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Introduzione

L'introduzione di nuovo personale può spesso presentare difficoltà e lasciare i nuovi membri del team sopraffatti e incerti riguardo ai ruoli e alle aspettative poste su di loro. Un dettagliato Employee Onboarding Handbook fornisce chiarezza sull'etica aziendale, le linee guida operative e le aspettative sul posto di lavoro. Questo documento consente un'integrazione armoniosa ed efficiente dei nuovi arrivati nell'azienda.

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Un Employee Onboarding Handbook ben realizzato introduce i nuovi dipendenti nella cultura e nei ritmi operativi dell'organizzazione. L'inclusione di spiegazioni sulla politica aziendale e sugli standard di cultura e comportamento sul posto di lavoro svolge un ruolo centrale nel definire le aspettative. Inoltre, delineare la struttura dei pacchetti di compensazione e dei benefici incoraggia una relazione trasparente e fiduciosa fin dall'inizio. Le ricerche indicano che le organizzazioni con processi di integrazione chiari assistono a un tempo più breve per la produttività del personale in arrivo e a una riduzione dei tassi di turnover precoce. Con una tale risorsa a disposizione, i nuovi assunti si sentono potenziati e orientati, pronti a contribuire al meglio delle loro capacità.

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Politica e Cultura

I manuali di integrazione dei dipendenti si aprono tipicamente con una sezione sulla politica aziendale, che funge da fondamento per i nuovi assunti per allinearsi agli standard organizzativi.Questa sezione introduce loro la storia, la missione e la visione dell'azienda, permettendo loro di comprendere la narrazione aziendale e di sviluppare un senso di appartenenza.

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La narrazione è supportata da una presentazione approfondita dei valori condivisi e della cultura del team, ancorando ogni dipendente all'identità collettiva e agli obiettivi dell'organizzazione. Ad esempio, una startup fintech in crescita può includere storie dei suoi umili inizi e della sua rapida crescita per instillare un senso di orgoglio e scopo. Ulteriori contenuti all'interno di questo dominio di politica includono regole essenziali di lavoro - come le pari opportunità di lavoro e la conformità all'immigrazione - per posizionare l'azienda come un'istituzione inclusiva e rispettosa della legge. Le regole generali di gestione per entrambi gli ambienti, in ufficio e a distanza, sono delineate per governare le interazioni e la logistica quotidiana.

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Studio di caso: la proposta insolita di Zappos

Zappos, il rivenditore online di scarpe e abbigliamento, è rinomato per la sua cultura aziendale e il suo innovativo processo di inserimento dei nuovi dipendenti. Al centro del suo approccio c'è un completo programma di formazione di quattro settimane che tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro futuro ruolo all'interno dell'azienda, devono seguire. Durante questo periodo, i nuovi assunti trascorrono del tempo a rispondere alle chiamate e a comunicare con i clienti, permettendo loro di vivere direttamente l'aspetto centrale dell'attività dal basso verso l'alto.

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Un aspetto unico dell'introduzione dei nuovi dipendenti di Zappos è "L'Offerta" in cui ai nuovi assunti viene data l'opzione alla fine del periodo di formazione di accettare un pagamento per lasciare l'azienda. Questa proposta insolita si basa sulla convinzione che solo i dipendenti veramente impegnati nell'etica e negli obiettivi a lungo termine dell'azienda dovrebbero rimanere. Garantisce che coloro che rimangono siano pienamente allineati con i valori di Zappos e contribuiscano alla vivace cultura e all'alto livello di eccellenza del servizio clienti che l'azienda mantiene. Questo approccio ha contribuito alla forte cultura organizzativa di Zappos e ai tassi elevati di ritenzione dei dipendenti, rendendolo un punto di riferimento per strategie di introduzione e formazione di successo.

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Aspettative e Comportamento sul Posto di Lavoro

Costruendo su una solida base di politica aziendale, il manuale passa alle direttive delle ore di lavoro e del comportamento. Questa parte informa i dipendenti sui giorni lavorativi previsti, sottolineando l'importanza della puntualità e dell'affidabilità attraverso i diversi fusi orari, che diventa particolarmente rilevante nei team globali. Un'azienda di software, ad esempio, potrebbe stabilire ore centrali in cui tutti i dipendenti, indipendentemente dalla posizione, sono attesi di essere disponibili, promuovendo la collaborazione transregionale e una comunicazione efficace.

