Планировщик Продуктивности (Часть 2)

Синопсис

Когда-нибудь задумывались, как Джефф Безос или Илон Маск остаются настолько продуктивными? Или как Google, Asana или LinkedIn планируют свою продуктивность? В этом объяснении мы рассмотрим методы, которые используют ведущие компании для увеличения своей продуктивности. Вы узнаете, как проводить собрания, планировать свой день, составлять расписание на неделю и управлять проектами на месячной основе, как это делают лучшие бизнес-лидеры мира.

Результат

С этой методикой вы получите представление о лучших инструментах для управления продуктивностью и о том, как планировщики продуктивности могут влиять на ваш день. В отличие от квартальных или годовых целей, эти инструменты планирования продуктивности предназначены для немедленных действий, будь то в течение дня, недели или месяца. Эти инструменты могут использоваться не только для вас, но и распространяться по командам, чтобы каждый мог планировать свои дни соответственно, особенно по мере того как становятся все более распространенными стили работы удаленно и цифровых кочевников.

Основные инструменты

Планировщик дня

Итак, как оставаться продуктивным на ежедневной основе? Будучи генеральным директором двух крупных компаний, Илон Маск должен максимально эффективно использовать свое время, поэтому он использует методику под названием MIT.

MIT, или наиболее важная задача, требует, чтобы вы отсортировали день, начав с наиболее критически важных задач. Затем вы выполняете несколько менее важных задач, которые могут быть выполнены одновременно.В 2018 году утекшее письмо Илона Маска сотрудникам Tesla раскрыло некоторые дополнительные советы по повышению продуктивности. Маск рекомендовал избегать частых или продолжительных совещаний и даже предложил выйти из совещания, как только оно перестанет приносить пользу.

Чтобы спланировать свой день, используйте эту визуализацию дневного планировщика для просмотра расписания вашего дня в формате списка. Перечислите свои обязанности и совещания в формате по часам с разделом для добавления любых заметок, которые относятся к задаче. Чтобы следовать примеру Илона Маска, начните день с самой важной задачи. (Слайд 3)

На боковой панели вы можете написать краткое резюме для вашей цели на день, чтобы оставаться сосредоточенным на вашей основной задаче, даже когда вы выполняете серию часто несвязанных задач.

Еженедельный план

Итак, вы спланировали свой день, но что насчет недели? Как оставаться продуктивным, совмещая ежедневные задачи и еженедельные совещания? У Джеффа Безоса есть идея...

В 2018 году генеральный директор Amazon поделился некоторыми мыслями о корпоративной культуре вокруг совещаний. Во-первых, он использует "правило двух пицц" для ограничения количества участников совещания. Если двух пицц не хватает для всех, на совещании слишком много людей. Безос также требует, чтобы на всех совещаниях предоставлялось шестистраничное меморандум, которое все читают вместе в тишине в начале каждого совещания, прежде чем обсуждать тему подробно.Это предоставление высококачественного общения, где у всех есть одни и те же ключевые детали для работы, как в учебном зале.

Amazon учит своих руководителей писать и переписывать эти меморандумы в течение нескольких недель, прежде чем они будут готовы к презентации. Нарративная презентация сосредотачивает внимание на том, что важно, а не на том, что нет, и высокий стандарт меморандума создает культуру, в которой собрания проводятся только по самым важным темам.

Чтобы спланировать свою неделю, вы можете использовать еженедельный план, чтобы сосредоточить свое внимание, как Безос. Выделите свои четыре самых важных задачи на каждый день, а также связанное время, которое вы планируете потратить на каждую из них. Вы можете применить технику Безоса для ограничения собраний только самыми важными темами. (Слайд 18)

Например, если тема обсуждения не относится к вашим 4 самым важным задачам на день, возможно, она не настолько важна, чтобы назначить собрание. Это поможет вам сократить внимание и время, отвлекаемое от того, что наиболее важно для вашего бизнеса.

Еженедельный график

Итак, у вас есть ваш день и ваш еженедельный план. Как вы можете наиболее эффективно использовать неделю для максимизации вашей продуктивности?

