ اس کا ایک طریقہ یہ ہو سکتا ہے کہ موضوعات کے لئے تین دن پہلے ای میل بھیجی جائے۔ اگر کوئی مضمون شامل نہیں کیا گیا ہے، تو اسے ملازم یا چھوٹے گروہ کے ساتھ میٹنگ کے باہر حل کرنا ہوگا یا اسے مستقبل کی میٹنگ میں منتقل کرنا ہوگا۔

میٹنگ کی بہاؤ کو ڈیزائن کریں

لہذا، ایجنڈا کے مضامین کا ترتیب ضرور معنی رکھتا ہے۔ تحقیقات نے یہ پایا ہے کہ ایجنڈا کے پہلے مضامین کو غیر معمولی وقت اور توجہ ملتی ہے۔ میٹنگ کے مقاصد کو حکمت عملی کے اہمیت کی بنیاد پر درجہ بندی کرنا چاہئے۔ ایجنڈا کے مضامین میں فوری مسائل کے علاوہ طویل مدتی مقاصد بھی شامل ہونے چاہئیں۔ رہنما میٹنگ کو سب سے زیادہ دلچسپ اور متنازعہ مسائل کے ساتھ شروع کرنے پر غور کر سکتے ہیں تاکہ اصلی بحث اور تعلق پیدا کیا جا سکے۔ میٹنگز کو ہمیشہ کچھ منٹ باقی رہنے دیں تاکہ تفصیلات، مزید کام، اور حتیٰ کہ تیز سوال و جواب کا سیشن ہو سکے۔

وقت مقررہ ایجنڈا استعمال کریں

جب رہنما بحث کو ٹینجنٹس میں جاتے ہوئے پاتے ہیں تو ہر مضمون کے لئے وقت مختص کرنا ایک مفید اوزار ہو سکتا ہے۔ یہ یقینی بنا سکتا ہے کہ اہم مضامین کو وہ توجہ ملے جو انہیں ضرورت ہوتی ہے۔

براہ راست ذمہ دار افراد کو تفویض کریں

رہنما ہر میٹنگ کے کام کو کسی شرکت کرنے والے کو تفویض کرکے قیادت کا حصہ بانٹ سکتے ہیں۔Apple نے ہر ایجنڈا کے مد میں براہ راست ذمہ دار شخص (DRI) کو مقرر کیا ہوتا ہے۔ DRI کی ذمہ داری ہوتی ہے کہ وہ بحث کو آسان بنائیں اور میٹنگ کے بعد کے امور کا سامنا کریں۔ اس سے میٹنگز زیادہ دلچسپ بنتی ہیں، میٹنگز کو لیڈ کرنے میں مہارت کا ارتقاء ہوتا ہے اور ذمہ داری بڑھتی ہے۔

بہتر ہوتا ہے کہ میٹنگ سے چند دن پہلے ایجنڈا کا ارسال کر دیا جائے۔ اگر بحث کرنے کے لئے کوئی اہم مسائل نہ ہوں، تو میٹنگ منسوخ کر دیں۔

میٹنگز کو کم کریں

مطالعہ کے مطابق زیادہ سے زیادہ میٹنگز میں ایجنڈا کی ضرورت سے زیادہ دو اضافی شرکاء ہوتے ہیں۔ جبکہ یہ کام شاملیت کو بڑھانے کے مقصد سے کیا جاتا ہے، لیکن بھاری میٹنگز کم بہتر ہو سکتی ہیں۔ Bain اور Company کے ڈیٹا کے مطابق ہر شخص کے اضافہ سے سات رکنوں سے زیادہ، فیصلہ سازی کی کارگردگی 10 فیصد کم ہوتی ہے۔ مزید، جب ملازمین ان میٹنگز میں شرکت کرتے ہیں جو ان کے کام سے متعلق نہیں ہوتی، تو ان کی تعلقات کم ہو جاتی ہیں۔

میٹنگ کے رہنما کو کوشش کرنی چاہئے کہ وہ میٹنگ کو جتنا ممکن ہو سکے کم کریں۔ Google کے لئے حضرات کی زیادہ سے زیادہ تعداد 10 ہے۔ Amazon "دو پیزا کے اصول" کا استعمال کرتا ہے - دو پیزے تمام شرکاء کو کھانے کے لئے کافی ہونے چاہئیں۔ فیصلہ سازی اور مسئلہ حل کرنے کے لئے بہترین میٹنگ کا سائز 7 یا 8 افراد ہوتا ہے۔ اگر رہنما کی فیسلیٹیشن کی مہارت شاندار ہو، تو وہ 12 شرکاء تک کا انتظام کر سکتا ہے۔ 15 سے کم شرکاء کے لئے ہڈلز، برین سٹارمنگ، اور ایجنڈا سیٹنگ کے لئے بہتر ہوتا ہے۔