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Le aspettative di comportamento formano un progetto per il comportamento sul posto di lavoro al fine di promuovere un ambiente professionale, rispettoso e arricchente per tutti i lavoratori.Queste linee guida coprono tutto, dalle interazioni quotidiane con i colleghi all'adesione a standard etici più ampi, e le politiche regolano anche come i dipendenti possono interagire con la comunità più ampia attraverso i social media.

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La comica e attrice Roseanne Barr ha avuto il suo show televisivo rinnovato, "Roseanne," cancellato da ABC dopo aver postato un tweet razzista su Valerie Jarrett, un ex consulente senior di Barack Obama. Nonostante le scuse e le spiegazioni di Barr che il tweet era uno scherzo, la rete ABC ha deciso di terminare il suo show a causa della natura inappropriata dei suoi commenti. In una luce simile, John Schnatter si è dimesso da presidente di Papa John's Pizza dopo le notizie che ha usato un insulto razziale durante una conference call. L'incidente ha portato a una significativa reazione negativa, e Schnatter si è dimesso nel tentativo di distanziare l'azienda dalla controversia.

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Inoltre, il codice di abbigliamento e gli standard di aspetto riflettono la cultura dell'azienda e le norme del settore, fornendo chiarezza su ciò che è considerato un abbigliamento appropriato in vari contesti aziendali. Che l'ambiente richieda un abbigliamento formale per le attività rivolte ai clienti, o un codice di abbigliamento più rilassato in linea con le norme di un settore creativo, i dipendenti sono guidati su come rappresentare visivamente l'azienda.Il manuale può specificare aspettative diverse, ad esempio, per i giorni in cui i portatori di interessi esterni visitano, migliorando l'immagine professionale dell'azienda pur consentendo flessibilità in base alle responsabilità quotidiane.

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Benefici per i dipendenti e equilibrio tra lavoro e vita privata

Dopo le norme operative, il manuale fa da ponte a una sezione fondamentale sui benefici per i dipendenti, consolidando l'impegno dell'organizzazione a ricompensare la sua forza lavoro. Il pacchetto di benefici, che include piani sanitari, dentali e visivi, comunica la priorità dell'azienda per la salute e il benessere dei dipendenti. Si potrebbe considerare l'esempio di un'azienda tecnologica progressista che non solo offre benefici sanitari tradizionali, ma fornisce anche servizi di supporto alla salute mentale e telemedicina.

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Le disposizioni per la pensione, come i piani 401(k) con contributo corrispondente del datore di lavoro, evidenziano il sostegno dell'azienda per la stabilità finanziaria futura dei suoi dipendenti. I benefici si estendono al tempo libero retribuito - fondamentale per il recupero e le attività personali - e possono includere orari flessibili o accordi di lavoro a distanza che sono sempre più ricercati.

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Esempio: la settimana lavorativa di quattro giorni

Negli ultimi anni, il concetto di una settimana lavorativa di quattro giorni è passato da un'idea allettante a una realtà tangibile per diverse aziende all'avanguardia.L'adozione di tale programma riflette il riconoscimento da parte dell'azienda dell'importanza del tempo personale, potenzialmente rivoluzionando i modelli di lavoro tradizionali e offrendo uno sguardo al futuro delle pratiche lavorative. Sebbene la settimana lavorativa di quattro giorni non sia ancora la norma per la maggior parte del mondo aziendale, ecco alcuni casi in cui la sua implementazione ha portato a un risultato vantaggioso per tutti:

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  • Microsoft Giappone ha lanciato una "Sfida alla Scelta di Vita-Lavoro" nel 2019, dove hanno testato una settimana lavorativa di quattro giorni senza diminuire il salario. I risultati hanno mostrato un aumento della produttività del 40%, e il 92% dei dipendenti era soddisfatto dell'iniziativa. Ha anche portato a riunioni più efficienti e ha ridotto il consumo di elettricità e la stampa, mostrando una moltitudine di benefici.
  • Perpetual Guardian, una società neozelandese di pianificazione patrimoniale, è passata a una settimana lavorativa di quattro giorni permanente dopo un esperimento che ha mostrato un aumento del 20% della produttività dei dipendenti. I livelli di stress dei dipendenti sono diminuiti dal 45% al 38%, e i punteggi di equilibrio tra vita e lavoro sono aumentati dal 54% al 78%.
  • In tutta l'Islanda, vari esperimenti nel settore pubblico per una settimana lavorativa di quattro giorni si sono svolti tra il 2015 e il 2019, con i dipendenti che lavoravano meno ore senza una riduzione del salario. Gli esperimenti sono stati considerati un enorme successo, risultando in livelli di produttività mantenuti o migliorati e un migliore equilibrio tra vita e lavoro senza un impatto negativo sulla fornitura di servizi.
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Struttura della retribuzione

