सारांश
क्या आपने कभी मैन्युअल रूप से गणना करके और एक ग्राहक के लिए एक उद्धरण तैयार किया है? किसी भी क्षेत्र के पेशेवरों के लिए, मूल्यों, शुल्क और छूट की गणना करना, साथ ही इस जानकारी को एक स्पष्ट लेआउट में संगठित करना, समय लेने वाली और त्रुटि योग्य प्रक्रिया हो सकती है। इसे हल करने के लिए, हमने कोट टेम्पलेट विकसित किया है, जो आपके द्वारा प्रस्तावित उत्पादों और सेवाओं के आधार पर पांच अलग-अलग कोट लेआउट का निर्माण स्वचालित करता है, जिससे आप आदर्श एक का चयन करके इसे अपने ग्राहक को केवल कुछ क्लिक्स में भेज सकते हैं।
टेम्पलेट का उपयोग करने से पहले, यह जानना उपयोगी होता है कि इसे कैसे सेट किया गया है। नीले रंग में हाइलाइट किए गए क्षेत्र - या नीले रंग के पाठ - वह हैं जहां आपको अपनी जानकारी दर्ज करनी होती है, और वे टेम्पलेट को सही ढंग से काम करने के लिए आवश्यक होते हैं। काले रंग के क्षेत्रों में विशेष सूत्र और गणनाएं होती हैं। काले नंबरों वाले क्षेत्रों को हटाने या बड़े परिवर्तन करने का ध्यान रखें, क्योंकि वे टेम्पलेट को सही ढंग से काम करने के लिए महत्वपूर्ण होते हैं।
सामग्री
टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें
टेम्पलेट के साथ शुरुआत करने के लिए, "इनपुट टैब्स" और "रिपोर्ट्स और पीडीएफ टैब्स" के समूह के बीच अंतर समझना महत्वपूर्ण है। "इनपुट टैब्स", नीले रंग में चिह्नित, उपयोगकर्ताओं के लिए पंजीकरण और डेटा इनपुट के लिए निर्धारित होते हैं। इसमें कंपनी की जानकारी, ग्राहक का विवरण, सेवाओं का पंजीकरण, और उत्पाद सूचियाँ, उद्धरण बनाने के लिए अन्य आवश्यक घटक शामिल होते हैं।
दूसरी ओर, "रिपोर्ट्स और पीडीएफ टैब", जिसे ग्रे रंग से पहचाना जाता है, स्वचालित रूप से बनाए गए खंड हैं जिन्हें मैन्युअल इनपुट की आवश्यकता नहीं होती। वे "इनपुट टैब" से डेटा का उपयोग करते हैं जिससे विभिन्न लेआउट विकल्प बनाए जा सकते हैं जहां उपयोगकर्ता उन्हें पीडीएफ दस्तावेज़ों के रूप में निर्यात कर सकते हैं और उन्हें सीधे ग्राहकों को भेज सकते हैं। यह संरचना सुनिश्चित करती है कि डेटा केवल एक बार दर्ज किया जाता है, और अंतिम रिपोर्ट के फॉर्मैटिंग को स्वचालित करती है ताकि त्रुटियों के लिए अवकाश कम हो।
कोट विवरण पंजीकरण कैसे करें
कंपनी का विवरण
"फील्ड्स" टैब टेम्पलेट को अनुकूलित करने के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में काम करता है। यहां, आप अपनी कंपनी के डेटा, जैसे कि नाम, पता, फोन नंबर, ईमेल, और वेबसाइट, जो आपके द्वारा बनाए गए कोट्स के शीर्षक में दिखाई देते हैं, दर्ज कर सकते हैं। इस टैब की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि आप चेकबॉक्स के माध्यम से चुन सकते हैं कि अंतिम लेआउट्स पर कौन सी जानकारी प्रदर्शित की जाएगी, जिससे आपको शेयर करने का नियंत्रण मिलता है।
यह टैब वही जगह है जहां आप ग्राहक की जानकारी को रिकॉर्ड करने और कोट्स में शामिल करने का निर्धारण करते हैं, चाहे वह कंपनी का नाम हो, पता, सोशल मीडिया, या कोई अन्य विवरण। यह लचीलापन टेम्पलेट को विभिन्न व्यापार प्रथाओं और संचार प्राथमिकताओं के अनुसार अनुकूलित करने में मदद करता है। इसी प्रकार, चेकबॉक्स आपको यह निर्णय लेने की अनुमति देते हैं कि ये विवरण अंतिम दस्तावेज़ में दिखाई देंगे या वे केवल पंजीकरण के लिए आंतरिक रूप से उपयोग किए जाएंगे।
ग्राहक
