خلاصہ
کیا آپ کبھی اپنی ٹیم کے کام کے گھنٹوں کا حساب لگانے اور خرچہ جات کا تعین کرنے میں پریشان ہوتے ہیں؟ ہم نے اس کی مدد کے لئے ایک ٹائم شیٹ ٹیمپلیٹ تیار کیا ہے۔ یہ ٹیمپلیٹ آپ کو تمام کام کے گھنٹوں، بریکس اور اوور ٹائم سمیت، ایک جگہ میں منظم کرنے میں مدد دیتی ہے۔ یہ ہفتہ وار اور ماہانہ ڈیش بورڈز کے ساتھ کارکردگی اور مالی حالت کا تجزیہ کرتی ہے۔ مزید یہ، آپ خودکار طور پر PDF رپورٹس تیار کر سکتے ہیں تاکہ ماہانہ کام کے گھنٹوں کی نگرانی اور تصدیق کی جا سکے۔
اس طرح، آپ کو اپنی کمپنی کے بجٹ پر غیر متوقع اوور ٹائم کے بارے میں فکر کرنے یا صحیح طریقے سے ادائیگی نہ ملنے کی پریشانی نہیں ہوگی۔ ٹیموں کے لئے، ایک ٹائم شیٹ کے ذریعے بہتر وقت کی تدبیر سے خرچہ جات میں کمی ہو سکتی ہے۔ فری لانسرز یقین دلاتے ہیں کہ ہر کام کا گھنٹہ مناسب طور پر ریکارڈ کیا گیا اور ادائیگی کی گئی ہے۔ اور بہترین حصہ؟ یہ آپ کو منظم کرنے اور حساب لگانے میں وقت بچاتا ہے، جس سے آپ کو دیگر منصوبوں اور کاموں پر توجہ دینے کی آزادی ملتی ہے۔
مواد
ٹیمپلیٹ کا استعمال کیسے کریں
ٹیمپلیٹ کا استعمال کرنے سے پہلے، یہ جاننا مفید ہوتا ہے کہ یہ کیسے تیار کیا گیا ہے۔ نیلے رنگ کے میدان - یا نیلے متن - وہ جگہیں ہیں جہاں آپ کو اپنی معلومات درج کرنی ہوتی ہیں، اور یہ ٹیمپلیٹ کو صحیح طریقے سے کام کرنے کے لئے ضروری ہوتے ہیں۔ کالے میدانوں میں خصوصی فارمولے اور حساب کتاب ہوتی ہیں۔ کالے نمبروں والے میدانوں کو حذف کرنے یا بڑے تبدیلیاں کرنے میں احتیاط کریں، کیونکہ یہ ٹیمپلیٹ کو صحیح طریقے سے کام کرنے کے لئے اہم ہیں۔
یہ ٹیمپلیٹ آسانی کے لئے تیار کی گئی ہے اور اس میں رنگوں کے حساب سے ترتیب دی گئی ٹیبز کی خصوصیات شامل ہیں: نیلے رنگ کے لئے 'ان پٹ ٹیبز,' سبز رنگ کے لئے 'ڈیش بورڈ ٹیبز,' اور سرمئی رنگ کے لئے 'رپورٹس اور پی ڈی ایف ٹیبز.' نیلے ٹیبز وہ ہیں جہاں آپ اپنے ڈیٹا کو ان پٹ کرتے ہیں، جس میں کمپنی کی تفصیلات، ملازمین کے نام، سپروائزرز، اور ہر ملازم کے روزانہ کام کرنے کے گھنٹے شامل ہیں۔ یہ حصہ بھی ہے جہاں آپ خاص کام کرنے کے گھنٹوں کے لئے لاگ ان کرتے ہیں۔ سبز ڈیش بورڈ ٹیبز خودکار طور پر تازہ کاری کرتے ہیں جو آپکے داخل کردہ ڈیٹا کو وضاحت سے بیان کرتے ہیں۔ یہ بصریات آپ کو کل کام کرنے کے گھنٹوں کو سمجھنے میں مدد کرتی ہیں، ریگولر اور اوور ٹائم گھنٹوں میں تفریق کرتی ہیں۔ آخر میں، سرمئی ٹیبز خودکار طور پر پی ڈی ایف تیار کرنے کے لئے مخصوص ہیں، جو طلب پر دستیاب ہیں۔ یہ پی ڈی ایفز ایک جامع پیشکش کرتے ہیں۔
کام کرنے کے گھنٹوں کا رجسٹر کیسے کریں
