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DownloadAvez-vous déjà eu du mal à suivre les heures de travail de votre équipe et à calculer les coûts ? Nous avons créé un Timesheet Template pour vous aider à gérer cela. Ce modèle vous permet de gérer toutes les heures de travail, y compris les pauses et les heures supplémentaires, en un seul endroit. Il analyse les performances et les données financières avec des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels. De plus, vous pouvez automatiquement créer des rapports PDF pour surveiller et valider les heures de travail mensuelles.
Questions and answers
De cette façon, vous n'aurez pas à vous soucier des heures supplémentaires imprévues qui affectent le budget de votre entreprise ou de ne pas être correctement rémunéré. Pour les équipes, une feuille de temps peut entraîner des économies grâce à une gestion plus intelligente du temps. Les travailleurs indépendants peuvent être assurés que chaque heure travaillée est correctement enregistrée et payée. Et le meilleur ? Il vous fait gagner du temps en organisant et en faisant les calculs, vous laissant plus de liberté pour vous concentrer sur d'autres projets et tâches.
Questions and answers
Avant d'utiliser le modèle, il est utile de savoir comment il est configuré. Les champs en surbrillance bleue - ou le texte en bleu - sont les endroits où vous devez entrer vos informations, et ils sont essentiels pour que le modèle fonctionne correctement. Les champs noirs ont des formules spéciales et des calculs. Soyez prudent de ne pas supprimer les champs avec des chiffres noirs ou de faire de grands changements, car ils sont importants pour le bon fonctionnement du modèle.
Questions and answers
Ce modèle est conçu pour une utilisation facile et comporte des onglets organisés par couleur pour une navigation facile : bleu pour les 'onglets d'entrée', vert pour les 'onglets de tableau de bord', et gris pour les 'onglets de rapports & PDFs'. Les onglets bleus sont là où vous entrez vos données, y compris les détails de l'entreprise, les noms des employés, les superviseurs et les heures de travail quotidiennes de chaque employé. Cette section est également là où vous vous connectez pour des heures de travail spécifiques. Les onglets de tableau de bord verts se rafraîchissent automatiquement avec des graphiques qui illustrent les données que vous avez entrées dans les onglets d'entrée. Ces visuels vous aident à comprendre le total des heures travaillées, en distinguant les heures régulières et les heures supplémentaires. Enfin, les onglets gris sont destinés à la génération automatique de PDFs, disponibles à la demande. Ces PDFs offrent un aperçu complet.
Questions and answers
Comprendre comment enregistrer vos heures avec précision est crucial pour maximiser les avantages de ce modèle. Le processus commence dans l'onglet 'Champs', où vous configurez les informations initiales. Dans la section 'Champs de la feuille de temps', entrez les détails pour les employés et les superviseurs selon les besoins. Dans le tableau "Distribution du superviseur", faisant partie de la section "Détails de la feuille de temps", liez chaque superviseur à leurs employés respectifs. Cette configuration permet au modèle de remplir automatiquement les champs associés.
Vous pouvez également ajouter des motifs d'absence et deux champs personnalisables adaptés aux exigences spécifiques de votre entreprise.Cette flexibilité permet de suivre divers éléments tels que les clients, les projets, les départements ou toute autre information pertinente. Ces paramètres seront disponibles sous forme d'options de menu déroulant, simplifiant le processus de remplissage de la feuille de temps.
Pour enregistrer les heures, passez à l'onglet 'Saisie de la feuille de temps', structuré en sections distinctes pour une saisie de données facile :
Le remplissage de ces détails déclenche deux sections de calcul automatisées : 'Heures de travail' et 'Calcul du paiement'. Ces sections analysent le coût de la journée de travail, y compris les heures régulières et supplémentaires, que nous explorerons plus en détail.
La gestion appropriée des heures supplémentaires est essentielle pour contrôler les coûts opérationnels. Dans notre modèle de feuille de temps, vous pouvez configurer les règles de calcul des heures supplémentaires dans l'onglet "Champs" selon vos besoins. Vous pouvez choisir entre des calculs cumulatifs quotidiens ou hebdomadaires pour les heures supplémentaires.Opter pour le calcul quotidien signifie que le modèle tiendra compte de tout temps supplémentaire travaillé par un employé sur une base quotidienne, fournissant une rémunération supplémentaire pour ces heures, indépendamment du total des heures travaillées au cours de la semaine. D'autre part, la méthode d'accumulation hebdomadaire calcule les heures supplémentaires uniquement si le total des heures hebdomadaires d'un employé dépasse les heures de travail standard de la semaine, offrant une approche plus précise de la gestion du budget.
