Introducción
El término "Bridezilla" se ha vuelto lo suficientemente relevante en la cultura popular como para tener un lugar en Urban Dictionary. Incluso existe un programa de televisión dedicado a este fenómeno. Los observadores pueden preguntarse por qué estas futuras novias convierten una ocasión alegre en algo tan complicado e intenso. La razón es que la planificación de eventos es compleja e intensa, y los problemas logísticos son frecuentes. Sin embargo, mientras exista una guía organizada que se pueda seguir, la planificación de eventos no es tan mala después de todo. Algunas personas terminan pagando grandes sumas por organizadores profesionales para evitar los dolores de cabeza, pero aquí tenemos algo aún más sencillo: una plantilla de hoja de cálculo de Planificador de Eventos.
Siga leyendo para conocer todos los pasos necesarios para organizar un evento exitoso: desde la fase inicial de planificación y presupuesto, hasta el día del evento. Utilizando la hoja de cálculo de Planificador de Eventos, la personalizaremos para ilustrar cómo funciona el proceso con dos escenarios: una boda y una conferencia. De este modo, esperamos cubrir tanto sus necesidades personales como profesionales.
La plantilla
Para ilustrar cómo utilizar este Planificador de Eventos, cubriremos las diferentes secciones que la componen:
- El presupuesto. La plantilla incluye una sección dedicada para crear y gestionar su presupuesto. Enumere y compare diversos servicios para determinar las mejores opciones y lleve un seguimiento de los proveedores que han sido pagados o no.
- La gestión de invitados. La plantilla ayuda a categorizar a los invitados, monitorear su estado de confirmación de asistencia (RSVP) e incluso asignar asientos, lo cual puede evaluarse en una pestaña de tabla separada. Para eventos que incluyan venta de entradas, la plantilla ofrece una función para asignar tipos de entradas a los invitados y calcular el resultado en ingresos.
- El día del evento. La plantilla ofrece tablas para estructurar la agenda y las tareas del evento. Utilícelas para supervisar todas las actividades y asegurar el éxito del evento.
- El panel de control. La plantilla consolida los datos de todas las secciones para asistirle durante todo el proceso de organización y planificación del evento.Las vistas ayudan a realizar un seguimiento del presupuesto, comparar servicios, controlar la asistencia de los invitados y mucho más. También proporciona un conjunto completo de gráficos para evaluar los resultados del evento en cuanto a gastos, ingresos y beneficios.
Para obtener más información sobre las características y funcionalidades de nuestro Planificador de Eventos, continúe leyendo. Compartiremos el tutorial completo de la plantilla con consejos adicionales sobre cómo planificar y organizar el evento utilizando las herramientas disponibles.
Contenido
Organización del evento
La plantilla ofrece una pestaña para organizar los servicios esenciales del evento. En la tabla 'Servicios', enumere todas las opciones disponibles y determine la más adecuada para sus necesidades. Además, esta tabla permite clasificar los servicios por categoría, etapas de negociación, prioridades y otros criterios.
Por ejemplo, la organización de una boda que requiere un lugar adecuado. Para registrar esto, ingrese "Venue" en el campo 'Servicio' junto con la empresa de interés y sus datos de contacto. A continuación, seleccione la categoría, la etapa actual de negociación, la prioridad del servicio y el costo total.Los campos siguientes facilitan la comparación de diversos servicios. Si aún no ha decidido si contratar un servicio en particular, cambie el 'Estado del contrato' a 'Abierto'. Ahora bien, si ha decidido proceder con el servicio, cambie el 'Estado del contrato' a 'Cerrado'. Una vez realizado el pago, utilice el campo 'Estado de pago' para marcarlo como pagado.
Enumere todos los servicios que ha considerado o contactado para su evento. La comparación también se integra en el panel de control con un componente crucial: el presupuesto.
Presupuesto del evento
También es fundamental diferenciar los costos estimados de los costos reales. De este modo, se crea una hoja de ruta financiera clara para asegurar que el evento se mantenga dentro del presupuesto establecido. La plantilla le permite asignar un presupuesto para cada categoría de servicio esencial del evento. En la pestaña 'Campos', establezca las categorías que requiere el evento, como "Alimentos y Bebidas", "Entretenimiento" o "Alquileres". A continuación, especifique el presupuesto para cada categoría.
Cuando agregue un servicio en la pestaña 'Servicios', la plantilla compara automáticamente el gasto con el presupuesto preestablecido.Esta comparación, que muestra el presupuesto general frente al costo real del evento, aparece en el panel de control, el cual abordaremos en detalle más adelante.
Prioridades presupuestarias
Como se mencionó, la plantilla permite la priorización de servicios, lo que facilita la comparación y distribución del presupuesto. Seleccione la prioridad del servicio en la pestaña 'Servicios', y la plantilla asigna un color mediante 'formato condicional'. Puede modificar estos colores para personalizarlos.
