خلاصہ
سب سے تفصیلی اور مکمل منصوبہ بندیوں میں بھی تقریباً ناکام ہوتی ہیں اگر شرکت کرنے والوں کے کردار، کام اور ذمہ داریوں کی خلا یا تشویش ہو۔ اس سے بچنے کے لئے ہماری RACI ٹیم کے کردار اور ذمہ داریاں پیشکش کا استعمال کریں۔ یہ آپ کو RACI میٹرکس کو اپنے کاروباری عملوں میں شامل کرنے میں مدد دے گی اور ہر منصوبے کے نتیجے کو بڑھاوے اور بہتر بنانے والی مضبوط تعاون کی روح پیدا کرے گی۔
سلائیڈ کی خصوصیات
RACI میٹرکس ایک قائد کو یہ تعین کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ ہر شرکت کرنے والے ٹیم کے رکن کو ذمہ دار، ذمہ دار، مشاورت یا آگاہ کرنے کا کام سونپا گیا ہے۔
[tool]ioyuhf6m4i[EDQ]]یہ سلائیڈ آپ کو یہ بتانے میں مدد دے گی کہ RACI میٹرکس پروجیکٹ مینجمنٹ میں کس طرح کام کرتا ہے۔ آپ یہ بتا سکتے ہیں کہ یہ ہر کام، میل کا پتھر یا مکمل کرنے میں شامل کلیدی فیصلے کو نقشہ بندی کرتا ہے اور مقررہ کرداروں کو واضح کرتا ہے۔
[tool]g8lsoot6zg[EDQ]]اپنی ٹیم کو قدردانی کا احساس دلانے اور تعہد کی ثقافت (جو اعلی کارکردگی کو حوصلہ دیتی ہے) پیدا کرنے کے لئے اپنے ٹیم کے رکنوں کی تصاویر ہر ذمہ داری کے ساتھ شامل کریں۔ ایسے سلائیڈز اس کام میں آپ کی مدد کرنے کے لئے تیار کیے گئے تھے۔
[tool]xq1i464yxp[EDQ]]جائزہ
IBM کے مطابق، میٹرکس میں مرکزی سرگرمیوں کو صفوں میں اور شرکت کرنے والے اراکین کو کالمز میں دکھایا گیا ہے۔ ہر رکن کے لئے، ایک قائد یا پروجیکٹ مینیجر یہ ظاہر کرتا ہے کہ وہ ذمہ دار، ذمہ دار، مشاورت یا آگاہ ہیں۔اسے توڑنے کے لئے:
- زمہ دار – یہ کردار کام مکمل کرنے کے لئے کام کرتا ہے۔ صرف ایک کردار زمہ دار ہوتا ہے، لیکن اگر ضرورت ہو تو دیگر ٹیم کے رکن مدد کر سکتے ہیں۔
- ذمہ دار – یہ کردار سرگرمی کو پورا کرنے کے لئے تحویل کی تکمیل کو سبز روشنی دیتا ہے۔ ہر انفرادی کام یا تحویل کے لئے صرف ایک پارٹی ذمہ دار ہوتی ہے۔
- مشاورت کی گئی – یہ کردار ایک فرد یا گروہ ہوتا ہے جس سے سرگرمی یا تحویل کو مکمل کرنے کے لئے ضروری رائے یا تکنیکی مہارت فراہم کرنے کے لئے مشاورت کی جاتی ہے۔ عموماً، وہ موضوع کے ماہر ہوتے ہیں جو سرگرمیوں کے لئے ذمہ دار لوگوں کے ساتھ مواصلات میں ہوتے ہیں۔
- مطلع کیا گیا – یہ ٹیم کے رکن ترقی کی اطلاع دیتے ہیں، زیادہ تر وقت، صرف جب کام یا تحویل پہلے ہی مکمل ہو چکی ہوتی ہے۔
اطلاق
RACI میٹرکس بنانے کے لئے سادہ عمل میں مندرجہ ذیل چھ مراحل شامل ہیں، CIO: کے مطابق
- پروجیکٹ کی ترسیل میں شامل تمام کاموں کا تعین کریں اور انہیں چارٹ کی بائیں جانب مکمل کرنے کے ترتیب میں فہرست بنائیں۔
- تمام پروجیکٹ کے حصول کنندگان کی شناخت کریں اور انہیں چارٹ کے اوپر فہرست بنائیں۔
- ماڈل کے خانوں کو مکمل کریں جس میں ذمہ داری، احتساب اور مشاورت کے لئے کون مقرر ہوگا اور ہر انفرادی کام کے لئے کون مطلع ہوگا
- یہ چیک کریں کہ ہر کام کے لئے کم از کم ایک معنی خیز ہے.