Vous pouvez également personnaliser la durée de la semaine de travail pour l'aligner sur l'horaire de votre équipe, que ce soit cinq, six ou sept jours. Cette personnalisation garantit que la charge de travail hebdomadaire et les heures supplémentaires sont calculées avec précision pour une gestion efficace des coûts. Les détails sur les heures de travail quotidiennes, les taux horaires et les taux de temps supplémentaire sont entrés dans le tableau "Heures de travail des employés" sous la section "Détails de la feuille de temps". Vous pouvez attribuer à chaque employé leurs heures et taux quotidiens prévus, le modèle calculant automatiquement le total des heures hebdomadaires prévues en fonction des jours de travail spécifiés.
Questions and answers
Suite à cette configuration initiale, l'onglet "Entrée de la feuille de temps" devient l'endroit pour la journalisation quotidienne des heures et le calcul des coûts.Lorsque vous saisissez les heures de début et de fin, ainsi que les pauses, le modèle traite automatiquement ces informations pour générer des informations dans les deux dernières sections : "Heures de travail" pour le suivi des heures régulières et supplémentaires totales, et "Calcul du paiement," qui évalue les coûts associés à ces heures en fonction des paramètres définis dans l'onglet "Champs".
Une fois les configurations initiales effectuées dans l'onglet "Champs" et les heures enregistrées, les tableaux de bord offrent une analyse complète et détaillée des résultats. L'onglet "Résumé hebdomadaire" sert de point pivot pour examiner comment les heures ont été réparties sur une semaine choisie. Il comprend des filtres pour des périodes de temps, comme l'année et le mois, et des catégories spécifiques telles que les employés et les superviseurs, ce qui facilite une analyse granulaire.
Questions and answers
Le tableau de bord présente une ventilation claire du total des heures travaillées aux côtés des coûts engagés, distinguant les heures régulières et supplémentaires. Il utilise des graphiques pour représenter la répartition des heures et des coûts par employé et par jour, améliorant la visibilité des dynamiques opérationnelles. De plus, il suit le total des jours de congé pris par les employés, classés par raison, ce qui aide à une gestion précise et favorise une meilleure coordination au sein de l'équipe.
Vers le bas de l'onglet, le modèle consolide les données de la semaine, détaillant les dates, les employés, les jours de travail et le coût global. Ces aperçus hebdomadaires se prolongent dans le tableau de bord mensuel, qui compile les données pour le mois sélectionné dans son intégralité. Ce niveau d'analyse peut révéler des tendances de travail, identifier les zones où les heures supplémentaires sont excessives et soutenir la planification stratégique pour le personnel sur les projets à venir.
Notre modèle de feuille de temps comprend des fonctionnalités pour créer des rapports PDF qui fournissent des informations détaillées sur les heures de travail à la fois au niveau individuel et d'équipe. Ces onglets sont équipés d'une fonction de filtrage et permettent la génération de rapports pour des périodes de temps spécifiques.
L'onglet "Rapport de feuille de temps" est conçu pour générer des rapports individuels d'employés. Cette fonction est particulièrement utile pour le suivi détaillé des heures et simplifie le processus de validation par les superviseurs, y compris les espaces pour les signatures nécessaires. Ce rapport personnalisé aide à maintenir la transparence et la responsabilité pour chaque heure de travail de chaque employé. À l'inverse, l'onglet "Rapport d'employé" regroupe les heures travaillées par tous les employés rapportant à un superviseur spécifique dans un seul rapport complet. Cette vue collective permet aux superviseurs d'évaluer efficacement le total des heures travaillées par leur équipe, posant une base solide pour vérifier les heures rapportées et gérer la productivité de l'équipe.
Après avoir défini la période pour laquelle vous souhaitez exporter vos rapports, vous pouvez les émettre en PDF. Voici comment faire :
Vous pouvez également insérer votre propre logo dans le modèle. Pour ce faire, suivez ces étapes :
Une fois insérée, l'image apparaîtra sur les cellules. Vous pouvez cliquer et faire glisser l'image pour la positionner où vous le souhaitez. Pour redimensionner l'image, cliquez dessus et faites glisser n'importe quel coin ou poignée latérale.
Le modèle de feuille de temps améliore la gestion des heures de travail, équipé d'options de saisie de données personnalisables et de calculs automatisés pour les heures et les coûts, simplifiant ainsi la prise de décision opérationnelle pour optimiser les heures de l'équipe et l'utilisation du budget.Ce modèle vise à améliorer les résultats, tandis que son design convivial permet de gagner du temps, vous permettant de vous concentrer sur d'autres tâches cruciales.
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