Zarządzanie Inwentarzem

Streszczenie

Potrzebujesz arkusza kalkulacyjnego do zarządzania przychodzącym inwentarzem? Stworzyliśmy szablon arkusza kalkulacyjnego Zarządzanie Inwentarzem w Excelu i Google Sheets do zarządzania napływem materiałów i produktami, które tworzą. Nasz szablon arkusza kalkulacyjnego Zarządzanie Inwentarzem zawiera księgę do śledzenia zamówień i poziomów zapasów zarówno dla materiałów, jak i wyprodukowanych produktów. Tablice kierowania następnie wizualizują najważniejsze wskaźniki związane z całkowitą wartością zapasów, datami ważności, najbardziej poszukiwanymi materiałami oraz maksymalnymi i minimalnymi ilościami zamówień. Oto jak korzystać z szablonu arkusza kalkulacyjnego do zarządzania zapasami, który stworzyliśmy, aby łatwo zarządzać i wizualizować poziomy zapasów materiałów.

Zdefiniuj swoje pola

Załóżmy, że restaurator chce skorzystać z tego szablonu arkusza kalkulacyjnego do zarządzania zapasami nowego lokalu z burgerami. Na karcie Pola, dostosuj nazwę raportu, typowe statusy zamówień materiałowych oraz dane wejściowe do oceny jakości zapasów, ponieważ psujące się jedzenie stanowi dużą część kontroli zapasów w restauracji.

Miejsca przechowywania, takie jak komercyjne lodówki, zamrażarki i półki z zapasami, można określić aż do nazwy alejki, sektora lub półki. Użyj niestandardowych identyfikatorów do późniejszego identyfikowania tych lokalizacji.

SKUs materiałów, takie jak wołowina, ser, bułki, sałata i ogórki, są zdefiniowane poniżej.Obok wprowadź numery SKU produktów dla swoich pozycji w menu, wraz z nazwą, jednostką i opisem przedmiotu.

Na koniec, zakładka Pola dostawców uwzględnia najczęściej używanych dostawców i ich najważniejsze informacje. Jeśli musisz dodać więcej wierszy dla dodatkowych dostawców, lokalizacji lub SKU, po prostu dodaj je powyżej szarej linii każdej sekcji.

Śledź przychodzące zamówienia

Kiedy zamawiasz od swojego dostawcy żywności, zamówienie może zawierać wiele przedmiotów. Więc kiedy otrzymasz nowe zamówienie materiałów, przejdź do zakładki Zamówienia materiałów i wprowadź numer zamówienia w pierwszej kolumnie. Wiersz zamówienia teraz jest żółty. W wierszu zamówienia wypełnij resztę informacji o zamówieniu, takich jak data zamówienia i status, data wysyłki, ewentualne opłaty przewoźnika, numer śledzenia, data przybycia zamówienia, stan przy odbiorze i dostawca.

Pod tym wszystkim, wszystkie numery SKU materiałów składników, takie jak pomidory, wołowina, bułki i ogórki - nie można zapomnieć o tych ogórkach! - mogą być następnie wymienione wraz z ilością każdego zamówionego składnika i ich ceną jednostkową. Aby złożyć nowe zamówienie na składnik, przejdź do następnego pustego wiersza i wprowadź nowy numer zamówienia, i voila - nowy wiersz zamówienia.

Wszystkie te składniki są teraz sumowane na karcie Inwentarz materiałów w kolumnie "Ilość zamówiona".W tym przypadku zamówiliśmy do tej pory tysiąc funtów wołowiny. Ale tracimy też wołowinę, sprzedając nasze burgery, co uwzględnia kolumna "Obliczony stan magazynu". Odejmuje ona "Ilość używaną" od "Ilości zamówionej". Obliczenie to znajduje się na karcie "Produkcja", do której zaraz przejdziemy.

Użyj pola wyboru na górze, aby zaznaczyć dzień, w którym wykonano ręczne sprawdzenie stanu magazynu i liczbę dni do następnego sprawdzenia stanu magazynu. W miarę jak przeprowadzane są ręczne kontrole stanu magazynu, kolumna "Zatwierdzony stan magazynu" uwzględnia zepsute jedzenie, kradzież lub inne błędnie policzone przedmioty. Użyj sekcji "Wymagania dotyczące uzupełnienia zapasów", aby ustawić minimalny i maksymalny stan każdego składnika, który powinien być dostępny każdego dnia, oraz czas opóźnienia w dniach, jaki jest potrzebny do uzupełnienia tych składników. Jeśli kolumna "Ilość zamówiona" jest mniejsza niż minimum, kolumna obliczony stan magazynu zostanie oznaczona na czerwono, co wskazuje, że konieczne jest złożenie nowego zamówienia.