سمجھنا کہ آپ کیسے اپنے گھنٹوں کو درست طریقے سے لاگ کرتے ہیں، یہ ٹیمپلیٹ کے فوائد کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لئے اہم ہے۔ یہ عمل 'فیلڈز' ٹیب میں شروع ہوتا ہے، جہاں آپ ابتدائی معلومات سیٹ اپ کرتے ہیں۔ 'ٹائم شیٹ فیلڈز' سیکشن میں، ملازمین اور سپروائزرز کی تفصیلات درج کریں جب ضرورت ہو۔ "سپروائزر تقسیم" ٹیبل میں، جو "ٹائم شیٹ تفصیلات" سیکشن کا حصہ ہے، ہر سپروائزر کو ان کے متعلقہ ملازمین سے لنک کریں۔ یہ سیٹ اپ ٹیمپلیٹ کو خودکار طور پر متعلقہ فیلڈز کو پاپولیٹ کرنے کی سہولت دیتا ہے۔
آپ غیر حاضری کی وجوہات بھی شامل کر سکتے ہیں اور دو کسٹمائزیبل فیلڈز بھی شامل کر سکتے ہیں جو آپ کی کمپنی کی خاص ضروریات کے مطابق ہوں۔یہ لچک کلائنٹس، منصوبوں، محکموں یا کسی بھی دیگر متعلقہ معلومات کی ٹریکنگ کی اجازت دیتی ہے۔ یہ ترتیبات ڈراپ ڈاؤن مینو کے طور پر دستیاب ہوں گی، جو ٹائم شیٹ مکمل کرنے کے عمل کو آسان بناتی ہیں۔
گھنٹوں کو لاگ کرنے کے لئے، 'ٹائم شیٹ ان پٹ' ٹیب کی طرف منتقل ہوں، جو آسان ڈیٹا انٹری کے لئے مختلف حصوں میں تقسیم کی گئی ہے:
- 'عمومی تفصیلات' تاریخ اور ذمہ دار شخص کو لاگ کرنے کے لئے۔
- 'کام کے گھنٹوں کی تفصیلات' شروع اور ختم ہونے کے وقت، وقفے اور غیر حاضری کے کسی بھی وجہ کے لئے ریکارڈ کرنے کے لئے۔
- 'کسٹمائز کردہ ان پٹس' پہلے سیٹ اپ کی گئی کسٹمائز فیلڈز کے لئے، کسی بھی اہم نوٹ کے لئے ایک اضافی فیلڈ کے ساتھ۔
ان تفصیلات کو بھرنے سے دو خودکار حساب کتاب کے حصے چالو ہوتے ہیں: 'کام کے گھنٹے' اور 'ادائیگی کی حساب کتاب'۔ یہ حصے کام کے دن کی قیمت کا تجزیہ کرتے ہیں، جس میں معمولی اور اوور ٹائم گھنٹے شامل ہیں، جن کا ہم مزید جائزہ لیں گے۔
لاغریوں اور اضافی گھنٹوں کی ٹریکنگ کیسے کریں
اوور ٹائم کو مناسب طریقے سے منظم کرنا آپریشنل لاگتوں کو قابو میں رکھنے کے لئے ضروری ہے۔ ہمارے ٹائم شیٹ ٹیمپلیٹ میں، آپ "فیلڈز" ٹیب میں اوور ٹائم کی حساب کتاب کے قواعد کو اپنی ضروریات کے مطابق تشکیل دے سکتے ہیں۔ آپ روزانہ یا ہفتہ وار جمع کرنے کے حسابات کے درمیان منتخب کر سکتے ہیں۔روزانہ حساب کتاب کا انتخاب کرنے کا مطلب ہے کہ ٹیمپلیٹ کسی ملازم کے ذریعہ روزانہ کام کرنے کے لئے کسی بھی اضافی وقت کا حساب کرے گا، ان گھنٹوں کے لئے اضافی ادائیگی فراہم کرتا ہے بغیر خیال کیے کہ ہفتہ کے دوران کل کام کرنے کے گھنٹے کتنے ہیں۔ دوسری جانب، ہفتہ وار جمع کرنے کا طریقہ صرف اس صورت میں اضافی وقت کا حساب کرتا ہے جب کسی ملازم کے کل ہفتہ وار گھنٹے معیاری کام کے گھنٹوں سے زیادہ ہوں، بجٹ کی تدبیر کے لئے زیادہ درست ترین طریقہ کار پیش کرتا ہے۔