صحیح شرکاء کا انتخاب کریں

یہاں ہر میٹنگ کے مقصد کے لئے کچھ سوالات ہیں جو رہنماؤں کو صحیح شرکاء کا انتخاب کرنے میں مدد کر سکتے ہیں:

• مقصد کے لئے موضوعی علم کون رکھتا ہے؟
• مرکزی حصہ داروں اور فیصلہ سازوں کون ہیں؟
• کسے یہ معلومات درکار ہیں؟
• فیصلے لینے کے بعد کون عمل میں لائے گا؟

جراحت زدہ جذبات کو کم کرنا

ملازمین میٹنگ کی دعوتوں کو قدردانی کی علامت سمجھتے ہیں۔ لہذا، میٹنگوں سے افراد کو خارج کرنا انکاری جذبات اور جلے پلوں کی طرف لے جا سکتا ہے۔ یہاں پانچ طریقے ہیں جو اس کا سامنا کرنے میں مدد کر سکتے ہیں:

1. اپنے ایجنڈے کو دو چھوٹی میٹنگوں میں تقسیم کریں جن میں مختلف شرکاء ہوں:
2. ایک وقت مقررہ ایجنڈہ مختلف شرکاء کو صرف متعلقہ حصوں میں شرکت کرنے کی اجازت دے سکتا ہے۔
3. غیر شرکت کرنے والوں سے خیالات اور تجاویز حاصل کریں اور انہیں میٹنگ میں بحث کریں۔ اس کا کامیابی سے انجام دیا جا سکتا ہے، میٹنگ سے پہلے سادہ میل کے ذریعے رائے لینے اور بعد میں میل کے ذریعے اہم نکات بانٹنے۔
4. دیگر حصہ داروں کے ساتھ تفصیلی میٹنگ نوٹس شیئر کریں تاکہ تجاویز اور مہارت حاصل کی جا سکیں۔
5. کچھ شرکاء سے موجود نہ ہونے والے حصہ داروں کی نمائندگی کرنے کا مطالبہ کریں۔ نمائندہ ان حصہ داروں سے رابطہ کرے گا، انہیں بحثوں پر باخبر رکھے گا اور مستقبل میں تجاویز کے لئے پوچھے گا۔

یہ تکنیکیں میٹنگ کی تعداد کو کم کرتی ہیں جبکہ غیر حاضرین کے درمیان ایک بڑے گروہ کی جانب سے شمولیت کی جذبات کو فروغ دیتی ہیں۔

نئے تال کو پیدا کریں

میٹنگیں ایک ہی وقت پر شروع ہونے اور ختم ہونے، ایک ہی کمرے میں ملاقات اور عموماً ایک ہی ایجنڈا کی بنا پر دہرانے والی ہو سکتی ہیں۔ ان پیٹرنز کو توڑنا تازہ دینامکس پیدا کر سکتا ہے اور مزید مشغول میٹنگوں کے لئے بنا سکتا ہے۔

بیٹھنے کی ڈیزائن کا فائدہ اٹھائیں

تحقیقات کا اشارہ ہے کہ بیٹھنے کی پوزیشن موثریت، مواصلات کی بہاؤ، فیصلہ سازی، اور تخلیقیت پر اثر انداز ہوتی ہیں۔ میز کے سر یا پاؤں پر بیٹھنے والے افراد زیادہ بولنے اور سننے کی صلاحیت رکھتے ہیں۔ میٹنگ کے رہنما کو سماجی دینامکس کو پیدا کرنے کے لئے بیٹھنے کی ڈیزائن کو فعال طور پر ڈیزائن کرنا ہوگا۔ یہ ہر میٹنگ میں لوگوں کو بیٹھنے کی پوزیشن تبدیل کرنے یا حتی کہ کمروں کو منتقل کرنے کے ذریعے کیا جا سکتا ہے۔ ایمیزون میٹنگوں میں خالی کرسی کا استعمال کرتا ہے تاکہ گاہک کی نمائندگی کی جاسکے۔ یہ حاضرین کو اپنے فیصلوں میں گاہک مرکزی بنانے کے لئے ایک جسمانی اشارہ کا کام دیتا ہے۔ خالی کرسی کو دیگر غیر موجود حصہ داروں کی نمائندگی کرنے کے لئے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔

