Mejora de Procesos

Sinopsis

Optimice sus procesos de negocio para lograr nuevos avances en cuotas y estándares de calidad. Utilice nuestra Mejora de Procesos presentación, que incluye técnicas y marcos comunes, para ser más eficiente en lo que hace.

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Destacados de la diapositiva

Enumere todos los beneficios de la mejora de los procesos de negocio con esta diapositiva. Considere incluir el aumento de la productividad, el aumento de la satisfacción de los empleados, la reducción del riesgo, el cumplimiento, el aumento de la satisfacción del cliente, la agilidad y la integración de la tecnología.

Utilice esta diapositiva para comunicar su estrategia en torno a la responsabilidad. Recuerde que, al implementar los sistemas adecuados, puede seguir el progreso, tener los medios para evaluar los procesos, establecer plazos realistas y supervisar las responsabilidades.

Con esta diapositiva, introduzca su estrategia general para la reingeniería de procesos de negocio con el propósito de aumentar el rendimiento y reducir los costos. Hable sobre el análisis de procesos, el desarrollo de procesos y el seguimiento de procesos.

Resumen

"La mejora de procesos implica la práctica empresarial de identificar, analizar y mejorar los procesos de negocio existentes para optimizar el rendimiento, cumplir con los estándares de mejores prácticas o simplemente mejorar la calidad y la experiencia del usuario para los clientes y los usuarios finales", según lo define "CIO Estados Unidos".

Ask follow up

Las herramientas, métodos y técnicas de mejora de procesos incluyen, pero no se limitan a:

• Kaizen
• 5S
• PDCA
• Seis Sigma
• Análisis de Causa Raíz
• Análisis SIPOC
• Mapeo de la cadena de valor (VSM)
• Gestión Total de la Calidad (TQM)
• Mapas mentales
• Metodología Kanban
• Análisis de Brechas
• Proceso Scrum

"Forbes" recomienda las siguientes estrategias de líderes de gestión que trabajan en diferentes industrias para revisar y mejorar los procesos de negocio:

Imagina duplicar tu producción – Kyle Hermans, sé valiente

"Establece un desafío regular para ti y tu equipo para imaginar esto: si tuviéramos que duplicar lo que estamos haciendo ahora, ¿cómo lo haríamos y cómo apoyarían nuestros procesos actuales eso?"

Adopta modelos de objetivos y resultados clave – Karthik Krishnan, Grupo Britannica

"Los modelos OKR comienzan con los objetivos empresariales y luego se desglosan en objetivos y resultados esperados del departamento, equipo e individuales. El 'por qué' y el 'qué' están definidos mientras que el 'cómo' se deja a los equipos/empleados, empoderándolos."

Míralo a través de la lente de la rentabilidad – Andy Rodosevich, Hemp Depot

"Aunque parece haber un estigma negativo en torno al concepto de rentabilidad empresarial, si las pequeñas empresas no son rentables, no pueden mantener a las personas empleadas, cumplir sus contratos y, en última instancia, mantener su parte de la cadena de suministro en movimiento."

Estar cómodo con la incomodidad – Scott Amyx, Amyx Ventures

"Pregúntate a ti mismo ¿a qué sirve este proceso? ¿Sigue siendo relevante? ¿Está optimizado? ¿Qué pasos se pueden eliminar o simplificar? ¿Existen pasos manuales, redundantes o innecesarios? ¿Cómo pueden ayudar la tecnología y la automatización? El cambio es la única constante."

Pide sugerencias – Heather Newman, Content Panda/Creative Maven

"Pide a tu equipo sus opiniones y sugerencias sobre cómo la empresa puede mejorar. Revisa las propuestas semanalmente y una o dos veces al año (dependiendo del compromiso y la gravedad de los problemas planteados) organiza una reunión para buscar soluciones."