Google разработал концепцию пятидневного спринта как способ проектирования, создания прототипов и тестирования идей быстро и эффективно.Пятидневный спринт используется менеджерами и разработчиками продуктов для создания и запуска прототипа, который обычно занимает месяцы на разработку в качестве минимально жизнеспособного продукта за пять дней. В понедельник вы определяете проблему, которую хотите решить. Во вторник вы придумываете идею. В среду вы решаете двигаться вперед с тестом. В четверг вы его разрабатываете, а в пятницу запускаете в качестве теста с интервью с клиентами для получения обратной связи.

Хотя Google разработал этот процесс с целью запуска продукта за неделю, вы также можете использовать процесс SCRUM Sprint для решения задач по накопившимся функциям или заданиям на недельной основе.

Просмотр еженедельного графика помогает выделить главный приоритет каждого дня. Используя рамки спринта, вы можете выделить приоритет каждого дня с подзаголовком, чтобы расширить задачу, которую нужно выполнить. Эта визуализация может стать источником истины для вашей команды при прохождении процесса спринта. (Слайд 10)

Диаграммы Ганта

Еженедельные спринты - отличный способ максимизировать продуктивность на недельной основе. Так как же отслеживать свой прогресс по задачам на более длительный срок?

Asana - это инструмент SaaS для повышения продуктивности, который многие компании используют для управления командой, и публикует блог с советами по повышению продуктивности, предоставленными его командой.Инженерный менеджер компании Грег Сабо рекомендует не приступать к работе, пока вам не назначено задание, включая проверку вашего почтового ящика. Он также говорит, что вы всегда должны устанавливать срок выполнения для каждого задания. В день срока выполнения задания или ранее вы должны либо завершить его, либо назначить новый срок. Это осознанное сосредоточение на сроках помогает вам оставаться продуктивными и сосредоточенными на своевременном выполнении задач.

Чтобы отслеживать вашу продуктивность по этим множественным задачам и заданиям, может помочь ежемесячная диаграмма Ганта с полосами прогресса. Полосы отслеживания могут быть расширены по мере увеличения прогресса за определенный период времени, поэтому, если вы обнаружите, что переносите срок, вы можете соответствующим образом продлить незавершенную полосу. (Слайд 21)

Ежемесячные задания

Итак, у вас получается контролировать свою продуктивность из месяца в месяц. Но что, если вы хотите отслеживать свой прогресс в достижении долгосрочных, более амбициозных целей?

В 1999 году Google стал 18-м поисковиком в интернете. Компании пришлось принимать сложные решения, поддерживать свою команду на правильном пути и измерять то, что имеет значение; Google использовал инструмент под названием OKRs, или цели и ключевые результаты, как ключевой инструмент, который помог привести компанию к росту в 10 раз многократно, согласно сооснователю Ларри Пейджу.

К 2017 году Google создал семь продуктов, каждый из которых имеет миллиард или более пользователей — Поиск, Chrome, Android, Карты, YouTube, GooglePlay и Gmail.

Хотя вы можете использовать диаграммы Гантта для простого отслеживания прогресса к завершению, вы можете использовать эту визуализацию ежемесячного задания для отслеживания ваших OKR. В этом случае ваш прогресс измеряется по отношению к вашей цели с ориентирами для успеха, установленными вашими ключевыми результатами метрик.(Слайд 24)

Как говорит генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер, эти цели - это "то, что вы хотите достичь за определенный период времени, который склоняется к амбициозной цели, а не к заявленному плану." Несмотря на то, что цели являются стремительными, они должны иметь короткие сроки для создания "большей срочности и большего внимания"

Дополнительные инструменты

Для получения дополнительных инструментов для повышения вашей производительности скачайте эту Планировщик Продуктивности (Часть 2) презентацию. Вы получите больше вариаций и визуализаций, чтобы помочь планировать каждый тип производительности, с ежедневными, еженедельными и ежемесячными обзорами.