چلتے پھرتے میٹنگیں

چلتے پھرتے میٹنگیں رکاوٹوں کو توڑنے اور مواصلات میں بہتری لانے میں مدد کر سکتی ہیں۔ یہ ملٹی ٹاسکنگ کو مشکل بھی بناتی ہے، جس کا نتیجہ میں توجہ میں اضافہ ہوتا ہے۔ سٹینفورڈ یونیورسٹی کی تحقیق دکھاتی ہے کہ 80% شرکاء چلتے ہوئے زیادہ تخلیقی تھے جب وہ بیٹھے ہوتے تھے اور جب وہ باہر چلتے تھے تو ان کی تخلیقی بہترین تھی۔یہ میٹنگز چار شرکاء تک کی چھوٹی جمعوں کے لئے بہترین ہیں۔ یہ تب بہتر کام کرتی ہیں جب ایجنڈا کو ٹیکنالوجیکل اوزار یا سپورٹنگ میٹیریل کی ضرورت نہ ہو۔

کھڑے ہو کر میٹنگز

کھڑے ہو کر میٹنگز تعاون اور دوسروں کے خیالات کے ساتھ تعلقات میں اضافہ کرتی ہیں۔ تحقیقات یہ ظاہر کرتی ہیں کہ کھڑے ہو کر میٹنگز عموماً بیٹھ کر میٹنگز سے 34٪ کم وقت لیتی ہیں۔ جبکہ یہ بڑے گروہوں کے لئے کام کر سکتی ہیں، یہ ضروری ہے کہ یہ میٹنگز مختصر رکھیں۔

صحیح ماحول سیٹ کریں

تحقیقات یہ ظاہر کرتی ہیں کہ اچھے مزاج کے گروہ خلاق کاموں، ٹیم کی تعلقات اور تعمیری بات چیت میں نیوٹرل مزاج کے گروہوں سے بہتر کام کرتے ہیں۔ چونکہ میٹنگز عموماً کسی شرکاء کے کام کے سلسلے میں رکاوٹ کی حیثیت سے دیکھی جاتی ہیں، لہذا شرکاء منفی بار کے ساتھ آ سکتے ہیں۔ مثبت ماحول پیدا کرنے کے لئے، قائد کو شرکاء کو گرمجوشی سے خیر مقدم کرنا چاہئے، آنکھ میں آنکھ ڈالنی چاہئے، اور تعارف کرانا چاہئے۔ قائد کی مزاج حالت شرکاء کی مزاج حالت پر زیادہ اثر انداز ہوتی ہے اور یہ گروہ کی کارکردگی کا پیش گو ہوتی ہے۔

یہاں کچھ طریقے ہیں جن سے میٹنگ میں ماحول بہتر بنایا جا سکتا ہے:

• میٹنگ سے پہلے موسیقی بجانے سے صحیح ماحول سیٹ ہو سکتا ہے
• سنیکس کی خدمت کرنے سے یارانہ ماحول بن سکتا ہے اور مزاج پر اثر ڈال سکتا ہے
• ٹیکنالوجی سے پاک میٹنگ زون بنانے سے ملٹی ٹاسکنگ کو روکا جا سکتا ہے اور توجہ یقینی بنائی جا سکتی ہے۔ مزید اور مزید کمپنیاں شرکاء سے دروازے پر فون جمع کروانے کا کہہ رہی ہیں۔ اگر میٹنگز طویل ہوں، تو ٹیکنالوجی بریکس شامل کرنے پر غور کریں۔
• کلکر کوئز کا استعمال کرکے اہم سوالات پر فوری سروے کرنے کے لئے۔ نتائج فوری طور پر خلاصہ کیے جا سکتے ہیں، تصویری شکل میں پیش کیے جا سکتے ہیں اور اسکرین پر دکھائے جا سکتے ہیں۔ یہ تھوڑی سی مزیدی ساتھ لاتا ہے، ساتھ ہی مزید تعلق سے۔
• میٹنگ شروع ہونے سے کچھ منٹ پہلے شرکاء کو اہم معاملات پر بحث کرنے کے لئے بنانا۔ یہ ہر کسی کو شامل کرتا ہے، میز پر نئے خیالات لاتا ہے، اور یہ آسان بناتا ہے کہ حوالے سے بازیاب ہوں۔