'ग्राहक' टैब आपको ग्राहक विवरण को प्रबंधित और पहुंचने में सरलता प्रदान करता है, जिससे हर बार नया कोट बनाने के समय बिखरी हुई जानकारी की खोज करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। एक बार जब आपने "फ़ील्ड्स" टैब में फ़ील्ड्स को अपनी डाटा एंट्री आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर दिया होता है, तो "ग्राहक" टैब चुने गए सेटअप को प्रदर्शित करने के लिए अनुकूलित हो जाता है। आपको केवल वांछित ग्राहकों को जोड़ना होता है, और उनकी जानकारी अन्य टैब्स में किसी भी भविष्य के कोट्स के लिए तत्काल पहुंचनीय हो जाती है।
सेवाएं
"सेवाएं" टैब में, आप अपनी कंपनी या आप, एक स्वतंत्र कार्यकर्ता के रूप में, जो सेवाएं प्रदान करते हैं, उन्हें सूचीबद्ध करते हैं। प्रत्येक सेवा की एक स्थिर मूल्य हो सकता है या घंटे के हिसाब से बिल की जा सकती है, जो कार्य की प्रकृति पर निर्भर करती है। ये विकल्प सेवाओं की तालिका के "मूल्य निर्धारण प्रकार" ड्रॉपडाउन में चुने जा सकते हैं और सीधे लागत की गणना पर प्रभाव डालते हैं। घंटे के हिसाब से बिल की जाने वाली सेवाएं इकाई मूल्य को घंटों की संख्या से गुणा करती हैं, जबकि स्थिर मूल्य वाली सेवाएं अपना मूल्य बनाए रखती हैं, अवधि की परवाह किए बिना। टैब में प्रत्येक सेवा का विस्तृत विवरण शामिल करने की जगह भी होती है। यह गलतफहमियाँ रोकने में मदद करता है और प्रदान की जाने वाली सेवाओं की श्रेणी के लिए संदर्भ मार्गदर्शिका का कार्य करता है।
उत्पाद
"उत्पाद" टैब "सेवाएं" टैब की तरह कार्य करता है और उन व्यवसायों और पेशेवरों के लिए उपयोगी है जो भौतिक या डिजिटल उत्पाद प्रदान करते हैं।इस टेम्पलेट के इस हिस्से में, उत्पाद सूची को पंजीकृत और संगठित करने की संभावना होती है, जिसमें इकाई मूल्य और, यदि आवश्यक हो, प्रत्येक मद का संक्षिप्त विवरण शामिल होता है। जब एक उद्धरण बनाया जा रहा होता है, तो उपयोगकर्ता को ग्राहक द्वारा अनुरोधित प्रत्येक उत्पाद की मात्रा निर्धारित करने का विकल्प होता है। टेम्पलेट स्वचालित रूप से कुल लागतों की गणना करता है, जो स्थापित इकाई मूल्य पर आधारित होती है।
एक उद्धरण कैसे बनाएं
"Quote details" टैब वह स्थान है जहां उद्धरण आकार लेता है। यहां, उपयोगकर्ता सभी आवश्यक जानकारी को समेटता है, जो प्राप्तकर्ता और छूट से लेकर शुल्क, शिपिंग, और उत्पादों और सेवाओं के चयन तक सब कुछ शामिल करता है। उद्धरण बनाने की प्रक्रिया ग्राहक के चयन से शुरू होती है, जिसका डेटा "Clients" टैब से स्वचालित रूप से आयात होता है।
आगामी चरण उद्धरण की तारीख, इसकी मान्यता, मुद्रा, और उसे संभालने वाले व्यक्ति के विवरण दर्ज करने में शामिल होते हैं, जो उद्धरणों के लिए जिम्मेदार कई व्यक्तियों होने पर प्रबंधन को सुगम बनाता है।
टैब छूट का आवेदन करने की भी अनुमति देता है, या तो प्रतिशत जोड़कर या स्थिर मान जोड़कर, जिसमें अतिरिक्त शुल्क, शिपिंग लागत, और अनुमानित उत्पाद वितरण समय शामिल होते हैं। ये समायोजन स्वचालित रूप से कुल उद्धरण में प्रतिबिंबित होते हैं।
अंत में, "Quote items" खंड में, उपयोगकर्ता कोट के प्रत्येक आइटम का विवरण दे सकता है, चाहे वह "Service" हो या "Product", ड्रॉपडाउन मेनू से। टेम्पलेट आवश्यक मात्रा निर्दिष्ट करने की भी अनुमति देता है। इस तरह, प्रत्येक आइटम की इकाई मूल्य के आधार पर लागत स्वचालित रूप से गणना की जाती है।