آپ کام کے ہفتے کی مدت کو بھی اپنی ٹیم کے شیڈول کے مطابق ترتیب دے سکتے ہیں، چاہے وہ پانچ، چھ یا سات دن ہوں۔ یہ ترتیب یقینی بناتی ہے کہ ہفتہ وار کام کا بوجھ اور اضافی وقت درست طریقے سے حساب کتاب کیے جاتے ہیں تاکہ خرچ کی تدبیر مؤثر طریقے سے کی جا سکے۔ روزانہ کام کے گھنٹوں، گھنٹے کی شرحوں اور اضافی وقت کی شرحوں کے بارے میں تفصیلات "Employees work hours" ٹیبل میں "Timesheet details" سیکشن کے تحت درج کی جاتی ہیں۔ آپ ہر ملازم کو ان کے متوقع روزانہ گھنٹوں اور شرحوں کو تفویض کر سکتے ہیں، جبکہ ٹیمپلیٹ خود بخود متوقع ہفتہ وار گھنٹوں کا حساب کتاب کرتا ہے جو کام کے دنوں کی بنیاد پر مخصوص کیے گئے ہوتے ہیں۔
اس ابتدائی ترتیب کے بعد، "Timesheet input" ٹیب روزانہ گھنٹوں کی لاگنگ اور خرچ کی حساب کتاب کے لئے جگہ بن جاتا ہے۔جب آپ شروع اور ختم ہونے کے وقت سمیت وقفے داخل کرتے ہیں، تو ٹیمپلیٹ خود بخود اس معلومات کو پروسیس کرتا ہے تاکہ آخری دو حصوں میں بصیرت پیدا کی جا سکے: "کام کے گھنٹے" جو کل ریگولر اور اوور ٹائم گھنٹوں کی ٹریکنگ کے لئے ہیں، اور "ادائیگی کی حساب کتاب," جو ان گھنٹوں سے متعلقہ خرچوں کا تشخیص کرتا ہے جو "فیلڈز" ٹیب میں مقررہ پیرامیٹرز کی بنیاد پر ہوتے ہیں.
نتائج کی نگرانی کیسے کریں
جب "فیلڈز" ٹیب میں ابتدائی تشکیلات بنائی جاتی ہیں اور گھنٹے لاگ کیے جاتے ہیں، تو ڈیش بورڈز ایک جامع اور تفصیلی تجزیہ فراہم کرتے ہیں۔ "ہفتہ وار خلاصہ" ٹیب ایک مرکزی نقطہ کا کام کرتا ہے جو مختار ہفتے کے دوران گھنٹوں کی تقسیم کا جائزہ لینے میں مدد کرتا ہے۔ اس میں وقت کے مدتوں—جیسے کہ سال اور مہینے—اور مخصوص زمرے جیسے کہ ملازمین اور نگرانوں کے لئے فلٹر شامل ہیں، جو گرینولر تجزیہ کو آسان بناتے ہیں۔
ڈیش بورڈ کل کام کے گھنٹوں کے ساتھ خرچوں کا ایک واضح تفصیل پیش کرتا ہے، ریگولر اور اوور ٹائم گھنٹوں میں تفریق کرتا ہے۔ یہ چارٹس کا استعمال کرتا ہے تاکہ ملازمین اور دن کے ذریعے گھنٹوں اور خرچوں کی تقسیم کو ظاہر کر سکے، جو آپریشنل ڈائنامکس میں نمایاں ہونے میں مدد کرتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ملازمین کے طرف سے لی گئے کل چھٹیوں کا ٹریک رکھتا ہے، جو وجہ کے حساب سے زمرہ بند ہوتی ہیں، جو بالکل درست انتظام میں مدد کرتی ہے اور ٹیم کے اندر بہتر تنسیق کو فروغ دیتی ہے۔
ٹیب کے نیچے کی طرف، ٹیمپلیٹ ہفتہ کے ڈیٹا کو مکمل کرتا ہے، تفصیلات کے ساتھ تاریخوں، ملازمین، کام کے دنوں اور کل خرچ۔ یہ ہفتہ وار بصیرتیں ماہانہ ڈیش بورڈ میں توسیع پذیر ہیں، جو منتخب کیے گئے پورے مہینے کے لئے ڈیٹا کو مکمل کرتا ہے۔ اس تجزیے کی سطح کام کرنے کے رجحانات کو ظاہر کر سکتی ہے، زیادتی کے علاقوں کو نشان زد کر سکتی ہے، اور آنے والے منصوبوں پر عملہ کی منصوبہ بندی کی توقع کر سکتی ہے۔
PDF رپورٹس تیار کرنے کا طریقہ