Aplicación

Para implementar la mejora de procesos de negocio, siga esta guía, elaborada por el proveedor de software de gestión de proyectos, Project Manager:

1. Determine qué necesita cambiar – analice su proceso de negocio a un alto nivel e identifique los cambios necesarios. Puede descubrir áreas propicias para la mejora realizando una auditoría de procesos para descubrir dónde se encuentran los problemas y los riesgos
2. Analice los puntos de dolor – analice los cambios prospectivos para entender cómo hacer mejoras de manera realista. Medite en las siguientes preguntas: ¿Qué pasos están creando obstáculos? ¿Qué aspectos son los más que consumen más tiempo? ¿Hay un aumento indebido en costos y recursos? ¿Se ve afectada la calidad?
3. Obtenga el apoyo – obtenga el apoyo de la alta dirección para aprobar sus planes de mejora. "Estas mejoras pueden llevar tiempo y utilizar recursos, por lo que sin un compromiso de la alta dirección, no tendrá el poder para proceder", dicen los expertos.
4. Diseñe el proceso de mejora – rediseñe la parte inadecuada de su proceso y aplique las mejoras que considere necesarias para aumentar la eficiencia.
5. Haga el cambio – implemente su rediseño. Esto puede requerir cambiar los sistemas, equipos y procesos existentes, advierten los expertos.
6. Revisión – siga el progreso de todas las mejoras que su empresa ha implementado y asegúrese de que están cumpliendo los hitos que ha establecido. Además, esté preparado para ajustar su plan en consecuencia a medida que surjan nuevos problemas.

Estudio de caso

"Haciendo que las mejoras de procesos se mantengan" por Kenan Institute of Private Enterprise

Los estudios muestran que las empresas que adoptan prácticas de mejora de procesos disfrutan de mejoras significativas en eficiencia y costos, informa "Harvard Business Review"("HBR"). Brad Staats de la Universidad de Carolina del Norte y Matthias Holweg y David Upton de la Universidad de Oxford examinaron 204 proyectos lean lanzados desde 2012 hasta 2017 en un banco europeo con más de 2,000 sucursales en 14 países y que atiende a más de 16 millones de clientes. Los investigadores se esforzaron por llegar al fondo de por qué algunas mejoras se mantienen y otras no. Para lograr esto, observaron la iniciativa lean, iniciada por la oficina central. Esto es lo que descubrieron Holweg y Upton:

Questions and answers

How can a business ensure the sustainability of their process improvement projects?

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A business can ensure the sustainability of their process improvement projects by continuously monitoring and evaluating the progress of the projects. This includes identifying any areas of regression and taking corrective action. It's also important to involve employees in the process and provide them with the necessary training and resources. Additionally, setting realistic goals and expectations can help in maintaining the momentum of the project.

What are the potential benefits of continuous improvement in process improvement projects?

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Continuous improvement in process improvement projects can lead to significant efficiency gains. For instance, initial improvements can average around 10%, and these gains can increase to 20% after a year and 31% after two years. However, it's important to note that continuous improvement is necessary to maintain and further these gains. Without it, many projects may regress or fail to yield any improvements.

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Ask follow up

• Durante los primeros cuatro años, el banco lanzó de 33 a 51 proyectos cada seis meses, cada uno involucrando a 1,600 empleados. Las mejoras iniciales en eficiencia promediaron el 10%; las ganancias aumentaron al 20% después de un año y al 31% después de dos años.
• Sin embargo, a pesar de las impresionantes ganancias, el 21% de los proyectos no produjo ninguna mejora. Entre el 79% que mostró mejoras iniciales, muchos retrocedieron: solo el 73% seguía produciendo resultados por encima de la línea de base después de un año y después de dos años el número cayó al 44%.
• Los investigadores examinaron si los proyectos que inicialmente tuvieron éxito podían preservar las ganancias y mostrar una mejora continua, pero solo el 51% de ellos continuaba mejorando un año después del lanzamiento y después de dos años la cifra cayó al 36%.

Para interpretar y explicar mejor los hallazgos, Holweg y Upton hablaron con los gerentes del banco en todas las 14 ubicaciones. Los gerentes nombraron el apoyo visible de los miembros de la junta y la alta dirección como una condición necesaria para seguir mejorando. Sin él, los trabajadores de primera línea creen que el entusiasmo de la empresa por el esfuerzo ha disminuido, y se produce un retroceso, según declararon los gerentes, según "HBR". También se mencionó la necesidad de una medición y monitoreo consistentes. "Abordar la fruta baja es fácil; se vuelve más difícil a largo plazo", compartió uno de los gerentes del banco con los investigadores.

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