अंततः, दर्ज किए गए डेटा को टेम्पलेट के लेआउट में दर्शाया जाता है, जो ग्राहक को सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।
कोट को कस्टमाइज कैसे करें
टेम्पलेट में पांच लेआउट विकल्प शामिल हैं जो उपयोगकर्ताओं को प्रस्ताव और ग्राहक की उम्मीदों के अनुरूप सबसे अच्छा मॉडल चुनने की अनुमति देते हैं। लेआउट 'Quote details' टैब के आधार पर सभी महत्वपूर्ण तत्वों को प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर किए गए हैं, जैसे कंपनी और ग्राहक की जानकारी, सेवाओं या उत्पादों की सूची उनकी संबंधित लागत के साथ, गणना की गई कुल, लागू डिस्काउंट, कर, और शिपिंग। किसी भी जानकारी को संपादित करने के लिए, पिछले टैब पर वापस जाएं और आवश्यकतानुसार कस्टमाइज करें।
फ़ॉन्ट शैलियों और रंगों को कस्टमाइज करें
उपयोगकर्ता टेम्पलेट्स के रंग और फ़ॉन्ट को अपनी पसंद के अनुसार कस्टमाइज कर सकते हैं, इससे ब्रांड की दृश्य पहचान को मजबूती मिलती है। यह कस्टमाइजेशन Excel के स्वयं के फॉर्मैटिंग उपकरणों के भीतर आसानी से किया जा सकता है।यहाँ देखिए कैसे:
- उन फ़ील्ड्स का चयन करें जिन्हें आप संशोधित करना चाहते हैं;
- Excel के ऊपरी मेनू से, "Home" पर क्लिक करें;
- "Font" अनुभाग में, चुनें कि आप कौन से अनुकूलन उपकरण का उपयोग करना चाहते हैं, चाहे वह फ़ॉन्ट शैली, आकार, रंग, पृष्ठभूमि, सीमाएं, या कुछ और हो।
लोगो को अनुकूलित करें
[text]आप टेम्पलेट में अपना खुद का लोगो भी डाल सकते हैं। इसके लिए, इन चरणों का पालन करें:- रिबन पर "Insert" टैब पर नेविगेट करें।
- "Illustrations" समूह के भीतर "Pictures" पर क्लिक करें।
- "Over cells" > "This Device" > चित्र फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करें, इसे चुनें, और "Insert" पर क्लिक करें।
एक बार सम्मिलित होने के बाद, छवि सेलों के ऊपर दिखाई देगी। आप छवि को कहीं भी स्थानांतरित करने के लिए इस पर क्लिक कर सकते हैं और छवि को खींच सकते हैं। छवि का आकार बदलने के लिए, इस पर क्लिक करें और फिर किसी भी कोने या साइड हैंडल को खींचें।
कोट को PDF के रूप में निर्यात करने का तरीका
अपने कोट को अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित करने के बाद, आप इसे अपने ग्राहक के साथ साझा करने के लिए PDF में परिवर्तित कर सकते हैं। यहाँ देखिए कैसे:
- Excel के ऊपरी बाएं कोने में "File" टैब पर क्लिक करें। साइडबार मेनू से, "Save As." का चयन करें।
- "Save As" संवाद बॉक्स में, उस स्थान को ब्राउज़ करें जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं।
- "Save as type" ड्रॉपडाउन मेनू में, "PDF." का चयन करें।
- अपनी प्राथमिकताओं को सेट करने के बाद, "Save" पर क्लिक करें।"
और वहाँ आपके पास है, केवल कुछ क्लिक्स के साथ, आप एक प्रिंट-तैयार या इलेक्ट्रॉनिक रूप से साझा करने योग्य PDF बना सकते हैं, जिसमें परिभाषित लेआउट, संरचना, और दृश्य गुणवत्ता संरक्षित होती है।
निष्कर्ष
कोट टेम्पलेट, जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और गूगल शीट्स में उपलब्ध है, विभिन्न क्षेत्रों के पेशेवरों के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण है, क्योंकि यह समय बचाता है और मैन्युअल गणनाओं को हटाकर त्रुटियों को कम करता है। अब प्रस्ताव प्रबंधन को स्ट्रीमलाइन करने और अपने कोट्स की सटीकता में सुधार करने के लिए टेम्पलेट डाउनलोड करें।