- یہ چیک کریں کہ کوئی بھی کام زیادہ سے زیادہ ایک معنی خیز نہ ہو.
- پروجیکٹ کے آغاز میں اپنے معنی خیزوں کے ساتھ RACI میٹرکس تقسیم، بحث اور متفق کریں تاکہ کسی بھی تنازعات یا ابہام کو حل کیا جا سکے.
مشورے
2020 میں، دنیا نے ایک نئے معیار کی طرف منتقلی کی، ہمیشہ کے لئے ہمارے کام اور مواصلات کے طریقے تبدیل کر دیے. وہ سوال جو بہت سے منیجرز کو رات بھر جاگتے رہنے پر مجبور کرتا تھا وہ تھا: کیسے ایک ریموٹ ٹیم کو موثر طور پر احتساب میں لیا جائے؟ Inc. نے اس مسئلے سے نمٹنے کے وقت بچانے کے لئے چار غلطیوں کی فہرست بنائی ہے.
زیادہ پیداوار کی مطالبہ.
ریموٹ ٹیمیں کافی پیداوار ہو سکتی ہیں اور اپنے دفتری ساتھیوں کو بھی مقابلہ کر سکتی ہیں، لیکن نہ تو پہلے دن یا جب وہ پریشان ہوں. جو لیڈرز اس کو تسلیم نہیں کرتے، انہیں اس تناؤ میں اضافہ کرتے ہیں. بجائے اس کے، ماہرین کہتے ہیں کہ ابھی فوری طور پر سب سے زیادہ اہم کاموں کی شناخت کریں اور باقی کو آرام کریں.
یہ تصور کرنا کہ یہ عارضی ہے
ماہرین کہتے ہیں کہ ممکن ہے کہ COVID-19 جیسے بحران دوبارہ پیش آئیں، اور مستقبل میں کام کرنے کے طریقے کو ہمیشہ کے لئے تبدیل کر دیں. اسی لئے ریموٹ کام کرنے میں اچھا ہونا بہت ضروری ہے.یہ آپ کو صرف پیداواری بنے رہنے میں مدد نہیں کرے گا بلکہ مقابلہ بھی رہے گا، کیونکہ آپ کے مقابلے میں دور کی ٹیموں کو ذمہ دار بنانے کا مسئلہ بھی سمبھال رہے ہیں۔
کسی بھی غیر منظور شدہ اوزار کا استعمال ممنوع کرنا
مثلاً، فیس بک نے 2020 میں اس مسئلے کا سامنا کیا، Inc. کی رپورٹ کے مطابق، جب ملازمین نے مطالبات کو پورا کرنے کے لئے غیر منظور شدہ اوزار استعمال کیے۔ [EDQ]آپ دونوں طرف نہیں ہو سکتے۔ یا تو آپ کو اپنی ٹیموں کو مؤثر بنانے کے لئے وسائل فراہم کریں یا پھر اپنی توقعات کو کم کریں،[EDQ] ڈیوڈ ہورووٹز، Retrium کے سی ای او، جو آن لائن ریٹروسپیکٹوز کو چلانے کا ایک پلیٹ فارم ہے، نے Inc. کو بتایا۔
گھنٹوں اور جواب دہندگی کے اوقات کا حکم دینا
مینیجرز اس کا مختلف طریقے سے مقابلہ کرتے ہیں۔ کچھ اپنی ٹیموں کے ای میل باکسز کو بھر دیتے ہیں، تازہ کاریوں کا مطالبہ کرتے ہیں اور لوگوں کے لئے ممکن نہیں بناتے کہ وہ دیکھیں کہ انہیں کس پر جواب دینا ہے۔ دوسرے 8 سے 5 کی آن لائن موجودگی کا مطالبہ کرتے ہیں، جس سے کام کرنے والے کمپیوٹر سے دور ہونے سے ڈرتے ہیں۔
تریسا سیگلیٹو ہولیما، ایک عالمی ٹیم کے ماہر اور انٹریکٹ گلوبل کی ڈائریکٹر، نے Inc., کو بتایا [EDQ]قائدین اور ٹیم کے رکنوں کے درمیان اعتماد قائد سے شروع ہوتا ہے۔ آپ کو کام کی آؤٹ پٹ کو نگرانی کرنے کا طریقہ معلوم کرنا ہوگا، بجائے کہ کام کی سرگرمی کو۔[EDQ] ہر فرد کے ساتھ ایک ایک ملاقات رکھنا بھی اچھا خیال ہے، لیکن اس وقت کا استعمال کارکردگی کو بڑھانے کے لئے کریں، نہ کہ تازہ کاریوں کا مطالبہ کرنے کے لئے۔[/italic]
