إدارة المخزون

الملخص

هل تحتاج إلى جدول بيانات لإدارة الجرد الوارد؟ لقد أنشأنا نموذج جدول بيانات إدارة المخزون في Excel و Google Sheets لإدارة تدفقات المواد والمنتجات التي تنتجها. يتضمن نموذج الجدول البيانات إدارة المخزون دفتر يومية لتتبع الطلبات ومستويات الجرد لكل من المواد والمنتجات المنتجة. ثم تعرض لوحات المعلومات المقاييس الأكثر أهمية المتعلقة بالقيمة الإجمالية للجرد، تواريخ الانتهاء، المواد الأكثر طلبًا، والحد الأقصى مقابل الحد الأدنى لاستلام الطلبات. إليك كيفية استخدام نموذج الجدول البيانات لإدارة الجرد الذي أنشأناه لإدارة وتصور مستويات الجرد المادي بسهولة.

حدد حقولك

لنفترض أن صاحب مطعم يرغب في استخدام نموذج الجدول البيانات هذا لإدارة الجرد لمطعم البرغر الجديد. في علامة التبويب الحقول، قم بتخصيص اسم التقرير، أنواع الحالات الشائعة لطلبات المواد، والمدخلات لتقييم جودة الجرد الموجود في المخزون حيث أن التلف الغذائي يشكل جزءًا كبيرًا من فحوصات الجرد في المطعم.

يمكن تحديد مواقع التخزين، مثل الثلاجات التجارية، والثلاجات، ورفوف الأسهم الاحتياطية، كل الطريق إلى اسم الممر، أو القطاع، أو الرف. استخدم معرفات مخصصة لتحديد هذه المواقع لاحقًا.

يتم تحديد أرقام SKU للمواد، مثل اللحم، والجبن، والخبز، والخس، والمخللات، أدناه.بجانبه، أدخل أرقام SKU للمنتجات لعناصر القائمة الخاصة بك، مع اسم العنصر، الوحدة، والوصف.

أخيرا، تتضمن علامة التبويب حقول المورد الموردين الأكثر استخدامًا وأكثر المعلومات ذات الصلة. إذا كنت بحاجة إلى إضافة المزيد من الصفوف للموردين الإضافيين، أو المواقع أو أرقام SKU، فقط أضفهم فوق الحد الرمادي لكل قسم.

تتبع الطلبات الواردة

عندما تطلب من مورد الطعام الخاص بك، يمكن أن يحتوي الطلب على العديد من العناصر. لذا عندما يتم استلام طلب جديد من المواد، اذهب إلى علامة التبويب طلبات المواد وأدخل رقم الطلب في العمود الأول. الآن يظهر صف الطلب باللون الأصفر. على صف الطلب، املأ بقية معلومات الطلب، مثل تاريخ الطلب والحالة، تاريخ الشحن، أي رسوم شحن، رقم التتبع، تاريخ وصول الطلب، الحالة عند الاستلام، والمورد.

تحته، يمكن ثم سرد جميع أرقام SKU للمواد مثل الطماطم، اللحم، الخبز، والمخللات - لا يمكننا نسيان تلك المخللات! - مع الكمية المطلوبة من كل مكون وسعر الوحدة. لوضع طلب مكون جديد، اذهب إلى الصف الفارغ التالي وأدخل رقم طلب جديد، وهكذا - صف طلب جديد.

جميع هذه المكونات مجمعة الآن على علامة التبويب جرد المواد تحت عمود "الكمية المطلوبة".في هذه الحالة، لدينا ألف جنيه من اللحم البقري الذي طلبناه حتى الآن. ولكننا نفقد أيضا اللحم البقري عندما نبيع البرغر الخاص بنا، وهو ما يحسبه عمود "المخزون المحسوب". يخصم العمود "الكمية المستخدمة" من "الكمية المطلوبة". هذا الحساب موجود في علامة التبويب "الإنتاج" التي سنصل إليها في دقيقة.

استخدم المربع في الأعلى للإشارة إلى اليوم الذي تم فيه إجراء فحص الجرد اليدوي وعدد الأيام حتى يكون الفحص القادم للجرد مستحقا. عندما يتم إجراء فحوصات الجرد اليدوية، يحسب عمود "المخزون المفحوص" الفساد الغذائي، السرقة، أو العناصر المحسوبة بطريقة خاطئة. استخدم قسم "متطلبات إعادة التخزين" لتحديد الحد الأدنى والأقصى لكل مكون مطلوب في المخزون كل يوم، بالإضافة إلى الوقت المتأخر بالأيام الذي يستغرقه إعادة تخزين تلك المكونات. إذا كانت الكمية المطلوبة في العمود أقل من الحد الأدنى، سيتم تمييز عمود المخزون المحسوب باللون الأحمر للإشارة إلى أنه من الضروري تقديم طلب جديد.