بات چیت بند کریں

گروپ سوچ میٹنگوں کو غالب کر سکتی ہے، جبکہ یکتا نظریات دفن رہ جاتے ہیں۔ لہذا، یہ ضروری ہے کہ مختلف اور مخالف مناظر کو میز پر لانے کے طریقے تیار کیے جائیں۔ خاموشی پر مبنی تراکیب اس کے حصول میں حیرت انگیز طور پر مؤثر ہو سکتی ہیں۔

برین رائٹنگ کا استعمال کریں

برین رائٹنگ خاموشی کی طاقت کا فائدہ اٹھاتی ہے تاکہ مختلف خیالات کی پیداوار ہو سکے۔ شرکاء خاموشی سے اپنے جوابات کو میٹنگ کے مقصد پر کاغذ پر لکھتے ہیں بغیر اپنے نام شامل کیے۔ پھر کاغذوں کو میز کے مرکز میں منہ کے بل رکھا جاتا ہے۔ فیسلٹیٹر مشابہ خیالات کو گروپ میں کرتا ہے، اور شرکاء اہم خیالات پر بحث کرنے کے لئے ووٹ کرتے ہیں۔ یہ بحث لکھنے کے ذریعے کی جاتی ہے جبکہ شرکاء ہر خیال کے کاغذ پر تبصرے شامل کرتے ہیں۔ پورے عمل کا وقت روایتی برین سٹارمنگ میٹنگوں کے تیسرے حصے سے کم ہوتا ہے جبکہ یہ شامل اور دلچسپ ہوتا ہے۔ تحقیقات دکھاتی ہیں کہ برین رائٹنگ گروپس نے روایتی برین سٹارمنگ سے 20 ٪ زیادہ خیالات اور 42٪ زیادہ اصل خیالات پیدا کیے۔

خاموش پڑھائی

Amazon خاموش پڑھائی کا استعمال کرتا ہے تاکہ میٹنگ کی کارکردگی میں بہتری لا سکے۔ پیشکار کو تجویز کو معیاری شکل میں مکمل طور پر لکھنا ہوتا ہے۔ میٹنگ کا پہلا حصہ تجویز کی خاموش پڑھائی کے لئے مختص کیا جاتا ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ کا کوئی پہلے کا کام ضروری نہیں ہوتا اور ہر شخص ایک ہی صفحے پر ہوتا ہے۔ چونکہ شرکت کرنے والے پیشکار سے تیز پڑھ سکتے ہیں، اسی وقت کا استعمال خیال کو زیادہ وسیع طور پر مطالعہ کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ یہ بہت زیادہ گہری بحث کی جانب لے جاتا ہے۔

کال ان میٹنگز سے بچیں

کال ان میٹنگز میں کئی کاموں کو ایک ساتھ کرنے، تعلق کی کمی، اور غیر معنی خیز اشاروں کی کمی کی بنا پر خراب مواصلت کو حوصلہ دیتی ہیں۔ جب بھی ممکن ہو، بہتر ہوتا ہے کہ شرکت کرنے والوں کو ویڈیو کے ذریعے شامل کرایا جائے۔ اگر یہ ممکن نہ ہو، تو یہاں کچھ طریقے ہیں جن سے میٹنگ کو سمت دی جا سکتی ہے:

آف لائن سرگرمی کا فائدہ اٹھائیں

جب میٹنگز میں پانچ سے زیادہ لوگ شامل ہوتے ہیں، تو انہیں آف لائن سرگرمیوں کے ساتھ مزید بہتر بنانے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک تیز ابتدائی میٹنگ کے بعد، ہر چیلنج کو ایک ذیلی ٹیم کو آف لائن بحث کے لئے تفویض کیا جاتا ہے۔ بعد میں، ذیلی ٹیم کے نمائندے میٹنگ کے رہنما سے ملاقات کرتے ہیں تاکہ بحث کی اور فیصلے کیے جا سکیں۔ یہ طریقہ کار بہت سارے کام کو آف لائن منتقل کرتا ہے اور میٹنگز کو مرکزی اور کم سے کم رکھتا ہے۔

اپنے تنظیم میں ان میٹنگ تکنیکوں کا استعمال کرنے سے موجودہ میٹنگز کی خراب حالت کو درست کیا جا سکتا ہے۔ آپ کے شرکت کرنے والے آپ کا شکریہ ادا کریں گے کہ آپ نے ان کے وقت کی قدر کی ہے۔یہ تازہ توانائی لائے گا، مواصلاتی رکاوٹوں کو توڑے گا اور زیادہ پیداوار کو آزاد کرے گا۔ آخر کار، کامیاب میٹنگز دوسروں کو پریرنا دے سکتی ہیں اور تنظیمی ثقافت کا حصہ بن سکتی ہیں۔