En el formato de Excel:
- Haga clic en cualquier campo de prioridad y vaya a 'Inicio' en la barra de menú;
- Haga clic en Formato condicional > Administrar reglas > Seleccione la regla > Editar regla
- Elija el color que desea mostrar y haga clic en 'Aceptar'.
En la versión de Google Sheets:
- Vaya a 'Formato' en la barra de menú
- Elija Formato condicional > Escala de colores
- Seleccione la regla en la barra lateral
- Elija el color deseado y haga clic en 'Listo'
Es posible aplicar este proceso a otros campos que utilicen formato condicional.
Lista de invitados
Ya hemos explicado cómo categorizar los costos del evento. Sin embargo, hay más aspectos a considerar. Por ejemplo, en una boda, es fundamental conocer el estado de confirmación de cada invitado y su asignación de mesa. Para una conferencia, la venta de entradas puede ser esencial. Esta plantilla aborda ambas situaciones en la pestaña 'Lista de invitados'.
Para bodas, agregue un invitado ingresando su nombre y datos de contacto. A partir de aquí, los detalles varían según el tipo de evento. Ordene y clasifique a los invitados por 'Tipo de invitado', 'Grupo de edad' y su 'Participación en el evento'; estos campos son personalizables si es necesario. Si el evento requiere diferentes categorías, es posible ajustarlas en la pestaña 'Campos'.
De vuelta en la plantilla, puede actualizar el estado de confirmación de asistencia de los invitados (es decir, no, tal vez, sí o sin respuesta) para gestionar y supervisar la asistencia. La función 'Asignar una mesa' le ayuda a distribuir los asientos para bodas u otros eventos similares. Seleccione la mesa donde se sentarán los invitados y organícelos por diferentes categorías, cada una representada por un color único. Puede crear mesas para familiares, amigos, colegas de trabajo o cualquier otro grupo que requiera el evento. Esta función será necesaria para la vista 'Gráfico de mesas', que abordaremos más adelante.
Ahora, en un escenario de conferencia, puede agregar al mismo invitado que antes. Para categorizarlos, utilice las mismas categorías o ajústelas para reflejar mejor el evento, como especificar el área profesional del invitado. Si la venta de entradas forma parte de la conferencia, seleccione el tipo de entrada que cada invitado adquirió. Los tipos de entradas pueden personalizarse en la pestaña 'Campos', y cada uno puede establecerse con un precio predeterminado. Una vez asignada la entrada, márquela como 'pagada', y la plantilla la incluirá automáticamente en los ingresos del evento.
Un aspecto interesante de esta función es su adaptabilidad para bodas.Aunque la venta de entradas no es habitual en las bodas, las donaciones y los regalos son frecuentes. Utilice la función de venta de entradas para gestionar y monitorear estas contribuciones. Al configurar las categorías de entradas, incluya opciones para donaciones o regalos, de modo que pueda realizar un seguimiento del total de contribuciones asignadas a los invitados.
Table chart
Nuestro Planificador de Eventos cuenta con una pestaña especial para eventos con asignación de mesas. La pestaña 'Table chart' presenta un diseño completo de las mesas y sus respectivos invitados. Cada color representa diferentes categorías de mesas. El diseño también resalta a los invitados según su estado de confirmación: el rojo indica invitados no confirmados, mientras que el negro representa a los confirmados.
La plantilla construye este diseño automáticamente a partir de la información de las pestañas anteriores, como cuando agregamos un invitado en la pestaña 'Guest list' y le asignamos una mesa. Los valores en el campo 'Assign a table' pueden ajustarse en la pestaña 'Fields'. Puede crear diferentes categorías de mesas, cada una con su propio código de color, y asignarlas a mesas específicas. También es posible editar los nombres de las mesas si se requiere una mayor personalización.
Después de organizar la disposición de las mesas, la función en la pestaña 'Lista de invitados' estará disponible para su uso. A medida que se asignan las mesas, la vista en la pestaña 'Gráfico de mesas' se crea automáticamente con la misma coordinación de colores de las pestañas anteriores.
Esta función es especialmente útil en escenarios de bodas para visualizar la disposición de los asientos y quiénes ya han confirmado su asistencia. Sin embargo, también puede utilizarse para otros fines. Por ejemplo, en una conferencia, es posible emplear esta función para asignar invitados a salas específicas, auditorios y otros espacios. Ajuste los nombres de las mesas y las categorías según sea necesario, y el gráfico de mesas funcionará de la misma manera. Sea creativo, las posibilidades son infinitas.
El diseño también está optimizado para exportarse en PDF y facilitar su distribución.
En Excel:
- Vaya a 'Archivo' en la barra de menú.
- Elija 'Exportar', luego seleccione 'Crear documento PDF/XPS'.
- Haga clic en 'Crear PDF/XPS' y elija dónde guardar su archivo.
En Google Sheets:
- Vaya a 'Archivo' en la barra de menú.