Sekcja "Magazynowanie" wskazuje, gdzie znajdują się przedmioty. Jeśli wiele przedmiotów o tym samym SKU znajduje się w różnych lokalizacjach, utwórz nowy identyfikator lokalizacji, który będzie na tyle szeroki, aby obejmować wszystkie lokalizacje.

Na koniec, sekcja "Data ważności" definiuje czas ważności i wskazuje, z której lokalizacji należy najpierw wybierać, aby zapewnić, że odpowiednie składniki są przemieszczane w odpowiednim czasie. Na przykład, pomidory psują się po tygodniu, więc oznacz datę ważności jako siedem dni.Mrożona wołowina może być przechowywana przez trzy do czterech miesięcy. Pulpit Materiałów wizualizuje te dane, aby śledzić najważniejsze wskaźniki zapasów. Filtry na górze przeszukują te dane według daty zamówienia lub konkretnego SKU materiału. Na tym przykładzie możemy zobaczyć, ile wołowiny mamy na stanie, jaka była ostatnia otrzymana ilość, obecna wartość zamówienia i średnia cena jednostkowa. Wartość zapasów jest następnie wizualizowana jako wykres kołowy i słupkowy.

Pod tym znajduje się sekcja "Data ważności". Tutaj wizualizowane są "10 najważniejszych materiałów pod względem czasu ważności" (najkrótszy lub najdłuższy) oraz "10 najważniejszych materiałów, które mają wygasnąć" na podstawie zakresu dat wybranego w filtrze powyżej.

Poniżej, historyczna cena jednostkowa, zmienność w czasie i całkowita ilość zapasów w wybranym okresie filtru dla wybranego SKU pozwala nam ocenić, jak szybko zużywamy nasze zapasy wołowiny i czy musimy zmienić nasze nawyki zamawiania.

Pamiętaj, jeśli chcesz wykorzystać ten arkusz kalkulacyjny Zarządzanie Inwentarzem do zastąpienia drogiego oprogramowania do zarządzania zapasami i lepszego zarządzania magazynem materiałów, możesz go teraz pobrać i dostosować do swoich potrzeb.

Produkcja

Więc jak rozliczasz się z pozycjami menu, które przygotowujesz ze wszystkich tych składników? Tutaj z pomocą przychodzi zakładka Produkcja.Podobnie jak w zakładce Zamówienia materiałów, najpierw wprowadź datę produkcji i SKU produktu, który jest produkowany. Załóżmy, że wyprodukowaliśmy i podaliśmy 50 klasycznych hamburgerów w dniu otwarcia. W wierszu Produkcja, ilości materiałów użytych do przygotowania wszystkich tych hamburgerów, takich jak wołowina, sałata rzymska, specjalny sos, marynowane czerwone cebule i bułka brioche, mogą być uwzględnione. Wszystkie te ilości składników są następnie sumowane w kolumnie "Ilość użyta" zakładki Zamówienia materiałów.

Zakładka produkcji sumuje również jednostkową cenę wszystkich tych materiałów wraz z podstawowym obliczeniem średniego kosztu jednostkowego na ilość wyprodukowaną. Może to pomóc obliczyć procentowy koszt jedzenia na pierwszy rzut oka, aby właściwie wycenić swoje produkty. Zakładka Inwentarz produktów liczy, ile produktów wyprodukowałeś, z opcją ręcznego zliczania, ile z nich zostało sprzedanych.

W przypadku naszej restauracji serwującej hamburgery, powinny to być te same liczby, ale inne branże mogą produkować więcej przedmiotów, niż sprzedają. Można również zdefiniować minimalne i maksymalne filtry zapasów, lokalizację magazynowania, jednostkową wartość produktu i datę ważności dla każdego produktu w inwentarzu. Na zakładce Pulpit nawigacyjny produktu, możemy wybrać konkretny SKU produktu, aby ocenić, ile z każdego produktu wyprodukowaliśmy i średnią wartość inwentarza.

Wykresy powyżej oceniają całkowitą wartość zapasów w produkcji i produktach na podstawie ich czasu wygaśnięcia, a także tabelę określającą minimalne materiały potrzebne do wykonania wybranego produktu i bieżące poziomy zapasów tych składników, aby upewnić się, że zawsze masz odpowiednio zaopatrzony magazyn. Dzięki łatwym do odczytania wykresom, które organizują zarządzanie zapasami, ten panel rozwiązuje problemy z zarządzaniem zapasami. Pamiętaj, że możesz teraz pobrać i dostosować ten szablon Zarządzanie Inwentarzem w Microsoft Excel lub Google Sheets. Teraz sprawdź naszą Bookkeeping Dashboard, aby zarządzać swoimi książkami tak łatwo, jak zarządzasz swoim magazynem.