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Download¿Alguna vez te has preguntado cómo Jeff Bezos o Elon Musk se mantienen tan productivos? ¿Qué tal cómo Google, Asana o LinkedIn planifican su propia productividad? En este explicador, vamos a revisar las técnicas que las principales empresas utilizan para aumentar su productividad. Aprenderás cómo dirigir reuniones, planificar tu día, programar tu semana y gestionar proyectos de manera mensual, tal como lo hacen los principales líderes empresariales del mundo.
Con este marco, obtendrás información sobre las principales herramientas para la gestión de la productividad y cómo los planificadores de productividad pueden impactar tu día. A diferencia de los objetivos trimestrales o anuales, estas herramientas de planificación de productividad son para la acción inmediata, ya sea por día, por semana o por mes. Estas herramientas no solo pueden ser utilizadas para ti mismo, sino que también pueden ser compartidas entre equipos para que todos puedan planificar sus días en consecuencia, especialmente a medida que el trabajo remoto y los estilos de trabajo nómada digital se vuelven más comunes.
Entonces, ¿cómo te mantienes productivo en una base diaria? Como CEO de dos grandes empresas, Elon Musk necesita maximizar su gestión del tiempo, por lo que utiliza un marco llamado MIT.
MIT, o la tarea más importante, requiere que priorices el día para comenzar con las tareas que son más críticas. Luego, multitareas menos importantes que pueden hacerse simultáneamente. En 2018, un correo electrónico filtrado a los empleados de Tesla reveló algunos consejos adicionales sobre productividad. Musk aconsejó a los empleados de Tesla evitar reuniones excesivas o frecuentes e incluso sugirió abandonar una reunión en el segundo que deja de proporcionar valor.
Para planificar tu propio día, utiliza esta visualización del planificador diario para ver el horario de tu día en un formato de lista. Enumera tus responsabilidades y reuniones en un formato de hora por hora con una sección para agregar cualquier nota que sea relevante para la tarea. Para seguir a Elon Musk, comienza el día con tu tarea más importante. (Diapositiva 3)
En la barra lateral, puedes escribir un breve resumen de tu objetivo para el día para que te mantengas enfocado en tu objetivo principal incluso mientras abordas una serie de tareas a menudo no relacionadas.
Entonces, tienes tu día a día planificado, pero ¿qué pasa con la semana a semana? ¿Cómo te mantienes productivo mientras haces malabares con las tareas diarias y las reuniones semanales? Jeff Bezos tiene una idea...
En 2018, el CEO de Amazon compartió algunas ideas sobre la cultura de la empresa en torno a las reuniones. Para empezar, utiliza una "regla de dos pizzas" para mantener las reuniones pequeñas. Si dos pizzas no alimentan a la sala, hay demasiadas personas en la reunión. Bezos también requiere que todas las reuniones proporcionen un memorando de seis páginas que todos leen juntos en silencio al comienzo de cada reunión antes de discutir el tema en profundidad. Esto es para proporcionar una conversación de alta calidad donde todos tienen los mismos detalles clave para trabajar, como una sala de estudio.
Amazon enseña a sus ejecutivos a escribir y reescribir estos memorandos durante semanas antes de que estén listos para presentar. La presentación narrativa centra la atención en lo que es importante sobre lo que no lo es, y el alto estándar del memorando crea una cultura donde las reuniones se llevan a cabo solo para los temas más importantes.
Para planificar tu semana, puedes usar un plan semanal para enfocar tu atención como Bezos. Destaca tus cuatro tareas más importantes de cada día junto con el tiempo asociado que planeas trabajar en cada una. Puedes aplicar la técnica de reunión de Bezos para limitar las reuniones solo a los temas más importantes. (Diapositiva 18)
Por ejemplo, si un tema de discusión no se relaciona con tus 4 tareas más importantes para el día, es posible que no sea lo suficientemente importante como para programar una reunión. Esto te ayudará a reducir tu atención y tiempo que se aleja de lo que es más importante para tu negocio.
Entonces, tienes tu día y tu plan semanal. ¿Cómo aprovechas al máximo la semana para maximizar tu productividad?