- Pase el cursor sobre 'Descargar' y luego seleccione 'Documento PDF'.
- Ajuste la configuración según sea necesario y haga clic en 'Descargar'.
Siguiendo estos pasos, el PDF de la tabla estará listo para ser enviado y compartido.
Día del evento
El día del evento es cuando todo debe funcionar según lo planeado. La plantilla cuenta con una pestaña dedicada para organizar y planificar la agenda de ese día. Puede enumerar tareas, delegarlas a diferentes personas, establecer horarios de inicio y fin, y priorizarlas.
Nuestro Planificador de Eventos también ofrece un desglose horario de la agenda si se requiere una lista más detallada. Asigne tareas a los responsables y planifique las actividades, ubicaciones y responsabilidades del día. La plantilla permite hasta seis agendas diferentes para que pueda monitorear y controlar cómo se desarrolla todo.
Estas herramientas pueden ser útiles en diferentes escenarios de eventos. Para conferencias, esta función garantiza que los ponentes, las sesiones y los descansos se desarrollen sin inconvenientes.Asigne salas para sesiones específicas, distribuya el tiempo para el networking y asegúrese de que todos los aspectos logísticos, desde el registro hasta las palabras de cierre, estén correctamente organizados. Ahora bien, para las bodas, el ritmo del día es igualmente fundamental. Desde la hora de inicio de la ceremonia, las sesiones de fotos y los descansos para las comidas hasta el baile final, cada momento es importante. Al delegar tareas y establecer cronogramas claros, se garantiza que todo se realice según lo planeado.
Además, al igual que el diseño de la tabla de asientos puede exportarse a PDF, también es posible convertir la agenda del día del evento a formato PDF. Siga los mismos pasos que antes y el PDF estará disponible para imprimir, enviar o compartir según se desee.
Event dashboard
Abordamos cada aspecto de cómo planificar un evento, desde la asignación del presupuesto hasta los desgloses horarios. La plantilla consolida estos datos en un panel de control, que muestra los resultados del evento y ayuda en la toma de decisiones para asegurar el cumplimiento del presupuesto. El panel también incluye filtros para analizar costos específicos del evento, ventas o beneficios.
Servicios y Gastos
La primera sección del panel de control es "Servicios y Gastos".Esta sección contiene toda la información relacionada con los servicios detallados en la pestaña 'Servicios' y el presupuesto inicial. Los gráficos le permiten realizar un seguimiento de los costos en los distintos servicios y facilitan la comparación con el presupuesto establecido, teniendo en cuenta diferentes prioridades y categorías. Por ejemplo, en una boda, puede priorizar los gastos de lugar o catering, mientras que en una conferencia, los honorarios de los ponentes o los costos tecnológicos pueden ser más relevantes.
También permite la comparación de detalles de servicios dentro de una categoría. Seleccione la categoría deseada y los servicios correspondientes de la pestaña 'Servicios' se listarán automáticamente. La vista de tabla y el gráfico ofrecen una perspectiva clara de costo-beneficio para respaldar decisiones informadas y evitar exceder el presupuesto.
Venta de Entradas
La siguiente sección aborda la 'Venta de entradas'. Para eventos con fuentes de ingresos, como talleres, esta parte resume las ganancias totales provenientes de la venta de entradas utilizando los datos de la pestaña 'Lista de invitados'.En el contexto de una boda, como se mencionó, aunque la venta tradicional de entradas podría no aplicar, esta sección puede adaptarse para registrar regalos o donaciones y mostrar los resultados aquí de la misma manera. También presenta la distribución de los estados de RSVP y calcula el número de asistentes.
Además, puede seleccionar un campo deseado para monitorear en los gráficos desde la pestaña 'Lista de invitados'. Estos campos pueden personalizarse según los requisitos del evento. El panel de control, entonces, muestra los ingresos totales por cada campo e indica si se realizó el pago.
Análisis de Ganancias
Finalmente, la sección final del panel determina la ganancia del evento. Basándose en los datos de costos e ingresos, esta sección presenta gráficos que muestran las ganancias del evento, incluso desglosadas por invitado. Refleja todo el recorrido del evento. Desde las etapas iniciales de planificación hasta los cálculos finales de ganancias, ofrece una visión clara de los puntos fuertes y las áreas de mejora. También es una herramienta de aprendizaje para asegurar que cada evento que planifique sea mejor que el anterior.
Conclusión
Como puede ver, el éxito de un evento no solo depende de los grandes momentos, sino también de los detalles minuciosos que lo preceden. Sin duda, hay muchos aspectos a considerar: presupuesto, gestión de invitados, agendas del evento, asignación de asientos, por mencionar algunos. Sin embargo, esperamos que ahora pueda organizar su próximo evento de manera más sencilla con esta plantilla, que puede descargar en Excel o Google Sheets.
Compártanos en los comentarios sus consejos y trucos para la planificación de eventos, así todos podremos aprender de su experiencia.