ہمارا ٹائم شیٹ ٹیمپلیٹ کام کے گھنٹوں پر تفصیلی بصیرت فراہم کرنے والی PDF رپورٹس بنانے کی خصوصیات شامل ہیں، جو فردی اور ٹیم کی سطح پر ہوتی ہیں۔ یہ ٹیب فلٹرنگ فنکشن کے ساتھ لیس ہوتے ہیں اور خاص وقت کے فریم کے لئے رپورٹس کی تخلیق کی اجازت دیتے ہیں۔
ٹائم شیٹ رپورٹ ٹیب فردی ملازمین کی رپورٹس پیدا کرنے کے لئے تیار کیا گیا ہے۔ یہ فنکشن خصوصاً گھنٹوں کی تفصیلی ٹریکنگ کے لئے مفید ہے اور سپروائزرز کی طرف سے توثیق کے عمل کو آسان بناتا ہے، ضروری دستخطوں کے لئے جگہ شامل ہے۔ یہ شخصی رپورٹ ہر ملازم کے کام کے گھنٹوں کی شفافیت اور ذمہ داری برقرار رکھنے میں مدد دیتی ہے۔ اس کے برعکس، ملازمین کی رپورٹ ٹیب تمام ملازمین کے کام کے گھنٹے ایک خاص سپروائزر کی رپورٹ کرنے والے تمام ملازمین کو ایک مکمل، جامع رپورٹ میں جمع کرتا ہے۔ یہ مجموعی منظر سپروائزرز کو ان کی ٹیم نے کتنے گھنٹے کام کیا ہے، اس کا تقدیر کرنے کی اجازت دیتا ہے، جو رپورٹ شدہ گھنٹوں کی تصدیق اور ٹیم کی پیداوار کا انتظام کرنے کے لئے مضبوط بنیاد رکھتا ہے۔
PDF کو برآمد کریں
جب آپ اپنی رپورٹوں کو برآمد کرنے کے لئے مدت مقرر کرتے ہیں، تو آپ انہیں PDF میں جاری کر سکتے ہیں۔ یہاں دیکھیں کہ کیسے:
- Excel کے اوپر بائیں کونے میں "File" ٹیب پر کلک کریں۔ سائڈبار مینو سے، "Print." کا انتخاب کریں۔
- "Microsoft Print to PDF" کا انتخاب کریں اور پھر PDF کو محفوظ کرنے کی جگہ چننے کے لئے دوبارہ "Print" پر کلک کریں۔
- اگر آپ کے پاس پرنٹر ہے، تو اسے اپنی رپورٹ کو براہ راست دستخط کے لئے پرنٹ کرنے کے لئے منتخب کریں۔
لوگو کو کسٹمائز کریں
آپ ٹیمپلیٹ میں اپنا لوگو بھی شامل کر سکتے ہیں۔ اس کے لئے، یہ قدم اپنائیں:
- ربن پر "Insert" ٹیب پر جائیں۔
- "Illustrations" گروپ میں "Pictures" پر کلک کریں۔
- "Over cells" > "This Device" > تصویری فائل کے لئے براؤز کریں، اسے منتخب کریں، اور "Insert." پر کلک کریں۔
ایک بار جب تصویر داخل ہو جائے گی، تو یہ خانوں کے اوپر نظر آئے گی۔ آپ تصویر پر کلک کرکے اور اسے کسی بھی جگہ پوزیشن کرنے کے لئے ڈریگ کر سکتے ہیں۔ تصویر کو ری سائز کرنے کے لئے، اس پر کلک کریں اور کسی بھی کونے یا طرف کے ہینڈلز کو ڈریگ کریں۔
نتیجہ
ٹائم شیٹ ٹیمپلیٹ کام کے گھنٹوں کے انتظام کو بہتر بناتا ہے، جس میں کسٹمائز ڈیٹا انٹری کے اختیارات اور گھنٹوں اور لاگتوں کے لئے خود کار حساب کتاب شامل ہوتی ہیں، جس سے ٹیم کے گھنٹوں اور بجٹ کا استعمال بہتر کرنے کے لئے فیصلہ سازی کو آسان بناتا ہے۔یہ ٹیمپلیٹ نتائج میں بہتری کے لئے مختص ہے، جبکہ اس کی صارف دوستانہ ڈیزائن وقت بچاتی ہے، جو آپ کو دیگر اہم کاموں پر توجہ دینے کی اجازت دیتی ہے۔