يشير قسم "التخزين" إلى مكان تواجد العناصر. إذا كانت هناك عناصر متعددة بنفس الرمز التعريفي في مواقع مختلفة، قم بإنشاء معرف موقع جديد يكون واسعًا بما يكفي ليشمل جميع المواقع.

أخيرا، يحدد قسم "الانتهاء" وقت الانتهاء والموقع الذي يجب اختياره أولاً لضمان نقل المكونات الصحيحة في الوقت المناسب. على سبيل المثال، تفسد الطماطم بعد أسبوع، لذا قم بتحديد تاريخ الانتهاء بعد سبعة أيام.يمكن أن يدوم اللحم البقري المجمد من ثلاثة إلى أربعة أشهر. تعرض لوحة Materials Dashboard هذه البيانات لتتبع أهم مقاييس المخزون. تقوم الفلاتر في الأعلى بفرز هذه البيانات حسب تاريخ الطلب أو حسب رقم SKU المادة المحدد. في هذا المثال، يمكننا أن نرى كم من اللحم لدينا في المخزون، والكمية الأخيرة المستلمة، والقيمة الحالية المطلوبة، وسعر الوحدة الأفرادي. يتم بعد ذلك تصور قيمة المخزون كرسم بياني دائري ورسم بياني شريطي.

تحت ذلك هو قسم "Expiration". هنا، يتم تصور "أفضل 10 مواد على أساس وقت الانتهاء" (إما الأقصر أو الأطول) و "أفضل 10 مواد على وشك الانتهاء" بناءً على النطاق الزمني المحدد في الفلتر أعلاه.

أدناه، يتيح لنا سعر الوحدة التاريخي، والحركة على مر الزمن، والكمية الإجمالية للمخزون خلال الفترة المحددة للفلتر من SKU المحدد تقييم سرعة استهلاكنا للحصة اللحم وما إذا كنا بحاجة إلى تغيير عادات الطلب.

تذكر، إذا كنت ترغب في استخدام هذا الجدول إدارة المخزون لاستبدال برنامج إدارة المخزون الخاص بك الذي يكلف الكثير ولإدارة مخزون موادك بشكل أفضل، يمكنك تنزيله وتخصيصه الآن.

الإنتاج

إذاً كيف تحسب العناصر القائمة التي تصنعها بكل هذه المكونات؟ هنا يأتي دور علامة الإنتاج.مثل علامة التبويب أوامر المواد، أدخل أولاً تاريخ الإنتاج ورقم SKU للمنتج الذي يتم إنتاجه. لنفترض أننا أنتجنا وقدمنا 50 هامبورجر كلاسيكي في يوم افتتاحنا. تحت صف الإنتاج، يمكن حساب كميات المواد المستخدمة لصنع جميع هذه الهامبورجر، مثل اللحم، الخس الروماني، الصلصة الخاصة، البصل الأحمر المخلل، والخبز الفرنسي. يتم حساب كميات جميع هذه المكونات في عمود "الكمية المستخدمة" من علامة التبويب المواد المطلوبة.

تقوم علامة التبويب الإنتاج أيضا بجمع سعر الوحدة لجميع هذه المواد مع حساب أساسي لمتوسط تكلفة الوحدة لكل كمية مصنوعة. يمكن أن يساعد هذا في حساب نسبة تكلفة الطعام بنظرة عامة لتسعير منتجاتك بشكل صحيح. علامة التبويب جرد المنتجات تحسب كم عدد المنتجات التي أنتجتها، مع خيار لحساب يدوي لكم عدد المنتجات التي تم بيعها.

في حالة مطعم الهامبورجر الخاص بنا، يجب أن تكون هذه الأرقام متطابقة، ولكن قد تنتج الصناعات الأخرى عددًا أكبر من العناصر مما تبيع. يمكن أيضا تحديد الحد الأدنى والأقصى للمخزون، موقع التخزين، قيمة وحدة المنتج، وتاريخ الانتهاء لكل منتج في المخزون. على علامة التبويب لوحة تحكم المنتج، يمكننا اختيار SKU محدد للمنتج لتقييم كم عدد كل منتج قمنا بإنتاجه ومتوسط قيمة المخزون.

تقيم الرسوم البيانية أعلاه القيمة الإجمالية للمخزون في الإنتاج والمنتجات بناءً على وقت انتهاء الصلاحية بالإضافة إلى جدول لتحديد الحد الأدنى للمواد المطلوبة لصنع المنتج المختار ومستويات المخزون الحالية لتلك المكونات للتأكد من أنك دائمًا مخزن بشكل صحيح. مع الرسوم البيانية السهلة القراءة التي تنظم إدارة مخزونك، يحل لوحة القيادة هذه مشاكل إدارة المخزون. وتذكر، يمكنك تنزيل هذا القالب إدارة المخزون وتخصيصه في Microsoft Excel أو Google sheets الآن. الآن، اذهب للتحقق من Bookkeeping Dashboard لإدارة كتبك بنفس السهولة التي تدير بها مخزونك.