Dalla discussione sui benefici, l'attenzione si dirige poi alla sezione sulla struttura della retribuzione. Questa parte del manuale espone i dettagli granulari del piano di retribuzione dei dipendenti, che comprende lo stipendio base, eventuali strutture di commissione applicabili, l'eligibilità per i bonus e la possibilità di aggiustamenti salariali verso l'alto basati sulle prestazioni. Un esempio che illustra l'efficacia di una struttura di retribuzione trasparente potrebbe essere tratto da un'organizzazione orientata alle vendite dove un sistema di livelli di commissione chiaramente definito ha portato a un aumento della motivazione e a prestazioni di vendita più elevate tra il team.

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Oltre alla retribuzione finanziaria di base, vengono chiariti il calendario e la metodologia dei pagamenti, che potrebbero includere periodi di paga bisettimanali o mensili. Questa chiarezza è fondamentale per stabilire le aspettative finanziarie e aiutare i dipendenti nella pianificazione del budget personale.

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Altrettanto importanti sono le politiche relative alle spese e ai rimborsi, particolarmente pertinenti per ruoli che richiedono viaggi o coinvolgimento dei clienti. Una grande società di consulenza potrebbe adottare un sistema automatizzato di tracciamento delle spese e di rimborso per semplificare il processo e migliorare la soddisfazione tra i consulenti che spesso sostengono spese legate al lavoro.

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Iniziative di Onboarding e Formazione

Programmi di onboarding e formazione su misura sono fondamentali per nutrire i nuovi assunti all'inizio del loro percorso nell'azienda. Questi programmi di formazione dovrebbero essere progettati intenzionalmente per dotare i dipendenti delle competenze e delle conoscenze necessarie per eccellere nei loro ruoli. Un piano dettagliato per l'onboarding stabilisce un percorso chiaro di moduli di apprendimento, esercizi pratici e attività di integrazione.

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Questa sezione espande anche il sistema di supporto disponibile per i nuovi dipendenti, come l'abbinamento con un mentore e le presentazioni dei dipartimenti, mirati a favorire le connessioni all'interno della rete aziendale. L'efficacia di questi programmi è spesso monitorata attraverso meccanismi di feedback e traguardi di performance, che portano a un miglioramento continuo e a una personalizzazione basata sulle esigenze individuali e dipartimentali.

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Caso di studio: il mentorato e il mini-MBA di McKinsey

Il programma di mentorato fa parte di una strategia deliberata per integrare i nuovi consulenti nella cultura e nello stile di lavoro distintivi di McKinsey. I mentori svolgono un ruolo multifaccettato, agendo come consiglieri, allenatori e sostenitori dei loro mentee. Aiutano i nuovi consulenti a stabilire obiettivi di carriera, migliorare le competenze professionali e spesso assistono nella navigazione della rete globale dell'azienda per identificare opportunità di crescita e avanzamento.

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Complementando il programma di mentorship, l'investimento di McKinsey nella formazione formale è altrettanto robusto. Il programma mini-MBA, ad esempio, è una versione condensata di un curriculum MBA tradizionale ed è personalizzato per fornire concetti e competenze commerciali fondamentali che i consulenti utilizzeranno durante tutta la loro carriera presso McKinsey. È insegnato da leader interni ed esperti esterni, e rappresenta solo una componente del percorso di apprendimento continuo che McKinsey prevede per ogni dipendente.

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Il modello di apprendimento è strutturato per soddisfare diversi livelli di esperienza e specializzazioni ed è noto per le sue sessioni di formazione ad alto impatto che coprono una vasta gamma di argomenti. Questo include analitica, leadership, gestione dei clienti e conoscenza specifica del settore. Le risorse di apprendimento digitale di McKinsey, inoltre, fungono da un deposito di conoscenza sempre pronto che consente ai consulenti di apprendere e migliorare le loro competenze a richiesta, adattando lo sviluppo professionale alle loro impegni con i clienti.