Google fue pionero en el concepto de sprint de cinco días como una forma de diseñar, prototipar y probar ideas de manera rápida y eficiente. El sprint de cinco días es utilizado por los gerentes de producto y los desarrolladores de producto para construir y lanzar un prototipo que normalmente tarda meses en desarrollarse como un MVP en un período de cinco días. El lunes, trazas el problema que quieres resolver. El martes, se te ocurre una idea. El miércoles, decides seguir adelante con la prueba. El jueves lo desarrollas, y el viernes lo lanzas como una prueba con entrevistas a clientes para obtener comentarios.
Si bien Google diseñó este proceso en torno al lanzamiento de un producto en una semana, también puedes usar el proceso SCRUM Sprint para abordar características o asignaciones acumuladas en un período de semana a semana.
Una vista de línea de tiempo semanal ayuda a resaltar la prioridad principal de cada día. Usando el marco de sprint, puedes resaltar la prioridad de cada día con un subtítulo para expandir la tarea que necesita ser realizada. Esta visualización puede ser la fuente de verdad para tu equipo mientras navegas por el proceso de sprint. (Diapositiva 10)
Los sprints semanales son una excelente manera de maximizar la productividad en una base de semana a semana. Entonces, ¿cómo haces un seguimiento de tu progreso en tareas a largo plazo?
Asana es una herramienta SaaS de productividad que muchas empresas utilizan para la gestión de equipos, y publica un blog con consejos de productividad proporcionados por su equipo. El Gerente de Ingeniería de la compañía, Greg Sabo, recomienda no hacer ningún trabajo antes de tener una tarea asignada para ello, lo que incluye revisar tu bandeja de entrada. También dice que siempre debes establecer una fecha de vencimiento para cada tarea. En o antes de la fecha de vencimiento de una tarea, debes completarla o asignar una nueva fecha de vencimiento. Este enfoque consciente en las fechas de vencimiento te ayuda a mantenerte productivo y enfocado en completar las tareas de manera oportuna.
Para hacer un seguimiento de tu productividad en estas múltiples tareas y asignaciones, un diagrama de Gantt mensual con barras de progreso puede ayudar. Las barras de seguimiento pueden extenderse a medida que aumenta el progreso durante un período de tiempo establecido, por lo que si te encuentras moviendo una fecha de vencimiento, puedes extender la barra incompleta en consecuencia. (Diapositiva 21)
Entonces, tienes tu productividad de mes a mes. Pero, ¿qué pasa cuando quieres hacer un seguimiento de tu progreso hacia metas a largo plazo, más aspiracionales?
En 1999, Google fue el 18º motor de búsqueda que llegó a la web. La compañía necesitaba tomar decisiones difíciles, mantener a su equipo en el camino y medir lo que importaba; Google utilizó una herramienta llamada OKRs, u objetivos y resultados clave, como la herramienta clave que ayudó a la compañía a crecer 10 veces muchas veces, según el cofundador Larry Page.
Para 2017, Google había construido siete productos, cada uno con mil millones o más usuarios: Search, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay y Gmail.
Mientras puedes usar los diagramas de Gantt para simplemente hacer un seguimiento del progreso hacia la finalización, puedes usar esta visualización de asignación mensual para hacer un seguimiento de tus OKRs. En este caso, tu progreso se mide en función de tu objetivo con los puntos de referencia para el éxito establecidos por tus métricas de resultados clave.(Diapositiva 24)
Como dice el CEO de LinkedIn, Jeff Weiner, estos objetivos son "algo que quieres lograr durante un período de tiempo específico que se inclina hacia una meta ambiciosa en lugar de un plan establecido". Aunque los objetivos son aspiracionales, deben tener plazos de corta duración para crear "mayor urgencia y mayor participación mental"
Para obtener más herramientas para aumentar tu productividad, descarga esta presentación Planificador de Productividad (Parte 2). Obtendrás más variaciones y visualizaciones para ayudar a planificar cada tipo de productividad, con vistas diarias, semanales y mensuales.
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