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Cronologia Completa dello Sviluppo

Mentre i dipendenti intraprendono il percorso di onboarding e formazione, una cronologia completa dello sviluppo funge da guida per tracciare la progressione e le aspettative per il loro periodo iniziale di impiego. Questa cronologia delinea le pietre miliari da raggiungere e riflette una costruzione ponderata di obiettivi a breve e lungo termine.

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I primi 100 giorni per i nuovi assunti sono spesso riconosciuti come un periodo cruciale che può definire il tono del loro futuro nell'azienda. Questo lasso di tempo è quando i dipendenti si adattano alla cultura aziendale, comprendono il loro ruolo e le responsabilità, e iniziano a costruire relazioni con i loro colleghi e manager. Le prime esperienze e i processi di orientamento che un nuovo assunto subisce sono fondamentali per modellare la loro percezione dell'azienda e influenzare il loro impegno a lungo termine e la produttività.

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Durante questi primi mesi, i nuovi dipendenti sono tipicamente molto recettivi e desiderosi di imparare, rendendo questo un'opportunità ideale per i datori di lavoro per comunicare efficacemente i loro valori, aspettative e visione del successo. Questa fase è anche un momento critico per stabilire canali di comunicazione chiari e preparare il nuovo assunto per una relazione di mentorship che può fornire supporto e orientamento continuo.

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Studio di caso: Salesforce gamifica l'apprendimento a lungo termine

Salesforce, un leader nelle soluzioni CRM basate su cloud, adotta un approccio visionario all'introduzione dei nuovi dipendenti con la sua piattaforma Trailhead. Trailhead è un'esperienza di apprendimento interattiva e gamificata progettata per equipaggiare i nuovi assunti con le conoscenze e le competenze necessarie per avere successo in Salesforce.Essa consente efficacemente ai dipendenti di prendere in mano il loro sviluppo personale fin dal primo giorno.

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La piattaforma fornisce una serie di tutorial e esercizi online che coprono un'ampia gamma di argomenti, dalle competenze tecniche specifiche per i prodotti Salesforce alle soft skills e alla cultura aziendale. Man mano che i nuovi dipendenti completano diversi moduli, guadagnano "badge" e accumulano punti che mostrano i loro successi. Questo sistema coinvolgente non solo li motiva ad imparare, ma fornisce anche una chiara rappresentazione visiva dei loro progressi e competenze. 

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Trailhead va oltre la semplice integrazione; viene utilizzato anche per l'apprendimento continuo e lo sviluppo professionale di tutti i dipendenti Salesforce. Questa risorsa in continua evoluzione aiuta il personale a rimanere aggiornato sulle ultime tendenze tecnologiche, gli aggiornamenti dei prodotti e le migliori pratiche. La natura flessibile di Trailhead permette ai dipendenti di apprendere al loro ritmo e secondo il loro stile di apprendimento, il che si è dimostrato efficace nel migliorare l'engagement e la produttività dei dipendenti. Con il lancio di Trailhead, Salesforce ha rivoluzionato il modo in cui le aziende pensano all'integrazione e alla formazione, rendendola un modello per altre nel settore tecnologico e oltre.

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Contatti e Risorse

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Il manuale si conclude fornendo ai nuovi assunti una directory essenziale di contatti per aiutarli nella loro integrazione e networking all'interno dell'azienda.Include contatti HR e una guida alla struttura organizzativa, che offre chiarezza sui sistemi di supporto e consente collegamenti rapidi. Con un cenno all'engagement digitale, il manuale indirizza anche i dipendenti verso i social media e le piattaforme online dell'azienda per incoraggiare la comunicazione oltre le mura dell'ufficio.

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Conclusione

Il Employee Onboarding Handbook si pone come uno strumento di navigazione per i nuovi assunti, intrecciando la narrazione organizzativa, dalla ricca cultura aziendale e dalle politiche alle indicazioni pratiche sugli orari di lavoro, il comportamento e l'abbigliamento. Dettaglia un compendio completo di benefici, strutture di compensazione chiare e programmi di integrazione attentamente delineati. Le tempistiche di sviluppo e le risorse per la comunicazione sottolineano un impegno verso la crescita individuale e la sinergia aziendale. Questo manuale è fondamentale per tracciare un percorso per i dipendenti per integrarsi senza problemi nell'azienda, promuovendo una forza lavoro preparata e connessa.

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